Документ в современном обществе: факторы и тенденции развития информационной среды

Министерство высшего образования и науки Российской Федерации

Уральский федеральный университет 

имени первого Президента России Б. Н. Ельцина

Российский государственный 

профессионально-педагогический университет

ДОКУМЕНТ В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ:

факторы и тенденции развития 

информационной среды

Материалы XII Всероссийской студенческой

научно-практической конференции, 

Екатеринбург, 5 апреля 2019 года

Екатеринбург

Издательство Уральского университета

2019

УДК 930.25
ББК Ч 81 + Т3 (2)
Д 638

Редакционная коллегия:

Л. Н. Мазур, докт. ист. наук, зав. кафедрой документоведения,  

архивоведения и истории государственного управления – главный редактор; 

Т. В. Соловьева, ст. преп. УрФУ – ответственный редактор; 

А. А. Бакшаев, канд. ист. наук, доцент УрФУ; 
В. А. Бондарь, канд. ист. наук, ст. преп. УрФУ;

О. В. Горбачев, докт. ист. наук, профессор УрФУ; 

М. А. Плетнева, канд. ист. наук, доцент УрФУ;

В. В. Шибаев, канд. ист. наук, доцент УрФУ

    Документ в современном обществе: факторы и тенденции раз-

Д 638  вития информационной среды : материалы XII Всерос. студен.  
          науч.-практ. конф. Екатеринбург, 5 апр. 2019 г. – Екатеринбург:  
             Изд-во Урал. ун-та, 2019. – 291 с.

     ISBN 978-5-7996-2588-7

В сборнике представлены материалы докладов участников XII Всероссийской 
научно-практической конференции «Документ в современном обществе: 
факторы и тенденции развития информационной среды». В публикациях 
получили отражение проблемы источниковедения, теории, истории  
и организации архивного дела и делопроизводства. 

Предназначен для преподавателей и студентов вузов, где ведется 
подготовка по направлению «Документоведение и архивоведение»,  
а также «История».

УДК 930.25
ББК Ч 81 + Т3 (2)

ISBN 978-5-7996-2588-7 
© Уральский федеральный университет, 2019

СОДЕРЖАНИЕ

Раздел 1 

ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ: 

ПРОБЛЕМЫ ТРАДИЦИОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Абрамова М. П. 

Проблемы организации работы с документами мирового 
судьи (на примере судебного участка № 37 г. Кургана) .................11

Болонина Ю. С.

Письмо как способ связи между организациями .......................... 16

Гизатуллина И. Ф. 

Особенности организации работы с документами  
в органах внутренних дел ................................................................ 19

Ламтева Н. В., Воронова Т. Н. 

Опыт документирования процесса «Приемная комиссия»  
учреждения среднего профессионального образования ............... 22

Маркова К. В.

Документирование процедуры предоставления 
регионального материнского капитала в Курганской области ..... 26

Муравлева А. В. 

Управление научно-технической документацией 
и определение сроков ее хранения .................................................. 30

Несяева Л. А.

Нормативно-правовая база, регламентирующая постановку  
делопроизводства в администрации сельсовета ............................ 33

Первова К. А. 

Особенности должностной инструкции секретаря 
Центральной детской школы искусств при Пермском  
государственном институте культуры ............................................ 37

Садиулина А. Л. 

Опыт организации работы с документами за рубежом ................. 40

Табанина А. А. 

Структура и функции службы документационного 
обеспечения управления в Администрации Губернатора  
Свердловской области ...................................................................... 44

Толмачева В. В. 

Видовой состав документов, содержащих персональные данные ... 48

Трофимова Т. А. 

Система кадровой документации .................................................... 50

Раздел 2 

ПРОБЛЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Воробьев В. В. 

Обеспечение сохранности электронных документов ................... 53

Гапонюк Д. Ю.

Проблемы внедрения электронного документооборота 
в организации .................................................................................... 57

Горелова Н. С. 

Возможности использования шаблонов управления  
потоками работ для анализа и моделирования  
документооборота организации ...................................................... 60

Григорьева Ю. В. 

Некоторые проблемы внедрения электронного 
документооборота на современном этапе ...................................... 65

Жаркова Н. П. 

Формирование эффективной системы контроля исполнения  
документов и поручений в организации ........................................ 68

Иванченко Е. В. 

Электронные документы в современном обществе ...................... 72

Казанцева Е. А. 

Преимущества и недостатки электронного документооборота ..... 75 

Киреева А. А.

Электронный документ: эволюция понятия 
и носителя информации  .................................................................. 78

Логинова Н. Е. 

Автоматизированная регистрация документов в системах  
электронного документооборота ..................................................... 81 

Макаров Р. А.

Возможности спецификации MoReq2 по тестированию 
систем электронного документооборота ........................................ 85 

Мишина Н. А. 

Онлайн-сервисы ПАО Сбербанк как способ экономии 
времени и освобождения от «документальной волокиты», 
их характеристика ............................................................................. 89

Молокотин И. С. 

Совершенствование практики документального учета  
выручки индивидуального предпринимателя на основе  
современных технологий ................................................................. 93

Щепеткова А. В.

Технологии применения электронной подписи ............................. 97

Шершов Д. А. 

Многофункциональная электронная карта индустриального  
туризма как основа для принятия управленческих решений ..... 100

Раздел 3 

АРХИВЫ И АРХИВНОЕ ДЕЛО В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

Абросова О. А. 

Автоматизация внутриархивной деятельности на примере 
Архивного отдела Администрации ГО Богданович .................... 105 

Андриенко Е. А. 

Нормативное регулирование организации и обеспечения  
сохранности музейных фондов ..................................................... 109

Беляева А. С.

Проверка наличия и состояния архивных документов  
в архивах организаций ................................................................... 113

Галактионова В. С.

Нормативно-правовое регулирование хранения  
документированной информации корпоративных  
клиентов операторами связи .......................................................... 118

Динмухаметова Г. Д.

Исторические аспекты развития архивного дела  
в Республике Башкортостан ........................................................... 121

Евдокимова А. М., Пурисова Е. Ю.

Нормативно-правовая база, регламентирующая качество  
оцифровки архивных документов ................................................. 125

Зазулина Е. А.

Современные тенденции и проблемы развития архивного  
законодательства в странах СНГ ................................................... 128

Каплина О. В.

Национальные архивы США (NARA). Управление  
электронными документами .......................................................... 131

Королева Т. Г. 

Современная законодательная база в сфере реституции  
перемещенных архивов .................................................................. 134

Ленев А. С. 

Формат архивного хранения SIARD:достоинства и недостатки ... 139

Ломакина Э. В.

Нормативное регулирование института обеспечения  
электронных доказательств нотариусами .................................... 142

Нигматуллина А. Д. 

Комплектование государственных архивов электронными  
документами .................................................................................... 145

Савицкая Н. Н. 

Особенности организации приема документов в архив  
фонда «Президентский центр Б. Н. Ельцина» ............................. 149

Семенова Т. А. 

Особенности хранения и учета в Государственном архиве  
административных органов Свердловской области предметов, 
приобщенных к архивно-следственным делам в качестве  
вещественных доказательств ......................................................... 153

Сивидова А. С. 

Нормативно-правовое регулирование хранения  
аудиовизуальных документов ........................................................ 155

Суслова А. В.

Положение «О  Российском государственном историческом 
архиве» как основа его деятельности ........................................... 159

Фаткутдинова А. И. 

Регламентация предоставления муниципальных услуг 
в архиве Администрации муниципального района 
Хайбуллинский район Республики Башкортостан ...................... 163

Хайруллина А. Э.

Проблемы нормализации понятия «электронный архив» .......... 167

Швед В. В. 

Совершенствование архивного законодательства  
Великобритании в середине XX в. ................................................ 169

Шиндина Е. В. 

Обзор новых поступлений аудиовизуальных документов  
в ГКУСО «Государственный Архив Свердловской Области» ... 173

Раздел 4 

ИСТОРИЯ И ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ

Багаманов Т. Р.

Понятие «государственный служащий» в США 
и Российской Федерации ............................................................... 177

Берлинская К. А. 

Применение информационных технологий при внедрении 
систем сбалансированных показателей ........................................ 180

Воронько В. В. 

Перспективы развития муниципальной власти 
в современной России (на примере муниципальных 
образований Екатеринбург и Тюмень) ......................................... 183

Гагарских А. О. 

Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность 
учреждений дополнительного образования по работе с людьми 
с ограниченными возможностями здоровья (на примере МАОУ 
ДО «Центр творческого развития и гуманитарного образования 
“РОСТ”», г. Соликамск Пермского края) ..................................... 187

Голоднова А. И. 

Система органов государственного управления в сфере  
обеспечения экологической безопасности ................................... 190

Демидов П. А.

Аттестация государственных гражданских служащих России  
и Германии: сравнительный аспект .............................................. 194

Кирсанова А. Д.

Персонал-технология оценки и аттестации работников ............. 197 

Ковалева А. Ю.

Государственная политика в сфере начального образования 
во Франции в XIX веке ................................................................... 200 

Кузнецова Ю. А.

Нормативно-правовая база охраны объектов культурного 
наследия в г. Екатеринбург (2002–2011 гг.): основные 
тенденции развития ........................................................................ 203

Купорез К. Д. 

Молодежные парламентские структуры в контексте  
государственной политики РФ в 1995–2002 гг. ........................... 207

Минева А. Е. 

Сравнительный анализ особенностей аттестации педагогов  
общеобразовательных школ в городах Свердловской области .... 210

Мухамедова А. Д. 

Уставы Свердловской области о полномочиях Губернатора –  
высшего должностного лица ......................................................... 214 

Панова П. В. 

Информационные технологии в избирательном процессе в России .. 219

Попцова Л. В. 

Должностная инструкция как документ, регламентирующий 
трудовую деятельность воспитателя ............................................ 221 

Сухова Н. Е.

Роль коллективного договора в управлении предприятием ....... 224

Ушакова О. В. 

Нормативно-правовое обеспечение применения 
дистанционных образовательных технологий ............................. 227

Хабибназарова А. Р. 

Оценка качества образовательного процесса студентами  
направления подготовки «Документоведение и архивоведение» ... 230 

Чепик Д. С. 

Государственные стандарты начального школьного образования  
в Российской Федерации и Великобритании: сравнительный  
анализ ............................................................................................... 236 

Ягудина Д. М.

Электронное правительство: зарубежный опыт .......................... 240 

Раздел 5 

ДОКУМЕНТ КАК ИНСТРУМЕНТ  

ИСТОРИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

Белынцева К. В. 

Художественный кинематограф эпохи «оттепели» как  
исторический источник .................................................................. 244 

Босик Г. А. 

Фиксация национальной принадлежности граждан  
СССР–России в личных документах ............................................ 248 

Бутакова А. В. 

Текст как фрагмент дискурса: корпусные методики ................... 251

Дерябина Ю. В.

А. И. Кичигин – уральский картограф и геодезист ..................... 253

Дмитриев М. В. 

Нижнетагильский цирк в эпоху перестройки 
(по документам Нижнетагильского городского 
исторического архива) ................................................................... 256 

Еряшева М. С. 

План ГОЭЛРО и электрификация в плакатном искусстве 
1920–1930-х гг. ............................................................................... 260 

Карманова Е. Д. 

Художественный фильм «Мне двадцать лет» как источник  
по изучению общественных настроений периода «оттепели» ..... 266 

Меметова С. А. 

История создания Таврического магометанского духовного  
правления (1794–1832) ................................................................... 269

Монаков К. А. 

Развитие малого предпринимательства в условиях уральского  
старопромышленногогорода в конце ХХ – начале ХХI вв.:  
источниковая база исследования ................................................... 271 

Огуренко Е. В. 

Повседневность провинциального архивиста на примере  
Свердловского областного государственного архива 
на рубеже 1930–1940-х гг. .............................................................. 274

Русинова А. В. 

План ГОЭЛРО и дискуссии о будущем российской  
электроэнергетики на рубеже XX–XXI вв. .................................. 277

Рябов С. М. 

Французы в русской Нарве: неудачная попытка  
проникновения на Балтику ............................................................ 282

Суинов Г. Т.

Организация учета населения европейских стран в XVII– 
XIX столетиях в трудах историков «школы Анналов» ............... 285

Шередека Ю. А. 

Регламентация коллежского делопроизводства 
в Генеральном регламенте 1720 г. ................................................. 288 

РАЗДЕЛ 1 

ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ:  

ПРОБЛЕМЫ ТРАДИЦИОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

М. П. Абрамова 

Курганский государственный университет

Проблемы организации работы с документами мирового судьи  

(на примере судебного участка № 37 г. Кургана)

Рациональная организация документооборота мирового судьи 

влияет на качество рассмотрения судебных дел и исполнение приго-
воров и решений суда. Общие требования к документированию де-
ятельности судьи, видовой состав документов и организацию работы 
с ними устанавливает Инструкция по судебному делопроизводству  
у мирового судьи Курганской области [7]. В соответствии с ней общую 
работу на судебном участке организует мировой судья. Именно на него 
возлагается ответственность за ведение делопроизводства и контроль за 
его обеспечением. Ему подчиняется аппарат судьи, который осущест-
вляет работу с документами в пределах своих полномочий. В аппа-
рат мирового судьи входят: ведущий специалист, секретарь судебного 
участка, секретарь судебного заседания. 

В число должностных обязанностей ведущего специалиста входят 

прием, регистрация и передача на рассмотрение мировому судье посту-
пивших заявлений, жалоб, заявлений об отмене судебного приказа; ре-
гистрация, учет, хранение дел, подготовка дел к архивному хранению, 
ведение ежемесячной проверки документов первичного статистическо-
го учета (журналов, учетно-статистических карточек), ведение судебной 
статистики [2]. Помогает ему в осуществлении деятельности секретарь 
судебного участка. 

Секретарь судебного заседания также участвует в оформлении су-

дебных дел, помимо этого он ведет протоколы заседаний, в т. ч. обеспе-
чивает ознакомление с протоколом участников процесса (по указанию 
мирового судьи и при наличии письменного ходатайства) [3].

За 2018 г. на данном судебном участке было рассмотрено 8 896 дел, 

из них об административных правонарушениях – 1 672, уголовных – 
126, гражданских – 6 494, административных – 604 [9]. Отметим, что 
количество дел с каждым годом растет, так в 2017 г. было рассмотре-
но 7 086 дел [10], а в 2016 г. – 5 573 дел [11], и в 2015 г. – 4 204 дел 
[12]. Это значит, что нагрузка на аппарат мировых судей возрастает,  
с увеличением количества дел увеличивается и число документов.  
О нагрузке на судебных участках еще в 2017 г. в публичном выступле-
нии в Курганской областной Думе высказался руководитель Управле-
ния по обеспечению деятельности мировых судей Курганской области.  
В частности, в выступлении сообщалось, что количественный состав ап-
парата мировых судей (4 сотрудника, включая уборщиков помещений) 
в полтора раза меньше, чем рекомендуется Научно-экспертным сове-
том Судебного Департамента при Верховном Суде (должен состоять из  
7 сотрудников), хотя и указывалось, что количество работников являет-
ся минимально необходимым для выполнения возложенных полномо-
чий [1]. Как наглядно видно из судебной статистики за последние че-
тыре года, приведенной выше, количество дел с момента выступления 
заметно возросло, а аппарат судьи, на который возложены регистрация, 
учет и контроль за движением процессуальных и внепроцессуальных 
документов на участке, количественно не изменился.  

Последний раз требования к нагрузкам судей и сотрудников ап-

парата судов были установлены в 1996 г. совместным постановлением 
Минтруда РФ и Минюста РФ [5]. В этих нормативах указаны времен-
ные затраты на выполнение сотрудниками судов конкретных опера-
ций. Например, в среднем на рассмотрение уголовного дела с одним 
обвиняемым отводится 14 ч., а для рассмотрения гражданского дела –  
7 ч. 40 мин. Соответственно, если даже не учитывать временные за-
траты на подготовку к заседанию и внепроцессуальную работу, полу-
чается, что при 8-часовом рабочем дне в неделю можно рассмотреть  
2,8 уголовных дела и 5 гражданских дел [4, с. 25]. 

В нашем случае за 10 месяцев работы судьи в 2018 г. было рассмо-

трено 8 896 дел, следовательно, каждый месяц судебный участок разби-
рал в среднем по 889,6 дела. В соответствии с Производственным кален-
дарем на 2018 г. в среднем в каждом месяце был 21 рабочий день, таким 
образом, работникам приходилось в среднем рассматривать по 42,4 дела 
в день. На судебном участке 8-часовой рабочий день, это значит, что на 
рассмотрение каждого дела в 2018 г. уходило в среднем 11 минут. 

Отметим, что работа с каждым делом предполагает регистрацию 

его в базе данных программного изделия «Судебное делопроизводство  
и статистика» ГАС «Правосудие» [6] и в то же время заведение на него 
учетно-статистической карточки по категории дела на традиционных 
носителях. Далее, например, в уголовном деле на каждое привлеченное 
лицо заводится карточка формы № 5р, а также алфавитный указатель 
формы № 5-а. 

Это только часть работы с оформлением судебных дел. Все это 

должно проводиться в установленные законодательством сроки. Например, 
для гражданских и административных дел в пятидневный срок 
после поступления дела определяется категория дела, по которой оно 
будет учтено в статистическом отчете определенной формы [7]. Здесь 
можно подчеркнуть, что в рассмотренных справках о работе мировых 
судей не было выявлено ни одного нарушения сроков.

Насколько увеличение количества дел влияет на качество документов, 
мы сказать с твердой уверенностью не можем, поскольку они относятся 
к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Тем 
не менее попробуем проследить результаты конечной работы судебного 
участка мирового судьи, а именно, показатели обжалования решений и 
приговоров судьи за последние четыре года в апелляционной инстанции. 
Для этого проанализируем соотношение оставленных без изменения 
решений и приговоров судьи в апелляционной инстанции к обжалованным. 
По делам об административных правонарушениях оставлено 
решений без изменений: в 2018 г. – 89,2 % [9], в 2017 г. – 90,2 % [10], 
в 2016 г. – 83,9 % [11], в 2015 г. – 66,67 % [12]; по уголовным делам: 
в 2018 г. – 86,7 % [9], в 2017 г. – 89,5 % [10], в 2016 г. – 81,3 % [11], 
в 2015 г. – 100 % [12]; по гражданским делам: в 2018 г. – 83,3 % [9],  
в 2017 г. – 91,7 % [10], в 2016 г. – 76,5 % [11], в 2015 г. – 86,67 % [12]. По 
этим данным выходит, что в 2016 г. по всем категориям дел результаты 
были хуже, чем в 2017 г., но и в 2018 г. по отношению к 2017 г. результаты 
ухудшились, но незначительно.  

На эти показатели влияет государственная программа «Развитие 

мировой юстиции в Курганской области» на 2015–2019 гг., в рамках которой 
работники аппаратов мировых судей ежегодно проходят обучение 
(примерно 20 чел. в год). Совершенствуется действующая система электронного 
документооборота – Государственная автомати-зированная 
система РФ «Правосудие».

Стоит обратить внимание на такой важный аспект в работе  

с документами, как оперативное хранение документов в судебном участке, 
который становится еще более актуальным с увеличением объема 
документооборота. Экспертиза ценности документов производится 
каждый год при составлении номенклатуры дел, ежегодно дела сдаются 

в архив мирового судьи, однако на судебном участке за год накапливается 
огромное количество документов. 

При этом в Инструкции четко не указано, как именно должны 

располагаться документы, находящиеся на оперативном хранении  
в судебном участке. Указано лишь, что документы, не подшитые в дела, 
подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок 
и опечатываемых. По факту из-за ежегодного увеличения количества 
судебных дел документы хранятся в обычных коробках, что прямо 
противоречит ГСДОУ (на которую, к слову, ссылается сама Инструкция 
судебного участка). Помимо этого, СП 152.13330.2012 «Здания судов 
общей юрисдикции. Правила проектирования» указывает, что архивы 
для хранения текущих и рассмотренных дел следует размещать  
в непосредственной близости к помещениям отделов. Вход в помеще-
ния архивов должен предусматриваться со стороны служебной зоны [8].  
В действительности документы суда размещаются в том же помещении 
(рядом с проемами), где и проходит прием посетителей. Таким образом, 
надежная сохранность документов на судебном участке ставится под 
сомнение. 

На основании вышеизложенного рекомендуем работникам аппа-

рата суда обратить внимание на текущее хранение документов. Воз-
можны варианты аутсорсинга как помещений, так и делопроизводства  
в целом. Также считаем целесообразным активно привлекать к работе 
студентов соответствующих направлений подготовки. 
________________

1. Выступление руководителя Управления по обеспечению деятельно-

сти мировых судей в Курганской области в Курганской областной Думе от 
28.02.2017 г. [Электронный ресурс] // Управление по обеспечению деятельно-
сти мировых судей в Курганской области: официальный сайт. URL: http://up-
mirsud.kurganobl.ru/html/inf_ruk.html (дата обращения: 14.02.2019).

2. Должностной регламент государственного гражданского служащего 

Курганской области в аппарате мировых судей в Курганской области – веду-
щий специалист аппарата мировых судей Управления по обеспечению дея-
тельности мировых судей в Курганской области от 13.02.2016 г.  [Электронный 
ресурс] // Управление по обеспечению деятельности мировых судей в Курган-
ской области: официальный сайт. URL: http://up-mirsud.kurganobl.ru/html/
inf_ruk.html (дата обращения: 14.02.2019).

3. Должностной регламент государственного гражданского служащего 

Курганской области в аппарате мировых судей в Курганской области – секре-
тарь судебного заседания аппарата мировых судей Управления по обеспече-
нию деятельности мировых судей в Курганской области от 13.02.2016 г.  [Элек-
тронный ресурс] // Управление по обеспечению деятельности мировых судей 
в Курганской области: официальный сайт. URL: http://up-mirsud.kurganobl.ru/
html/inf_ruk.html (дата обращения: 14.02.2019).

4. Мартышкин В. Н. Оптимизация нагрузки судей как средство право-

вой защиты участников уголовного судопроизводства и повышения качества 
правосудия // Право и безопасность. 2012. №2 (42). С. 24–31.

5. Нормы нагрузки судей, судебных исполнителей и работников аппара-

та районных (городских) судов : постановление Минтруда РФ, Минюста РФ 
от 27.06.1996 № 41б/06-74-125 [Электронный ресурс] // Справочно-правовая 
система «КонсультантПлюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_
doc_LAW_90985 (дата обращения: 15.02.2019).

6. Портал технической поддержки Государственной автоматизированной 
системы Российской Федерации «Правосудие» (подсистема «Судебное делопроизводство 
и статистика» [Электронный ресурс]. URL: https://techportal.
sudrf.ru/?id=342  (дата обращения: 15.02.2019).

7. Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству у мирового 
судьи Курганской области : приказ Управления по обеспечению деятельности 
мировых судей в Курганской области и Управления Судебного департамента 
в Курганской области от 4 марта 2014 года № 32/26 « [Электронный ресурс] 
// Судебный участок № 37 судебного района города Кургана Курганской области. 
URL: http://37.krg.msudrf.ru/modules.php?name=info_pages&id=3193 (дата 
обращения: 14.02.2019).

8. СП 152.13330.2012. Свод правил. Здания судов общей юрисдикции. 

Правила проектирования : приказ Госстроя РФ от 25.12.2012 № 111/ГС. [Электронный 
ресурс] // Докипедия. URL: https://dokipedia.ru/document/5195790 
(дата обращения: 14.02.2019).

9. Справка о работе мировых судей Курганской области по рассмотрению 
дел об административных правонарушениях по первой и апелляционной 
инстанциям за 12 месяцев 2018 года [Электронный ресурс] // Управление по 
обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области: официальный 
сайт.  URL: http://up-mirsud.kurganobl.ru//doc_stat/otchet_rasm_adm_prav_
del_12_2018.xls (дата обращения: 14.02.2019).

10. Справка о работе мировых судей Курганской области по рассмотрению 
дел об административных правонарушениях по первой  
и апелляционной инстанциям за 12 месяцев 2017 года [Электронный ресурс] // 
Управление по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области: 
официальный сайт. URL: http://up-mirsud.kurganobl.ru//doc_stat/Spravka_
rasm_adm_del_12_2017.xlsx (дата обращения 14.02.2019).

11. Справка о работе мировых судей Курганской области по рассмотрению 
дел об административных правонарушениях по первой  
и апелляционной инстанциям за 12 месяцев 2016 года [Электронный ресурс] // 
Управление по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области: 
официальный сайт. URL: http://up-mirsud.kurganobl.ru//doc_stat/Spravka_
rasm_adm_del_12_2016.xlsx (дата обращения 14.02.2019).

12. Справка о работе мировых судей Курганской области по рассмотрению 
уголовных дел по первой и апелляционной инстанциям за 12 месяцев 2015 
года [Электронный ресурс] // Управление по обеспечению деятельности мировых 
судей в Курганской области: официальный сайт.  URL: http://up-mirsud.
kurganobl.ru//doc_stat/sprav_stat_ug_12-2015.xls (дата обращения 14.02.2019).

Ю. С. Болонина 

Екатеринбургский экономико-технологический колледж

Письмо как способ связи между организациями

Как и в минувшие времена, в современном обществе с помощью 

писем люди общаются как на близких, так и на дальних расстояниях 
и передают информацию различного характера. В нынешнее время  
в области писем произошли изменения – это расширение функционала 
и предназначения писем, а также способ их составления и метода отправки, 
рассылки.

Рассмотрим понятие письма из разных источников: 
1. Письмо – написанный текст, посылаемый для сообщения чего-
нибудь, кому-нибудь [5]. 

2. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, 
служащих средством общения между организациями, гражданами [
3].

3. Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого 

вида официальных документов, служащих средством общения различных 
организаций по поводу осуществляемой ими деятельности  
[1, с. 92]. 

4. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная 
пользователем информационно-телекоммуникационной сети [4].

Исходя из вышеперечисленных понятий, можно сделать вывод  

о том, что письма – это вид документа, посредством которого передает-
ся информация. 

Письма играют важную роль в деловой переписке между орга-

низациями. В этом случае письма выполняют несколько функций: 
передачи информации; сообщения важных сведений; напоминания  
о событиях; распространения рекламы; приглашения на мероприятия; 
деловой бумаги; передачи распоряжений, указаний и приказов; делово-
го общения. 

По функциональному признаку письма можно разделить на две 

группы: требующие не требующие ответа.

К письмам, принадлежащим к первой группе, можно отнести пись-

мо-просьбу, письмо-обращение, письмо-запрос, письмо-требование.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму  

в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны 
содержать регистрационный индекс того письма, которое явилось при-
чиной для переписки. 

К письмам, не требующим ответа, можно отнести письма-преду-

преждения, письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-отве-

ты, сопроводительные письма, гарантийные письма, письма-уведомле-
ния (информационные письма), письма-распоряжения [8, с. 102].

Такие письма имеют уведомительный характер, хотя не исключены 

случаи, когда автор письма просит дать ответ. Подобная практика обыч-
на для приглашений.

Отправляя письмо из одной организации в другую, стоит помнить  

о соответствующем оформлении документа, так как из-за неграмотно 
и неправильного составленного документа можно потерять партнеров, 
так как они могут посчитать организацию-отправителя некомпетентной 
и неспособной вести дела.

Но не все письма имеют строгость по отношению к оформлению. 

Существует деление писем на регламентированные, составляемые 
по определенному установленному образцу (письмо-запрос, пись-
мо-просьба, письмо-согласие) и нерегламентированные, содержащие 
авторский текст и составляемые в свободной форме, не имеющие уста-
новленного образца (поздравления, приглашения, благодарственные 
письма и грамоты).

Регламентированные письма важны непосредственно для 

самого рабочего процесса, поэтому они составляются в соответствии  
с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-
2016 и должны содержать ряд обязательных реквизитов: наименование 
организации (полное и сокращенное, если имеется), справочные данные 
об организации, дату; регистрационный номер; ссылку на индекс и дату 
входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметку 
об исполнителе [2].

Такие письма оформляются на специальных бланках для писем формата 
А4, с продольным или с угловым расположением реквизитов. Если 
письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5. 

Письма могут быть адресованы организации, руководителю организации, 
в структурное подразделение, конкретному должностному 
лицу. При адресации письма частному лицу вначале располагают фамилию, 
имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, 
имя и отчество пишут полностью.

Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять 
друг от друга 1,5–2,0 интервалами.

Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям, 
то адрес основной организации указывают первым. Если письмо 
отправляется более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки  
с указанием на каждом экземпляре только одного адресата.

Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый 

экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, 
второй – подшивают в дело. 

Первый экземпляр письма подписывает руководитель предприятия, 
второй – руководители структурных подразделений или составители 
письма. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется 
печатью предприятия.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после текста (
через 2 интервала) делается отметка о приложении [7, с. 39].

Как и любой документ, письмо имеет свою собственную структуру, 

которая состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения. 

Обращение. Благодаря правильно выбранной форме обращения 

можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон 
дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, 
обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать 
стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый 
Сергей Иванович!». Обращение пишется по центру строки. 

Вводная часть. В начале письма необходимо указать причины и 

основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию 
ссылками на сторонние документы и факты.

 Основная часть. В основной части указывают главную цель письма: 
подробно описывают необходимые события, приводят доказательства 
или анализируют ситуацию.

Заключение. В заключении принято делать выводы в виде просьб, 

предложений, отказов или мнений. Как правило, заканчивают стандартными 
выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «
С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают 
перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой [6].

Вторая категория – нерегламентированные письма. Документы, относящиеся 
к ним, не менее важны для рабочего процесса, так как способствуют 
установлению эмоциональных человеческих взаимоотношений 
между работниками разных организаций. 

Каждому приятно получить приглашение на какое-нибудь мероприятие, 
получить поздравление с повышением от всей организации 
или же благодарственное письмо за трудовой вклад в проект.

Нерегламентированные письма могут составляться в свободной 

форме.

Основная разница между регламентированными и нерегламентиро-

ванными письмами состоит в требованиях к оформлению. 

Итак, деловые письма – важная часть в работе каждой организации, 
выполняющие ряд важных функций. Важнейшую роль играет  
информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения  
и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. 
Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается 
воздействие на людей для организации и координации их