Конфиденциальное делопроизводство

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Т.А. ГУГУЕВА

2-е издание, переработанное и дополненное

Рекомендовано Межрегиональным учебно-методическим советом 

профессионального образования в качестве учебного пособия 

для учебных заведений, реализующих программу среднего 

профессионального образования по укрупненным 

группам специальностей 10.02.00 «Информационная 
безопасность», 38.02.00 «Экономика и управление», 

40.02.00 «Юриспруденция», 46.02.00 «История и археология» 

(протокол № 8 от 22.06.2020)

Москва

ИНФРА-М

202УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

УДК 651(075.32)
ББК 65.050.2я723
 
Г93

Гугуева Т.А.

Г93 
 
Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие / Т.А. Гугу-

ева. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва : ИНФРА-М, 2023. — 199 с. — 
(Среднее профессиональное образование). 

ISBN 978-5-16-016585-1 (print)
ISBN 978-5-16-109186-9 (online)
Устойчивое положение организаций — государственных и негосударст-

венных структур — на рынке товаров и услуг напрямую зависит от эффек-
тивности применяемых мер защиты конфиденциальной информации. 
В учебном пособии рассматриваются сущность и особенности конфиден-
циального делопроизводства, виды и специфика защиты конфиденци-
альной информации, организация работы с ее внешними электронными 
носителями. Приложения содержат нормативные правовые документы 
и комплект учетных форм, рекомендуемых к применению.

Соответствует требованиям федеральных государственных образова-

тельных стандартов среднего профессионального образования последнего 
поколения.

Для студентов образовательных организаций среднего профессиональ-

ного образования, обучающихся по укрупненным группам специально-
стей 46.02.00 «История и археология», 38.02.00 «Экономика и управление», 
40.02.00 «Юриспруденция», 10.02.00 «Информационная безопасность».

УДК 651(075.32)

ББК 65.050.2я723

Р е ц е н з е н т ы:

Козловский А.В., доктор экономических наук, профессор кафедры 

экономики строительства и управления инвестициями Государствен-
ного университета управления;

Тарасова Л.Н., кандидат юридических наук, доцент, заместитель 

заведующего кафедрой документационного обеспечения управления 
и информационной безопасности Московского финансово-юридиче-
ского университета (МФЮА)

А в т о р:

Гугуева Т.А., кандидат химических наук, главный специалист филиала 
ПАО «Газпром» «Служба корпоративной защиты ПАО “Газпром” 
в г. Москве»

ISBN 978-5-16-016585-1 (print)
ISBN 978-5-16-109186-9 (online)
© Гугуева Т.А., 2021

ПРЕДИСЛОВИЕ

Надежность
функционирования
организации,

получаемая ею прибыль и устойчивость положения на рынке напрямую 
зависят от сохранности конфиденциальной информации. 
Для обеспечения информационной безопасности организации 
требуется применение целого комплекса правовых, организационных 
и технических мер защиты, в частности четкая
организация конфиденциального делопроизводства.

В настоящем учебном пособии рассмотрены сущность и особенности 
конфиденциального делопроизводства, виды конфиденциальной 
информации и правовая база работы с ней, изложены 
этапы работы с бумажными и внешними электронными носителями 
конфиденциальной информации.

Контрольные вопросы, составленные к каждой главе, позволяют 
осуществлять проверку и самопроверку усвоения студентами 
теоретических положений пособия и приобретения необходимых 
навыков их реализации на практике.

В учебном пособии приведены примеры, обеспечивающие

понимание теоретических вопросов и ориентированные на прак-
тическое использование полученных знаний.

В приложениях приводятся нормативные правовые докумен-

ты, относящиеся к теме пособия, а также комплект учетных форм,
рекомендуемых к применению в процессе ведения конфиденци-
ального делопроизводства.

Изложенный в учебном пособии материал может быть исполь-

зован студентами образовательных организаций высшего и сред-
него профессионального образования, обучающимися по направ-
лениям подготовки «Документоведение и архивоведение», «Ме-
неджмент», «Информационная безопасность», по специальностям
«Документоведение и документационное обеспечение управле-
ния», «Менеджмент организации», «Организация и технология за-
щиты информации», а также при повышении квалификации спе-
циалистов по защите информации.

Цель дисциплины — формирование целостной системы зна-

ний о правилах и принципах конфиденциального делопроизвод-

ства, представления о роли и значении конфиденциального дело-
производства в системе защиты конфиденциальной информа-
ции, понимания основных принципов и требований к защите
конфиденциальной информации.

Задачи дисциплины:
• сформировать у студентов знание основного понятийного

аппарата дисциплины;

• ознакомить студентов с видами конфиденциальной инфор-

мации и особенностями конфиденциального делопроизводства;

• сформировать у студентов базовые навыки организации ра-

боты с конфиденциальными документами на всех этапах их про-
хождения на предприятии;

• ознакомить студентов с основами законодательства в облас-

ти защиты конфиденциальной информации.

В результате изучения дисциплины студент должен:
знать
• общие принципы организации конфиденциального дело-

производства;

• технологию работы с конфиденциальными документами;
• основные положения нормативных правовых актов в сфере

защиты конфиденциальной информации, в том числе конфиден-
циального делопроизводства;

уметь
• создать или совершенствовать существующую в организа-

ции систему конфиденциального делопроизводства;

• применять в работе основные способы обеспечения инфор-

мационной безопасности;

• осуществлять оформление, учет, хранение, тиражирование,

передачу, уничтожение конфиденциальных документов, кон-
троль за их сохранностью;

владеть
• методами защиты конфиденциальной информации;
• навыками работы с конфиденциальными документами.
Автор выражает благодарность О.Ю. Митченко за ценные со-

веты в области делопроизводства.

4
Предисловие

СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность, обеспечиваю-

щая документирование, документооборот, оперативное хранение
и использование документов в текущей деятельности организа-
ции. Исходя из положений ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизвод-
ство и архивное дело. Термины и определения», документирова-
ние — это запись информации на носителе по установленным
правилам. Документооборот означает движение документов в ор-
ганизации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки. Под оперативным хранением докумен-
тов понимается хранение документов в структурном подразделе-
нии организации до их передачи в архив данной организации или
уничтожения. Использование документов подразумевает их при-
менение в культурных, научных, политических, экономических
целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Конфиденциальное делопроизводство — это деятельность,

обеспечивающая не только документирование и организацию ра-
боты с конфиденциальными документами, но и защиту содержа-
щейся в них информации от несанкционированного доступа
и использования (рис. 1.1).

Словосочетание «конфиденциальный документ» является

производным от понятия «документ». Образно выражаясь, если
документ – это какое-то блюдо, то конфиденциальный доку-
мент – это блюдо, приправленное специями.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8—2013, документом называется зафик-

сированная на носителе информация с реквизитами, позволяю-
щими ее идентифицировать.

Основываясь на определении термина «документ», приведен-

ном выше, можно предложить следующую формулировку поня-
тия «конфиденциальный документ». Конфиденциальный доку-
мент — это зафиксированная на носителе конфиденциальная ин-
формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Слово
«идентифицировать»
происходит
от
латинского

identifico (отождествляю) и означает признать тождественность,
отождествить объекты, опознать по определенным признакам.
Свойство идентификации документированной информации при-
дается реквизитами.

Реквизиты (от лат. requisitum – необходимое) – это обязатель-

ные элементы оформления официальных документов, т.е. обяза-
тельные сведения, которые должны содержаться в документе для
признания его действительным. Такими сведениями, как прави-
ло, являются название и адрес организации, составившей доку-
мент, регистрационный номер и дата регистрации документа,
подписи ответственных лиц. Требования к бланкам документов,
состав реквизитов документов и требования к их оформлению оп-
ределяются стандартами на различные системы документации,
например ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы доку-
ментации. Унифицированная система организационно-распоря-
дительной документации. Требования к оформлению докумен-
тов». Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет за со-
бой недействительность документа.

6
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальное делопроизводство

Документирование

Документооборот

Оперативное хранение документов

Использование документов

Защита информации

Рис. 1.1. Направления деятельности по обеспечению конфиденциального

делопроизводства

Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать конфи-

денциальную информацию, необходимо в первую очередь отме-
тить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельствующий о
конфиденциальности информации, содержащейся в документе,
проставляемый на самом документе и в сопроводительной доку-
ментации к нему).

1.2. Виды и специфика защиты
конфиденциальной информации

Что же такое конфиденциальная информация? В

соответствии со ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г.
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о за-
щите информации» (приложение П1.1) вся информация в зависи-
мости от категории доступа к ней подразделяется на две группы: об-
щедоступную информацию и информацию ограниченного доступа
(рис. 1.2). При этом под доступом к информации подразумевается
возможность ее получения и использования.

К общедоступной информации относятся общеизвестные

сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.
Соответственно информация ограниченного доступа – такая ин-
формация, к которой имеет доступ ограниченный круг лиц.

Ранее, до выхода в свет указанного выше закона, согласно ст.

10 утратившего силу Федерального закона от 20 февраля 1995 г.
№ 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информа-
ции» информация ограниченного доступа в свою очередь подраз-
делялась на информацию, составляющую государственную тай-
ну, и конфиденциальную информацию. В ныне действующем за-
коне такая четкая классификация отсутствует, как, впрочем, и
само понятие «конфиденциальная информация». В законе содер-
жится лишь определение термина «конфиденциальность инфор-
мации», означающего «обязательное для выполнения лицом, по-
лучившим доступ к определенной информации, требование не
передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее об-
ладателя». Поэтому далее под термином «конфиденциальная ин-
формация» будет пониматься информация с ограниченным дос-

1.2. Виды и специфика защиты конфиденциальной информации
7

тупом, не содержащая сведений, составляющих государственную
тайну.

Кроме того, Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188

«Об утверждении перечня сведений конфиденциального характе-
ра» (приложение П1.2) определены семь видов такого рода ин-
формации. К ней, в частности, относятся:

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни

гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (пер-
сональные данные), за исключением сведений, подлежащих рас-

8
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Рис. 1.2. Виды информации

пространению в средствах массовой информации в установлен-
ных федеральными законами случаях;

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства,

сведения о лицах, в отношении которых в соответствии с Феде-
ральными законами от 20 апреля 1995 г. № 45-ФЗ «О государст-
венной защите судей, должностных лиц правоохранительных
и контролирующих органов» и от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ
«О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных уча-
стников уголовного судопроизводства», другими нормативными
правовыми актами Российской Федерации принято решение
о применении мер государственной защиты, а также сведения
о мерах государственной защиты указанных лиц, если законода-
тельством Российской Федерации такие сведения не отнесены
к сведениям, составляющим государственную тайну;

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами госу-

дарственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Рос-
сийской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);

сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ

к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской
Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная,
адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров,
почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к ко-

торым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Россий-
ской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);

сведения о сущности изобретения, полезной модели или про-

мышленного образца до официальной публикации информации
о них;

сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также све-

дения о принудительном исполнении судебных актов, актов дру-
гих органов и должностных лиц, кроме сведений, которые явля-
ются общедоступными в соответствии с Федеральным законом от
2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

В указанном нормативном акте термин «конфиденциальная

информация» (или «конфиденциальные сведения») прямо не ис-
пользуется, в нем речь идет о сведениях конфиденциального ха-
рактера, хотя словосочетания «конфиденциальная информация»
(или «конфиденциальные сведения») и «информация (сведения)

1.2. Виды и специфика защиты конфиденциальной информации
9

конфиденциального характера» обозначают по сути одно и то же.
Если исходить из того, что слово «конфиденциальный» происхо-
дит от латинского «confidential» (доверие) и означает «доверитель-
ный, не подлежащий огласке», то соответственно термин «кон-
фиденциальная информация» (или «информация конфиденци-
ального характера») будет означать информацию, полученную в
ходе доверительных отношений, не подлежащую разглашению.
Это подразумевает следующее: «У нас с тобой доверительные от-
ношения, т.е. мы доверяем друг другу. Например, ты доверил мне
какую-то информацию и можешь быть уверен в том, что эта ин-
формация не будет известна никому до тех пор, пока ты сам не
разрешишь мне этого сделать».

Рассмотрим подробнее перечисленные выше виды конфиден-

циальной информации.

Под персональными данными в соответствии со ст. 3 Федераль-

ного закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»
(приложение П1.3) ранее понималась «любая информация, отно-
сящаяся к определенному или определяемому на основании такой
информации физическому лицу (субъекту персональных данных),
в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место
рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положе-
ние, образование, профессия, доходы, другая информация».

После внесения 25 июля 2011 г. в указанный выше Закон из-

менений, вступивших в силу в январе 2012 г., термин «персо-
нальные данные» определяется как «любая информация, отно-
сящаяся прямо или косвенно к определенному или определяе-
мому физическому лицу (субъекту персональных данных)».

Согласно положениям ст. 6 указанного закона, обработка пер-

сональных данных, включая их сбор, запись, систематизацию,
накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), из-
влечение, использование, передачу (распространение, предос-
тавление,
доступ),
обезличивание,
блокирование,
удаление,

уничтожение, осуществляется с согласия субъектов персональ-
ных данных. Как указано в ст. 9 закона, «согласие на обработку
персональных данных может быть дано субъектом персональных
данных или его представителем в любой позволяющей подтвер-
дить факт его получения форме, если иное не установлено феде-
ральным законом».

10
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства