Документационное обеспечение управленческой деятельности. Сервис и туризм

Министерство образования и науки Российской Федерации 

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

 
 
 
 
 
В.В. КОЛОЧЕВА 
 
 
 
 
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 
ОБЕСПЕЧЕНИЕ 
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

СЕРВИС И ТУРИЗМ 
 
 
 
Утверждено 
Редакционно-издательским советом университета 
в качестве учебного пособия 
 
 
 
 
 
 
НОВОСИБИРСК 
2020

ББК 60.844я73 
К 614 
 
 
Рецензенты: 
канд. экон. наук, доцент Д.В. Глебова 
канд. экон. наук, доцент В.А. Назаркина 
 
 
 
Работа подготовлена на кафедре маркетинга и сервиса НГТУ 
 
 
 
 
 
 
 
Колочева В.В. 
К 614  
Документационное обеспечение управленческой деятельности. Сервис и туризм: учеб. пособие. – Новосибирск: Изд-во 
НГТУ, 2020. – 72 с. 
 
 
ISBN 978-5-7782-4311-8 
 
В учебном пособии изложены основные понятия и определения  
в области документационного обеспечения управленческой деятельности, приведена классификация документов, рассмотрены системы документов и организация работы с документами на предприятии. 
Учебное пособие предназначено для студентов направления «Менеджмент» всех форм обучения. 
 
 
 
ББК 60.844я73 
 
 
ISBN 978-5-7782-4311-8 
© Колочева В.В., 2020 
 
© Новосибирский государственный 
 
    технический университет, 2020 

ВВЕДЕНИЕ 

Одним из важных аспектов деятельности предприятия является работа с документированной информацией. В организациях создаются 
документы, отражающие планирование и организацию деятельности,  
а также свидетельствующие о результатах проведенных мероприятий. 
От того, каким образом налажена эта работа, зависит скорость принятия управленческого решения, доведения его до исполнителей, а также 
своевременный контроль за исполнением, что в итоге будет способствовать экономическому эффекту от деятельности предприятия.  
Для получения экономического эффекта важно качество информации, которое определяется ее достоверностью, достаточностью, доступностью, оперативностью. В связи с этим на предприятии должны 
быть регламентированы операции и процедуры по организации документооборота, хранению документов, обеспечению конфиденциальности сведений, представленных в документах. 
В учебном курсе «Документационное обеспечение управленческой 
деятельности. Сервис и туризм» рассматриваются история развития и 
современное состояние ДОУД в Российской Федерации, нормативноправовая база, понятие и функции документов, характеристики систем 
документов, организация работы с документами на предприятии. 
Целью изучения данной дисциплины является формирование у студентов знаний, умений и навыков в области составления и применения 
документов в практической деятельности предприятия с учетом принципов по ведению документооборота. Особое внимание уделяется изучению правил и требований по оформлению и изложению документов 
на основе положений законодательных и нормативных документов. 
В результате изучения дисциплины студенты будут: 
– знать перечень и порядок разработки документов при создании 
нового бизнеса в соответствии с действующей нормативно-правовой 
базой; 

– знать общие принципы и содержание документооборота в процессе операционной/производственной деятельности; 
– уметь формировать базу данных и разрабатывать организационно-управленческую документацию с использованием современных 
технологий электронного документооборота; 
– уметь построить документооборот во вновь создаваемой организации/предприятии, включая распорядительные документы; 
– уметь разрабатывать организационно-техническую и организационно-экономическую документацию (графики работ, инструкции, планы, сметы, бюджеты, технико-экономические обоснования) и составлять управленческую отчетность по утвержденным формам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ 
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

1.1. История развития документационного обеспечения 
управленческой деятельности 

Развитие документационного обеспечения управления имеет достаточно длительную историю становления как вида деятельности человека, предприятия, общества, начиная от формирования основы – 
документа и заканчивая организационными, техническими, экономическими, правовыми и социальными аспектами управления документацией. 
Краткая история развития российского делопроизводства представлена в табл. 1.1. 

Т а б л и ц а  1.1 

История развития российского делопроизводства 

Дата 
Событие 

Х в. 

В это время существовала культура написания документов. 
В основном это были договоры, письменные завещания и подорожные грамоты

XIV в. 
Слово «дьяк» закрепилось за всеми лицами, ведущими делопроизводство

XIV в. 

До конца этого времени основным материалом для документов
служил пергамент. 
Первой формой документа являлась грамота – отдельный лист 
пергамента шириной 15 см

П р о д о л ж е н и е  т а б л .  1.1 

Дата 
Событие 

XV в. 

Начинает складываться Система государственного делопроизводства в период формирования русского централизованного 
государства

XV в. 
Пергамент заменила бумага, первоначально привозимая из западноевропейских стран, а затем – отечественная 

1720 г. 

Петр I ввел в действие Генеральный регламент, на основании 
которого была учреждена «коллежская» система делопроизводства

ХIХ в. 

На смену коллегий пришли министерства, которые делились на 
департаменты, а те – на столы. Понятие «делопроизводство» в то 
время обозначало деятельность всего учреждения, а под «делом» 
понимался решаемый вопрос. Для обозначения понятия, аналогичного современному делопроизводству, существовал термин 
«письмоводство». Появилось четкое разделение делопроизводства на формы документов и порядок их движения. Появились 
бланки с угловым расположением реквизитов. Издано большое 
количество специальной литературы, в которой впервые формулируется классификация документов 

XIХ в. 

Появились пишущие машинки, которые способствовали ускорению работы канцелярии и позволили изготавливать сразу несколько копий документа

1917 г. 
Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов»

1918 г. 
Вышло постановление «О форме бланков государственных учреждений»

1920-е 
годы 
Утверждены нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления 

1958 г. 

Главное архивное управление при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства предприятий

О к о н ч а н и е  т а б л .  1.1 

Дата 
Событие 

1966 г. 

В рамках Архивной службы был создан Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела 
(ВНИИДАД). 
Была разработана Единая государственная система документации 
(ЕГСД), которая регламентировала оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования 

1970– 
1980-е гг. 

Были приняты государственные стандарты на управленческие 
документы, общесоюзные классификаторы, унифицированные 
системы документации (УСД) 

1988 г. 
На основе ЕГСД создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) 

1993 г. 
Издан Общероссийский классификатор управленческой документации 

 
На основе вышеизложенной информации можно заключить, что современное состояние документационного обеспечения управления базируется на достаточно длительной истории развития правил составления 
и оформления документов, а также операций и процедур по обработке, 
классификации, учету и хранению документов. Важной составляющей 
в этом является принятие законодательных и нормативных документов, 
создание систем и классификаций. 

1.2. Основные понятия и принципы  
в области документационного обеспечения  
управленческой деятельности 

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования 
и организации работы с документами в процессе осуществления им 
управленческих функций (рис. 1.1). 
 

Рис. 1.1. Составляющие документационного  
обеспечения управления 

Задачи документационного обеспечения управления: 
– фиксирование различных видов деятельности организации в соответствующих документах (работы по созданию документов);  
– обеспечение рационального использования документов в деловой практике организации (работы по движению, учету и хранению документов). 
Документ, документированная информация – это зафиксированная 
на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими 
ее идентифицировать. 
В деятельности любого предприятия документы играют важную 
роль, выполняя ряд функций, при этом одновременно являясь и предметом труда (составление, оформление документа) и результатом труда (документ, как носитель информации, побуждающий к выполнению 
определенных действий), схематично это представлено на рис. 1.2. 

 

 

 
Рис 1.2. Сущность документов в деятельности предприятия 

Документационное 
обеспечение управления 

Документирование

создание документов

Документооборот

движение и учет 
документов

Архивное дело 
организация хранения 
документов

Документ

Основание 
для принятия 
управленческих 
решений

Доказательство 
исполнения 
управленческих 
решений

Источник
для обобщения 
и анализа 
информации

Материал для 
справочно-поисковой 
работы

Предмет труда
Результат труда

В настоящее время существует большое количество видов документов, отличающихся между собой по различным признакам. Классификация документов представлена в табл. 1.2. 

Т а б л и ц а  1.2 

Классификация документов 

Признак 

классификации

Вид 

документов

По способу фиксации 
информации 

Письменные, графические, фото-, кино-, видеодокументы, акустические 

По содержанию 
Учредительные, организационные, распорядительные, по личному составу, информационносправочные, финансовые

По наименованию 
Приказы, положения, протоколы, распоряжения, 
инструкции, письма, заявления и т. д.  

По видам 
Типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные 

По степени сложности 
Простые документы, содержащие один вопрос, и 
сложные, содержащие несколько вопросов 

По месту составления 
Внутренние и внешние 

По срокам исполнения 
Срочные и несрочные 

По происхождению 
Служебные и официально-личные (именные) 

По степени гласности 
Обычные, секретные документы и для служебного пользования  

По юридической силе 
Подлинные и подложные 

По назначению (стадиям создания) 

Подлинники (оригиналы) и копии

По срокам хранения 
Постоянного хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 
10 лет 

В зависимости от целей и задач деятельности человека, организации, общества документы выполняют разнообразные функции 
(табл. 1.3). 

Т а б л и ц а  1.3  

Функции документов 

Название  
функции 
Составляющие 
Характеристика 

Информационные 
функции 

Информационная 

Фиксация и передача информации во 
времени и пространстве, сохранение 
информации и ее использование для 
решения определенных задач

Социальная 

Отражение процессов, происходящих
в обществе, и влияние на общественное развитие

Политическая 

Фиксация и сохранение информации
о внутренней и внешней политике 
государства, о деятельности политических партий

Коммуникативная 

Передача информации во времени 
и пространстве, организация и поддержание информационной связи 
между индивидуумами в обществе, 
между различными элементами общественной структуры

Функции, обеспечивающие 
процесс управления 

Управленческая 

Фиксация и передача информации об 
управленческих решениях, процессе 
реализации управленческих решений

Правовая 

Фиксация, закрепление, применение, 
изменение правовых норм и правоотношений

Учетная 

Систематизация и представление в
формализованном цифровом выражении всех явлений хозяйственной деятельности государства, его органов 
власти и управления, предприятий