Документ в современном обществе: соединяя пространство и время

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации

Уральский федеральный университет 

имени первого Президента России Б. Н. Ельцина

Российский государственный 

профессионально-педагогический университет

ДОКУМЕНТ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ:

СОЕДИНЯЯ ПРОСТРАНСТВО И ВРЕМЯ

Материалы XII Всероссийской студенческой

научно-практической конференции, 
Екатеринбург, 9–10 апреля 2021 года

Екатеринбург

Издательство Уральского университета

2021

УДК 930.25
ББК Ч 81 + Т3 (2)
Д 638

Редакционная коллегия:

О. В. Горбачев, докт. ист. наук, профессор кафедры документоведения,  

архивоведения и истории государственного управления – главный редактор 

А. А. Бакшаев, канд. ист. наук, доцент УрФУ 

В. А. Бондарь, канд. ист. наук, ст. преподаватель УрФУ

А. П. Килин, канд. ист. наук, доцент УрФУ

Л. Н. Мазур, докт. ист. наук, профессор УрФУ 

А. М. Сафронова, докт. ист. наук, профессор УрФУ

Т. А. Селезнева, ст. преподаватель УрФУ
Т. В. Скулкина, ст. преподаватель УрФУ

С. И. Цеменкова, канд. ист. наук, доцент УРФУ

В. В. Шибаев, канд. ист. наук, доцент УрФУ

    Документ в современном обществе: соединяя пространство  
и время : материалы XIV Всерос. студен. науч.-практ. конф. Екатеринбург, 
9–10 апр. 2021 г. – Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 
2021. –  286 с.

     ISBN 978-5-7996-3231-1

В сборнике представлены материалы докладов участников  

XIV Всероссийской научно-практической конференции «Документ в современном 
обществе: соединяя пространство и время». В публикациях 
получили отражение проблемы источниковедения, теории, истории и организации 
архивного дела и делопроизводства. 

Предназначен для преподавателей и студентов вузов, где ведется 
подготовка по направлению «Документоведение и архивоведение»,  
а также «История».

УДК 930.25
ББК Ч 81 + Т3 (2)

ISBN 978-5-7996-3231-1 
© Уральский федеральный университет, 2021

СОДЕРЖАНИЕ
СОДЕРЖАНИЕ

Раздел 1 

ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 

Аксентьева И. В. 

Совершенствование электронного документооборота органов 
муниципальной власти ..................................................................... 10

Барабанова А. А. 

Организация работы с конфиденциальными документами .......... 14

Бухай Ю. О.

Специфика организации системы электронного документооборота  
в таможенных органах Российской Федерации ............................. 17

Варнашов Д. И. 

Опыт правового регулирования и методического обеспечения 
управления документированной информацией, создаваемой в 
социальных сетях (на примере Соединенных Штатов Америки) .... 23

Васильева А. О. 

Локальные нормативные акты как составная часть корпоративной системы 
документации современной организации ........................... 26

Горячева А. П. 

Технологии регистрации входящих документов с использованием 
системы Directum RX (на примере Департамента образования  
и науки Курганской области) ........................................................... 30

Грецкая А. М. 

Анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих  
организацию работы с документами в Российской Федерации ... 35

Гуторова А. К. 

Автоматизация регистрации документов ....................................... 39

Калинина М. С. 

Особенности официально-делового стиля документа .................. 42

Колишенко К. А. 

Особенности культуры кадрового делопроизводства лечебного 
учреждения ........................................................................................ 47

Лихачева Е. А. 

Роль системы электронного документооборота для деятельности 
современного гостиничного предприятия ...................................... 50

Мальцева З. А. 

Особенности организации документооборота в Российском 
государственном профессионально-педагогическом  
университете ..................................................................................... 53

Меньшикова К. А. 

К вопросу об историческом развитии понятия «документ» ......... 57

Месеча Т. А. 

Теоретические и правовые аспекты управления документами .... 60

Меткижекова Д. М. 

Проблема подсчета объема документированной информации .... 64

Панжар М. Ю. 

Электронные журналы регистрации как эффективный  
инструмент ведения учета и информационно-справочной  
работы по документам ..................................................................... 68 

Рагозина Ю. А., Решетникова М. М. 

Роль локальных нормативных актов в управлении  
образовательной организацией ....................................................... 73

Резюк В. И. 

Документ как признак коррупционного и иного преступного 
посягательства ...................................................................................76

Сафина Л. Р. 

Автоматизированные системы контроля исполнения документов .. 79 

Смердова К. Ф.

Проблемы информационного обеспечения организаций Донецкой 
Народной Республики в условиях дистанционной работы .......... 83

Стахеева С. А. 

Современное нормативно-правовое регулирование 
документационного обеспечения управления на примере 
Березовской сельской администрации Артинского городского 
округа ................................................................................................. 87

Толмачева В. В. 

Специалист по управлению документацией организации ........... 91

Устинова М. Д. 

Электронный документ в информационном обществе ................. 95

Шаехова Р. Р. 

Цифровые технологии в работе с обращениями граждан ............ 99

Шибкова М. М. 

Специфика правового статуса индивидуального  
предпринимателя во взаимодействии с органами власти ........... 102

Раздел 2 

АРХИВЫ КАК ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС  

СОВРЕМЕННОГО ОБЩЕСТВА

Большаков Н. В. 

Архивы и библиотеки в современном информационном 
обществе .......................................................................................... 106

Горбунова Ю. Н. 

Методика поиска и отбора документов личного происхождения  
в деятельности архива образовательного учреждения ............... 109 

Гордеева К. А. 

Экспертиза ценности документов: современные задачи ............ 113

Ермишкова В. А. 

Особенности формирования архивного дела за рубежом  
(на примере Франции) .................................................................... 115

Мальцева С. С. 

Научно-архивный отдел ФГБУ Института физики металлов  
им. М. Н. Михеева УрО РАН: современное состояние, основные 
направления деятельности ............................................................. 118

Селезнева О. В. 

Проблемы взаимодействия архивов со средствами массовой 
информации ..................................................................................... 121

Семирикова С. В. 

Система и обеспечение сохранности документной информации  
в детских школах искусств (на примере МАУ ДО детской  
школы искусств Мотовилихинского района г. Перми) ............... 125

Толстова А. А. 

Систематизация архивных документов ........................................ 128

Тутынина Е. В. 

Роль ведомственных архивов в жизни современного общества .. 132

Филиппова А. Е. 

Интернет-ресурс «Книга Памяти раскулаченных Свердловской 
области»: концепция, этапы разработки, перспективы развития ... 135

Хисамова И. И. 

Коммеморативные проекты о Великой Отечественной войне 
Нижнетагильского городского исторического архива ................ 138

Хорошун А. А. 

Перспективные направления использования информационных 
технологий в архивном деле .......................................................... 141 

Чакина В. А. 

Деятельность архивов России в годы Великой Отечественной 
войны (на примере филиала Государственного архива 
Свердловской области в г. Нижний Тагил) .................................. 145

Раздел 3 

ИСТОРИК И ИСТОРИЧЕСКИЙ ИСТОЧНИК:  

РЕЖИМЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Аксенова Е. К. 

Анализ документированных источников периода «перестройки» 
(1985–1991 гг.) по Смоленской области (по материалам 
государственных архивов Смоленской области) ......................... 149

Ахмедов Н. Т. 

Троцкий и антисемитизм: лики и образы антибольшевистской 
пропаганды ...................................................................................... 152

Бекленищева М. В. 

Региональный опыт международного научного сотрудничества  
в СССР в 1950-е гг. (на материалах Свердловской области) ...... 156

Буркова М. Ю. 

«Дневник» А. А. Половцова о посещении Богословского округа .. 160

Ветошкина Т. Д. 

«Русская Правда» как исторический источник ............................ 163

Грачев Н. Д. 

Метрические книги первой трети XIX в. как источник  
по истории крестьян Верхнесергинского завода ......................... 168

Гряникова Г. А. 

Советская торговля 1960–1980-х гг. в архивных материалах 
Алтайского края и Томской области ............................................. 171

Ившин В. С. 

Басенное творчество А. С. Шишкова в его консервативной 
концепции первой четверти XIX в. ............................................... 175

Исакова Д. А. 

Преступность в Курганском округе в 1920-е годы  
(по материалам газеты «Красный Курган») ................................. 179

Карманова Е. Д. 

Устав Уральского государственного университета 1962 г.  
как объект исторического исследования ...................................... 182

Купорез К. Д. 

Роль Европейской хартии об участии молодежи в жизни 
муниципальных и региональных образований в развитии 
молодежного парламентаризма в Европе ......................................186

Никонов А. С. 

Музыкальные произведения как исторический источник .......... 190

Олохова М. М. 

Воспоминания П. А. Игнатьева как исторический источник  
о деятельности российских спецслужб в годы Первой мировой 
войны ............................................................................................... 193

Попов Д. А. 

Стратегический документ Китайской Народной Республики 
«Видение и действие, направленные на продвижение  
совместного строительства “Экономического пояса Шелкового 
пути” и “Морского Шелкового пути XXI века”» ......................... 197

Рогачев А. Ю. 

Источники по истории Алапаевской узкоколейной железной 
дороги .............................................................................................. 200

Синенко В. А. 

Стоглав как источник права в контексте порицания 
бродяжничества .............................................................................. 203

Татаринова Я. А. 

Специфика художественного кинематографа как исторического 
источника (на примере отражения операции «Оверлорд»  
в фильмах США) ............................................................................ 206

Тиморина М. В. 

Свердловский театр музыкальной комедии в архивных  
документах ...................................................................................... 210

Цэруш А. А. 

Краткая характеристика каталога как источника при проведении 
комплексной атрибуции медицинского инструмента .................. 212

Чернявский К. А. 

Карикатура как исторический источник: методический аспект ... 216

Швачко Б. 

Роль Н. Л. Скалозубова в развитии курганских маслодельных 
артелей (по материалам ГАКО) ..................................................... 221

Шумова А. С. 

Образ Петра I в воспоминаниях современников ......................... 223

Раздел 4 

АНТРОПОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Гильмуллина К. И. 

Нормативное регулирование перехода на электронные  
трудовые книжки ............................................................................ 228

Заравняева Е. И. 

Статус сотрудников в федеральном законе «О службе  
в таможенных органах Российской Федерации» ......................... 231

Злодеева И. В. 

Проблема трудоустройства молодежи в России .......................... 233

Зубкова А. В. 

Особенности регулирования трудовых отношений удаленных 
работников ....................................................................................... 236

Конко З. У. 

Исторические этапы формирования и развития системы 
профессионального образования в МВД России ......................... 240

Левашова Е. В. 

Основания увольнения военнослужащих в федеральном 
законе «О воинской обязанности и военной службе» ................. 244

Огорельцев П. А., Тонконогова А. С. 

Уполномоченный по правам человека в государственной  
системе защиты прав и свобод в Российской Федерации: 
проблемы и пути их решения ........................................................ 247

Огородникова М. В. 

Трансформация подходов к профессиональному развитию 
гражданских служащих на современном этапе развития 
российского общества .................................................................... 250

Покусаева А. О. 

Эволюция порядка занятия должности губернатора,  
1991–2010-е гг. (на примере Санкт-Петербурга) ......................... 254

Попов И. Ю. 

Институт глав муниципальных образований в современной  
России .............................................................................................. 257

Рудакова А. М. 

Проблемы внедрения электронных трудовых книжек в практику 
работы кадровых служб ................................................................. 261

Сабирьянова И. Д. 

Проект введения электронных идентификаторов личности:  
общая характеристика .................................................................... 265

Салмина И. А. 

Новый порядок формирования Правительства РФ  
в соответствии с поправками к Конституции 2020 г. .................. 267

Солодянкина А. А. 

Кадровый резерв как действенный механизм отбора  
на государственную гражданскую службу РФ ............................ 270

Шульц О. Н. 

Подготовка новых профессий в профессионально-педагогическом 
вузе в современных условиях ........................................................ 274

Сведения об авторах ................................................................................ 277

РАЗДЕЛ 1 

ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ  

И. В. Аксентьева1

Российский государственный  

профессионально-педагогический университет

Совершенствование электронного документооборота  

органов муниципальной власти

Системы электронного документооборота (СЭД) стали разраба-

тываться с появлением персонального компьютера в сфере управле-
ния. Доказав свою эффективность для «классического» делопроизвод-
ства, СЭД стали внедряться как в государственные структуры, так и 
в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать 
все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные реше-
ния, позволяющие максимально автоматизировать любую деятель-
ность, связанную с документацией.

Проблема использования электронных технологий в повседнев-

ном делопроизводстве заключается в использовании в традиционных 
условиях технологий, помогающих ускорить процессы, протекающие 
на всех стадиях прохождения документов: от документирования до ар-
хивного хранения. Задача автоматизации документооборота лежит на 
пересечении бумажных технологий обработки документов и информа-
ционных технологий.

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу от бумаж-

ных журналов регистрации к системам электронного документообо-
рота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование до-
кументов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. В настоящее 

1 Научный руководитель: М. Б. Ларионова, кандидат исторических наук, доцент РГППУ.

время появились новые возможности, которые дают еще больше пер-
спектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, 
не все так просто. Не каждая организация (в том числе и органы муни-
ципального управления) может себе позволить без проблем перейти на 
электронный документооборот.

Система электронного документооборота в муниципальном ор-

гане предназначена, прежде всего, для решения задач объединения 
процессов документационного обеспечения и управления в рамках 
единой информационной системы. Рассмотрим, как осуществляется 
обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их 
исполнения в администрации Махнёвского муниципального образо-
вания. 

Деятельность участников электронного документооборота ре-

гламентирована законами и подзаконными актами в сфере информа-
ционных технологий [Иванова, 2017, с. 196–207], инструкциями по 
делопроизводству и архивному делу, положениями об использовании 
электронной подписи [Об утверждении Примерной инструкции..., 
2018]. Таким образом, на государственном уровне установлены по-
рядок и правила работы с электронными документами, существуют 
требования по обеспечению безопасности данных к информационным 
системам и автоматизированным рабочим местам. Вместе с тем право-
вой статус электронного документооборота до сих пор окончательно 
не определен [Иванова, 2017, с. 196–207]. 

В соответствии с указом губернатора Свердловской области  

[О системе..., 2018] во все администрации муниципальных образова-
ний и городских округов области были разосланы рекомендательные 
письма департамента информатизации и связи Свердловской области 
о полном переходе на электронный документооборот. Планируемый 
срок перехода был установлен 28 июня 2020 г. 

Документооборот в администрации муниципального образования 

производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ад-
министрации Махнёвского муниципального образования, утвержден-
ной постановлением администрации [Об утверждении инструкции...].

Организация делопроизводства и документооборота закреплена 

за отделом по организации деятельности администрации Махнёвско-
го муниципального образования и работе с муниципальным архивом. 
Штатная численность отдела – три человека. Отдел осуществляет свою 
деятельность на основании положения, утвержденного постановле-
нием администрации Махнёвского муниципального образования  
в 2014 г. [Об утверждении положения..., 2014]. 

Отдел осуществляет организацию документационного обеспе-

чения деятельности администрации, включая обработку входящей  

и исходящей документации, работу в СЭД. Также на отдел возложена 
работа в Единой государственной информационной системе социаль-
ного обеспечения (ЕГИССО); планирование деятельности администра-
ции; организация работы с обращениями граждан; работа с реестром 
муниципальных правовых актов и реестром наград главы Махнёвско-
го муниципального образования; разработка бланков наград главы 
Махнёвского муниципального образования; направление в прокурату-
ру текстов муниципальных нормативно правовых актов; подготовка и 
сдача документов в архив Махнёвского муниципального образования.

Ежегодно администрация Махнёвского муниципального образо-

вания в среднем получает и отправляет около 10 тыс. документов (вхо-
дящей и исходящей корреспонденции). Вся зарегистрированная входящая 
корреспонденция распечатывается из системы СЭД и копируется 
в нескольких экземплярах, требуемых специалистам для дальнейшей 
работы, что никак не обеспечивает своевременного принятия управленческих 
решений, а только задерживает исполнение. Специалист 
вышеуказанного отдела, распечатав всю полученную корреспонденцию 
из системы СЭД, далее снова регистрирует ее в журнале регистрации 
и представляет бумажные документы главе Махнёвского муниципального 
образования для получения резолюции. Глава рассматривает 
документы и «отписывает» их своим заместителям. Заместители, в 
свою очередь, формулируют резолюции и направляют документы начальникам 
отделов, курирующим определенные направления. Далее 
всю корреспонденцию забирает специалист отдела, ранее получивший 
эти документы через систему СЭД, делает копии, раздает начальникам 
отделов под роспись. Начальники отделов делают копии и передают 
их специалистам. На всю описанную выше работу может уйти до трех 
дней. Но может потребоваться и около недели, так как глава не всегда 
бывает на месте. Такой порядок тормозит работу специалистов, так как 
решение и исполнение многих документов требует оперативности. 

Задача развития электронного документооборота в администра-

ции – не отдельная технологическая цепочка в организации ее деятель-
ности. Прохождение документов тесно связано с иными задачами СЭД. 

Для полного перехода на электронный документооборот тре-

буются прикладные сервисы и адаптеры, позволяющие реализовать 
функции передачи документов. Это необходимо для того, чтобы у 
каждого специалиста администрации был свой доступ к системе СЭД, 
что предполагает отдельные защищенные Web-каналы (прежде всего 
для защиты персональных данных граждан). У каждого специалиста 
должны быть свой пароль для входа в систему и электронная подпись. 

В администрации Махнёвского МО штатная численность слу-

жащих составляет 33 чел. Наиболее оптимальная СЭД для такого 

количества сотрудников – «ЕВФРАТ-Документооборот». Стоимость 
установки системы составляет 115 050 руб. [Е1 Евфрат]. Стоимость 
электронной подписи на одного сотрудника составляет 2 тыс. руб. 
[СКБ Контур]. Итого администрация должна потратить 181 050 руб. 
Не столь значительная сумма для решения важных задач, стоящих 
перед администрацией, особенно с учетом того, что муниципальному 
служащему отдела по организации деятельности администрации Мах-
нёвского муниципального образования и работе с муниципальным ар-
хивом ежемесячно доплачивается 6 тыс. рублей за работу в СЭД, что 
составляет 72 тыс. руб. в год. Получается, что установка системы СЭД 
на компьютер каждого сотрудника администрации окупится за два  
с половиной года. Но главное – это позволит повысить качество работы 
специалистов администрации. 

Подводя итог, следует отметить, что система электронного доку-

ментооборота – организационно-техническая система, контролиру-
ющая поток документов в организации и обеспечивающая создание, 
управление доступом и распространение электронных документов  
в корпоративной компьютерной сети. СЭД позволяет сократить вре-
менные затраты на обработку документов, повысить оперативность, 
наладить эффективное взаимодействие между отделами, поднять 
управление на качественно новый уровень. Основной целью внедрения 
СЭД можно считать избавление бюрократической машины традицион-
ного делопроизводства от бумажных завалов. Однако эффективность 
внедрения СЭД напрямую зависит от наличия нормативно-правовой 
базы их использования, определения на федеральном уровне требова-
ний к внедрению таких систем в муниципальные органы власти. 

Правильное использование СЭД администрацией Махнёвского 

муниципального образования в конечном счете поможет оптимизиро-
вать работу с документами, сократить время на принятие и выполне-
ние управленческих решений.
________________

Е1 Евфрат – обзор, отзывы, аналоги, альтернативы. URL: http://www.doc-

online.ru/tool/2783/ (дата обращения: 12.02.2021).

Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного 

делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. Т. 23. № 1. С. 196–206.

О системе электронного документооборота правительства Свердловской 

области и системе обращения граждан : указ Губернатора Свердловской об-
ласти от 12.09.2018 № 434-УГ [Электронный ресурс] // Офиц. интернет-портал 
правовой информации Свердловской области. URL: http://www.pravo.gov66.ru/ 
14.09.2018 (дата обращения: 12.02.2021).

Об информации, информационных технологиях и о защите информа-

ции : федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. 2006. 29 июля.

Об использовании простой электронной подписи при оказании госу-

дарственных и муниципальных услуг : пост. Правительства РФ от 25.01.2013 
№ 33 // Собр. зак-ва РФ. 2013. № 5. Ст. 377.

Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации 

Махнёвского муниципального образования: пост. адм. Махнёвского МО от 
31.01.2019 № 54. URL: http://www.mahnevo.ru/ (дата обращения: 12.02.2021).

Об утверждении Положения об Отделе по организации деятельности Ад-

министрации Махнёвского муниципального образования и работе с муници-
пальным архивом: пост. адм. Махнёвского МО от 08.04.2014 № 290 // Текущее 
делопроизводство администрации Махневского МО.

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государ-

ственных организациях : приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 [Электронный 
ресурс] // Офиц. интернет-портал правовой информации. URL: http://www.
pravo.gov.ru/ (дата обращения: 12.02.2021).

СКБ Контур. URL: http://kontur-ep.ru/ (дата обращения: 13.02.2021).

А. А. Барабанова1 

Российский государственный профессионально-

педагогический университет

Организация работы с конфиденциальными документами

Вопрос защиты конфиденциальной информации актуален для 

каждого современного предприятия. Конфиденциальная информация 
компании должна быть защищена от несанкционированного доступа, 
потери, мошеннических действий, поскольку разглашение этой информации 
может привести к критическим последствиям для бизнеса. 

Конфиденциальный документ – это необходимым образом оформленный 
носитель документированной информации, содержащий сведения 
ограниченного доступа или использования, которые составляют 
интеллектуальную собственность юридического или физического 
лица. Особенность конфиденциальных документов заключается в том, 
что они являются массовым носителем ценной информации, основным 
источником накопления и распространения этой информации, а также 
обязательным объектом защиты.

Роль конфиденциальной информации в деятельности любой организации 
очень высока. Предприятия, учреждения, другие организации 
используют конфиденциальную информацию для того, чтобы 
сохранить в тайне секрет производства; скрыть служебные данные; 
не придавать огласке сведения о личной жизни своих сотрудников; 
скрыть финансовую сторону деятельности. Ограничения, вводимые 

1 Научный руководитель: М. Б. Ларионова, кандидат исторических наук, доцент РГППУ.

на использование сведений, составляющих коммерческую тайну, направлены 
на защиту интеллектуальной, материальной, финансовой 
собственности и других интересов, возникающих в процессе деятельности 
организации, персонала подразделений, при сотрудничестве  
с работниками других организаций. Благодаря конфиденциальной информации 
можно создать достойный бизнес. 

Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации 
во многом носит субъективный характер и позволяет предпринимателю 
ограничивать доступ к практически любым сведениям, 
используемых в предпринимательской деятельности, за исключением 
сведений, определяемых нормативно-правовыми актами. 

Перечень конфиденциальной документированной информации 

организации является основой организации конфиденциального делопроизводства 
и зависит от компетенции и функций организации, 
характера ее деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями  
и организациями, порядка разрешения вопросов. В свою очередь, качество 
составления этого перечня влияет на качество соответствующей 
области деятельности, организацию, надежность обработки и защиты 
документированной информации. Перечень также служит основани-
ем для создания классификатора автоматизированной информацион-
ной системы и циркулирующей в системе информации ограниченного 
доступа или, другими словами, системы защищенного электронного 
документооборота [Куняев, 2011, с. 70]. При составлении перечня не-
обходимо исходить из трех основных принципов: законности, обосно-
ванности и своевременности придания документированной информа-
ции статуса конфиденциальности.

Термин «конфиденциальность» используется исключительно 

для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, 
не отнесенных к государственной тайне. Обязательным признаком 
конфиденциального документа является наличие в нем информации, 
подлежащей защите. Называть конфиденциальные документы се-
кретными или ставить на них гриф секретности не допускается [Об 
утверждении..., 1997]. 

Эффективность работы любой организации зависит от того, на-

сколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-про-
цессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но 
успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует 
система защиты конфиденциальной информации. Одним из основных 
элементов этой системы является конфиденциальное делопроизвод-
ство. Порядок работы с конфиденциальными документами имеет свои 
особенности. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с до-
кументами ограниченного доступа должны быть регламентированы. 

Основным документом, в котором определены требования, предъ-

являемые ко всем стадиям прохождения документа с грифом ограни-
ченного доступа с момента его создания до направления в дело или 
уничтожения, является инструкция по конфиденциальному делопро-
изводству. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству име-
ет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но 
в ней находят свое отражение особенности работы с конфиденциаль-
ными документами.

Основой организации конфиденциального делопроизводства яв-

ляется учет конфиденциальной документированной информации на 
каждом этапе ее прохождения. Приказом руководителя предприятия 
назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование 
документов, содержащих конфиденциальные сведения. 
Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими 
коммерческую тайну, является основной служебной обязанностью, 
или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную 
ответственность за утерю или утечку конфиденциальной 
информации.

Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), 
сопровождающих потоки конфиденциальных документов, 
отличается от совокупности, свойственной открытым документам. 
Входной документопоток включает следующие стадии [Кудряев, 2002,  
с. 155–156]:

– прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, 
незаконвертованных документов;

– учет поступивших документов и формирование справочно-информационного 
банка данных по документам;

– предварительное рассмотрение и распределение поступивших 

документов; 

– рассмотрение документов руководителем и передача документов 
на исполнение и технологические участки службы конфиденциального 
делопроизводства;

– ознакомление с документами исполнителей, использование или 

исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие 

стадии обработки конфиденциальных документов:

– исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности 
предполагаемого документа, учет носителя будущего 
документа, составление, изготовление, издание документа);

– контроль исполнения документов; 
– копирование и размножение документов;

– обработка изданных документов;
– инвентарный учет документов;
– проверка наличия документов, дел и носителей информации;
– отправка документов по адресам;
– передача изданных внутренних документов на исполнение;
– систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой 
дел, оформление, формирование и закрытие дел;

– подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы);
– уничтожение документов и носителей информации.
Таким образом, организация работы с конфиденциальными документами 
схожа с этапами работы с открытыми документами, но 
различие состоит в том, что конфиденциальные документы содержат 
информацию ограниченного доступа. Поэтому конфиденциальное 
делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая 
документирование, организацию работы с конфиденциальными документами 
и защиту содержащейся в них информации. Стадии обработки 
конфиденциальных документов характеризуют совокупность 
методов и средств, составляющих определенную технологическую 
систему обработки и хранения данных документов.
________________

Кудряев В. А. Организация работы с документами : учебн. / под ред. проф. 

В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. Москва : ИНФРА-М, 2002. 

Куняев Н. Н., Демушкин А. С., Фабричнов А. Г. Конфиденциальное делопроизводство 
и защищенный электронный документооборот: учебн. / под 
общ. ред. Н. Н. Куняева. Москва : Логос, 2011. 

Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера : указ 

президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (ред. от 13.07.2015). 
URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/10638 (дата обращения: 01.01.2021).

Ю. О. Бухай1

Уральский федеральный университет

Специфика организации системы электронного документооборота  

в таможенных органах Российской Федерации

В настоящее время проблемам организации электронного доку-

ментооборота в органах государственной власти уделяется все больше 
внимания. Безбумажные технологии, электронные государственные 
услуги, удаленное взаимодействие с органами государственной власти 
по самым разным вопросам – реалии уже не завтрашнего, а сегодняш-
него дня.

1 Научный руководитель: Т. А. Селезнева, ст. преподаватель УрФУ.