Автоматизация документооборота

АВТОМАТИЗАЦИЯ 

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Учебное пособие

Москва

Издательство «ФЛИНТА»

2018

УДК 004.9
ББК  32.97

А22

А22 
Автоматизация документооборота [Электронный ресурс] : 
учебное пособие / А.А. Тищенко, Ю.М. Казаков, М.В. Терехов, 
Л.Б. Филиппова, Е.А. Леонов, Ю.А. Леонов. — М.: ФЛИНТА, 2018. 
— 108 с. 

ISBN 978-5-9765-4024-8 

Приведены сведения об основных теоретических положениях 

электронного документооборота, различные подходы к созданию 
систем 
электронного 
документооборота, 
технического 
задания 

проектам 
внедрения 
информационных 
систем; 
современные 

технологии 
и 
методологии 
автоматизации 
документооборота; 

примеры и характеристика применяемых СЭД.

Учебное пособие предназначено для студентов всех форм 

обучения по направлению подготовки 09.04.02 - «Информационные 
системы и технологии», а также может быть полезно специалистам в 
области автоматизации документооборота.

УДК 004.9
ББК  32.97

ISBN 978-5-9765-4024-8
© Коллектив авторов, 2018
© Издательство «ФЛИНТА», 2018

Содержание

Введение
4

Глава 1. Основные положения 
автоматизированного документооборота
5

1.1. Понятие документооборота  и 
электронного документа
5

1.2. Становление и развитие 
автоматизированного документооборота
15

1.3. Государственное регулирование 

автоматизированного и бумажного 
документооборота. Государственные стандарты
21

1.4. Электронная подпись
24

Глава 2. Системы автоматизированного
документооборота: обзор, особенности, 
средства защиты
30

2.1. Функции, реализованные в СЭД
30

2.2. Классификация СЭД и проблемы выбора
34

2.3. Платформа СЭД
36

2.4. Компоненты системы электронного 
документооборота и ее подсистемы
41

2.5. Внедрение СЭД
47

2.6. Техническое задание на систему электронного 
документооборота и служба документационного 
управления
54

2.7. Администрование СЭД
57

2.8. Защита информации и автоматизация 
документооборота
60

2.9. Примеры наиболее известных СЭД
68

2.10 Облачные системы документооборота
82

2.11. Актуальные тенденции на рынке СЭД
91

Заключение
95

Список используемой литературы
96

Приложение
98

Введение

Основным ресурсом во многих компаниях в первую очередь 

являются все же время и люди. При этом плохо отлаженные 
бизнес-процессы приводят к большому количеству потерянного 
времени, а в следствии этого и людей. Зачастую к такого рода 
простоям в работе, а соответственно и потерям в эффективности 
приводит именно взаимодействие с документами. Тем не менее, 
постоянный 
рост 
объемов 
создаваемой, 
обрабатываемой 
и 

хранимой информации представляет собой необратимый процесс. 
Поэтому 
рано 
или 
поздно 
любая 
успешная 
организация 

сталкивается с проблемой оптимизации документооборота и 
отсюда возникает необходимость создания или внедрения наиболее 
эффективного решения – системы электронного документооборота. 

Система электронного документооборота представляет собой 

программное обеспечение, которое включает в себя функции по 
созданию, хранению и контролю за обращением документов в 
электронном виде. Основная функция подобных систем состоит в 
управлении электронной информацией в рамках рабочего процесса 
организации.  Чтобы правильно организовать процесс обмена 
электронными документами и сделать его безопасным, нужно 
понимать, какова природа электронного документа, чем он 
отличается от традиционного бумажного. Есть ли разница между 
бумажным и электронным документом. Понимание природы 
электронного документа и его отличий от бумажного позволит не 
только более грамотно организовать процесс обмена электронными 
документами, но и сделать его максимально безопасным. Именно 
освещению этих вопросов и посвящено данное учебное пособие.

Глава 1. Основные положения автоматизированного 

документооборота

1.1
Понятие документооборота и электронного документа

Установление порядка движения документов или управление 

документацией организации заключается в создании условий, 
обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый 
поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с 
наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя 
организацию документооборота, включая технологию личной 
работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем 
по документам организации, контроль их исполнения. 

Документооборот - это движение документов с момента их 

создания или получения до завершения исполнения, отправки или 
сдачи в дело.

Организация 
документооборота
это 
правила, 
в 

соответствии с которыми происходит движение документов в 
учреждении. 
Документооборот 
является 
важным 
звеном 

делопроизводства, так как определяет не только инстанции 
движения документов, но и скорость этого движения. 

Основными характеристиками документооборота являются 

маршрут движения, который включает все инстанции на пути 
движения документа от создания черновика (или от получения) до 
подшивки
в дело, и время, затрачиваемое на прохождение 

документов по этому маршруту. Отсюда главное правило 
организации 
документооборота 
оперативное 
прохождение

документа по наиболее короткому и прямому маршруту с 
наименьшими затратами времени. 

Какая 
бы 
технология 
обработки 
документов 
ни 

использовалась, 
организация 
документооборота 
должна 

основываться 
на 
определенных 
принципах, 
или 
правилах, 

обеспечивающих 
оперативное 
прохождение 
документов 
по 

наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К 
таким 
принципам 
организации 
документооборота 
относятся 

следующие: 

- централизация операций по приему, первичной обработке и

отправке 
документов 
(это 
означает, 
что 
все 
документы, 

поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, 
факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, 
обрабатываются 
в 
службе 
документационного 
обеспечения 

управления); 

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и 

исключение возвратных движений документа, не обусловленных 
деловой необходимостью (возвратным считается такое движение 
документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой 
уже проходил обработку); 

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка 

схем прохождения документов); 

однократность 
регистрации 
документов 
(документы, 

поступающие в организацию и создаваемые в организации, 
регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние 
и исходящие - при создании; регистрация документов может 
осуществляться 
в 
службе 
документационного 
обеспечения 

управления учреждения или в структурном подразделении); 

- организация предварительного рассмотрения документов 

(распределение документов, поступивших в организацию, на 
документы, направляемые на резолюцию руководителю, его 
заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в 
подразделения; 
предварительное 
рассмотрение 
проводит 

специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник 
руководителя); 

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно 

определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; 

- исключение необоснованных согласований, организация 

параллельного 
согласования 
документов 
одновременно 

несколькими работниками (копирование проекта документа или 
передача 
его 
по 
электронной 
почте 
одновременно 
всем 

заинтересованным лицам); 

- снижение уровня подписания документов; 
- исключение или максимальное ограничение возвратных 

движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, 
при их подготовке - визирование и согласование и т. д.); 

-максимальное единообразие в порядке прохождения и 

процессах обработки основных категорий документов, исходя из 

того, 
что 
каждое 
перемещение 
документа 
должно 
быть 

оправданным. 

Соблюдение 
этих 
принципов 
позволяет 
улучшить 

документационное обеспечение аппарата управления за счет: 

- прямоточности направления документопотоков, исключения

дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке 
документов; 

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их

равномерное поступление и способствует пропорциональной 
загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы 
делопроизводства. 

Объективные данные о состоянии документооборота можно 

получить из качественных и количественных характеристик его 
параметров. 

К 
качественным 
характеристикам 
документооборота 

относятся: 

- характеристики документопотоков (состав документов, их

содержание); 

- маршруты движения документов (направление движения,

этапы и инстанции маршрута движения документов); 

- периодичность (стадии документооборота);
- направленность движения.
Документооборот как технологический процесс делится на

несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную 
связь 
в 
управлении. 
Документооборот 
в 
учреждении 

осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между 
пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и 
пунктами 
технической 
обработки 
документов 
(регистрация, 

копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел 
и т.д.). Под документопотоком (потоком документной информации) 
понимается 
сложившееся 
или 
организованное 
в 
пределах 

информационной системы движение данных в определенном
направлении, при условии, что у этих данных общий источник и 
общий приемник. 

Документопотоки различают по направлению и по отношению 

к 
управленческому 
объекту. 
По 
направлению 
выделяют 

горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня 

управления, 
и 
вертикальные 
(восходящие 
и 
нисходящие), 

связывающие 
организации 
различных 
уровней, 
например, 

руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и 
организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и 
филиалы. 
Восходящие 
потоки 
это 
входные 
документы, 

получаемые 
вышестоящей 
организацией 
от 
подчиненных 

организаций (исходящие документы подчиненных организаций, 
направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки это документы, направляемые вышестоящими органами власти и 
управления подчиненным организациям. 

По отношению к 
управленческому объекту выделяют 

входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно 
взаимосвязаны, так как информация поступивших документов 
используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и 
т. д. 

Входящий документопоток любой организации складывается 

из следующих компонентов: 

- документов вышестоящих организаций (органов власти и 

управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав 
этих документов входят директивные указания, нормативные и 
методические 
акты, 
которые 
являются 
основанием 
для 

руководителей в организации производственной, управленческой, 
технической, экономической, социальной и иной деятельности. По 
видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, 
постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, 
письма, 
инструкции, 
решения, 
методические 
указания 
и 

рекомендации; 

- документов от подведомственных организаций, содержащих 

сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о 
путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей 
деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов 
(о 
финансовой, 
хозяйственной, 
социальной, 
управленческой 

деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов; 

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых

с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, 
с целью консультирования, получения информации. Основные 
виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, 

гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, 
сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, 
счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.); 

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий 
документопоток 
состоит 
из 
документов, 

создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. 
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие 
письменные 
или 
устные 
запросы 
или 
как 
инициативные 

документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные 
документы всегда значительно превышают группу ответных 
документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются 
направлениями деятельности организации и ее информационными 
запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа 
распорядительных 
(при 
условии, 
что 
организация 
имеет 

подведомственные организации) и информационных документов 
(коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, 
договоры, документы по их выполнению. 

Внутренний 
документопоток 
составляют 
документы, 

создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не 
выходящие за его пределы. Происхождение этих документов 
совпадает 
со 
сферой 
их 
применений. 
Внутренний 
поток 

обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в 
пределах 
одного 
учреждения, 
организации. 
К 
внутренним 

относятся организационные документы, определяющие задачи, 
функции 
организации
в 
целом, 
а 
также 
ее 
структурных 

подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных 
лиц, 
правила 
выполнения 
отдельных 
видов 
деятельности: 

положения, 
уставы, 
учредительные 
договоры, 
должностные 

инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. 
Функции оперативного регулирования деятельности учреждений 
выполняют 
распорядительные 
документы, 
издаваемые 

руководством: 
приказы, 
указания, 
распоряжения, 
решения. 

Самостоятельные 
группы 
внутреннего 
документопотока 

составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, 
документы 
по 
учету 
материальных 
и 
денежных 
средств, 

оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не 
рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными 

лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны 
использоваться бездокументные способы обмена информацией 
(телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка 
широко 
распространена. 
Она 
оформляется 
докладными 

(служебными) и объяснительными записками, рапортами. 

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный 

маршрут движения, который зависит от состава и содержания 
документов, степени регламентации функций руководителей и 
структурных подразделений, распределения обязанностей между 
руководителями и от принятой в организации технологии работа с 
документами. 

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим 

документам, что определяется их адресованием. 

Входящие документы образуют три направления движения: 

руководству 
организации, 
руководству 
структурных 

подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих 
потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает 
руководству, 
которое, 
с 
одной 
стороны, 
испытывает 

информационные перегрузки, а с другой - получает значительное 
количество информации, не соответствующей их компетенции, 
областям деятельности и функциональным обязанностям, не их 
уровня. 
Ожидание 
рассмотрения 
документов 
руководством 

является потерянным временем, удлиняет путь документа к 
исполнителю. 

Маршрут движения входящих документов зависит и от 

принятой в учреждении технологии работы с документами. 
Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение 
в регистрационные формы данных о полученном документе до его 
рассмотрения 
руководством 
и 
дополнение 
этих 
данных 

резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и 
другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, 
технология регистрации документов увеличивает время движения 
документа от получения до исполнителя. Если в организации 
принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне 
структурных 
подразделений, 
то 
потери 
времени 
из-за 

нерациональных остановок в движении документа еще более 
ощутимы. 

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю 

управленческую 
структуру. 
Как 
инициативные, 
так 
и 

информационные документы готовят специалисты в структурных 
подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от 
количества инстанций согласования, визирования и подписания 
документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, 
регистрации и отправки документов. 

Наиболее 
нерегламентированными 
являются 
маршруты 

движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение 
распорядительных документов, как правило, упорядочено, а 
подготовка 
всех 
остальных 
документов 
не 
имеет 

регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые 
потери времени на прохождение документов. 

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, 

служба 
делопроизводства 
может 
разрабатывать 
наиболее 

целесообразные, 
оптимальные 
маршруты 
движения 

документопотоков. 

Документооборот как движение следует отличать от объема 

документооборота, который выражается общим количеством 
документов, поступивших в организацию и созданных в ней за 
определенный период. В объеме документооборота необходимо 
учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а 
также 
все 
копии, 
изготовленные 
средствами 
оперативной 

полиграфии и оргтехники. 

Объем документооборота подсчитывают на основе данных 

учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на 
участках первоначальной обработки и отправки, а также по 
регистрационным формам в службе делопроизводства и в 
структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в 
пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, 
переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема 
документооборота нужно проводить по выделенным участкам 
регистрации. 

Общепринятая 
методика 
подсчета 
документооборота 

предусматривает выражение его объема дробью, в числителе 
которой указывают количество подлинников, а в знаменателе количество копий. Однако при этом полученный результат будет