Быстрые и эффективные совещания : От подготовки до получения желаемого результата

БЫСТРЫЕ 
И ЭФФЕКТИВНЫЕ 
СОВЕЩАНИЯ

От подготовки до получения 
желаемого результата

Москва
2021

Ольга Демьянова

УДК 65.012.63
ББК 65.290-2
 
Д32

Демьянова О.
Д32 
 
Быстрые и эффективные совещания : От подготовки до 
получения желаемого результата / Ольга Демьянова. — 
М. : Альпина ПРО, 2021. — 112 с. 

ISBN  978-5-907470-09-5

Можно не любить совещания, но сложно отрицать, что это 
неотъемлемая часть рабочего процесса любой компании. Обсудить 
что-либо словами при личном взаимодействии быстрее 
и проще, чем устраивать затяжную переписку на почте или 
в мессенджерах, отвлекая всех участников от работы. Но как сделать, 
чтобы совещания были инструментом решения проблем, 
а не становились одной из них?
Совещания различных типов, от утренних планерок до стратегических 
сессий, могут отличаться по масштабу и задачам, 
но требуют общих принципов планирования. В этой  книге автор 
делится своим опытом и наработками в области управления 
совещательными процессами  для повышения результативности 
и производительности труда на всех этапах производственного 
процесса.

УДК 65.012.63
ББК 65.290-2

ISBN 978-5-907470-09-5
© Демьянова О., 2021
© Оформление. ООО «Альпина ПРО», 2021

Все права защищены. Никакая часть этой книги 
не может быть воспроизведена в какой бы то ни 
было форме и какими бы то ни было средствами, 
включая размещение в сети Интернет и в корпоративных 
сетях, а также запись в память ЭВМ 
для частного или публичного использования, без 
письменного разрешения владельца авторских прав. 
По вопросу организации доступа к электронной 
библиотеке издательства обращайтесь по адресу 
mylib@alpina.ru

Содержание

Вместо введения 
Сколько денег вы тратите на совещания . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Совещание как инструмент управления . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Планирование совещаний: обязательные атрибуты . . . . . . . . . . . . . . . 12
Матрица Эйзенхауэра для ранжирования 
вопросов к совещанию . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Повестка дня . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Список приглашенных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Именные карточки и бейджи  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
График совещаний: время и место . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Как подготовить питч . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
9 советов для эффективного выступления от Мелоди  Вайлдинг . . . .24
Подводим итоги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Шаблон планирования совещания  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Методика эффективных совещаний «12 минут» . . . . . . . . . . . . 27
Оцениваем эффективность ваших совещаний . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
Обязательные  и дополнительные  условия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Подсчитываем фактические совещания и фиксируем время . . . . . .42
Рекомендации по проведению совещаний  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Протокол совещания . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Kanban- мониторинг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Личная эффективность: фасилитация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Советы при проведении совещаний . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Методика 1. Сбор мнений/идей с помощью модерационных карт . . . .56
Методика 2. Ментальные карты (Mind-map) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
Методика 3. Голосование/ранжирование . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Методика 4. В это же время в следующем году . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59
Методика 5. Двумерная матричная диаграмма . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Методика 6. Важное и желаемое . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Методика 7. Анализ поля сил Курта Левина  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Методика 8. Мировое кафе (The World Café) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Методика 9. Саммит позитивных перемен . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Методика 10. Выход за рамки . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Методика 11. Поиск будущего . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
Методика 12. Динамическая фасилитация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
Методика 13. Конференция «Поиск» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Методика 14. Стратегические изменения в реальном времени  . . . . . . . . .69
Методика 15. Технология участия . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
Методика 16. Технология открытого пространства. . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Фасилитационные советы для проведения быстрых совещаний . . . . . 71

Личная эффективность: трекинг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Инструмент 1. Трекшн- карты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75
Инструмент 2. Customer Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Инструмент 3. HADI-циклы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Инструмент 4. Юнит-экономика . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Личная эффективность: модерация . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Техника 1. Мозговой штурм . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Техника 2. Диаграмма Исикавы (диаграмма «рыбьей кости») . . . . . .87
Техника 3. Схема анализа проблемы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Техника 4. Метод Clustern  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Техника 5. Метод разрыва . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Техника 6. Метод интеллектуальной мобильности . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Техника 7. Метод Уолта Диснея . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Техника 8. «Шесть шляп» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Scrum-митинг, или Совещание на ходу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Основные принципы Scrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Проведение онлайн- совещаний . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Как повысить эффективность онлайн- совещания?  . . . . . . . . . . . . . . .100

Анализ и оценка результативности совещаний  . . . . . . . . . . . 103
Лайфхаки: как результативные совещания превратить 
в инструмент повышения производительности труда . . . . . . . . . . . . .105

Рекомендуемые книги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Вместо введения 
Сколько денег вы тратите 
на совещания

О
нлайн показал, что бесконечные совещания не нужны, что 
многие вопросы можно решать без организации продол-
жительных совещаний, что повестка дня и четкая постановка 
задач необходимы.
Восприятие информации в онлайне отличается от офлайна. 
Тогда как на офлайн-совещаниях можно держать аудиторию 
полтора часа, в онлайне это время — не более 15 минут.
Вы  когда- нибудь считали, сколько времени вы проводите 
на совещаниях?
Зачастую эта цифра выглядит пугающее.
Не говоря уже, что частые и неэффективные совещания об-
ходятся в копеечку.
Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную 
сумму денег.
«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше 
совещаний, тем лучше», — такую мысль высказал выдающийся 
теоретик менеджмента Питер Друккер.
Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на про-
ведение совещаний, — для начала в день и в неделю.
Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу 
стоимость, стоимость вашего бизнеса и компании.
Рассмотрим, как это незаметно происходит.

БЫСТРЫЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

6

• 
Обесценивание стоимости в долгих и затяжных проектах!
Например, стоимость проекта составляет 500 000 руб лей, 
срок реализации проекта — три месяца.
Вы планируете работать в проекте по три часа в день. 
Количество рабочих часов составляет 198 (три месяца ум-
ножаем на 22 рабочих дня и на три часа), получаем стои-
мость вашего часа в проекте — 2525 руб лей. (500 000 руб лей 
делим на 198 часов). Увеличение продолжительности 
проекта даже на один час обесценивает вашу стоимость 
на 12 руб лей (нашу стоимость проекта в 500 000 руб лей 
делим на 199 часов, получаем 2512 руб ля, из 2525 руб лей 
вычитаем 2513 руб лей). Увеличение продолжительности 
проекта на неделю сокращает вашу стоимость на 180 руб лей, 
на месяц — на 720 руб лей.

• 
Обесценивание стоимости вашего бизнеса!
Например, фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн 
руб лей. Количество рабочих часов в месяц составляет: 22 ра-
бочих дня умножаем на семь рабочих часов в день — полу-
чаем 176 часов: 176 рабочих и результативных часов, когда 
сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стои-
мость рабочего результативного часа при выполнении всех 
поставленных задач вовремя составит 5682 руб ля.
Предположим, что вы проводите несколько совещаний 
в день, традиционно это утренние планерки и итоговые еже-
дневные разборы полетов, в день такие совещания состав-
ляют два часа. В месяц на совещания уходит 44 часа; 44 ум-
ножив на 5682 руб ля, мы получаем 250 008 руб лей — сумма, 
в которую нам обходятся ежедневные совещания.
Если продолжительность совещаний больше, соответ-
ственно, ваши совещания становятся дороже для вас самих, 
а для сотрудников — это повод ничего не делать.

Закон Митчелла: «Любую проблему можно сделать неразре-
шимой, если провести достаточное количество совещаний по ее об-
суждению».

ВМЕСТО ВВЕДЕНИЯ СКОЛЬКО ДЕНЕГ ВЫ ТРАТИТЕ НА СОВЕЩАНИЯ 

7

Итак, подсчитайте время, которое тратится в месяц на со-
вещания. Определите их стоимость, умножив стоимость часа 
на количество совещательных часов. Запишите в таблицу 
данные.

Количество совещаний в месяц

Средняя продолжительность совещания, час

Стоимость человеко-часа в компании 
(можно взять среднюю)

Общая стоимость совещаний в месяц в руб лях

Посмотрите:
• 
сколько вы в месяц проводите совещаний;
• 
сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;
• 
в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».

Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не заме-
чаем. 
Если у вас разные по времени совещания, можно опреде-
лить время дифференцированно по каждой группе.

Утренние 
планерки
Выездные 
совещания

Совещание 
как подведение 
итогов

Количество совещаний 
в месяц
Средняя продолжительность 
совещания
Стоимость человеко-часа 
в компании (можно взять 
среднюю)
Общая стоимость совещаний 
в месяц
Итоговая стоимость совеща-
ний в компании

БЫСТРЫЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

8

Сумма внушительная? Что делаем?
Сокращаем время — тем более что в большинстве случаев 
особых результатов совещания не создают. При этом дорогие 
совещания — это еще не все.
Что еще идет следом за ними?
1. Нарушение дедлайнов.
Каждый дополнительный час лишних совещаний не только 
обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение 
поручений и плановых задач.
2. Снижение мотивации команды.
Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает 
мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп 
работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.
3. Проект превращается в процесс.
Проект превращается в процесс, и деятельность начинает 
строиться по другим принципам.
4. Увеличивается вероятность форс-мажора.
Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, 
о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты 
особенно подвержены данному фактору.

Таким образом, актуальность быстрых и результативных 
совещаний не вызывает сомнений.

Итак, с чего мы начнем?
1. Определим, для чего нужны совещания и какие они 
бывают.
• 
Типы совещаний — утренние планерки, выездные совещания, 
подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «
пустые» совещания — «сериалы».
• 
Ранжирование по времени — плановые, незапланированные, 
планово- незапланированные.

Что в результате:
• 
Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, 
а от каких можно отказаться.

ВМЕСТО ВВЕДЕНИЯ СКОЛЬКО ДЕНЕГ ВЫ ТРАТИТЕ НА СОВЕЩАНИЯ 

9

• 
Вы получите представление о возможных типах совещаний 
и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, 
будете планировать не только время совещания, 
но и его формат.
2. Рассмотрим механику планирования совещаний.
Планирование — уже хороший шаг к быстрым и эффек-
тивным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем 
базовые обязательные атрибуты.
Что в результате:
• 
Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения 
совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.
• 
Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного 
контролера!
3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут».
Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты 
быстрых совещаний.
Что в результате:
• 
Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите 
их до 12 минут, улучшив результативность.
4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном 
процессе.
Три базовых качества — фасилитация (эффективная групповая 
работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация 
на результат) — помогут вам управлять совещательным 
процессом, вовлекая в него всю команду.
Что в результате:
• 
Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, 
которые помогут вывести ваши совещания 
на новый уровень.

5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу.
Такое совещание позволяет управлять новыми сложными 
проектами, сокращать время разработки и реализации.
Что в результате:
• 
Вы получите новый инструмент управления командой 
и проектами.

БЫСТРЫЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

6. Сделаем акцент на онлайн-совещания.
Онлайн- совещания практически не отличаются от классиче-
ских, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. 
Рассмотрим методики повышения эффективности сове-
щаний через интернет и познакомимся с основными плат-
формами для их проведения.
Что в результате:
• 
Вы научитесь грамотно планировать онлайн- совещания 
и сможете выбрать наиболее подходящую для вас пло-
щадку.

Совещание как 
инструмент управления

С
ами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже 
необходимы и являются управленческим атрибутом власти.
Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных 
и нерезультативных посиделок.
Наиболее распространенные типы совещаний:
• 
еженедельные;
• 
стратегические;
• 
рабочие;
• 
отчетные;
• 
планерки;
• 
мозговые штурмы;
• 
деловые беседы и встречи;
• 
летучки.

Все эти типы можно объединить в четыре основные группы:
1) по продолжительности: быстрые (до 30 минут) и затяжные 
(более 1 часа);
2) по количеству участников: до 10 человек и более;
3) по цели: рабочие, политические и информационные;
4) по времени проведения: запланированные и незапланиро-
ванные.

БЫСТРЫЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

12

Планирование совещаний: обязательные атрибуты 

Что нужно планировать:
• 
цели;
• 
повестку дня;
• 
список приглашенных;
• 
график;
• 
информационные материалы;
• 
ответственного за ведение протокола;
• 
регламент выступлений.

В первую очередь руководитель должен учитывать цели 
совещания. Это стартовая точка повестки дня и списка участ-
ников, времени и регламента.

Основные цели совещаний:
1. Новая информация — для информационного совещания:
• важные новости и изменения в политике;
• обсуждение планов и стратегий;
• краткосрочное прогнозирование;
• презентация новых продуктов и подходов;
• обсуждение бюджета;
• кадровые вопросы.
2. Контроль событий и принятие оперативных решений — 
для регулярных совещаний:
• основные риски и сложности;
• параметры для оценки прогресса;
• оценка ключевых процессов и необходимые изменения;
• обсуждение происходящего: что идет хорошо, что тре-
бует улучшения;
• ключевые уроки и результаты действий;
• координация усилий;
• коммуникации.
3. Мотивация — творческие совещания, выработка новых под-
ходов и командообразование:
• побуждение к действию;