Полный порядок: Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Эта книга посвящается всем добрым людям, которые украсили 

мою жизнь своим присутствием. И прежде всего моему отцу Нату. 

Особую благодарность хотелось бы выразить Арно Фрэнкелю, 

Ариэлю Джозефу Тауну и Джозефу Уолшу, чьи любовь и поддержка 

так помогли мне в создании этой книги. Я ваш вечный должник.

Regina Leeds

ONE YEAR TO AN
ORGANIZED
WORK LIFE

From Your Desk to Your Deadlines,
the Week-by-Week Guide
to Eliminating Offi  ce Stress for Good

De Capo Press
A Member of the Perseus Books Group

Реджина Лидс

ПОЛНЫЙ 
ПОРЯДОК

Понедельный план 
борьбы с хаосом на работе,
дома и в голове

4-е издание

Перевод с английского

Москва
2015

УДК 646/649+ 651.533
ББК 88.52
 
Л55

ISBN 978-5-9614-5224-2 (рус.)
ISBN 978-0738212791 (англ.)

© Regina Leeds, 2009
 
Публикуется с разрешения 
издательства DA CAPO PRESS, 
an imprint of PERSEUS BOOKS LLC. 
(США) при содействии Агентства 
Александра Корженевского (Россия)
© Издание на русском языке, 
перевод, оформление. 
ООО «Альпина Паблишер», 2015

УДК 646/649+ 651.533
ББК 88.52

Лидс Р.

Полный порядок: Понедельный план борьбы с хаосом 
на работе, дома и в голове / Реджина Лидс ; Пер. с англ. — 
4-е изд. — М. : Альпина Паб лишер, 2015. — 366 с.

ISBN 978-5-9614-5224-2

Ваш мозг разрывается на части: вы не успеваете сдать проекты 
в срок, рабочий стол завален бумагами, телефон разрывается от важных 
звонков, а о том, чтобы спокойно провести время с семьей, и речи 
быть не может. Вы осознаете, что нужно что-то менять, но как? Ред-
жина Лидс утверждает, что главная ваша проблема — это отсутствие 
организованности.
Она создала известную во всем мире уникальную систему по наведению 
порядка в доме, на работе и в голове. Она предлагает годовой план 
действий, который позволит вам выработать полезные привычки и изменить 
свой образ жизни. Вы научитесь категоризировать предметы, 
создавать удобную систему хранения документов и архивов, проводить 
скоростную и генеральную уборку, экономить время, устанавливать 
и соблюдать здоровый режим дня, с умом готовиться к отпуску.

Л55

Все права защищены. Никакая часть этой книги не может 
быть воспроизведена в какой бы то ни было форме 
и какими бы то ни было средствами, включая размещение 
в сети Интернет и в корпоративных сетях, 
а также запись в память ЭВМ для частного или публичного 
использования, без письменного разрешения 
владельца авторских прав. По вопросу организации 
доступа к электронной библиотеке издательства обращайтесь 
по адресу mylib@alpina.ru.

Перевод  К. Барановой

СОДЕРЖАНИЕ

ЯНВАРЬ
Начните с нуля  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Первая неделя. 
Составьте расписание. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Вторая неделя. 
Решите, где вы хотите оказаться  . . . . . . . . . . . 32
Третья неделя. 
Жизнь по календарю. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Четвертая неделя. Избавляемся от утренней спешки  . . . . . . . . . . 48

ФЕВРАЛЬ
Сделайте свое рабочее пространство максимально 
комфортным  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Первая неделя. 
Верните себе рабочий кабинет. . . . . . . . . . . . . 64
Вторая неделя. 
Примените Волшебную формулу  . . . . . . . . . . . 73
Третья неделя. 
Расчистите свой стол  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Четвертая неделя. Верните себе рабочее пространство  . . . . . . . . 94

МАРТ
Остановите бумажный поток  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Первая неделя. 
Бумажная могила  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Вторая неделя. 
Секреты картотеки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Третья неделя. 
От завалов к файлам. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Четвертая неделя. Поддержание системы файлов  . . . . . . . . . . . . 139

АПРЕЛЬ
Избавляемся от привычки тратить время впустую  . . . . . . . . . . . 149

Первая неделя. 
Почему мы откладываем дела на завтра  . . . 152
Вторая неделя. 
Какое такое СОВЕРШЕНСТВО?. . . . . . . . . . . . 160
Третья неделя. 
Куда уходит время . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Четвертая неделя. Сосредоточьтесь на главном  . . . . . . . . . . . . . . 171

МАЙ
Определите приоритеты. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Первая неделя. 
Определите, почему вы оказались 
в трудном положении . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Вторая неделя. 
Гоните от себя черные мысли . . . . . . . . . . . . . 187
Третья неделя. 
Составляем список дел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Четвертая неделя. Выявите тайных врагов своего графика . . . . 202

ПОЛНЫЙ ПОРЯДОК

ИЮНЬ
Правила общения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Первая неделя. 
Как повысить продуктивность совещаний. . 212
Вторая неделя. 
Где-то я вас видел.... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Третья неделя. 
Реагировать можно по-разному  . . . . . . . . . . . 221
Четвертая неделя. Общение со сложными людьми  . . . . . . . . . . . 225

ИЮЛЬ
Возьмите отпуск!  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233

Первая неделя. 
Борьба с перенапряжением. . . . . . . . . . . . . . . 236
Вторая неделя. 
Подготовьте офис к своему отъезду. . . . . . . . 242
Третья неделя. 
Применяйте новые навыки 
при планировании отпуска  . . . . . . . . . . . . . . . 247
Четвертая неделя. Забудьте о BlackBerry  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

АВГУСТ
Организуйте свой виртуальный мир  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Первая неделя. 
Определите свой стиль общения  . . . . . . . . . . 260
Вторая неделя. 
Организация электронной почты. . . . . . . . . . 263
Третья неделя. 
Другие способы коммуникации  . . . . . . . . . . . 268
Четвертая неделя. Удалите ненужные файлы и сделайте 
резервную копию оставшихся  . . . . . . . . . . . . 274

СЕНТЯБРЬ
Тонкая настройка осени  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Первая неделя. 
Проводите время в транспорте с пользой. . . 282
Вторая неделя. 
Наведите порядок в домашнем расписании  287
Третья неделя. 
Обустройство домашнего офиса. . . . . . . . . . . 292
Четвертая неделя. Создайте домашний офис  . . . . . . . . . . . . . . . . 297

ОКТЯБРЬ
Служебные командировки — это легко  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Первая неделя. 
Синхронизация  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Вторая неделя. 
Сборы в последнюю минуту  . . . . . . . . . . . . . . 308
Третья неделя. 
Пакуем чемоданы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Четвертая неделя. Составляем отчет о расходах. . . . . . . . . . . . . . 320

НОЯБРЬ
Только вперед!  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323

Первая неделя. 
Осознайте ценность 
профессиональных связей . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Вторая неделя. 
Извлекайте максимум пользы 
из конференций. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

ПОЛНЫЙ ПОРЯДОК

Третья неделя. 
Обновите резюме и другие 
важные документы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Четвертая неделя. Приготовьтесь к беседе с начальником, 
в которой будете просить о повышении 
зарплаты  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

ДЕКАБРЬ
Найдите баланс между личной жизнью и работой . . . . . . . . . . . . 343

Первая неделя. 
Разумное празднование в офисе. . . . . . . . . . . 346
Вторая неделя. 
Офисные вечеринки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Третья неделя. 
Покончим с предновогодним безумием 
в бизнесе!  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Четвертая неделя. Наслаждайтесь этой неделей 
и готовьтесь к Новому году . . . . . . . . . . . . . . . 360

Путешествие в тысячу ли 
начинается с одного шага.

Лаоцзы

Ах, боже мой, боже мой, 
как я опаздываю!

Льюис Кэрролл. 
Алиса в Стране чудес

Слова белого кролика, вынесенные в эпиграф, большинство из нас 
повторяет чуть ли не каждый день. Вы ведь тоже время от времени 
ощущаете себя таким Кроликом: бегаете туда-сюда, вечно в напряжении, 
со скрученным в узел желудком, и всюду опаздываете? 
«Ты и на собственные похороны опоздаешь», — наверняка вы слышали 
эту шутку от кого-нибудь из коллег, родственников или друзей.
«Ну да ничего, — думаете вы, — в один прекрасный день все 
изменится. Я буду приходить на встречи и на совещания вовремя. 
Я стану высыпаться и есть по три раза в день. Все будут удивляться 
эффективности моей работы, моему сверкающему чистотой 
кабинету и образцово-показательному рабочему столу. Почему? 
Да потому что я стану организованным!»
Да, станете. Уже сегодня начинается путешествие длиною в год, 
после которого вы начнете работать и жить по-новому. Но моя 
задача этим не ограничивается. Я хочу, чтобы вы успевали радоваться 
жизни. «Иди за своей путеводной звездой и ничего не бойся: 
двери откроются там, где ты и не думал их найти», — писал 
Джозеф Кэмпбелл*.
Вот как я это вижу. Вы работаете в тихом, замечательно организованном 
кабинете, и он служит вам, а не наоборот. Ваши 
документы и проекты идеально проработаны. Дома у вас тоже все 
в порядке, ведь дом и работа — это две стороны одной медали, 
вашего жизненного опыта.
Я говорю не о Стране чудес! Знаю, что без неожиданностей 
в жизни не обойтись. Иногда вы все-таки будете опаздывать — 
то из-за гриппа, то из-за слишком жесткого дедлайна. А может, 
у вас найдутся и приятные оправдания для того, чтобы на работе 

 * Американский религиовед и писатель. Строчка из его совместной с Биллом 
Мойерсом работы «Сила мифа». — Здесь и далее прим. пер.

ПОЛНЫЙ ПОРЯДОК

все пошло наперекосяк, — к примеру, свадьба или рождение 
ребенка. Но как только вы оглядите свой кабинет и подумаете: 
«Здесь опять все так же, как до начала моей работы над организованностью», — 
наступит момент истины. В этом хаосе вы увидите 
систему: вещи ждут, когда вы вновь наведете в кабинете порядок.
Вы все еще не верите, что я понимаю, в каком положении вы 
находитесь? Давайте попробую угадать, с какими проблемами 
вам приходится сталкиваться.
Итак, вы приходите на работу с самыми лучшими намерениями. 
Иногда у вас даже есть набросок плана на день. Но потом 
звонит телефон, или к вашему столу подходит коллега, или вы 
начинаете читать электронную (а то и, чего доброго, бумажную) 
почту. И как-то внезапно оказывается, что вы просто разрываетесь, 
а к концу дня ваш план на сегодня превращается в план на завтра 
(и это в лучшем случае).
Вам вечно не хватает времени на то, чтобы закончить проект. 
Дедлайны накатывают девятым валом. И вы никак не можете 
понять, как же это коллеги умудряются играючи справляться 
со своим объемом работы, не превращаясь при этом в зомби.
В кипах бумаг на вашем столе таятся несметные богатства. 
(По крайней мере, на это надеетесь.) Когда-нибудь вы проведете 
что-то вроде археологических раскопок и разложите все по папкам. 
А пока ничего не остается, как делать все новые и новые 
копии одних и тех же документов, уповая на то, что количество 
рано или поздно перейдет в качество.
Ваша вторая половинка — телефон. Вы неотделимы друг от 
друга. Дети жалуются на то, что не видят вас. Даже когда вы вместе, 
все равно думаете о важной встрече или итоговом совещании. 
Вы знаете, что обеспечиваете их будущее, но все же сомневаетесь — 
не слишком ли много времени проводите на работе?
Ну и как? Если одна или две из описанных выше проблем касаются 
вас, эта книга — то, что вам нужно. Возможно, к этому 
моменту у вас уже возникло чувство вины или неловкости. Это 
нормально — именно так и реагируют люди, когда речь заходит 
об организованности (или ее отсутствии). Давайте договоримся 
вот о чем: чувству вины или стыда нет места в мире дзен-
организации — системы, которую я разрабатываю уже 20 лет. 

ПОЛНЫЙ ПОРЯДОК

Организованность — это навык, который вырабатывается, а не 
талант, с которым рождаются, и точка. Лично для меня вы — 
герой, потому что пытаетесь изменить свою жизнь к лучшему.

ЧТО ТАКОЕ ДЗЕН-ОРГАНИЗАЦИЯ

Мама была невероятно организованным человеком, поэтому мое 
детство прошло без разбросанных повсюду журналов и газет, без 
шкафов, из которых вываливается одежда, и без гор немытой посуды 
на кухне. Лозунг «У каждой вещи должно быть свое место, 
и каждая вещь должна быть на своем месте» придумала не мама, 
но она каждый день повторяла его, словно мантру. Она так жила 
и меня заставляла жить так же. Мама привила мне навыки организатора, 
просто тогда я этого еще не осознавала.
Начав работать с клиентами, я обратила внимание на одну 
удивительную вещь. После окончания проекта дом или офис, конечно, 
выглядел по-новому. Но было и кое-что еще: пространство 
ощущалось по-новому. Тогда я стала думать над тем, как рассказать 
об этом замечательном факте остальным. И вот однажды 
кто-то из друзей неожиданно предположил: «А, наверное, это 
что-то вроде дзен?» И я закричала: «Да! Это самый что ни на есть 
дзен!» В тот день родилась моя теория дзен-организации, а я стала 
дзен-организатором и остаюсь им до сих пор.
У западного человека слово «дзен» обычно ассоциируется с миром 
и покоем. Но для того чтобы понять мою теорию, не нужно 
прибегать к медитации, становиться йогом и изгибаться в немыслимых 
позах или жить и работать на голых досках. Единственное 
требование — желание перемен.
Если вам не нравится, как выглядит ваш кабинет, не стоит 
отчаиваться: таким его сделали вы, а значит, вы в силах это изменить. 
То, как выглядит место, где вы работаете, — это отражение 
вашего внутреннего мира, ваших мыслей и чувств. За год вы 
изучите этот мир настолько, что в дальнейшем не только будете 
трудиться в тщательно убранном кабинете, но и забудете о стрессе 
и — да-да! — начнете получать от этого удовольствие.
Пожалуй, наиболее просто дзен-организацию можно описать 
так: это способ заставить себя создать гармонию вокруг.

ПОЛНЫЙ ПОРЯДОК

ЧАСТИ ЕДИНОГО ЦЕЛОГО

Древние полагали: как человек делает что-то одно, так он делает 
и все остальное. Если вам не удается повысить эффективность 
работы, попытайтесь взглянуть на свою жизнь в целом.
Вам бы очень хотелось реализовать весь свой потенциал, но 
проблема в том, что вы постоянно завалены работой. Не можете 
найти нужные бумаги? Ваш кабинет выглядит так, словно в нем 
только что взорвалась бомба? Вечно срываете дедлайны? План 
на день тонет в море писем и телефонных звонков? С этими обычными 
офисными бедами несложно справиться. Но для начала 
мне бы хотелось, чтобы вы осознали, что эта проблема простирается 
далеко за пределы работы.
Готова поспорить, что ваш дом внешне мало чем отличается 
от офиса. Если в вашем кабинете повсюду разбросаны бумаги, то, 
скорее всего, на полу в спальне у вас валяется одежда, а кровать 
никогда не заправляется.
Если возникают сложности с выполнением поручений начальства, 
боюсь, что и в быту вы многое не доводите до конца. Вот, 
к примеру, всегда ли вы закрываете дверцы кухонного шкафчика, 
после того как берете оттуда (или, наоборот, ставите туда) тарелки?
Организация — это не только положение предметов в пространстве. 
Едва войдя в кабинет, я могу сказать о его хозяине 
очень многое. Если вижу, что книги и бумаги занимают каждый 
квадратный сантиметр помещения, я делаю вывод: у клиента 
проблемы с ясностью мысли. Атмосфера кабинета буквально 
кричит об этом. Когда мы начинаем разбирать бумаги, обязательно 
обнаруживаются важные документы. У меня возникает 
вопрос: а стремится ли вообще этот клиент к успеху? Потому 
что в таком кабинете ему успеха никак не достичь. И еще я могу 
предположить, что ему необходимо научиться быстро принимать 
решения.
Если я вижу в рабочем кабинете чашки с засохшим кофе или 
пустые коробки из-под пиццы, знаю: клиент не осознает, как 
важно завершать начатое. Значит, беспорядок навсегда станет 
частью его жизни в любых ее проявлениях. Ну что, знакомо это 
вам? Рассмотрим другие примеры.

ПОЛНЫЙ ПОРЯДОК

Салон вашей машины, случаем, не напоминает помойку? Если 
у вас кавардак и дома, и на работе — весьма вероятно, что 
примерно то же происходит и с автомобилем. В багажнике чего 
только нет — документы, квитанции, книги, теннисная ракетка... 
А бардачок вы и открывать боитесь, ведь то, что оттуда вывалится, 
обратно уже не запихнуть.
Ну и конечно, ваш портфель, как же мы о нем-то забыли! Легко 
в нем найти нужные вещи? А кстати, просроченная шоколадка 
лежит все так же в кармашке? И распечатки операций по давно 
закрытым кредитным картам все еще там? И весит ваш портфель 
(сумка для ноутбука, дамская сумочка) целую тонну?
Не стоит обманывать себя. Вы же помните, что мы пытаемся 
поставить вам диагноз, а не обвинить в чем-то. Организованность — 
это не более чем навык, который приобретается так же, 
как и любой другой, будь то умение танцевать, плавать или играть 
на пианино. Учитель разбивает обучение на несколько уроков, 
и мастерство растет с каждым днем пропорционально вашему же 
стремлению учиться и закреплять пройденный материал.
Тем, кому не наплевать на себя, не наплевать и на условия, 
в которых они живут и работают. Вам наверняка не наплевать — 
вы ведь читаете эту книгу.

ГОДОВОЙ ПЛАН

Проблемы с организацией начались не вчера, а потому на то, 
чтобы изменить жизнь, понадобится год. Это не экстремальная 
диета — это новый образ жизни и особенно той ее части, которая 
связана с работой. Реальные перемены — это поэтапное движение 
вперед. Я всегда говорю клиентам, что, даже если время и деньги 
для них не проблема, лучше всего двигаться медленно и систематически. 
Только так можно добиться долгосрочных перемен. Я не 
хочу, чтобы вы сейчас быстренько убрали свой кабинет, а через 
две недели вернулись к тому, с чего начали. Важно заменить свою 
порочную систему той, которая будет не только работать на вас, но 
и развиваться вместе с вами. Уверена, это даст такой рост эффективности, 
о котором сейчас вы можете только мечтать. Эта книга 
может оказаться полезной вне зависимости от вашей профессии.