Kind regards: Деловая переписка на английском языке

Много лет я обучаю тех, кому приходится регулярно писать 
электронные письма. Мои ученики — умные, амбициозные, 
образованные люди, которые отлично справляются 
со своими служебными обязанностями. Им мешает лишь 
неумение хорошо писать.

Освоив основные приемы составления электронных 
писем, они продолжают успешно делать карьеру и часто 
получают поощрения за блестящее владение словом.

Им посвящается эта книга.

Dawn-Michelle Baude, Ph.D.
Executive 
Guide

to E-mail Correspondence

Pompton Plains, NJ

Дон-Мишель Бод
Kind 
regards

Деловая переписка 
на английском языке

Перевод с английского

Москва
2015

УДК 651.75:811.111
ББК 65.291.34:81.43.21-68
 
Б75
Перевод Татьяны Гутман

Бод Д.-М.

Б75  
Kind regards: Деловая переписка на английском языке / Дон-
Мишель Бод. — Пер. с англ. — М. : Альпина Паблишер, 2015. — 318 с.

ISBN 978-5-9614-5033-0

Умение вести деловую переписку по электронной почте на английском 
языке — одна из ключевых компетенций в бизнесе. От способности 
четко, грамотно и убедительно сформулировать мысль, от знания 
этикета деловой переписки может зависеть очень многое.
Дон-Мишель Бод, специалист по коммуникациям с мировым именем, 
на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, 
специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах 
и тонкостях составления электронных писем на английском языке. 
К концу книги вы не только сможете написать четко структурированное 
послание, но и обогатите ваш лексикон новыми словами и выражениями.

УДК 651.75:811.111
ББК 65.291.34:81.43.21-68

ISBN 978-5-9614-5033-0 (рус.)
ISBN 978-1-5641-4910-7 (англ.)

Все права защищены. Никакая часть этой книги 
не может быть воспроизведена в какой бы то ни было 
форме и какими бы то ни было средствами, включая 
размещение в сети Интернет и в корпоративных 
сетях, а также запись в память ЭВМ, для частного 
или публичного использования, без письменного 
разрешения владельца авторских прав. По вопросу 
организации доступа к электронной библиотеке 
издательства обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru

© Dawn-Michelle Baude, Ph.D., 2007
 
Original English language edition published 
by Career Press, Inc., 220 West Parkway, Unit 12, 
Pompton Plains, NJ 07444 USA. All rights reserved
© Издание на русском языке, перевод, оформление. 
ООО «Альпина Паблишер», 2015

Содержание

Введение ..........................................................................................................7

Глава первая
Начинаем с азов ........................................................................................19

Глава вторая
Обмен информацией .............................................................................. 37

Глава третья
Щекотливые ситуации ............................................................................61

Глава четвертая
Производители и поставщики............................................................ 87

Глава пятая
Продажи и маркетинг .............................................................................117

Глава шестая
Работа в команде ....................................................................................147

Глава седьмая
Работа с персоналом.............................................................................173

Глава восьмая
Управление .............................................................................................. 201

Глава девятая
Сделки и контракты ...............................................................................231

Глава десятая
Юридические вопросы ...................................................................... 249

Глава одиннадцатая
О личном на рабочем месте .............................................................273

Краткий грамматический справочник ................................................ 295

Благодарности .............................................................................................315

Об авторе ......................................................................................................317

Введение

E-mail и письмо на бумаге — разные вещи
Не следует думать, что e-mail — обычное письмо, написан-
ное на компьютере. Это не так. Электронные письма по-
зволяют людям стремительно обмениваться информацией. 
Обычно e-mail вызывает мгновенную реакцию, например 
ответное сообщение.
Над бумажным письмом можно поразмыслить не спеша. 
Оно не требует от адресата немедленных действий. Полу-
чив такое письмо, не нужно бросаться к столу, чтобы тотчас 
ответить отправителю. На него можно не ответить вовсе. 
E-mail — это трансакция, бумажное письмо — рефлексия.

Не просто прямоугольник
Электронное письмо отображается в четко очерченном 
окне. Окно находится на экране монитора, который огра-
ничен рамкой корпуса. Эти границы и рамки заставляют 
сосредоточиться на тексте, поэтому чтение e-mail вызывает 
у нас совершенно иные чувства, нежели чтение письма 
на бумаге. Кромка листа бумаги или книжной страницы 
не бросается в глаза, не мешает поднять взгляд, отвлечь-
ся, задуматься.

Здесь должно быть нечто важное
Рамки и кромки приковывают наше внимание к экрану, 
не давая отвести взгляд от текста. Границы заставляют 
глаза скользить по строчкам, а не блуждать по сторонам. 
Текст не отпускает нас, и эта цепкость влияет на восприя-
тие — читая электронное письмо, мы рассчитываем полу-
чить важную информацию сразу, не сходя с места. И если 
письмо не оправдывает ожиданий, мы огорчаемся или 
злимся.

Kind regards

Мотылек-однодневка
Щелчок мышью, и строка в списке превращается в письмо. 
Еще щелчок, окно закрывается, и письмо исчезает. Элек-
тронное письмо эфемерно, и поэтому оно не позволяет 
тратить время попусту. Либо оно сразу сообщает нечто 
важное, либо просто не имеет смысла.

Нет пышной риторике!
Поскольку электронное и бумажное письма доносят ин-
формацию по-разному, писать их тоже нужно по-разному. 
Меняется все: компоновка текста, построение фраз 
и даже лексика. В деловом электронном письме неумест-
ны длинные тяжеловесные абзацы — лучше разбить текст 
на фрагменты поменьше. Выражения и обороты, привычные 
в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. 
К примеру, вместо слов «yours very truly» лучше написать 
просто «regards». Умение эффективно донести информацию 
в деловой переписке гораздо важнее красивого слога и со-
блюдения социальных условностей.

Адресату нужно помочь
Помогите получателю побыстрее увидеть главное. Распо-
ложите текст так, чтобы человек сразу нашел то, что его 
интересует. Простая структура помогает ориентироваться 
в тексте, не тратя времени попусту.

Беглый просмотр
При беглом просмотре адресат останавливается на отдель-
ных фрагментах текста. Одни фразы он прочитывает внима-
тельно, другие пропускает. В таком режиме чтения человек 
ищет конкретную информацию, игнорируя остальной текст. 
К примеру, получив от турагента e-mail с описанием марш-
рута, вы пробегаете его глазами, ища цену авиабилетов. 
Умение сделать письмо удобным для просмотра — весьма 
востребованный навык.

 
Введение 
9

Побольше свободного места!
Когда человек просматривает письмо, его глаза переме-
щаются по тексту. Там, где есть важная информация, они 
напрягаются, где ее нет — отдыхают.
Плотный текст мешает глазам двигаться. Они не могут 
перескакивать с одного на другое, им попросту некуда пе-
рескакивать. Читателю приходится изучать фразу за фра-
зой, не пропуская ни слова. Это требует много времени 
и сил.
Различия ускоряют дело. Если фрагменты текста пере-
межаются участками белого фона, читатель летит на всех 
парах. Чередование текста и пустого пространства помогает 
управлять концентрацией внимания. Глаза легко выхваты-
вают из текста значимые детали, а не бредут по нему, уныло 
преодолевая строку за строкой.

Пустоты исполнены смысла
Белый фон не лишен содержания. Он полон смысла. Он 
говорит читателю, что тема меняется, далее последует дру-
гая мысль, будет приведен пример, сделано сравнение или 
выдвинуто возражение. Пустое пространство наряду с на-
печатанным текстом помогает адресату искать информацию.

Сначала о главном
Читательский опыт учит нас выделять в тексте главное. Пер-
вая фраза в деловом письме важнее четвертой в третьем аб-
заце. А начало абзаца важнее, чем его середина или конец.
Мы пробегаем глазами начало абзаца, чтобы решить, 
нужно ли читать его целиком. А взглянув на первое пред-
ложение, решаем, прочесть письмо сразу или отложить 
на потом.

Как строить абзац
Абзац делового письма часто начинается с общей или 
самой важной мысли и затем переходит к частностям или 
второстепенным вопросам. Самая значимая фраза идет 

Kind regards

первой. Другие фразы развивают и конкретизируют ос-
новную мысль, приводя сравнения или дополнительные 
аргументы в ее поддержку.
Разумеется, не каждый абзац письма подчиняется этим 
правилам. Изложение не всегда идет от общего к частному 
или от главного к менее важному. Но в любом случае адре-
сат первым делом смотрит на начало абзаца. Ведь с того 
момента, как мы научились читать, нас приучают обращать 
внимание на первое предложение. И мы привыкли делать 
именно так.

Привычка — вторая натура
Вы хотите заострить внимание адресата на конкретной де-
тали? Упомяните ее в начале письма или первой фразе 
одного из абзацев. Если вам хочется завуалировать за-
мечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом 
предложении третьего абзаца.

Огласите предмет разговора
Самая важная фраза e-mail — та, что стоит в начале. Имен-
но она пробуждает интерес или навевает скуку. Больше 
того, она может напрочь отбить у адресата желание читать 
письмо. Поэтому в первой фразе нужно сообщить основную 
тему. Читателю хочется побыстрее ухватить суть дела. Ино-
гда, чтобы определить предмет обсуждения, нужна пара 
фраз, но лучше уложиться в одно предложение.

Четко изложите суть дела
Начните с выводов, а потом дайте пояснения.

 
■
Если вы отвечаете на письмо, сразу напишите, что вы 
решили, а потом приведите свои аргументы.

 
■
Если вы сообщаете свежие новости, сначала обрисуйте 
ситуацию в двух словах, а потом излагайте подробности.

 
■
Если у вас есть вопрос, задайте его сразу.

 
■
Если адресат попросил вас дать ответ, напомните ему 
об этом в начале письма.

 
Введение 
11

Длинноты мешают сосредоточиться
Чем пространнее вы излагаете свои мысли, тем меньше 
шансов, что вам удастся донести их до адресата.

Заголовок — ваш верный помощник
Заголовки и подзаголовки помогают быстро пробежать 
текст глазами. Они служат для адресата путеводной нитью: 
показывают, что читать и в каком порядке, а на что не обращать 
внимания.
Можно, к примеру, снабдить абзацы заголовками, которые 
дают понять, о каких этапах процесса идет речь: 
«Problem», «Analysis» и «Solution». Или использовать парные 
заголовки: «Assets» и «Liabilities», «Action» и «Outcome». Иногда 
полезно указать даты или последовательность событий.

E-mail и печатный текст
Электронная переписка порождает новые особенности эпистолярного 
жанра. Информация, которую выносили в шапку 
письма на бумаге, — адрес обычной почты и телефоны — 
теперь находится в самом конце. Точка с запятой, которая 
все реже использовалась и в бумажной корреспонденции, 
в e-mail стала настоящим раритетом, а тире, напротив, дела-
ется все более популярным. На рынок выходит поколение, 
которое выросло в эпоху Интернета, и оно продолжает 
адаптировать язык к растущим цифровым потребностям 
человечества.

Оставим церемонии
Отправить e-mail — все равно что сунуть голову в дверь 
кабинета коллеги. Это не выступление на официальном 
заседании, поэтому здесь не место формальностям. Стиль 
остается вежливым и уважительным, но парадный мун-
дир, в который часто рядились бумажные письма, больше 
ни к чему. Фразы или абзацы из одного слова теперь в по-
рядке вещей. Римские цифры — «I.», «II.», «III.» — смотрятся 
слишком вычурно, их вполне можно заменить арабскими: