Организация и проведение мероприятий

ОРГАНИЗАЦИЯ 
И ПРОВЕДЕНИЕ 
МЕРОПРИЯТИЙ

О.Я. ГОЙХМАН

Москва

ИНФРА-М

2021

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

3-е издание, переработанное и дополненное

Рекомендовано Учебно-методическим объединением учебных заведений 

Российской Федерации по образованию в области сервиса и туризма 
в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений

УДК 659.4(075.8)
ББК 77.04я73
 
Г59

Гойхман О.Я.

Г59
Организация и проведение мероприятий : учебное пособие / 

О.Я. Гойхман. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2021. — 
194 с. — (Высшее образование: Бакалавриат). — DOI 10.12737/1071381.

ISBN 978-5-16-015949-2 (print)
ISBN 978-5-16-108338-3 (online)

Ежедневно во всем мире проводится множество мероприятий: выстав
ки, конференции, презентации, фестивали и т.д., — организация которых 
требует профессиональных умений, коммуникативных навыков и творческого подхода. В учебном пособии даются классификация мероприятий, технология поэтапной подготовки и примеры проведения некоторых 
из них.

Соответствует требованиям федеральных государственных образова
тельных стандартов высшего образования последнего поколения.

Предназначено для студентов, обучающихся по специальностям и на
правлениям сферы услуг, а также для преподавателей, специалистов различных учреждений и всех, кому предстоит организовывать и проводить 
мероприятия.

УДК 659.4(075.8)

ББК 77.04я73

ISBN 978-5-16-015949-2 (print)
ISBN 978-5-16-108338-3 (online)

© Гойхман О.Я., 2008, 2012
© Гойхман О.Я., 2020, с изменениями

Предисловие

В условиях, когда успех предприятия, общественной либо 
политической структуры уже невозможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность 
приобретает грамотная организация соответствующих мероприятий.
Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных 
специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем 
более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная 
техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо 
продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.
Если мероприятие организованно правильно, подобрана соответствующая целевая аудитория, то эффект не заставит себя 
долго ждать. Это и повышение узнаваемости марки/бренда, 
и улучшение показателей производственной, управленческой 
и иной деятельности, и укрепление лояльности целевой аудитории по отношению к учреждению-организатору.
К сожалению, учебных пособий, в которых были бы изложены технологии подготовки разного рода мероприятий, 
крайне мало. При необходимости приходится буквально 
по крупицам собирать информацию в интернете и порой 
в не всегда корректных книжных изданиях.
Цель данного учебного пособия — развить у будущих специалистов в области сервиса и туризма умения организовывать мероприятия, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своего учреждения. В нем 
использованы материалы из отечественных и зарубежных литературных источников, а также отражен опыт автора в организации и проведении различных мероприятий.

Глава 1.

МЕРОПРИЯТИЕ: 
ПОНЯТИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ

КЛАССИФИКАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ

При изучении методики организации и проведения мероприятия следует определиться с понятием этого действия. 
В литературе находим ряд подходов. Наиболее известное 
определение изложено в книге А. Шумовича «Великолепные 
мероприятия. Технологии и практика event-management»: 
«Мероприятие — это вид человеческой деятельности, предполагающий встречу и взаимодействие разных людей, ограниченный по времени и связанный с реализацией каких-либо 
общих целей». Но, во-первых, оно относится непосредственно 
лишь к специальным мероприятиям, во-вторых, увязывается 
с реализацией общих целей, что не совсем точно.
Исходя из цели и задач данной учебной дисциплины, дадим 
следующее определение: мероприятие — это заранее спланированные и определенные по теме, месту и времени действия 
организатора, проводимые для участников в своих интересах.
Как это ни цинично звучит, мероприятие всегда проводится в интересах того учреждения или человека, кто его 
организовывает. К примеру, презентация какого-либо предприятия проводится для того, чтобы повысить его имидж в деловой сфере и ознакомить с производимой им продукцией, 
отметив при этом высокое качество и конкурентоспособность 
данной продукции; выставка обуви имеет целью не только 
показ новых моделей, но и рекламирование тех, кто ее производит либо реализует; День открытых дверей позволяет вузу 
продемонстрировать свои возможности, привлечь как можно 
больше абитуриентов.

Классификация мероприятий

А как же участники презентации, посетители выставки 
обуви, наконец, выпускники школ и их родители, пришедшие 
на День открытых дверей? Они должны проникнуться основной идеей мероприятия: ощутить значимость предприятия, выделить/выбрать лучшего, по их мнению, производителя/продавца наиболее интересных моделей обуви, принять решение о поступлении в данный вуз.
Мероприятия можно разделить на четыре основные группы:
 
•  регулярные;
 
•  нерегулярные;
 
•  массовые;
 
•  корпоративные.
Под регулярным мероприятием понимается форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа регламентированного количества участников 
в заранее оговоренное время и в заранее известном месте 
по обсуждению и принятию решения по определенному повесткой дня вопросу.
Отсюда следует важное заключение: если не планируется 
принятие решения участниками мероприятия, то проведение 
самого мероприятия теряет смысл.
К регулярным мероприятиям относятся: собрания, совещания, заседания, а также официальные (протокольные) 
мероприятия — официальный визит и прием, церемонии открытия/закрытия, награждения лауреатов конкурсов и т.д.
Под нерегулярным мероприятием понимаются действия 
организатора в определенной сфере в целях продвижения 
своих интересов. 
К нерегулярным мероприятиям относятся профессиональные, дружественные и иные формы работы с участниками, 
вызванные необходимостью реализации соответствующих интересов организатора.
Профессиональные мероприятия:
 
•  выставка;
 
•  ярмарка;

Глава 1. Мероприятие: понятия и технология 

 
•  презентация;
 
•  конгресс;
 
•  форум;
 
•  конференция;
 
•  симпозиум.
Дружественные мероприятия:
 
•  юбилей;
 
•  свадьба;
 
•  день памяти.
Массовое мероприятие — это действия организатора, которые проводятся для большого количества участников по заранее составленному плану и сценарию в целях реализации 
своих интересов.
Необходимой составляющей массового мероприятия является наличие сценария. Благодаря этому документу можно 
примерно представить, каким будет мероприятие, что необходимо для его проведения, и какими будут финансовые затраты.
Вторая особенность массового мероприятия — это неповторимость. Даже если мероприятие проводится ежегодно, оно 
всегда будет отличаться от предыдущего, так как сценарии 
каждый год разрабатываются новые.
К массовым мероприятиям относятся:
 
•  дни страны, области, региона;
 
•  празднование какого-либо события;
 
•  митинги;
 
•  шествия;
 
•  фестивали и конкурсы.
Корпоративное мероприятие — это действия организатора, направленные на сплочение своего коллектива в целях 
достижения больших успехов в основной деятельности.
Корпоративные мероприятия проводятся:
 
•  для стимулирования чувства коллективизма;
 
•  раскрытия творческих способностей у сотрудников;

Классификация мероприятий

 
•  отдыха;
 
•  улучшения атмосферы в коллективе (снятие стресса, напряженности в межличностных отношениях).
Следствием проведения такого мероприятия является 
не только укрепление командного духа, но и поощрение стремления сотрудников к карьерному росту в данной компании 
за счет новых идей и стимула к работе, причем необходимое 
условие — совместное участие в нем сотрудников именно этой 
компании. Оно должно обладать также функциональной обособленностью и быть дополнением к традиционному процессу 
работы.
В зависимости от цели, поставленной организатором, корпоративные мероприятия могут быть:
 
•  деловыми (собрания коллектива, встречи, съезды);
 
•  популярными (благотворительные);
 
•  развивающими (тренинги, семинары, конференции);
 
•  командообразующими (курсы, совместные походы);
 
•  спортивными (соревнования, турниры, забеги);
 
•  развлекательными (корпоративные праздники и вечеринки, 
внутрифирменные лотереи и розыгрыши, шоу, концерты, 
клубы по интересам, выезды на природу);
 
•  торжественными (юбилеи, вручение наград и т.д.).
По составу участников корпоративные мероприятия разделяют  на:
 
• внутренние (закрытые) — принимают участие только сотрудники учреждения;
 
•  семейные — к участию допускаются члены семей сотрудников учреждения;
 
•  открытые — с участием приглашенных лиц (деловых партнеров, представителей власти, средств массовой информации). 
По месту проведения:
 
•  на собственной территории (конференц-зал, банкетный зал, 
актовый зал, кабинет);
 
•  выездные (гостиница, пансионат, дом культуры, теплоход).

Глава 1. Мероприятие: понятия и технология 

Таким образом, все мероприятия разномасштабные, имеют 
разную направленность и структуру. Каждое мероприятие выполняет свою функцию и является неотъемлемой частью работы, процветания и вообще существования организации или 
предприятия.

ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ 
МЕРОПРИЯТИЙ

Прежде всего следует подчеркнуть: неудачи раскрытия 
содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами. 
Поэтому подготовке мероприятия следует уделять серьезное 
внимание.
Каждое мероприятие имеет определенные требования, 
отклонение от которых в отдельных случаях, может, и допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом 
мероприятии все действие рассчитано буквально по минутам, 
но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, 
то временные рамки придется все же немного нарушить.
Любое мероприятие имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует 
выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо 
проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом 
направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого 
процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) 
должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Только в этом 
случае можно добиться желаемого результата. Например, при 
проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, 

Технология организации и проведения мероприятий

составить список приглашенных лиц, разослать приглашения 
и т.д.
В целом можно выделить следующие этапы организации 
и проведения мероприятия как вида деятельности.

Возникновение идеи мероприятия 
и ее юридическое закрепление
Идея мероприятия может быть вызвана объективными 
либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента 
и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то 
из сотрудников учреждения: проведение научной конференции, слет дворников ЖЭКа, День цветения ромашки и др.
К примеру, в свое время специальность 230500 «Социально-культурный сервис и туризм» имела 25 специализаций, 
в том числе специализацию 230505 «Референтский сервис». 
В целях укрепления престижа специальности и этой специализации, налаживания связи с выпускниками было предложено и проведено 23 мая 2005 г. мероприятие — День референта.
Возникшая идея мероприятия, как правило, не сможет 
осуществиться без процедуры принятия управленческого решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки 
по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе 
учреждения — собрании трудового коллектива, заседании 
у директора, ученом совете и т.д.
Сама идея мероприятия может быть оформлена в виде служебной записки на имя руководителя и содержать, например, 
такой текст.

Направления развития коммуникативной науки как дисциплины и области научного знания обсуждаются исследова

Глава 1. Мероприятие: понятия и технология 

телями уже не одно десятилетие. В разных научных средах 
ведутся споры о том, что представляет собой коммуникативистика как научно-дисциплинарное направление и каково 
ее место в сфере социально-гуманитарных наук. Возрастает 
и практический спрос на коммуникативную подготовку специалистов на современном рынке труда, особенно в сфере услуг 
и связей с общественностью.
Сегодня коммуникативные дисциплины активно изучаются 
в университетах разных стран, в том числе и в России. Мы 
предлагаем еще раз поговорить о проблемах в области коммуникативистики в широком контексте современных лингвистических и педагогических исследований.
Проведение конференции намечается на 20 июня 2019 г. 
в конференц-зале университета.
Прошу Вас разрешить организацию и проведение названной 
выше конференции.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе, который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением. 
По приведенной выше служебной записке возможно издание 
следующего приказа.

Направления развития коммуникативной науки как дисциплины и области научного знания обсуждаются исследователями уже не одно десятилетие. В разных научных средах 
ведутся споры о том, что представляет собой коммуникативистика как научно-дисциплинарное направление и каково 
ее место в сфере социально-гуманитарных наук. Возрастает 
и практический спрос на коммуникативную подготовку специалистов на современном рынке труда, особенно в сфере услуг 
и связей с общественностью.