Документационное обеспечение управления

Москва  2021

М ИНИС ТЕРС ТВО НАУКИ И ВЫСШ ЕГО О Б РА З О ВА Н И Я РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

«МИСиС»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОМЫШЛЕННЫМИ ПРЕДПРИЯТИЯМИ 

ИМ. В.А. РОМЕНЦА

Кафедра индустриальной стратегии

Н.В. Галиева
Ж.К. Галиев

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебник

Рекомендовано редакционно-издательским 
советом университета

№ 4331

УДК 338.45 
 
Г15

Р е ц е н з е н т ы : 

канд. техн. наук, доц. Ю.М. Максименко; 

д-р техн. наук, проф. В.А. Умнов (ФГБОУ ВО «РГГУ»)

 
Галиева Н.В.

Г15  
Документационное обеспечение управления: учебник / 
Н.В. Галиева, Ж.К. Галиев. – М. : Изд. Дом 
НИТУ «МИСиС», 2021. – 188 с.

ISBN 978-5-907227-50-7

В учебнике рассмотрены теоретические основы документационного 
обеспечения управления. Уделяется много внимания информационным 
технологиям, которые используются для этой области 
деятельности, таким как текстовый редактор Word 2007, 
Microsoft Outlook 2016, DIRECTUM.

Предназначен для студентов, обучающихся в бакалавриате по 

направлениям 38.04.03 «Государственное и муниципальное управление», «
Индустриальная стратегия», а также для бакалавров экономических 
специальностей.

УДК 338.45 

 Н.В. Галиева,  

Ж.К. Галиев, 2021

ISBN 978-5-907227-50-7
 НИТУ «МИСиС», 2021

Содержание

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

1.1. Основные понятия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
1.2. Оформление управленческих документов . . . . . . . . . . . . . . .14

1.2.1. Общие требования  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.2. Форматы бумаги и поля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.2.3. Бланки документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1.3. Особенности подготовки и оформления отдельных  
видов документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

1.3.1. Организационные документы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.3.2. Распорядительные документы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1.3.3. Информационно-справочные документы . . . . . . . . . . . 45
1.3.4. Составление и оформление документов личного 
характера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Глава 2. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

2.1. Теория по Word 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

2.1.1. Основные понятия и методы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
2.1.2. Набор и редактирование текста . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
2.1.3. Таблица . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.1.4. Работа с рисованными объектами . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2.2. Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Практическая работа № 1. Работа со сложным текстом . . . . 77
Практическая работа № 2. Создание таблицы . . . . . . . . . . . . 86
Практическая работа № 3. Создание схемы . . . . . . . . . . . . . . 90
Практическая работа № 4. Создание формулы . . . . . . . . . . . . 95

Глава 3. ПРОГРАММЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ  
СЕКРЕТАРЯ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

3.1. Шаблоны документов из Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
3.2. Microsoft Outlook  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

3.2.1. Назначение и функциональные возможности . . . . . . 100
3.2.2. Планирование задач . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
3.2.3. Планирование встреч и событий с помощью  
Календаря  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
3.2.4. Работа с электронной почтой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

3.3. Практическая работа по Microsoft Outlook  . . . . . . . . . . . . .107

Глава 4. ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 
ДОКУМЕНТООБОРОТОМ (ЭСУД) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

4.1. Стандарт по ЭСУД  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

4.1.1. О документах и управлении документами . . . . . . . . . 131
4.1.2. Документные системы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
4.1.3. Характеристики документных систем . . . . . . . . . . . . 134

4.1.4. Определение требований к документам . . . . . . . . . . . 137
4.1.5. Процессы создания, ввода в систему и управления 
документами . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.1.6. Создание документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
4.1.7. Хранение документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
4.1.8. Использование документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
4.1.9. Отбор и передача документов на хранение или 
уничтожение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

4.2. Общие понятия электронных систем документооборота . .142
4.3. Конкретные виды и версии СЭДОУ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

4.3.1. Евфрат 15.1  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
4.3.2. 1С: Документооборот 8.2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
4.3.3. 1С: Университет ПРОФ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
4.3.4. БОСС-Референт . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.5. Система «Дело» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.6. Мастер-Док 3.0.5.14 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Глава 5. ЕДИНАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО 
ДОКУМЕНТООБОРОТА DIRECTUM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154

5.1. Краткая характеристика программы . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
5.2. Структура программы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
5.3. Модули программы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
5.4. Основы работы с программой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

5.4.1. Предназначение функциональных модулей  . . . . . . . 157
5.4.2. Вход в систему  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
5.4.3. Выход из системы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
5.4.4. Проводник системы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
5.4.5. Структура и назначение проводника системы . . . . . . 158
5.4.6. Модуль «Управление электронными документами» 161
5.4.7. Модуль «Управление деловыми процессами» . . . . . . 163
5.4.8. Модуль «Канцелярия» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

5.5. Практикум . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169

Практическая работа № 1. Проводник системы . . . . . . . . . . 169
Практическая работа № 2. I. Поиск информации  . . . . . . . . 176

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Библиографический список . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187

ВВЕДЕНИЕ

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности 

(бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. 
В их числе — умение надлежащим образом преподнести ин-
формацию в письменном виде, то есть правильно составить и 
оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возни-
кающих перед любым учреждением, организацией, предпри-
ятием при работе с документами. В ежедневной практической 
деятельности им приходится решать огромный комплекс во-
просов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и 
внутренних документов, формированием их в дела, определе-
нием сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением 
и другими процессами делопроизводства.

Организация эффективной работы с документами, совер-

шенствование всех информационно-документальных про-
цессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне от-
дельных предприятий, организаций, учреждений является 
важнейшим направлением управленческой деятельности. Все 
учреждения, организации и предприятия независимо от форм 
собственности должны в своей деятельности руководствовать-
ся положениями и требованиями, установленными действую-
щими нормативными актами по делопроизводству.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ 

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 

УПРАВЛЕНИЯ  

1.1. Основные понятия

Приступая к изучению курса, прежде всего, следует оз-

накомиться с основными профессиональными терминами и 
определениями, постоянно встречающимися в работе с доку-
ментами.

Делопроизводство, или документационное обеспечение 

управления (ДОУ) — отрасль деятельности, обеспечивающая 
документирование и организацию работы с официальными до-
кументами. 

Современное документационное обеспечение управления 

включает:

 
– обеспечение своевременного и правильного создания до-

кументов (документирование);

 
– организацию работы с документами (получение, передача, 

обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематиза-
ция, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение);

 
– информационное обеспечение.

Постепенно параллельно с термином «делопроизводство» 

начал использоваться термин документационное обеспечение 
управления. Его появление связано с внедрением в управле-
ние компьютерных систем и их организационным, программным 
и информационным обеспечением для приближения 
к терминологии, употребляемой в компьютерных программах 
и литературе.

Документирование — это процесс создания и оформления 

документа. Государственный стандарт определяет документирование 
как «запись информации на различных носителях 
по установленным правилам».

Документирование в аппарате управления может осуществляться 
на естественном языке (рукопись, машинопись) или 
на искусственных языках с использованием соответствующих 
носителей (флеш-диски, лазерные диски, винчестеры и др.). 
На сегодняшний день в управленческой практике преоблада-

ющим способом документирования является компьютерная 
печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, 
объяснительные записки, создается обычно рукописным 
способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, 
предписывается законами и актами государственного 
управления.

Организация работы с документами — это обеспечение движения 
документов в аппарате управления, их использования 
в справочных целях и хранения. Термин определяется госу-
дарственным стандартом как «организация документооборо-
та, хранения и использования документов в текущей деятель-
ности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение докумен-

тов в организации с момента их создания или получения до за-
вершения исполнения или отправления. В технологию работы 
с документами входит:

 
– прием и первичная обработка документов;

 
– их предварительное рассмотрение и распределение;

 
– регистрация документов;

 
– контроль исполнения документов;

 
– информационно-справочная работа;

 
– исполнение документов;

 
– их отправка;

 
– систематизация (формирование дел) и текущее хранение 

документов.

Носителем информации выступает документ.
В Федеральном законе «Об информации, информационных 

технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ 
закреплено следующее определение понятия «документ».

Документ — это зафиксированная на материальном носите-

ле информация с реквизитами, позволяющими ее идентифи-
цировать. Для более полной характеристики понятия «доку-
мент» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его эле-

ментов, которые называются реквизитами (наименование, 
автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет 
следующее определение.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления 

официального документа.

Различные документы состоят из разного набора рекви-

зитов. Число реквизитов определяется целями создания до-
кумента, его назначением, требованиями к содержанию и 
форме данного документа. Для многих документов число 
реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число 
и состав реквизитов установлены законодательными и нор-
мативными актами. Но в любом случае, как следует из опре-
деления, информация, зафиксированная на материальном 
носителе, должна быть обязательно оформлена путем про-
ставления необходимых реквизитов. Только тогда она стано-
вится документом.

В документоведении документ рассматривается как ре-

зультат закрепления (отображения) фактов, событий, явле-
ний объективной действительности и мыслительной деятель-
ности человека любым удобным способом на специальном 
материале.

Официальные документы — это документы, созданные 

юридическими или физическими лицами, оформленные и 
удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую 
категорию составляют служебные (управленческие) докумен-
ты, которые определяются государственным стандартом как 
официальные документы, используемые в текущей деятельно-
сти организации.

Многие формы управленческой деятельности выражаются 

посредством соответствующих документов: распорядительная 
деятельность — изданием различных распорядительных доку-
ментов; планирование — посредством подготовки различных 
планов; учет — в виде составления и обработки статистиче-
ской, бухгалтерской, оперативно-технической документации; 
контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. 
Поэтому документы можно классифицировать в соответствии 
с их назначением как средства:

 
– регламентации деятельности (уставы, положения, регла-

менты, правила, инструкции и др.);

 
– распорядительной деятельности (приказы, указания, по-

становления, решения, распоряжения и др.);

– накопления и обобщения информации (отчеты, акты, до-

клады и др.);

 
– передачи информации (письма, телеграммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку-

менты, отражающие деятельность различных коллегиальных 
органов (протоколы), которые могут выступать и средством 
осуществления распорядительной деятельности, и средством 
накопления и обобщения информации.

Юридическая сила документа — это свойство официаль-

ного документа, сообщаемое ему действующим законодатель-
ством, компетенцией издавшего его органа и установленным 
порядком оформления. Из этого определения следует, что ор-
ган управления или должностные лица, выпускающие доку-
мент, обязаны:

 
– соблюдать при его подготовке действующие нормы зако-

нодательства;

 
– издавать документы только в пределах своей компетен-

ции;

 
– соблюдать действующие в определенное время общегосу-

дарственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно-

сятся: наименование организации, дата и регистрационный 
номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут-
верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных докумен-

тах используются различные реквизиты. Так, заявление 
должно быть адресовано должностному лицу, содержать сло-
во «заявление», текст (предмет или причина составления за-
явления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть 
составлен на бланке организации, содержать указание на вид 
документа (приказ), текст, передающий распорядительные 
действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и 
подпись. Для штатного расписания организации необходимы 
не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, 
заверенный печатью. Для определенных видов документов 
в действующих правилах оформления разработаны требова-
ния к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

В управленческой практике принято различать документы 

по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинни-
ки, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино-

писным способом или распечатанный с компьютера, отражает 
работу автора над его содержанием. Он может содержать толь-
ко текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный 

документ, текст которого переписан с чернового документа 
или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждаю-

щие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) 
считается подлинным.

Подлинник официального документа — это первый (или 

единичный) экземпляр документа, обладающий юридической 
силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизво-

дящий информацию подлинного документа и все его внешние 
признаки или часть их. Копия документа может быть факси-
мильной или свободной. Факсимильная копия полностью вос-
производит содержание документа и все его внешние призна-
ки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись 
и печать) или часть их, особенности их расположения. Свобод-
ная копия содержит все реквизиты документа, но не обяза-
тельно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они 

не получили специального удостоверения. Это, например, но-
тариально заверенные копии или дубликат документа — по-
вторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую 
силу, который обычно выдается при утере документа (свиде-
тельства о рождении, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информа-

ционной системы, в соответствии с законом приобретает юри-
дическую силу после его подписания должностным лицом 
в порядке, установленном законодательством Российской Фе-
дерации. Юридическая сила документа, хранимого, обраба-
тываемого и передаваемого с помощью автоматизированных 
информационных и телекоммуникационных систем, может 

подтверждаться электронной цифровой подписью. Юриди-
ческая сила электронной цифровой подписи признается при 
наличии в автоматизированной информационной системе 
программно-технических средств, обеспечивающих иденти-
фикацию подписи, и соблюдении установленного режима их 
использования. Право удостоверять идентичность электрон-
ной цифровой подписи осуществляется в Российской Федера-
ции на основе лицензии.

Система документации — это совокупность документов, 

взаимосвязанных по признакам происхождения, назначе-
ния, вида, сферы деятельности, единых требований к их 
оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленче-

ском аппарате реализуются на основе использования докумен-
тов, относящихся к различным системам документации. Соот-
ношение документов из различных систем в делопроизводстве 
разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит 
от конкретной деятельности того или иного учреждения, 
его масштабности, места в системе федерального управления и 
ряда других причин. В любой организации используются документы, 
отражающие организационную, распорядительную 
и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет 
систему организационно-распорядительной документации. 
Государственный стандарт определяет организационно-
распорядительные документы как письменные документы, 
в которых фиксируются решения административных и организационных 
вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, 
обеспечения и регулирования деятельности органов 
власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений 
и должностных лиц. Таким образом, система организационно-
распорядительной документации в силу своего 
повсеместного применения имеет большое значение для документирования 
управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных 
систем документации выделяют также отраслевые 
системы, которые используются при документировании 
соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. 
Это, например, системы документации по здравоохра-

нению, образованию (общему и специальному), нотариальные, 
судебные и др. Организационно-распорядительная документация 
тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными 
системами. С одной стороны, она представляет для других 
систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение 
вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности 
и т.д.

Основным направлением совершенствования документации 
является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения 
стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, 
модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними 
других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический 
документ устанавливает комплекс норм, правил, 
требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным 
органом. Применение стандартов способствует 
улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае 
документа). В России деятельность по стандартизации координируется 
государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят 

такие элементы, как типизация, унификация, агрегирова-
ние. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — 
виды работ, которые могут осуществляться как самостоятель-
ные. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого 
в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к еди-

ной системе, форме, единообразию». По официальному опреде-
лению унификация — это выбор оптимального числа разновид-
ностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров 
и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе 
унификации должно проводиться рациональное сокращение 
элементов исходного множества объектов (например, форм или 
видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, 
унификация обязательно приводит к установлению оптималь-
ного (на какое-то достаточно продолжительное время) единоо-
бразия в любой области деятельности, в том числе и в докумен-
тировании. Управленческие документы, используемые в самых 
разных сферах и органах управления, должны оформляться