Практика бухгалтерского учета в 1С:Бухгалтерии 8

Практика бухгалтерского учета в
1С:Бухгалтерии 8

2-е издание, исправленное

Заика А.А.

Национальный Открытый Университет "ИНТУИТ"
2016

Практика бухгалтерского учета в 1С:Бухгалтерии 8/ А.А. Заика - М.: Национальный
Открытый Университет "ИНТУИТ", 2016

Говоря о программе 1С:Бухгалтерия, ее правильнее рассматривать состоящей из двух частей
– платформы и прикладной конфигурации. Платформа – это среда, в которой создаются и
функционируют прикладные решения для автоматизации отдельных отраслей учета.
Конфигурация, работе с которой посвящен курс, называется "Бухгалтерия предприятия". Это
конфигурация, которая позволяет организовать учет по типовым правилам в соответствии с
законодательством РФ.
1С:Бухгалтерия позволяет вести учет для организаций, находящихся на общей системе
налогообложения, на УСН, ЕНВД, вести учет индивидуального предпринимателя. В данном
курсе мы сосредоточимся на рассмотрения учета с применением общей системы
налогообложения. Курс построен таким образом, что вы сможете пользоваться им и не имея
под рукой ПК с установленной 1С:Бухгалтерией, однако такое использование приемлемо
лишь в том случае, если вы какое-то время планируете разбираться с материалами без
использования ПК, а потом проработать всё на практике. Данный курс предназначен для
всех, кто успешно освоил наш предыдущий курс, посвященный основам бухгалтерского
учета, всем бухгалтерам, которые владеют основами работы на компьютере, но хотели бы
научиться вести автоматизированный учет. Определенная польза из этого курса будет
извлечена и теми, кто ранее не занимался бухгалтерским учетом. Однако здесь мы не будем
подробно останавливаться на основных понятиях учета, сконцентрировав внимание на
особенностях работы в программе, и, отчасти, на особенностях проведения различных
учетных работ. То есть, если вы не совсем хорошо представляете себе что такое
бухгалтерский баланс, оборотно-сальдовая ведомость, если не знаете точно, чем
контрактивный счет отличается от пассивного, если не совсем четко представляете себе
систему нормативного регулирования учета в РФ – вы сможете заниматься по курсу, но с
привлечением дополнительных источников информации.

(c) ООО "ИНТУИТ.РУ", 2010-2016
(c) Заика А.А., 2010-2016

Основные сведения

Лекция раскрывает основные сведения о платформе и конфигурациях
системы 1С:Предприятие 8.1., рассказывает об основных объектах
конфигурации с точки зрения пользователя, здесь же читатель
выполняет первые практические действия, а именно, изучает
особенности запуска программы и начала работы с ней.

Цель лекции: ознакомиться с основными понятиями 1С:Предприятие
8.1.

1.1. 1С:Предприятие 8.1.: платформа и
конфигурация

На сегодняшний день (середина 2009 года) наиболее актуальной
версией платформы 1С:Предприятие является версия 8.1. Буквально со
дня на день ожидается начало массового выхода на рынок платформы
1С:Предприятие 8.2., всё еще актуальны более старые версии
платформы (например, это 7.7.). Однако этот курс будет построен
именно на использовании платформы версии 8.1. Если вы научитесь
работать в 1С:Бухгалтерии пользовательском режиме в
1С:Предприятии 8.1., вы, с одной стороны, освоите одну из самых
распространенных учетных программ в наиболее актуальной ее версии,
с другой, при необходимости сможете работать и на других версиях
системы. Выше мы затрагивали вопрос о платформе и конфигурации.
Как показывает практика, начинающие часто смешивают эти понятия,
однако для понимания принципов функционирования системы
1С:Предприятие и эффективной работы с ней необходимо сразу же
разобраться с тем, что это такое.

Итак, платформа, обычно ее называют 1С:Предприятие - это
программа, которая является основой для разработки и
функционирования прикладных конфигураций. Платформу можно
сравнить с операционной системой, под управлением которой
выполняются прикладные программы. Другое сравнение из

компьютерного мира - это среда разработки программы и
разрабатываемая программа, которая не может существовать без этой
среды. На базе платформы 1С:Предприятие разработано множество
конфигураций. Некоторые из них, в частности конфигурацию
"Бухгалтерия предприятия" разрабатывает и поддерживает сама фирма
1С, некоторые - их существует довольно много - разрабатывают и
поддерживают фирмы-партнеры. Если вы имеете платформу - вы
можете использовать вместе с ней любую конфигурацию, подходящую
для этой платформы. В дальнейшем мы будем использовать термины "
платформа " и " конфигурация " тогда, когда нужно будет явно
выделить те или иные действия с точки зрения платформы либо
прикладной конфигурации. Если речь идет о решении в целом, без
необходимости логического деления его на две части, мы можем
использовать термины "система" или "программа".

Итак, мы будем заниматься изучением типовой конфигурации
"Бухгалтерия предприятия". Для того чтобы выполнять вместе с нами
задания и практические примеры вам нужно будет обзавестись
некоторым программным обеспечением.

Когда говорят о конфигурации "Бухгалтерия предприятия", ее обычно
называют просто "1С:Бухгалтерия 8", не вдаваясь в подробности о
версии платформы, на которой она работает.

Для учебных целей вам вполне хватит учебной версии программы - она
включает в себя платформу с ограниченными возможностями, не
позволяющими использовать программу для целей реального бухучета,
и конфигурации для изучения. Однако надо отметить, что вместе с
учебной версией вам может достаться достаточно старая версия
конфигурации. Например, 1С:Бухгалтерия 1.6.3.2. Если это так - лучше
всего будет использовать вместе с вашей платформой более свежую
версию конфигурации.

Конфигурации (как и платформа) постоянно обновляются, поэтому вы,
скорее всего, будете пользоваться другой версией конфигурации.
Обновления конфигураций обычно делаются для исправления ошибок,
добавления новой функциональности, и, что самое важное, для

поддержания учетной системы в актуальном состоянии,
соответствующем текущему состоянию бухгалтерского и налогового
законодательства.

Кстати сказать, идеальным вариантом будет наличие у вас свежих
версий конфигурации и платформы.

Свежую конфигурацию для изучения (а так же подписку на обновления)
можно получить вместе с лицензионной версией программы. Если же
вы, например, обзавелись учебной версией конфигурации и хотите, в то
же время, пользоваться свежей конфигурацией - попросите
конфигурацию в какой-нибудь дружественной организации. Если
руководство разрешит вам использовать ее в экспериментальных целях
- можете считать, что вопрос с конфигурацией решен (но лишь в том
случае, если "учебная" платформа будет нормально работать с
конфигурацией).

Еще один вариант изучения программы - устроиться куда-нибудь на
работу, или, по крайней мере, попросить руководство компании
разрешить вам поработать какое-то время у них, с их версией
1С:Бухгалтерии.

Если вы планируете тут же применять на практике то, что узнаете в
процессе изучения курса - видимо, у вас уже есть платформа и нужная
вам конфигурация. Если нет - нужно учесть, что существует две версии
системы, рассчитанной на коммерческое использование: Базовая и
ПРОФ. И та и другая позволяют вести полноценный учет. Однако
базовая имеет некоторые ограничения:

Не поддерживается многопользовательский режим работы. То есть
заниматься учетом с использованием базовой версии 1С можно
лишь одному пользователю на одном локальном ПК. Версия
ПРОФ допускает одновременную работу с системой множества
пользователей, что актуально для достаточно больших
организаций.
Не поддерживается ведение учета по нескольким организациям.
Эта особенность не актуальна для небольших организаций или

частных предпринимателей.
Не поддерживаются возможности конфигурирования. Эта
возможность весьма полезна - она позволяет осуществлять
настройку конфигурации на особенности конкретной организации,
однако пользователям базовой версии обычно хватает
возможностей по ведению бухгалтерского и налогового учета в
строгом соответствии с законодательством, а так же -
возможностей по автоматическому составлению
регламентированной отчетности.
Не поддерживается работа распределенных баз данных. Эта
возможность, опять же, актуальна для крупных организаций.

Собственно говоря, вышеперечисленные особенности делают базовую
версию программы дешевле версии ПРОФ. В том, что касается
выполнения основных функций и та и другая версия практически
неотличимы друг от друга. Поэтому в дальнейшем, описывая те или
иные возможности программы, мы будем приводить универсальное
описание, касающееся обеих версий, при необходимости указывая на
отличия.

Обсудив общие вопросы, поговорим об основных возможностях
1С:Бухгалтерии 8, а так же о некоторых особенностях автоматизации
учета с ее помощью, которые обычно неочевидны для тех, кто впервые
сталкивается с необходимостью автоматизации учета.

1.2. Основные возможности и особенности
внедрения

Программа 1С:Бухгалтерия предназначена для ведения бухгалтерского
и налогового учета, для проведения расчетов по заработной плате и
формирования регламентированной бухгалтерской отчетности.
Учетные механизмы, заложенные в программу, соответствуют
бухгалтерскому и налоговому законодательству, принятому в
Российской Федерации. Программа поддерживает общую систему
налогообложения, налогообложение по УСН и ЕНВД.

1С:Бухгалтерия применяется для автоматизации учета в самых разных
организациях. Например, в справочнике внедренных решений, который
можно найти по адресу ссылка: http://1c.ru/rus/partners/solutions/, есть
примеры множества внедрений программы. Для того чтобы получить
представление о круге задач, для которых программа подходит лучше
всего или понять, сможете ли вы эффективно автоматизировать с ее
помощью учет в вашей организации - вы можете посмотреть этот
справочник. Если окажется, что достаточно много организаций вашей
направленности автоматизированы с помощью 1С:Бухгалтерии - это
верный признак того, что программа, скорее всего, подойдет и вам. Ну,
а обилие других конфигураций в списке внедрений обычно однозначно
указывает на то, что вам для автоматизации лучше всего подыскать
одну из таких конфигураций.

Обычно если организацию в целом устраивают возможности
программы, ее устанавливают либо без изменений, либо с
незначительными настройками вроде добавления дополнительных
счетов в план счетов, изменения форм и логики работы некоторых
документов, создания дополнительных и переработки существующих
отчетов. Если же организация отличается особенной спецификой
ведения учета, нередко учет в ней автоматизируют с помощью других
конфигураций, работающих на платформе 1С:Предприятие. Например,
такое часто встречается в ресторанном и гостиничном бизнесе, а так же
во многих других видах деятельности.

Разработчик поддерживает 1С:Бухгалтерию в актуальном состоянии -
то есть, регулярно обновляя ее, вы можете быть уверены в том, что учет
в вашей организации соответствует последним изменениям в
законодательстве.

Бухгалтерский учет, несмотря на достаточно жесткое и подробное
нормативное регулирование, допускает множество "вольностей",
особенностей. Если вы занимались курсом "Основы бухгалтерского
учета" - вы должны помнить, что в Российской Федерации существует
четыре уровня нормативного регулирования учета, один из которых -
это стандарты самих организаций. Особенности учета в каждой из

организаций являются причиной неоднозначности при выборе способа
автоматизации учета с помощью 1С:Бухгалтерии.

Если вы начинаете вести учет в новой организации, не имеющих
"учетных традиций" и собираетесь применять для своих целей
1С:Бухгалтерию, наиболее быстрым, логичным и дешевым способом
автоматизации учета будет именно использование типовой
конфигурации, для небольшого предприятия вполне подойдет базовая
версия, хотя ее ограничения достаточно сильно сужают круг ее
применения. Воспользовавшись типовой конфигурацией, вы получите
готовое решение для автоматизации учета за вполне прогнозируемую
сумму, равную стоимости программы, стоимости подписки на
обновления, и, скорее всего, стоимости работы специалистов, которые
установят систему и произведут ее первоначальную настройку. Как
правило, организации, автоматизирующие учет, заключают договора на
обслуживание программ с организацией-партнером 1С (1С -
Франчайзи), которая занимается обновлением системы,
консультированием бухгалтеров по сложным вопросам учета и другими
подобными вопросами.

Если же вы собираетесь автоматизировать учет в существующей
организации, а в особенности - если это организация достаточно
большая, имеющая какие-либо особенности в ведении учета, которые
не предусмотрены типовой конфигурацией, вам предстоит встать перед
нелегким выбором. Выбрав автоматизацию учета с помощью типовой
конфигурации, вы принудите организацию отказаться от ее "учетных
традиций" и вести некий "усредненный" вариант учета. Такой выбор,
как уже было сказано, довольно экономичен, но нередко он неприемлем
и приводит ко второму варианту - то есть - к использованию
измененной конфигурации. У подхода к автоматизации,
предусматривающего изменение типовой конфигурации, есть свои
плюсы и минусы. Плюсы заключаются в том, что программу можно
настроить так, как это нужно вашей организации. А минусы - в
дополнительных затратах на настройку и в дополнительных
сложностях с обновлением программы. Для настройки конфигурации
под ваши нужды можно либо воспользоваться услугами

специализированных организаций - обычно это уже упомянутые выше
1С - Франчайзи - фирмы, которые заключают договор с 1С и
занимаются автоматизацией учета, поддержкой пользователей и массой
других дел, либо принять на работу в организацию программиста,
способного грамотно настроить программу. Еще один минус
заключается в том, что для обновления измененной конфигурации вам
так же понадобятся услуги квалифицированного программиста.

Доработка типовой конфигурации под учетные нужды конкретной
организации - это распространенная практика. Например, как быть,
если документы, принятые организацией для оформления каких-либо
фактов хозяйственной жизни, отличаются от типовых, если вам нужны
особые отчеты, если вы ведете учет по некоторым счетам в нескольких
аналитических разрезах, количество которых превышает стандартные
три, заложенные в конфигурации? Ответов на эти вопросы может быть
несколько. Первый - дорабатывать типовую конфигурацию и быть
готовыми к дополнительным затратам на поддержание ее в актуальном
состоянии. Второй - подыскать другую конфигурацию, которая
способна удовлетворить ваши нужды. Причем, не исключено, что в
вашем случае неплохим решением будет работа в нескольких
конфигурациях - в одной, например, для ведения бухгалтерского учета,
а в другой - для целей расчета заработной платы.

Сейчас у вас может возникнуть вполне закономерный вопрос о том,
есть ли практическая польза тем бухгалтерам, которые собираются
работать в измененных конфигурациях 1С:Бухгалтерии, от изучения
особенностей типовой конфигурации. Ответ на этот вопрос вполне
однозначен: да, есть. Всё дело в том, что и в типовой, и в измененной
конфигурациях, вам придется работать с одними и теми же объектами
системы - документами, справочниками, отчетами, регистрами,
журналами документов и т.д. И если вы разобрались с
функционированием типовой конфигурации и в состоянии вести с ее
помощью учет - вы сможете освоить измененную конфигурацию в
достаточно короткие сроки.

А сейчас мы приступаем к практической работе с программой. Начиная
работу, мы исходим из того, что у вас уже установлена платформа и
необходимый шаблон конфигурации.

1.3. Установка конфигурации из шаблона

После того, как программа установлена, в USB-порту ПК размещен
электронный ключ, дающий возможность работы с программой, вы
можете приступать к ведению учета. Но прежде чем начинать работу,
вам понадобится произвести еще некоторые манипуляции. В частности
- создать новую информационную базу. Для этого вам нужно
познакомиться с окном запуска программы, которое появляется после
выполнения команды (в Windows XP) Пуск > Все программы > 1С
Предприятие 8.1. > 1С Предприятие (рис. 1.1).

Рис. 1.1.  Окно запуска программы

На рисунке это окно пустое. Для того, чтобы создать новую
информационную базу, нужно нажать на кнопку Добавить. После этого
появится окно (рис. 1.2) с вопросом о том, хотите ли вы добавить новую
базу или добавить в список существующую.