Деловая переписка на английском языке

Деловая переписка на английском языке

2-е издание, исправленное

Преображенская А.А.

Национальный Открытый Университет “ИНТУИТ”
2016

2

Деловая переписка на английском языке/ А.А. Преображенская - М.: Национальный Открытый
Университет “ИНТУИТ”, 2016

Курс знакомит студентов с особенностями стиля английской деловой корреспонденции.
Лекции охватывают материал по орфографии, пунктуации, синтаксису и другим аспектам деловых
писем на английском языке. В курсе представлено большое количество примеров деловых писем и
практических заданий. Данный курс направлен на развитие навыков составления деловых писем на
английском языке. Курс разбит на восемь лекций, охватывающих обширный материал по лексике,
синтаксису и структуре делового письма на английском языке. Примеры подобраны таким образом,
чтобы способствовать расширению словарного запаса студентов. В конце каждой лекции также
представлен раздел “Расширяем словарный запас”, в котором приводится список слов на английском
языке с переводом.

(c) ООО “ИНТУИТ.РУ”, 2013-2016
(c) Преображенская А.А., 2013-2016

3

Введение. Современная деловая переписка на английском языке

В последнее время на рынке труда растет спрос на сотрудников, которые владеют так
называемым бизнес-английским - Business English. Сюда входит и знание специальной
лексики и терминологии, и составление деловых документов на английском языке, в
том числе и составление деловых писем.

Язык деловых писем предельно ясен и краток, в нём нет двусмысленностей и
образности. Деловая переписка на английском языке появилась в начале 15 века.
Правительство Англии поощряло использование английского вместо латыни во время
войны против Франции. Во второй половине 20 века английский стал основным
языком ведения бизнеса, что способствовало развитию делового стиля в общем и
деловой переписки в частности. На протяжении всей истории существования делового
английского формировались определенные нормы и правила составления деловых
писем.

На данный момент существует огромное количество видов деловых писем, каждый из
которых имеет свою цель написания, которая диктует определенную структуру, выбор
клишированных фраз, формул этикета. В англоговорящем мире очень важно
соблюдать все правила при написании деловых писем - от этого зависит, как будет
воспринят отправитель, какое мнение о нем сложится у адресата. Данный курс
знакомит студентов с основными и самыми важными аспектами написания делового
письма: орфографией, пунктуацией, лексикой, синтаксисом и выбор соответствующих
клише для формул приветствия, прощания, и этикета.

Лексический пласт деловых писем значительно отличается от лексики разговорного
английского. В деловых письмах неуместны просторечия, эмоционально окрашенные
слова, сленг и жаргон. Кроме того, язык деловых писем изобилует иностранными
заимствованиями: из латинского и французского языков, например (to commence
вместо to conclude). Одна из характеристик делового стиля и стиля деловой переписки -
множество самых разнообразных акронимов и аббревиатур. В деловых письмах
используются и особые синтаксические конструкции - это причастные обороты
(Participle I и Participle II), пассивные конструкции, условные предложения.

В целом деловая корреспонденция характеризуется официальным и формальным
характером, но существуют вариации в степени формальности, зависящие от
региональных вариантов английского языка. В лекциях рассмотрен преимущественно
британский вариант, однако также приводятся и нормы американского английского.

4

Орфография и пунктуация делового письма

В этом разделе рассказывается об орфографии и пунктуации традиционных деловых
писем на бумаге и электронных деловых писем.

Цель лекции: Познакомить студентов со способами Интернет-проверки орфографии и
правилами пунктуации в деловой переписке на английском языке.

1.1. Орфография, или как написать деловое письмо без ошибок

Язык делового письма может многое сказать о том, кто его написал. Орфография, или
правильное написание слов, - первое, что бросается в глаза при чтении любого
документа, будь то письмо коллеге или бизнес-план. В деловой переписке
орфографические ошибки недопустимы. Проверить орфографию своего делового
письма поможет не только орфографический словарь, но и разнообразные интернет-
сервисы. Первый сервис, с которого мы начнём, - это ссылка: advego.ru -
http://advego.ru/. В разделе “Проверить орфографию” вверху страницы можно ввести
или вставить скопированный текст для проверки и выбрать язык текста. Однако, при
использовании сервиса Адвего следует учитывать тот факт, что сервис не предлагает
возможности выбора между региональными вариантами английского языка.

Сайт ссылка: http://www.spellcheck.net/ позволяет проверить орфографию английского
текста, а также загрузить специальную программу для проверки написания без
подключения к Интернету. На сайте ссылка: http://www.grammarly.com можно
проверить не только орфографию, но и грамматику, лексическую сочетаемость, и даже
уникальность текста - достаточно перетащить текст в окошко или подгрузить
документ. Проверка на лексическую сочетаемость - очень полезный сервис, особенно
для тех, кто только начинает изучать любой иностранный язык, не только английский.
Итак, что же такое лексическая сочетаемость?

Лексическая сочетаемость слова - “это его способность вступать в сочетания не с
любым словом из какого-либо семантического класса, а только с некоторыми” [2].
Примером лексической сочетаемости может быть употребление таких слов как табун и
стая. В русском языке допустимы словосочетания: табун лошадей и стая птиц, но не
бывает стаи лошадей и табуна птиц. Также и в английском: flock of birds and herd of
horses, но не наоборот. Такое употребление зависит не от особенностей слова или от
грамматики - в этом случае употребление обусловлено языковой традицией, то есть
принятыми нормами употребления тех или иных слов. Лексическая сочетаемость -
одна из основных трудностей, с которой сталкиваются люди, изучающие иностранный
язык. Для того, чтобы правильно сочетать слова иностранного языка, полезно читать
газеты и обращать внимание на то, как употребляются те или иные слова (то есть, в
каком контексте: какие глаголы, предлоги, прилагательные окружают эти слова).

Текстовые редакторы Word и OpenOffice также исправляют орфографические и
грамматические ошибки. Но бывает и такое: вы твёрдо уверены, что в школе вас учили
писать слово цвет через u: colour, а Word упорно исправляет на color. Word ошибается?
Дело в том, что существует несколько региональных вариантов английского языка:

5

британский английский, американский английский, австралийский английский и так
далее. Каждый из вариантов имеет свои особенности произношения, грамматики,
написания. Лексика региональных вариантов также отличается. Стоит отметить, что у
английского языка нет единого центрального института, следящего за его развитием
(как, например, Французская академия для французского языка), поэтому не
существует официально “правильного” или “неправильного” вариантов.

В данном курсе мы будем иметь дело с двумя самыми основными и самыми
распространёнными региональными вариантами английского: британским и
американским. Именно с этими вариантами вам придется столкнуться при ведении
деловой переписки с иностранными партнерами. В целом, американский английский
менее формален, чем британский, он содержит большее количество разговорных
выражений и идиом (даже в деловой устной и письменной речи) и использует не такую
замысловатую грамматику. Некоторые слова американского и британского
английского пишутся абсолютно по-разному, хотя и обозначают одно и то же:

Таблица 1.1. Сопоставление британского и

американского вариантов английского

Британский вариант Американский вариант
flat
apartment

surname
last name

luggage
baggage

milliard
billion

lift
elevator

ensure
insure

crossroads
intersection

На изображении внизу представлено деловое письмо о съёме квартиры. Приведено два
лексических варианта, британский и американский, одного и того же текста:

6

Рис. 1.1.  Письмо о съёме квартиры

Что же касается различий в написании, то есть две большие группы слов, которые
необходимо запомнить. Это слова, оканчивающиеся на -our / -tre в британском
варианте и на -or / -ter - в американском. Так, такие слова как colour, rumour, flavour,
labour, neighbour в американском варианте теряют гласную u и превращаются в color,
rumor, flavor, labor, neighbor; a cлова на -tre (сentre, litre, theatre, metre, spectre) в
британском варианте оканчиваются на -ter (сenter, liter, theater, meter, specter) в
американском.

1.2. Пунктуация, или где поставить запятую

Английская пунктуация (punctuation, пунктуация - правила расстановки знаков
препинания) очень сильно отличается от русской: правил меньше, и многие из них
совсем не обязательны. Кроме того, в английском языке, намного чаще, чем в русском,
используется точка с запятой. Так, например, в английских сложно-сочиненных
предложениях будет скорее стоять точка с запятой (semicolon), нежели запятая:

She looked in the window; it was raining.

Так называемая оксфордская запятая (Oxford comma) ставится перед последним
однородным членом с союзом и (американский вариант английского не требует
обязательного употребления запятой в этом случае): accountants, managers, and doctors.
Однако, всё же существует ряд правил, описывающих обязательное употребление
запятой. Эти правила особенно строго соблюдаются в деловой переписке на бумажных
носителях.

Итак, запятая необходима:

7

1. после линкеров (linking words) In addition, Moreover, However, Therefore, Thus, By

the way

Thus, the final proposal draft should be printed out and sent to the headquarters via
expedited shipping.

2. после предложений, вводимых линкерами Although, In spite of, Despite:

Although the payment was made in advance, the delivery was made later than it was
agreed.

3. после придаточных предложений, начинающихся с when и if

If you intend to lead a workshop, please contact Maria Rey, mariarey@conference.com.

4. после оборотов с Participle I, например: bearing this in mind, considering the

situation, speaking of (эта грамматическая конструкция подробно рассмотрена в
Лекции 3)

Bearing this in mind, our team is ready to offer you the following functions.

5. после (или перед) некоторых инфинитивных конструкций (эти грамматические

конструкции подробно рассмотрены в Лекции 3):

The invoices should be sent back by the end of October, money transfer to be made by
the end of September (в данном случае инфинитивная конструкция переводится на
русский язык при помощи слова причем - причем деньги должны быть переведены
к концу сентября).

6. После формул приветствия и прощания: Dear Ms Cornell, Sincerely, Best regards,

etc.

1.3. Расширяем словарный запас

accountant
- бухгалтер

bearing this in mind
- имея это ввиду

by the way
- кстати

delivery
- доставка

draft
- черновик

ensure, insure
- гарантировать

flavour
- вкус

headquarters
- головной офис, штабквартира

however
- однако

in addition
- кроме того

in advance
- заранее

intend
- намереваться, иметь намерение

invoice
- счет, фактура, накладная

8

labour
- труд

money transfer
- денежный перевод

moreover
- кроме того

neighbour
- сосед

payment
- платёж

proposal
- предложение

rumour
- слух, сплетня

therefore
- таким образом

thus
- таким образом

via expedited shipping - курьерской доставкой
workshop
- мастер-класс

Краткие итоги

1. В деловой переписке орфографические ошибки недопустимы. Проверить

орфографию своего делового письма можно при помощи разнообразных интернет-
сервисов.

2. Лексическая сочетаемость - одна из основных трудностей, с которой сталкиваются

люди, изучающие иностранный язык. Для того, чтобы правильно сочетать слова
иностранного языка, полезно много читать на изучаемом языке.

3. Существует несколько региональных вариантов английского языка (британский

английский, американский английский, австралийский английский), каждый из
них имеет свои особенности произношения, лексикона, грамматики, написания.

4. Слова, оканчивающиеся на -our / -tre в британском варианте, преимущественно

оканчиваются на -or / -ter - в американском.

5. Пунктуация английского языка отличается от пунктуации русского тем, что

содержит множество правил, соблюдение которых не является обязательным.

6. Запятая необходима после линкеров Although, In spite of, Despite; после

предложений, вводимых линкерами Moreover, However, Therefore, Thus, By the
way; после придаточных предложений, начинающихся с when и if; после оборотов
с Participle I и Participle II; перед некоторыми инфинитивными конструкциями.

7. Запятая необходима после формул приветствия и прощания (например, Dear Mr

White, Yours faithfully,)

Ключевые термины

Инфинитивная
конструкция

- это глагольная конструкция, которая содержит в себе
инфинитив и которая обладает как именными, так и
глагольными свойствами [1].

Лексическая
сочетаемость слова

- “это его способность вступать в сочетания не с любым
словом из какого-либо семантического класса, а только с
некоторыми” [2]

Линкеры (linking
words)

- вводные слова и фразы, например however, in addition.

Оксфордская запятая - запятая, которая ставится перед союзом и (and) перед

9

последним элементом в ряду однородных членов, например:
letters, contracts, and instructions.

Пунктуация
- правила расстановки знаков препинания в тексте.

Региональные
варианты (диалекты)
английского языка

- территориальные варианты английского языка,
отличающиеся лексикой, грамматикой, произношением.

Упражнения

1. Расставьте в тексте запятые:

a) Dear Mr James
I am writing to inform you that your order has been processed. However it is not
possible to make the delivery on time.
Best wishes
Amanda Ferr

b)Dear Sir
I am sending you booklets price lists and sample photos.
Bearing in mind your request I have attached our last proposal as well.
Sincerely
John Grey

10