Аппарат генерального директора

Р. Р. Кугушев 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Аппарат генерального 
директора 
 
 
 
Справочник 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
Москва 
2022

УДК 338.24(075) 
ББК 65.291.21 
К88 

Кугушев, Р. Р. 
К88  
Аппарат генерального директора  : справочник / 
Р. Р. Кугушев. — Москва : Директ-Медиа, 2022. — 40 с. 

ISBN 978-5-4499-3177-1 

Настоящая книга посвящена описанию процессов создания 
и эффективной работы аппарата генерального директора организации. 

Цель книги заключается в предложении конкретных мероприятий 
и инструментов для создания и совершенствования работы 
аппарата генерального директора организации. 
Книга рассчитана на работников аппарата генерального директора, 
секретариата, управления делами, служб ДОУ, делопроизводства 
и документооборота. 
 

УДК 338.24(075) 
ББК 65.291.21 

ISBN 978-5-4499-3177-1 
© Кугушев Р. Р., текст, 2022
© Издательство «Директ-Медиа», оформление, 2022

Введение 

Стимулом к написанию данной книги для меня стала задача, 
с которой я часто сталкивался на протяжении последних 
лет, трудясь в учреждениях, организациях и компаниях разных 
сфер деятельности, будь то государственные учреждения, коммерческие 
компании или окологосударственные инвестиционные 
организации: как подготовить предложения по созданию 
или реструктуризации аппарата генерального директора 
(руководителя), оптимизации его штатной численности и разработке 
в этой связи необходимых локальных нормативных 
актов и организационно-распорядительных документов. 
В данной книге я постарался рассмотреть и описать основные 
последовательные действия по созданию аппарата 
генерального директора, его функции, несколько видов организационных 
структур, оптимально демонстрирующих свою 
эффективность и, кроме того, определить степень интеграции 
аппарата генерального директора в структуру, систему управления (
менеджмента) организации. 
Я уверен, что данная книга поможет в работе по созданию 
аппарата генерального директора с нуля или по его реструктуризации. 

По крайней мере, я постарался изложить не просто мысли 
или проектные решения, а уже апробированные, экспериментально 
проверенные мною решения тех задач, с которыми я 
столкнулся в процессе своей трудовой деятельности. 

Глава 1 
Основные понятия 

Аппарат генерального директора (далее по тексту АГД) — 
это обособленное структурное подразделение организации, 
руководитель которого напрямую подчиняется генеральному 
директору. АГД создаётся в целях обеспечения деятельности 
генерального директора, организации эффективного документооборота, 
написания (фиксации), доведения до исполнителей 
и контроля исполнения поручений генерального директора 
или лиц, контролирующих деятельность генерального директора, 
ведения протокола совещаний и встреч генерального директора, 
согласно авторскому определению. 
Исполнитель — работник организации, уполномоченный 
и отвечающий по поручению (согласно резолюции) за сформулированную 
и отображенную в системе электронного документооборота 
или на бумажном носителе краткую задачу, 
определённый руководителем структурного подразделения 
для решения / написания ответа, согласно авторскому определению. 

Исполнительская 
дисциплина — 
это 
уточненная 
и 
утвержденная модель поведения работника в организации, 
обязательным условием которой следует исполнение своих 
должностных обязанностей с учетом уровня квалификации, 
согласно авторскому определению. 
Электронная подпись — это информация в электронной 
форме, которая присоединена к другой информации в электронной 
форме (подписываемой информации) или иным образом 
связана с такой информацией, и которая используется для 
определения лица, подписывающего информацию, согласно 
Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной 
подписи». 
ДОУ (документационное обеспечение управления) — деятельность, 
целенаправленно обеспечивающая функции управления 
документами согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный 
стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, 
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство 
и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Рос-
стандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). 

4 

Документооборот — движение документов в организации 
с момента их создания или получения до завершения исполнения 
или отправки, согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. «Национальный 
стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, 
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство 
и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Рос-
стандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). 
Документопоток — это поток циркулирующих документов 
между пунктами их создания (руководители, исполнители, 
структурные подразделения) и обработки (канцелярия, экспедиция, 
секретариат), согласно авторскому определению. 
Система электронного документооборота — автоматизированная 
система электронного документооборота (далее по 
тексту — СЭД), разработанная программным методом в целях 
оптимизации процесса документооборота организации, повышения 
эффективности, контроля исполнения поручений 
и исключения использования бумажных носителей, с возможностью 
использования в виде адаптированных программных 
приложений на разных видах электронных устройств, согласно 
авторскому определению. 
Корпоративные чаты в мессенджере — цифровая среда 
для обмена сообщениями, изображениями и файлами в общедоступном 
или специально разработанном для организации 
программном обеспечении, согласно авторскому определению. 
Удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный 
предприниматель либо государственный орган или 
орган местного самоуправления, осуществляющие функции по 
созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных 
подписей, а также иные функции, согласно Федеральному 
закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 
Машиночитаемая доверенность — это письменное уполномочие 
в виде документа, созданное в электронном формате 
(в виде XML или PDF файлов), для использования которого 
требуются специальные технические средства, согласно авторскому 
определению на основе ГОСТ Р 7.0.20-2014 «Система 
стандартов по информации, библиотечному и издательскому 
делу. Библиотечная статистика: показатели и единицы исчисления» (
утв. и введен в действие Приказом Федерального агентства 
по техническому регулированию и метрологии от 21 октября 
2014 г. № 1367-ст). 

5 

CRM — автоматизированные системы взаимодействия с 
клиентами, базы данных по автоматизации продаж, маркетинга, 
аналитики, согласно авторскому определению. 
Корпоративный таск-менеджер — программное обеспечение 
по управлению поручениями, позволяющее раздавать и 
контролировать поручения как отдельным работникам, так и 
группам работников, и декомпозировать задачи, согласно авторскому 
определению. 

Глава 2 
Образ руководителя 

Стоит отдельно остановиться на профессиональных и 
личностных качествах, опыте и достижениях руководителя АГД, 
составить так называемый профессиональный портрет «оптимального» 
руководителя АГД. 
Итак, первое — образование. Здесь спектр возможных 
кандидатов широк, но, по моему мнению, наиболее подходящими 
являются государственное и муниципальное управление, 
управление персоналом, психология, политология и социология. 
Обязательны познания в области экономики, государственного 
и муниципального управления, менеджмента, делопроизводства, 
психологии, политологии, социологии, связи с общественностью, 
статистики, логики и др. 
Второе — опыт. На данную должность подойдут работники, 
имеющие опыт работы в АГД, отделе делопроизводства, 
отделе ДОУ, канцелярии, секретариате организаций, связанных 
с окологосударственным сектором или коммерческими 
организациями. 
Третье — стрессоустойчивость и выдержка. Этими чертами 
характера руководитель АГП должен обладать однозначно, 
так как должность сопряжена с постоянным контактом с высшим 
руководством организации, работой с большим объемом 
информации, контролем исполнения поручений в сжатые сроки. 
Кроме того, требуются хорошая память, способность к публичным 
выступлениям и проведению совещаний и рабочих встреч, 
остроумие, сдержанность, спокойствие, сосредоточенность, фантазия, 
изобретательность в решении задач. 
Могу сказать однозначно, что люди, которые не умеют 
четко, кратко и доступно для понимания широкого круга лиц 
формулировать мысли, излагать их и переформатировать в тексты, 
не способны распознавать тезисы руководства и транспонировать 
их в поручения — скорее всего не будут успешны 
в данной профессии. 
Необходимо овладеть «аппаратным стилем изложения», 
в частности, понимать разницу между лексическим значением 
слов «представили» или «предоставили» информацию. 

7 

Описанный выше профессиональный портрет руководителя 
АГД является оценочным суждением и личным мнением 
автора, сделанным исходя из опыта работы в данной должности. 
Для описания профессионального портрета оптимального 
руководителя АГД автор полагался на свой опыт и продолжительное 
наблюдение за коллегами в данной сфере трудовой 
деятельности. 
Вместе с тем, развивая тему написания текстов и сообщений, 
стоит отдельно остановиться на специфической особенности 
их изложения. 
Особенность работы на государственной гражданской 
службе (далее по тексту ГГС) и опыт занятия соответствующих 
должностей — от ведущего специалиста ГГС до директора государственного 
учреждения — позволили сделать следующий 
вывод. 
Способность формулирования и изложения текстов и сообщений 
на ГГС и в коммерческой среде отличаются. 
Данный тезис подтвердился после того, как, воспользовавшись 
одной из услуг (помощь в написании резюме), оказываемой 
одним популярным сайтом — сервисом по поиску, 
подбору и анализу персонала в России — я понял, что специалисты 
этой сервисной платформы не могут корректно описать 
тот круг функциональных обязанностей, которые я исполнял 
на ГГС, будучи начальником контрольно-аналитического управления, 
в задачи которого входило также и обеспечение документооборота. 

Должность же начальника отдела министра как аналог 
АГД в центральном органе исполнительной власти вообще вызвала 
недоумение. 
Естественно, от того, в каком стиле ты опишешь в резюме 
свой опыт работы, будет зависеть и сторона предложения. 
При создании и становлении структурного подразделения 
АГД, а также при внедрении системы электронного документооборота (
далее по тексту СЭД) приходилось за разработчиков и 
за организации по внедрению СЭД писать инструкции по работе 
в СЭД с учетом используемых видов документов, заполнения 
реквизитов документов в электронных карточках, соблюдения 
норм ГОСТов и внутренних регламентов по делопроизводству, 

8 

а также готовить презентационно-тематические материалы 
в виде слайдов с соответствующей инфографикой, соблюдая 
последовательность действий исполнителей при работе в СЭД 
и учитывая моделирование процессов исполнения разного 
вида поручений. 
Кроме того, эффективность восприятия презентационно-
тематических материалов и обратная связь, способствующая 
повышению качества делопроизводства, невозможна без комментариев, 
которые могут иметь форму занятий, проводимых 
тренером. 
В продолжение описанных выше публичных мероприятий 
стоит отметить, что за руководителем АГД закреплен 
функционал по обеспечению контроля исполнения поручений 
как генерального директора, так, возможно и его заместителей. 

Необходимо проводить совещания по вопросам исполнительской 
дисциплины с целью обсуждения причин неисполнения 
поручений в срок и предложений по исключению 
подобных случаев в будущем. 
Руководитель АГД обязан принимать участие в написании, 
рассмотрении и согласовании следующих документов: 
– локальных нормативных актов (инструкций, положений, 
и др.); 
– организационно-распорядительных документов; 
– общей структуры организации и конкретного структурного 
подразделения АГД; 
– должностных инструкций и положений по АГД и входящих 
в него структурных подразделений; 
– протоколов совещаний; 
– деловых писем; 
– проектов резолюций; 
– методических рекомендаций; 
– номенклатуры дел; 
– справочных и презентационных материалов; 
– описания маршрутов документов (документопотоков) в 
организации; 
– технических заданий по внедрению и совершенствованию 
СЭД. 

9 

Основные: 
– положение об аппарате генерального директора; 
– должностные инструкции сотрудников АГД; 
– инструкция по делопроизводству; 
– положение об организации контроля исполнения поручений; 
– 
временный порядок работы с документами (до разработки 
и утверждения инструкция по делопроизводству).