Информатизация предприятия

Информатизация предприятия

2-е издание, исправленное

Кияев В.И.
Граничин О.Н.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Информатизация предприятия/ В.И. Кияев, О.Н. Граничин - М.: Национальный Открытый
Университет “ИНТУИТ”, 2016

Курс посвящен изучению методов информатизации бизнеса.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2014-2016
(c) Кияев В.И., Граничин О.Н., 2014-2016

3

Системный подход к информатизации бизнеса

Понятие информационной системы. Информационная стратегия как ключевой фактор
успеха. Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия.
Информационный контур, информационное поле.

1. Системный подход к информатизации бизнеса

Процесс перехода от индустриального общества к информационному путем
насыщения политической, экономической и социальной деятельности современными
информационными технологиями получил название информатизация. Информатизация
в системе управления предприятием предполагает:

создание правовых, экономических, технологических, социальных условий для
того, чтобы необходимая для решения управленческих проблем информация была
доступна в кратчайшие сроки, в любой точке, любому потенциальному
пользователю;
создание аппаратных и программных средств, телекоммуникационных систем,
обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним,
включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и
знаний;
обеспечение первоочередного развития структур, обеспечивающих производство
и воспроизводство информации и знаний;
разработку и реализацию организационно-методологических основ и программ
последовательного, целенаправленного и эффективного внедрения
информационных технологий в систему управления организацией.

1.1. Понятие информационной системы

В информатике понятие “система” широко распространено и имеет множество
смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору
технических средств и компьютерных программ: системой может называться
аппаратная часть компьютера, системой может также считаться множество программ
для решения конкретных прикладных задач, системы процедур для ведения
документации и управления расчётами.

Под системой понимают объект, который одновременно рассматривается и как единое
целое, и как совокупность разнородных элементов, объединённых в интересах
достижения поставленных целей. Системы различаются как по составу, так и по
главным целям. В табл. 1.1.1 приведены примеры систем, состоящих из разных
элементов и направленных на реализацию разных целей [Донченко И. В.,
http://do.rksi.ru/library/courses/ opais/].

Добавление к понятию “система” слова “информационная” отражает цель её создания
и функционирования. Информационные системы обеспечивают процессы по сбору,
хранению, обработке, поиску, выдаче информации, необходимой в процессе принятия

4

решений задач в любой области. Они помогают анализировать проблемы,
осуществлять стратегическое планирование и создавать новые продукты.

Таблица 1.1.

Система
Элементы системы
Назначение системы

Компания
Структура, персонал, финансы,
помещения, оборудование, материалы

Производство товаров
и услуг

Компьютерная
вычислительная
система

Компьютеры, архитектура,
конфигурация, электронные и
электромеханические элементы,
программное обеспечение, линии
связи, порты

Ввод, обработка,
хранение и вывод
данных

Телекоммуникационная
система

Компьютеры, модемы, кабели,
сетевое программное обеспечение,
персонал

Передача информации

Информационная
система

Компьютеры, компьютерные сети,
информационное и программное
обеспечение, персонал

Сбор, обработка,
анализ, передача,
хранение, обеспечение
безопасности
информации

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами.
Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами,
являются технической базой и инструментом для информационных систем.
Информационная система немыслима без определения ее миссии, задач, архитектуры,
инфраструктуры, конфигурации, средств телекоммуникаций и персонала,
взаимодействующего с компьютерами. В связи с этим повторим проводившееся выше
определение.

Информационная система — взаимосвязанная совокупность концепций, методов,
технологий, технических и программных средств, используемых для сбора, обработки,
хранения и выдачи информации потребителю в интересах достижения поставленной
цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование
компьютера в качестве основного технического средства для поиска и переработки
информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе
общих принципов построения сложных систем;
при построении ИС необходимо использовать системный подход;
ИС является динамичной и развивающейся системой;
ИС следует воспринимать как систему обработки информации, состоящую из
компьютерных и телекоммуникационных устройств, реализованную на базе
современных технологий;
выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются
решения или производятся автоматическое выполнение рутинных операций;
участие человека зависит от сложности системы, типов и наборов данных, степени

5

формализации решаемых задач.

В крупных организациях, наряду с персональным компьютером, в состав технической
базы информационной системы может входить универсальная ЭВМ (Mainframe).
Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего
не будет значить, если не учтена роль человека, конечного пользователя, для которого
предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и
представление.

История развития информационных систем и цели их использования на разных
периодах представлены в таблице 1.2 и на рисунке 1.1.

Таблица 1.2. Изменение подхода к использованию информационных систем

Период
времени

Использование

информации
Вид информационных систем
Цель использования

1950 —
1960 гг.

Бумажный
поток
расчётных
документов

Информационные системы
обработки расчётных
документов на
электромеханических
бухгалтерских машинах

Повышение скорости
обработки документов
Упрощение процедуры
обработки счетов и расчёта
зарплаты

1960 —
1970 гг.

Основная
помощь в
подготовке
отчётов

Управленческие ИС для
производственной
информации

Ускорение процесса
подготовки отчётности

1970 —
1980 гг.

Управленческий
контроль
производства и
реализации

Системы поддержки
принятия решений

Выработка наиболее
рационального решения

1980 гг.
—
настоящее
время

Управление
стратегией
развития
предприятия

Системы для высшего звена
управления

Поддержка управления
возможностями бизнеса

Рис. 1.1.  Изменение концепции ИС

6

Первые информационные системы появились в 50-х годах. В эти годы они были
предназначены для обработки счетов и расчёта зарплаты, а реализовывались на
электромеханических бухгалтерских счётных машинах. Это приводило к некоторому
сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

60-е годы знаменуются изменением отношения к ИС. Информация, полученная с их
помощью, стала применяться для периодической отчётности по многим параметрам.
Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого
назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать
счета и считать зарплату, как было раньше. В 70-х и 80-х гг. ИС начинают широко
использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и
ускоряющего процесс принятия решений.

К середине 90-х гг. концепция использования ИС вновь изменяется. Они становятся
стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации
любого профиля. ИС этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию,
помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и
услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнёров,
организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

1.2. Информационная стратегия как ключевой фактор успеха

В известной книге Ксавьера Гилберта “Менеджмент” дается точная оценка роли
информационных технологий в современном бизнесе. Многие компании предлагают
рынку новые виды продукции, но оказываются не в силах обеспечить устойчивое
конкурентное преимущество. У них есть только продукция. Другие составляющие
конкурентного успеха отсутствуют. Системы сбыта не соответствует продаваемым
товарам или нужному уровню услуг. Рынок недостаточно сегментирован, и маркетинг
оказывается ненаправленным. Системы автоматизации производства были созданы для
предыдущего поколения продукции, а условия конкуренции и сбыта изменились.

Когда конкуренция принудит компанию к снижению расходов или к повышению
прибыли, эти отсутствующие элементы, может быть, наконец, появятся, и тогда
функциональные службы начнут действовать согласованно. Изменения идут шаг за
шагом: сначала бухгалтерия, затем инженерное обеспечение, в конце — планирование
и маркетинг. Такая “лоскутная” стратегия едва ли пригодна в ситуации
общеотраслевых сдвигов. Она не может направлять динамику изменений, не в силах
создать новую модель конкуренции и обратить разовое изобретение или приобретение
технологии в источник длительного конкурентного преимущества.

Действительно, эффективная инновация не сводится только к новой продукции. Нужен
набор конкурентных качеств — дизайн продукта, организация производства,
направленность маркетинга, каналы сбыта и предоставление услуг. В результате
потребителям будет предъявлено новое качество — более привлекательное
соотношение между воспринимаемой ценностью и действительной ценой. Чтобы
получить растущее конкурентное преимущество, изменения следует осуществлять
достаточно быстро.

7

Стратегии, направленные на повышение ценности производимой продукции и на ее
удешевление, обычно исключают друг друга. Быстрота изменений позволяет добиться
оптимизации главных составляющих формулы конкуренции — роста воспринимаемой
ценности без повышения цены или сокращения цены без снижения ценности. Скорость
важна для обеих составляющих формулы конкуренции, для прибыли и цены. Чем
быстрее реакция на требования рынка, тем выше прибыль. При этом нужна более
гибкая и более дешевая организация процесса.

Новые победители внедряют свои новаторские подходы очень быстро. Они постоянно
следят за рынком и быстро реагируют на новую информацию. Разработка и внедрение
новой продукции ведется быстро. Информационные технологии и организация
управления, производства и сбыта взаимно дополняют друг друга и настраиваются так,
чтобы с наибольшей скоростью давать заказчикам ожидаемый продукт или услугу с
требуемым качеством.

Примеров того, как работает такой подход, достаточно. Широко известно
исследование, проведенное известным агентством McKinsey, которое показало, что
если товар попадает на рынок с шестимесячным отставанием от графика, компания
теряет 36 % прибыли, потенциально возможной за период жизни этого товара. Если, с
другой стороны, он попал на рынок вовремя, но при этом расходы на разработку и
внедрение оказались на 50 % выше заложенных в смету, совокупная прибыльность
уменьшается всего на 3,5 %. Компании Toyota, Nissan и Honda тратят на создание
новой модели в среднем 24 месяца. У компаний Ford, Chrysler и General Motors на это
уходит от 36 до 48 месяцев. При этом японские компании тратят на разработку модели
от 1 до 1,5 млрд. долларов, а американские — от 3,2 до 4 млрд. долларов.

Большинство компании, которые рискнули провести реинжиниринг основных бизнес-
процессов с применением новейших информационных технологий, убедились, что
новые технологии не дают обещанных преимуществ, если нет новых, согласованных с
планированием и производством стратегий. Возможности информационных
технологий часто преувеличиваются, но сами они не виноваты! Технология не в силах
спасти традиционные стратегии адаптации к изменениям, предполагающие длинную
череду усовершенствований. Успешные стратегии ведут к быстрым изменениям.
Быстрые стратегии делают информационные технологии эффективными, а технологии,
в свою очередь, делают реальными быстрое следование этим изменениям.

Само по себе информационное обеспечение не является длительно действующим
фактором успеха. Если исходить из возможностей современных информационных
технологий и слепо искать, где бы в компании их применить, почти наверняка
получите негодную корпоративную стратегию. Информационное обеспечение всего
лишь помогает реализовать возможности, создаваемые формулой конкуренции.
Технологии широко доступны, а творческие формулы конкуренции, ориентированные
на быстроту реакции и обновление производства, достаточно редки.

Новое оружие конкуренции — это обновление и скорость реакции на происходящие
изменения. Чтобы действовать быстро, нужна инициатива и ответственность
руководителя, нужны рабочие группы, включающие специалистов разных профессий,
располагающих общей информационной базой и умеющих работать с ней.

8

Информационные системы управления производством очень полезны, но не являются
их заменой. Для информационных систем управления конкуренцией главное — не
информационная технология, а формула конкуренции, ключевые для нее факторы
успеха и приданные ей информационные возможности. Если среди принимающих
решения не найдется ни одного человека, способного задавать действительно важные
вопросы, и если будут использоваться традиционные критерии, то при принятии этих
решений могут возникнуть проблемы.

1.3. Внешнее и внутреннее информационное окружение
предприятия

Развитие информатизации бизнеса показало, что ИТ и бизнес взаимно влияют друг на
друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе
информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность
предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со
стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их,
чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ
постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

Взаимодействие между технологиями и бизнесом — сложная и комплексная проблема.
Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса,
организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику,
корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические
процессы, внешнее окружение.

Менеджеры должны постоянно принимать эти факторы во внимание, чтобы успешно
внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами.

Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития,
а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация
стала товаром и важнейшим стратегическим ресурсом.

Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно
приспосабливаться и изменяющемуся окружению. Фирма не может сегодня, по
определению, оставаться стабильной — она должна успевать изменяться, чтобы:

удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям потребителей;
не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции,
совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг;
ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации
достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач;
развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на
выполнение ожиданий клиента.

Для этого недостаточно просто формулировать и передавать руководящие указания по
цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании.

9

Компания и её информационные службы должны быть организованы таким образом,
чтобы система управления помогала отслеживать изменения во внешнем мире и
формировать соответствующие изменения в стратегии и политике компании. Таким
образом, одной из главных задач ИС предприятия является обеспечение
информационного взаимодействия между внешним окружением и внутренней средой.

Каковы источники формирования информационных ресурсов предприятия?

В компании имеется внешняя и внутренняя информация в зависимости от источника ее
возникновения. Она отражает взаимопроникающие организационные, управленческие
и производственные процессы в компании и составляет ее информационные ресурсы.

Любое предприятие, получающее ресурсы, в том числе и информационные,
перерабатывает их в продукты своей деятельности. При этом оно порождает
специфическую внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных
подразделений, персоналом, техническими средствами и технологическими
процессами, экономическими и социальными отношениями (рис. 1.2).

Рис. 1.2.  Внешняя и внутренняя среда предприятия

Информация внутренней среды отражает финансово-экономическое состояние
предприятия и результаты его деятельности. Обработка этой информации
осуществляется посредством стандартных формализованных процедур.

Внутренняя информация, как правило, точна и адекватно отражает состояние
предприятия.

Примеры внутренней информации: планы, приказы, распоряжения, отчеты,
производственные данные, движение финансов и других ресурсов, подготовка
персонала, сферы применения продуктов деятельности, методы и каналы сбыта,
техника продаж, заказы, поставки.

Источники внутренней информации: директорат и администрация предприятия,
планово-финансовые подразделения, бухгалтерия, ИТ-отделы и вычислительные
центры, отделы главного инженера и главного механика, производственные

10