Тайм-менеджмент. Полный курс

Тайм-менеджмент

полный курс 

Учебное пособие

под редакцией 
Г.А. Архангельского

Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко
Татьяна Телегина, Сергей Бехтерев

Москва 2016

ISBN 978-5-9614-1881-1

© Архангельский Г.А., 2008
© Лукашенко М.А., 2008
© Телегина Т.В., 2008
© Бехтерев С.В., 2008
© ООО «Альпина Паблишер», 2016

УДК 338.26.015
ББК 65.244–23;88.5
 
Т14

Авторы:
Архангельский Г. А. — главы 2, 7, 8; Бехтерев С. В. — глава 4 (совместно 
с Т. В. Телегиной); Лукашенко М. А. — главы 1, 5; Телегина Т. В. — главы 3, 4 
(совместно с С. В. Бехтеревым), 6.

Редактор П. Суворова

Тайм-менеджмент. Полный курс: Учебное пособие / Г. А. Архангельский, 
М. А. Лукашенко, Т. В. Телегина, С. В. Бехтерев ; Под ред. Г.А. Архангельского. — 
М.: Альпина Паблишер, 2016. — 311 с. 

ISBN 978-5-9614-1881-1

Время — это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся 
к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Таймменеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники 
и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы 
эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном 
уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи 
техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

УДК 338.26.015
ББК 65.244–23;88.5

Т14

Все права защищены. Никакая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, 
а также запись в память ЭВМ для частного или публичного использования, без письменного разрешения 
владельца авторских прав. По вопросу организации 
доступа к электронной библиотеке издательства 
обращайтесь по адресу lib@alpinabook.ru.

Содержание

Введение.......................................................................................................................................................................7

Глава 1. Целеполагание ............................................................................................................................................12

1.1. Тайм-менеджмент как система ......................................................................................14

1.2. Проактивный и реактивный 
подходы к жизни ...............................................................................................................................17

1.3. Ценности как основа целеполагания....................................................................24

1.4. Цели и ключевые области жизни ...............................................................................31

1.5. Подходы к определению целей ....................................................................................35

1.6. Life management и жизненные цели .....................................................................40

1.7. SMART-цели и надцели ...........................................................................................................43

Глава 2. Хронометраж как персональная система 
учета времени ..............................................................................................................................................58

2.1. Время как невосполнимый ресурс ..........................................................................60

2.2. Поглотители времени. Способы минимизации 
неэффективных расходов времени ..........................................................................62

2.3. Хронометраж как система учета 
и контроля расходов времени. 
Определение понятия, суть, задачи......................................................................69

2.4. Анализ личной эффективности. 
Классификация расходов времени ..........................................................................78

2.5. Типичные затруднения ведения хронометража 
и способы их преодоления..................................................................................................83

Глава 3. Планирование ...............................................................................................................................................92

3.1. Определение понятия. Задачи .....................................................................................94

3.2. Контекстное планирование..............................................................................................96

3.3. Долгосрочное планирование .......................................................................................108

3.4. Планирование дня ........................................................................................................................110

3.5. Метод структурированного внимания 
и горизонты планирования ...........................................................................................120

3.6. Система планирования на основе метода 
структурированного внимания ..................................................................................124

Тайм-менеджмент. Полный курс
| 4 |

Глава 4. Обзор задач 
и его роль в принятии  решений ...............................................................................132

4.1. Суть обзора задач в тайм-менеджменте. 
Основные понятия и определения........................................................................134

4.2. Инструменты создания обзора ...................................................................................135

4.3. Контрольные списки ................................................................................................................136

4.4. Двухмерные графики как инструмент планирования 
и контроля в тайм-менеджменте .............................................................................139

4.5. Майнд-менеджмент ....................................................................................................................151

Глава 5. Приоритеты. 
Оптимизация расходов времени ..............................................................................172

5.1. Определение и суть расстановки приоритетов 
в тайм-менеджменте .................................................................................................................174

5.2. Основные способы и методы расстановки приоритетов 
в тайм-менеджменте .................................................................................................................175

5.3. Определение приоритетности долгосрочных целей ...................180

5.4. Определение приоритетности 
текущих задач .....................................................................................................................................182

5.5. Закон Парето. Использование принципа 80 / 20 
при организации планирования личного времени .......................184

5.6. Избавление от навязанной срочности и важности. 
Стратегии отказа ...........................................................................................................................186

5.7. АВС-хронометраж. Приоритизация задач 
на этапе учета расходов времени ..............................................................................191

Глава 6. Технологии достижения результатов ............................................................202

6.1. Грамотное распределение рабочей нагрузки 
как основа успеха и эффективной работы .................................................204

6.2. Работоспособность человека и биоритмы. 
Влияние суточных ритмов на распределение 
рабочей нагрузки ........................................................................................................................207

6.3. Правила организации эффективного отдыха .........................................212

6.4. Эффективный сон .........................................................................................................................216

6.5. Как настроить себя на решение задач: методы 
и способы самонастройки ................................................................................................222

6.6. Творческая лень ..............................................................................................................................230

6.7. Самомотивация как эффективное решение больших 
трудоемких задач ..........................................................................................................................233

6.8. Решение мелких неприятных задач ....................................................................237

Содержание
| 5 |

Глава 7. Корпоративный тайм-менеджмент .....................................................................246
7.1. Необходимость корпоративного внедрения 
тайм-менеджмента ....................................................................................................................248

7.2. Предпосылки и определение корпоративного 
тайм-менеджмента ....................................................................................................................249

7.3. Тайм-менеджмент в программе корпоративного 
университета .......................................................................................................................................251

7.4. Корпоративные ТМ-стандарты .................................................................................254

7.5. Направления дальнейших исследований ...................................................260

Глава 8. Компьютеризация тайм-менеджмента .........................................................268

8.1. Гибкое и жесткое планирование в MS Outlook ...................................270

8.2. Расстановка приоритетов ..................................................................................................274

8.3. Настройка пользовательского представления. 
Правила автоформатирования ..................................................................................276

8.4. Удобная группировка задач ...........................................................................................282

8.5. Планирование по методу «День — Неделя» ...........................................291

8.6. Обзор сроков исполнения задач .............................................................................294

8.7. Контроль за назначенными задачами .............................................................297

8.8. Корпоративный тайм-менеджмент в MS Outlook ............................301

 
Глоссарий ...............................................................................................................................................306

 
Использованная литература .........................................................................................309

Введение

XXI в. предъявляет новые требования к каждому из нас, кем бы мы 
ни были: менеджерами и специалистами, руководителями, студентами, 
школьниками или владельцами собственных предприятий. Экономическая ситуация быстро меняется, объем получаемой нами информации растет изо дня в день, усиливается конкуренция, в том числе и на рынке труда. 
В этих условиях исключительную важность приобретает управление таким 
неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время. Время становится 
важнее денег.
В новой экономике, где жизненные циклы товаров исчисляются месяцами и неделями, на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности — внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, 
разработка и выведение на рынок новых продуктов — становятся нормой в деятельности компаний и организаций. Изменения влекут за собой 
увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, 
порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию 
инновационных проектов.
Растущие темпы изменений требуют от современных специалистов принятия большего числа самостоятельных решений, умения самостоятельно 
организовывать и планировать свою работу. Все возрастающие внешние 
запросы к работнику требуют от него умения самостоятельно (без обращений к руководителю) расставлять приоритеты в условиях ограниченных 
временных ресурсов.
Поэтому одной из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стало умение эффективно организовывать 
время на любом уровне — личном, командном, корпоративном, а также 
способность согласовывать свои действия с действиями окружающих для 
выполнения поставленных задач.
Научиться рационально использовать ресурс времени, действовать 
эффективно и добиваться успеха можно, научившись правильно планировать свою деятельность, управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными), расставлять приоритеты, ставить перед 
собой цели и достигать их, распределять свою рабочую нагрузку, находя 
время и для работы, и для отдыха. И чем раньше нам удастся освоить навык 
эффективного управления своим временем, тем быстрее и легче будет наш 
путь к вершинам мастерства и успеха. Ведь на то, чтобы построить свою 
карьеру и достичь желаемого уровня, человеку дано менее 20 лет. И важно 

Тайм-менеджмент. Полный курс
| 8 |

этим временем грамотно распорядиться, не растерять по дороге к своей 
цели драгоценные и невосполнимые часы и минуты, складывающиеся 
в годы.
Предоставляем вам возможность изучить и начать применять на практике техники тайм-менеджмента, которые сделают ваше движение к вершинам успеха не только быстрым, но и приятным.

История становления 
тайм-менеджмента в России

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. 
Однако отечественная школа научной организации труда и личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей 
организации времени были позаимствованы западными специалистами. 
В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить 
три основных этапа.
Первый этап приходится на 20-е гг. ХХ в. — период бурного развития 
экономики и научной организации труда (НОТ). Это время трудового 
энтузиазма, лозунгов и призывов и в то же время период очень грамотного 
и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами 
А. К. Гастева и П. М. Керженцева, чьи идеи и опыт были особенно важны 
для дальнейшего изучения и развития организации времени.
Алексей Капитонович Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), был лично знаком и состоял в переписке с Генри Фордом. Зная идеи 
Форда и Фредерика Тейлора, он во многом не соглашался с ними. В отличие от Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации, и Форда, 
совершенствовавшего технику производства, Гастев 
основное внимание уделял человеческому фактору. 
Он считал, что именно человек играет главную роль 
в деятельности предприятия. Поэтому рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте. Некоторые 
из его разработок позволили одному из «отцов» научного менеджмента 
Ф. Гилбрету, ознакомившись с публикациями ЦИТ, заявить: «Русские глубже 
нас входят в НОТ».
18.07.1923 г. в газете «Правда» появилась статья «Время строит аэропланы», которая начиналась так:

| 9 |
Введение

«На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. 
Заседание, назначенное в 11 ч., до часу еще не начиналось, как это у нас 
часто бывает. Журналист меня спросил:
— Сколько человек в зале?
— Тысячи три с половиной.
— Среди них много слесарей, токарей, модельщиков?
— Да, вероятно, в зале преобладают рабочие разных специальностей.
Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал:
— Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, 
а то и два аэроплана.
Мы прождали еще «с пол-аэроплана», и только тогда заседание началось.
В самом деле, нам пора выражать наши бесконечные запаздывания 
в каких-то реальных величинах, например в аэропланах нашего воздушного флота. Тогда мы скорее осознаем экономическую гибельность 
нашей расхлябанности. Тогда мы научимся ценить время и работать 
с точностью».

Эта статья вызвала широкий отклик и стала катализатором общественного движения борьбы за время, результатом которой стало создание Лиги 
«Время». Ее руководителем и автором статьи был Платон Михайлович 
Керженцев. В тот удивительный период в отечественной истории без 
всякого государственного вмешательства люди организовывали ячейки 
Лиги «Время», писали статьи, «заражали» окружающих идеей разумного 
отношения к времени. Практически во всех газетах вскоре появились 
разделы «Борьба за время». При этом Лига предъявляла к своим членам 
достаточно жесткие требования, благодаря которым они не просто призывали к организации времени, но и предъявляли то, к чему призывали. 
К сожалению, Лига «Время», как и большинство организаций, связанных 
с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свертыванием НЭП (новой экономической 
политики). Но опыт деятельности Лиги показал, что 
ставить задачу борьбы за время в масштабах общества и государства — возможно.
«Второй этап» отечественного таймменеджмента начался с выхода в начале 1970-х гг. 
книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь»1. 

1 Гранин Д. Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т. — СПб.: Вита Нова, 2009. — Т. 4.

Тайм-менеджмент. Полный курс
| 10 |

В ней повествуется о биологе А. А. Любищеве, в молодости поставившем 
себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических 
объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им 
количество времени, необходимое для достижения 
этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для 
чего стал вести хронометраж своей деятельности, 
анализировать его результаты, планировать свою 
работу. Здесь впервые появляется идея хронометража 
как основы системы управления личным временем. 
Прозвучала также важная идея бюджетирования 
расходов времени — гораздо более гибкого метода, 
чем обычное для западных подходов планирование. 
Книга вызвала широкий отклик и значительный 
интерес к теме организации личного времени. 
Последователи Любищева переписывались друг 
с другом, творчески развивали его методы и вырабатывали новые. Постепенно кристаллизовалась 
основная идея «любищевского» подхода — эффективное мышление как основа личной эффективности, и хронометраж как инструмент выработки этого 
мышления. Иначе говоря, личная эффективность 
не сводится к набору техник и приемов; наибольший результат дает осознанное управление временем как метод мышления.
Третий этап. В завершение рассказа об отечественной школе организации личного времени необходимо упомянуть такое уникальное явление, как первое в России и в мире онлайновое тайм-менеджерское сообщество, на сегодняшний день являющееся носителем и генератором наиболее 
современных методов повышения личной эффективности.
Сообщество зародилось при сайте «Организация времени» 
www.improvement.ru в начале нового тысячелетия, в январе 2001 г., и соединило в себе несколько очень важных элементов. Некоторые его участники — продолжатели любищевских традиций. Другая значимая составляющая сообщества — ИT-консультанты, благодаря системному мышлению 
которых классические подходы к личной эффективности объединяются 
с современными технологиями анализа и моделирования бизнес-систем. 
Третий элемент сообщества — обычные управленческие консультанты, 
менеджеры и предприниматели, которым близки идеи тайм-менеджмента.
Все участники тайм-менеджерского сообщества — от руководителей 
крупнейших корпораций до простых менеджеров небольших фирм — увле

| 11 |
Введение

ченные люди, которые не просто ознакомились с теорией организации 
времени, но и внедряют в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента. А затем делятся своим опытом 
на страницах сайта www.improvement.ru, где опубликованы самые интересные и актуальные статьи многих активных участников тайм-менеджерского 
сообщества. Все собранные на страницах сайта истории — это реальный 
опыт применения инструментов, техник и технологий тайм-менеджмента 
в самых разнообразных областях и сферах деятельности. Наиболее интересные статьи приведены в качестве примеров в главах данного издания.
Новый виток развития тайм-менеджмента в России — открытие в 2007 г. 
первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском 
финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА). 
Таким образом, можно говорить о создании и развитии научной и научнопедагогической школы в области организации времени.
Становление и развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского, основателя и бессменного руководителя таймменеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ 
«Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации 
времени.
Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация Времени» на сегодняшний день — основные генераторы современных 
идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране.

целеполага 

Тайм-менеджмент как система .......................................................................14
Проактивный и реактивный
подходы к жизни ..................................................................................................17
Ценности как основа целеполагания .............................................................24
Цели и ключевые области жизни ....................................................................31
Подходы к определению целей .......................................................................35
Life management и жизненные цели ..............................................................40
SMART-цели и надцели ......................................................................................43

глава

 ние

Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, 
тогда ни один ветер не будет для меня попутным.
Сенека

1.1. Тайм-менеджмент 
как система

Понятие и определение целеполагания

Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому 
термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация 
времени», достаточно условен.

Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что 
оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время — абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом.
Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области 
«как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». 
Это система управления собой и своей деятельностью.
Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).

ЭФФЕКТИВНОСТЬ (Как ехать?)

ТЕХНОЛОГИЯ (На чем ехать?)

СТРАТЕГИЯ (Куда ехать?)

ФИЛОСОФИЯ (Зачем ехать?)

Рис. 1.1. Система тайм-менеджмента

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) — эффективность 
(она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы 
добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый 
этап — это ответ на вопрос «как ехать?». 

Управление временем — управление человеком 
собственной деятельностью, организацией выполнения 
задач и распределением всех ресурсов.