Организация и проведение мероприятий

ОРГАНИЗАЦИЯ 
И ПРОВЕДЕНИЕ 
МЕРОПРИЯТИЙ

Рекомендовано Учебно-методическим объединением
учебных заведений Российской Федерации по образованию
в области сервиса и туризма в качестве учебного пособия 
для студентов высших учебных заведений

Москва
ИНФРА-М
2017

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Второе издание

О.Я. ГОЙХМАН

УДК 659.4
ББК 60.842
 
Г57

Гойхман О.Я.
Организация и проведение мероприятий: Учеб. посо бие.  — 
2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 136 с. — (Высшее образование: 
Бакалавриат).

ISBN 978-5-16-004998-4 (print)
ISBN 978-5-16-101869-9 (online)

Ежедневно во всем мире проводится множество мероприятий: выставки, конференции, презентации, фестивали и т.д., организация которых требует профессиональных умений, коммуникативных навыков 
и творческого подхода. В учебном пособии даются классификация мероприятий, технология поэтапной подготовки и примеры проведения 
некоторых из них.
Предназначено для студентов, обучающихся по специальностям 
и направлениям сферы услуг, а также для преподавателей, специалистов различных учреждений и всех, кому предстоит организовывать 
и проводить мероприятия.
УДК 659.4
ББК 60.842

ISBN 978-5-16-004998-4 (print) 
© Гойхман О.Я., 2008, 2012
ISBN 978-5-16-101869-9 (online)

 

Оригинал-макет подготовлен в НИЦ ИНФРА-М

Подписано в печать  10.06.2016. 
Формат 60х90/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton. 
Печать цифровая. Усл. печ. л. 8,5.
Доп. тираж 100 экз. Заказ № 00000

ТК 89250-598998-250711

Г57

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11

ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1
Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29
E-mail: books@infra-m.ru        http://www.infra-m.ru

Отпечатано в типографии ООО «Научно-издательский центр ИНФРА-М»
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31В, стр. 1
Тел.: (495) 280-15-96, 280-33-86. Факс: (495) 280-36-29

ПРЕДИСЛОВИЕ

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества 

становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех 
предприятия, общественной либо политической структуры уже 
невозможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят 

на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с 
каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

К сожалению, учебных пособий, в которых были бы изложены 

технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, 
массовых и иных мероприятий, крайне мало. При необходимости 
приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

Цель данного учебного пособия — развить у будущих спе
циалистов в области сервиса и туризма умения организовывать 
мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения. В нем использованы материалы из отечественных и зарубежных литературных источников, 
а также отражен опыт автора в организации и проведении различных мероприятий.

Автор благодарен доктору педагогических наук, профессору 

Б.Г. Бобылеву (Орловский государственный технический уни

верситет), кандидату филологических наук, доценту Л.М. Гончаровой (Московский государственный университет сервиса) и 
кандидату технических наук, доценту Е.В. Соколовой (Российский новый университет) за ценные предложения, которые были 
учтены при работе над книгой.

Глава  1.  МЕРОПРИЯТИЕ: 
 
ПОНЯТИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ

КЛАССИФИКАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ

Мероприятие — это заранее спланированные и 

определенные по теме, месту и времени действия организатора, 
проводимые для участников в своих интересах.

Как это ни цинично звучит, мероприятие всегда проводится в 

интересах того учреждения или человека (преимущественно на 
бытовом уровне), кто его организовывает. К примеру, презентация какого-либо предприятия проводится для того, чтобы поднять его имидж в деловой сфере и ознакомить с производимой им 
продукцией, отметив при этом высокое качество и конкурентоспособность этой продукции; выставка обуви имеет целью не 
только показ новых моделей, но и рекламирование тех, кто ее 
производит либо реализует; День открытых дверей позволяет вузу 
продемонстрировать свои возможности, привлечь как можно 
больше абитуриентов.

А как же участники презентации предприятия, посетители 

выставки обуви, наконец, выпускники школ и их родители, пришедшие на День открытых дверей? Они должны проникнуться 
основной идеей мероприятия: ощутить величие предприятия, выделить/выбрать лучшего, по их мнению, производителя/продавца 
наиболее интересных моделей обуви, принять решение о поступлении в данный вуз.

Мероприятия можно разделить на следующие основные груп
пы:
• регулярные;
• нерегулярные;
• массовые;
• корпоративные.

Под регулярным мероприятием понимается форма управленче
ской деятельности, содержанием которой является совместная работа регламентированного количества участников в заранее оговоренное время и в заранее известном месте по обсуждению и принятию решения по определенному повесткой дня вопросу.

Отсюда следует важное заключение: если не планируется при
нятие решения участниками мероприятия, то проведение самого 
мероприятия теряет смысл.

К регулярным мероприятиям относятся: собрания, совеща
ния, заседания, а также официальные (протокольные) мероприятия — официальный визит и прием, церемонии открытия /
закрытия, награждения лауреатов конкурсов и т.д.

Под нерегулярным мероприятием понимаются действия орга
низатора в определенной сфере в случае необходимости продвижения своих интересов.

К нерегулярным мероприятиям относятся профессиональ
ные, дружественные и иные формы работы с участниками, вызванные необходимостью реализации соответствующих интересов организатора.

Профессиональные:

• конгресс;
• форум;
• конференция;
• симпозиум;
• круглый стол;
• выставка;
• презентация.

Дружественные:

• юбилей;
• свадьба;
• день памяти.

Массовое мероприятие — это действия организатора, которые

проводятся для большого количества участников по заранее составленному плану и сценарию в целях реализации своих интересов.

Таким образом, необходимой составляющей массового меро
приятия является наличие сценария. Благодаря этому документу 
можно примерно представить, каким будет мероприятие, что необходимо для его проведения, какими будут финансовые затраты.

Вторая особенность массового мероприятия — это неповтори
мость. Даже если мероприятие проводится ежегодно, оно всегда 
будет отличаться от предыдущего, так как сценарии каждый год 
разрабатываются новые.

К массовым мероприятиям относятся:

• дни страны, области, региона;
• празднование какого-либо события;
• митинги;
• анимационные программы;
• фестивали и конкурсы.

Корпоративное мероприятие — это действие организатора, на
правленное на сплочение своего коллектива в целях достижения 
бо´льших успехов в основной деятельности.

Корпоративные мероприятия проводятся для:

• стимулирования чувства коллективизма;
• раскрытия творческих способностей у сотрудников;
• отдыха;
• улучшения атмосферы в коллективе (снятие стресса, напря
женности в межличностных отношениях).
Следствием проведения такого мероприятия является не толь
ко укрепление командного духа, но и поощрение стремления сотрудников к карьерному росту в данной компании за счет новых 
идей и стимула к работе, причем необходимое условие — совместное участие в нем сотрудников именно этой компании. Оно должно обладать также функциональной обособленностью и быть дополнением к традиционному процессу работы.

В  з а в и с и м о с т и  о т  ц е л и,  поставленной организато
ром, корпоративные мероприятия могут быть:
• деловыми (собрания коллектива, встречи, съезды);
• популярными (благотворительные);
• развивающими (тренинги, семинары, конференции);
• командообразующими (курсы, совместные походы);
• спортивными (соревнования, турниры, забеги);
• развлекательными (корпоративные праздники и вечеринки, 

внутрифирменные лотереи и розыгрыши, шоу, концерты, 
клубы по интересам, выезды на природу);

• торжественными (юбилеи, вручение наград и т.д.).

П о  с о с т а в у  у ч а с т н и к о в  корпоративные мероприятия 

разделяют:
• на внутренние (закрытые) — принимают участие только со
трудники учреждения;

• семейные — к участию допускаются члены семей сотрудников 

учреждения;

• открытые — с участием приглашенных лиц (деловых партне
ров, представителей власти, средств массовой информации).
П о  м е с т у  п р о в е д е н и я:

• на собственной территории (конференц-зал, банкетный зал, 

актовый зал, кабинет);

• выездные (гостиница, пансионат, дом культуры, теплоход).

Таким образом, все мероприятия разномасштабны, имеют 

разную направленность и структуру. Каждое мероприятие выпол

няет свою функцию и является неотъемлемой частью работы, 
процветания и вообще существования организации или предприятия.

ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ 
И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ

Прежде всего следует подчеркнуть: неудачи раскры
тия содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.

Каждое мероприятие имеет определенные требования, откло
нение от которых в отдельных случаях допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии все действие 
рассчитано буквально по минутам, но при проведении возникли 
неожиданные обстоятельства, то временны´е рамки придется все 
же немного нарушить.

Любое мероприятие имеет организационный план, который 

подразумевает логичность и порядок действий, направленных на 
построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из 
пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных 
обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. 
Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является 
четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Только в этом 
случае можно добиться желаемого результата. Например, при 
проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, 
составить список приглашенных лиц, разослать приглашения 
и т.д.

В целом можно выделить следующие этапы организации и про
ведения мероприятия как вида деятельности.

Возникновение идеи мероприятия 
и ее юридическое закрепление
Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо 

субъективными причинами. В первом случае мероприятие может 
быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 
50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой 
книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае 

оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: 
проведение научной конференции, праздник творчества дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.

К примеру, Московский государственный университет серви
са является разработчиком специальности 230500 «Социальнокультурный сервис и туризм», в которой 25 специализаций, в том 
числе специализация 230505 «Референтский сервис». В целях 
укрепления престижа специальности и этой специализации, налаживания связи с выпускниками, популяризации факультета гуманитарных технологий университета было предложено и проведено 
23 мая 2005 г. (23.05.05) мероприятие — День референта1.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без 

процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения — собрании трудового коллектива, 
заседании у директора, ученом совете и т.д.

Служебная записка может содержать, например, следующий 

текст.

В последнее время весь мир сотрясают террористические 

акты, поэтому разработка и внедрение антитеррористической 
программы является сегодня одной из самых актуальных проблем. В плане разработки такой программы представляется необходимым и весьма полезным, в том числе и для укрепления 
престижа нашей PR-компании, проведение конференции на 
тему «PR против международного терроризма».

В конференции планируется участие представителей веду
щих средств массовой информации и PR-агентств страны, депутатов Государственной думы, членов Академии проблем 
безопасности, обороны и правопорядка, а также сотрудников 
научных и иных учреждений, занимающихся проблемой терроризма.

Проведение конференции намечается на 25–26 октября 

2004 г. в конференц-зале Института Европы РАН.

Прошу Вас разрешить организацию и проведение назван
ной выше конференции2.
Принятое решение реализуется в соответствующем приказе, 

который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведе
1 В дальнейшем шифр специальности изменился на 100103, а в настоящее 

время специальности и вовсе упразднили, поэтому эта идея не может иметь 
продолжения, но она сработала, и весьма успешно.

2 Здесь и далее приведены (либо смоделированы) тексты документов реаль
ной конференции. Фамилии организаторов изменены.

ние и осуществление контроля за исполнением. По приведенной 
выше служебной записке возможно издание следующего приказа.

В последнее время весь мир сотрясают террористические 

акты, поэтому разработка и внедрение антитеррористической 
программы является сегодня одной из самых актуальных проблем. В плане разработки такой программы представляется необходимым и весьма полезным, в том числе и для укрепления 
престижа нашей PR-компании, проведение конференции на 
тему «PR против международного терроризма».

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Организовать и провести конференцию «PR против меж
дународного терроризма» 25–26 октября 2004 г. в конференцзале Института Европы РАН.

2. Создать оргкомитет в составе председателя — нач. отдела 

по связям с общественностью Д.В. Рогожиной и членов оргкомитета — М.И. Ивановой, А.П. Петровой и С.А. Смирнова.

3. Председателю оргкомитета Д.В. Рогожиной представить 

мне на утверждение план проведения конференции до 10.07.04.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Таким образом, правильно составленный текст служебной за
писки позволил без особого труда разработать текст приказа, 
в констатирующую часть которого вошла вступительная часть 
текста служебной записки, а в распорядительную — заключительная. Изданию приказа конечно же предшествовали и устные консультации с руководителем, и принятый в данном учреждении порядок согласования пунктов приказа.

Определение состава участников
Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответст
венным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения. В приведенном выше примере в состав участников войдут, видимо, представители СМИ, депутаты Государственной думы, члены Академии проблем безопасности, обороны 
и правопорядка, сотрудники научных и иных учреждений.

Оповещение о предстоящем мероприятии
Оповещение и приглашение предполагаемых участников ме
роприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. 
В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть 
адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других — рекламные, коммерческие или 
информационные письма, текст которых строится по схеме: кто 
приглашает — куда приглашает — когда и где состоится — порядок 
участия — приглашение к участию. Например: