Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере

С.Л.Попов

Делопроизводство 
и секретарская работа 
на персональном компьютере 

Учебно-методическое и справочно-информационное пособие 
для офисных делопроизводителей и секретарей

Москва

СОЛОН-ПРЕСС
2017
2020

УДК 32.882
ББК 621.399
      П 58

Попов С. Л.
Делопроизводство и секретарская работа на персональном компьютере. — 
М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2017. — 424 с.: ил. 

В книге С.Л.Попова, ученого и технического писателя, содержатся сведения о системах документации, организации делопроизводственного процесса и технике делопроизводственных операа
р
з
а
р
 о
п
 л
а
и
р
е
т
а
м
 
н
е
л в
а
т
с
д
е
р
П
 .а
р
е
т
ю
ь
п
м
о
к
 о
г
о
н
ь
л
а
н
о
с
р
е
п
 
м
е
и
н
а
в
о
з
ь
л
о
п
с
и
 с
 е
л
с
и
ч
 
м
о
т в
 ,
й
и
ц
ботке электронных документов на основании шаблонов, ведению баз данных документов и дел, 
использованию сети Интернет и электронной почты в делопроизводстве. С этой целью рассмотрены необходимые вопросы работы в среде операционных систем Windows и использования прикладных программ Word, Excel, Outlook Express, Internet Explorer компании Microsoft. Уделено вни
а
п
п
а 
и
м
ы
н
ь
л
е
т
и
ж
о
н
м
 ,
и
м
а
р
е
н
а
к
с ,
и
м
а
р
е
т
н
и
р
п
 
—
 
й
о
к
и
н
х
е
т 
й
о
н
н
о
р
т
к
е
л
э 
й
о
н с
и
ф
о с е
т
о
б
а
р е
и
н
а
м
ратами и т. п. В приложениях даны сведения о бездокументной работе секретаря и краткий курс 
о
к
а
з х
и
щ
ю
у
в
т
с
й
е
д
 
ы
т
н
е
м
у
к
о
д
 ь
с
и
л
а
в
о
з
ь
л
о
п
с
и
 
и
г
и
н
к
 
и
и
н
а
с
и
п
а
н
 
и
р
П
 .
и
с
и
п
о
н
и
ш
а
м
 
й
о
н
н
е
м
е
р в
о
с
нов, современные инструктивные и методические материалы по делопроизводству и секретарской 
работе, последние версии компьютерных программных продуктов компании Microsoft. 
Книга представляет собой учебное, методическое, справочно-информационное и практическое 

 
и
к
в
о
т
о
г
д
о
п
 
й
о
к
с
е
ч 
и
т
к
а
р
п
 
и
 
й
о
к
с
е
ч
и
т
е
р
о
е
т я
л
д ь
т
а
в
о
з
ь
л
о
п
с
и
 о
н
ж
о
м
 е
о
р
о
т
о
к ,
о
в
т
с
д
о
в
о
к
у
р
е
и
б
о
с
о
п
и повышения квалификации офисных специалистов — сотрудников служб документации фирм и 
организаций различных форм собственности, а также секретарей, референтов, менеджеров. Книга 
 х
ы
н
б
е
ч
у х
и
ш
с
ы
в в
о
т
е
т
ь
л
у
к
а
ф
 х
и
щ
ю
у
в
т
с
т
е
в
т
о
о
с 
м
а
т 
н
е
д
у
т
с 
и
 
м
я
л
е
т
а
в
а
д
о
п
е
р
п
 е
ж
к
а
т 
й
о
н
з
е
л
о
п
 т
е
д
у
б

и
б
м
о
к х
ы
н
н
е
в
т
с
д
о
в
з
и
о
р
п
о
н
б
е
ч
у ,
в
о
м
у
к
и
н
х
е
т ,
щ
и
л
и
ч
у х
и
к
с
е
ч 
и
н
х
е
т
о
н
ь
л
а
н
о
и
с
с
е
ф
о
р
п
 ,
й
и
н
е
д
е
в
а
з
натов средних общеобра зовательных школ.

Сайт издательства «Ремонт и Сервис 21»: www.remserv.ru
Сайт издательства «СОЛОН-ПРЕСС»: www.solon-press.ru

КНИГА — ПОЧТОЙ

Книги издательства «СОЛОН-ПРЕСС» можно заказать наложенным платежом (оплата при получении) по фиксированной цене. Заказ оформляется одним из трех способов:
1. Послать открытку или письмо по адресу: 123001, Москва, а/я 82.
2. Оформить заказ можно на сайте www.solon-press.ru в разделе «Книга — почтой».
3. Заказать по тел. (499) 254-44-10, (499) 795-73-26.
Бесплатно высылается каталог издательства по почте.
При оформлении заказа следует правильно и полностью указать адрес, по которому должны быть 
высланы книги, а также фамилию, имя и отчество получателя. Желательно указать дополнительно свой 
телефон и адрес электронной почты.
Через Интернет вы можете в любое время получить свежий каталог издательства «СОЛОН-ПРЕСС», 
считав его с адреса www.solon-press.ru/kat.doc.
Интернет-магазин размещен на сайте www.solon-press.ru.

По вопросам приобретения обращаться:
ООО «АЛЬЯНС-БУКС»
Тел: (499) 725-54-09, 725-50-27,
www.alians-kniga.ru

ISBN 978-5-91359-109-8 
© Макет, обложка «СОЛОН-ПРЕСС», 2017
 
© Попов С. Л., 2017

2020

2020

2020

Моим дорогим родителям, брату, женам, 
дочерям и сыновьям, внучкам и внукам 
посвящается

Оглавление

Предисловие  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Глава 1.  Введение: делопроизводство и персональный компьютер. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Глава 2.  Организация документооборота на фирме  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Глава 3.  Операционная система Microsoft Windows — основа программного обеспечения 
делопроизводства на ПК  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Глава 4.  Работа над документами в текстовом редакторе Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Глава 5.  Подготовка к составлению служебных документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Глава 6.  Техника редактирования документов в среде Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Глава 7.  Составление и оформление организационно-распорядительных 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Глава 8.  Форматирование документов в редакторе Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Глава 9.  Современные технологии созданияи оформления документов. . . . . . . . . . . . . . . . 243

Глава 10.  Систематизация и подготовка документов и дел к архивному хранению  . . . . . . . 263

Глава 11.  Создание и использование электронной делопроизводственной базы 
данных. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Глава 12.  Использование сети Интернет и электронной почты в делопроизводстве  . . . . . . 317

Глава 13.  Офисная техника делопроизводителя и секретаря фирмы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Приложения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Приложение 1. Галерея шаблонов фирменных бланков документов административного 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Приложение 2. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Приложение 3. Краткий курс машинописи на компьютере  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

Глоссарий и предметный указатель . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Дополнительная литература  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Об авторе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

От автора  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Предисловие. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Проблемы в традиционном делопроизводстве  . . . . 15
Назначение и основные элементы содержания 
книги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Лицензирование программного обеспечения  . . . . . 16
Принятые в книге соглашения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Обращение к читателю . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Глава 1. Введение: делопроизводство 
и персональный компьютер  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.1. История развития делопроизводства 
в России. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.2. Основные понятия и определения, 
связанные с делопроизводством  . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.1. Управленческая информация  . . . . . . . . . . . . 21
1.2.2. Общая классификация управленческих 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.3. Системы делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . 22
1.2.4. Состав делопроизводственного персонала 
фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3. Ваш персональный компьютер. . . . . . . . . . . . 23
1.3.1. Общая конфигурация офисного 
компьютера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3.2. Монитор  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.3.3. Клавиатура . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Эргономичность клавиатуры  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Определяющие клавиши  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Раскладка кириллицы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Назначение некоторых клавиш клавиатуры. . . . . . . . 27
1.3.4. Мышь  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.3.5. Основные принципы работы 
компьютера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.4. Вопросы автоматизации делопроизводства 
с помощью компьютера . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.4.1. О проблемах автоматизации 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.4.2. Применение стандартного программного 
обеспечения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.4.3. Принципы автоматизации 
делопроизводства   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.4.4. О технологии электронного документооборота  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Глава 2. Организация документооборота 
на фирме  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.1. Общие положения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.1.1. Документопотоки на фирме . . . . . . . . . . . . . . 34
2.1.2. Схемы документооборота на фирме . . . . . . 35
2.1.3. Принципы регистрации документов  . . . . . . 36
2.1.4. Современные компьютерные системы 
поддержки делопроизводства  . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

2.2. Прохождение и исполнение входящих 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.1. Прием и первичная обработка входящей 
корреспонденции  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.2. Предварительное рассмотрение 
поступивших документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.2.3. Рассмотрение документов 
руководителями фирмы и ее подразделений  . . . 41
2.2.4. Работа исполнителя с документами  . . . . . . 42
2.3. Прохождение исходящих и внутренних 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3.1. Порядок прохождения исходящих 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3.2. Порядок прохождения внутренних 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.3.3. Организация доставки и порядок 
приема–передачи документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.4. Построение справочных картотек. . . . . . . . . 45
2.4.1. О единой регистрационно-контрольной 
карточке  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Особенности регистрации документов 
в электронном виде. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.4.2. Индексация документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.4.3. Систематизация регистрационных 
карточек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
2.4.4. Организация справочных картотек  . . . . . . . 49
2.4.5. Ведение журналов регистрации 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
2.5. Ведение контроля за исполнением 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.5.1. Организация контроля над исполнением 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.5.2. Сроки исполнения документов  . . . . . . . . . . . 52
2.5.3. Техника контрольных операций  . . . . . . . . . . 52
2.5.4. Обобщение и анализ данных 
об исполнении документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.6. Электронные документы и электронный 
документооборот  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.6.1. Государственная политика в области 
электронного делопроизводства . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.6.2. Основные термины и определения  . . . . . . . 56
2.6.3. Что представляет собою электронный 
документ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.6.4. Электронная цифровая подпись. . . . . . . . . . 57
2.6.5. Юридический статус документов 
в электронной форме . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.6.6. Организация электронного 
документооборота. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Права и обязанности субъектов электронного 
документооборота. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Отправка и передача электронных документов  . . . . 58
Получение электронных документов  . . . . . . . . . . . . . 58
2.6.7. Хранение и архивация электронных 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Содержание

Содержание

Глава 3. Операционная система Microsoft 
Windows — основа программного 
обеспечения делопроизводства на ПК. . . . . . . . . 60

3.1. Пользовательские интерфейсы 
Windows 98/Ме/ХР  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3.1.1. Основные элементы интерфейсов 
Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Рабочий стол Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Ярлыки и пиктограммы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Панель задач  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Элементы окон ОС Windows   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.1.2. Запуск программ и открытие документов 
из меню Пуск . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Запуск приложений и программ  . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Открытие существующих документов. . . . . . . . . . . . . 68
3.1.3. Настройка панели задач и меню Пуск. . . . . 68
3.1.4. Использование справочной системы 
Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
О справке в Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Элементы окон справочной системы . . . . . . . . . . . . . 70
Работа со справочной информацией. . . . . . . . . . . . . 72
3.2. Управление документами и папками   . . . . . 72
 3.2.1. Запуск Проводника. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.2.2. Открытие программ и документов . . . . . . . . 73
3.2.3. Основные элементы интерфейса окна 
Обзор средства Проводник  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.2.4. Создание новых папок и переименование 
объектов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
3.2.5. Перемещение и копирование документов 
и папок. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.2.6. Удаление и восстановление документов 
и папок. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
3.2.7. Поиск папок и файлов документов. . . . . . . . 76
3.2.8. Главная папка в Windows — Мой 
компьютер  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
3.3. Использование некоторых стандартных 
программ Windows  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.3.1. Создание заметок в программе Блокнот. . 79
3.3.2. Текстовый редактор WordPad  . . . . . . . . . . . . 80
3.3.3. Вычисления с помощью средства 
Калькулятор . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Глава 4. Работа над документами в текстовом 
редакторе Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.1. Пользовательский интерфейс Word. . . . . . . 85
4.1.1. Быстрое начало — ваш первый 
документ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
4.1.2. Элементы интерфейса окна текстового 
редактора . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
4.1.3. Режимы отображения документов . . . . . . . . 88
Масштабирование изображения документа. . . . . . . 88
Основные режимы отображения документов  . . . . . . 89
Отображение схемы документа  . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Предварительный просмотр документа. . . . . . . . . . . 91
4.1.4. Настройка панелей инструментов  . . . . . . . . 91
Об использовании мыши для вызова команд  . . . . . . 91
Панели инструментов Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . 91
Изменение состояния панелей инструментов  . . . . . 91
Установка опций для панелей инструментов 
и меню. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Создание и удаление ваших собственных панелей 
инструментов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Удаление и добавление кнопок на панель 
инструментов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

4.1.5. Использование справочной системы 
Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Что это такое?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Работа со справочной системой   . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4.2. Работа по созданию документов . . . . . . . . . . 96
4.2.1. Открытие, сохранение и закрытие 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
4.2.2. Создание нового документа. . . . . . . . . . . . . . 97
Установка параметров страниц. . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Наполнение документа текстом  . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Вставка в документ даты, времени, номеров 
страниц  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Вставка специальных символов из окна Символ  . .100
Вставка символов с клавиатуры  . . . . . . . . . . . . . . . .101
4.2.3. Использование средства Автозамена 
для набора текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Встроенные функции автозамены при вводе  . . . . .101
Добавление собственных элементов 
автозамены. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Вставка в документ текста с помощью 
Автотекста. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Несколько советов по использованию 
автозамены и автотекста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3. Некоторые секреты управления 
документами  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3.1. Управление документами  . . . . . . . . . . . . . . .107
Открытие нескольких документов   . . . . . . . . . . . . . .107
Удаление и переименование документов 
и папок. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Контекстные меню окна Открытие документа. . . . .107
Кнопка Команды и режимы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Параметры сохранения документов. . . . . . . . . . . . .109
Парольная защита документов  . . . . . . . . . . . . . . . . .110
4.3.2. Поиски «утерянных» документов. . . . . . . . .110
Простой поиск файлов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Расширенный поиск . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Сохранение критериев поиска . . . . . . . . . . . . . . . . .113
4.4. Распечатка документов, конвертов 
и наклеек . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
4.4.1. Задание параметров печатаемого 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
4.4.2. Предварительный просмотр документа  . .114
4.4.3. Печать документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Простейший способ распечатки открытых 
документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Установка опций печати  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
4.4.4. Печать конвертов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Печать одного конверта . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Установка параметров конверта . . . . . . . . . . . . . . . .119
4.4.5. Печать наклеек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Опции вкладки Наклейки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Настройка параметров наклейки  . . . . . . . . . . . . . . .121
Глава 5. Подготовка к составлению 
служебных документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

5.1. Государственные стандарты по 
документационному обеспечению 
управления. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
5.1.1. Основные регламентирующие 
нормативные документы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
5.1.2. Потребительские форматы бумаги 
и поля документа  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
5.1.3. Единая государственная система 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
5.1.4. Система организационнораспорядительной документации  . . . . . . . . . . . . .124

Содержание
7

5.2. Реквизиты и бланки документов  . . . . . . . . .125
5.2.1. Формуляр-образец и реквизиты 
служебных документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
5.2.2. Использование табулятора при 
размещении реквизитов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
5.2.3. Фирменные бланки документов  . . . . . . . . .126
Документы, оформляемые на бланках   . . . . . . . . . .128
Универсальные схемы размещения реквизитов. . .128
Реквизиты фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Бланки для писем  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Общие бланки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
5.3. Правила оформления реквизитов 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

5.3.1. Графические изображения 

на документах  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
5.3.2. Реквизиты, определяющие авторство 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
5.3.3. Адресование документов  . . . . . . . . . . . . . . .137
5.3.4. Заголовки к тексту документа  . . . . . . . . . . .138
5.3.5. Общие требования к тексту документа. . .138
5.3.6. Требования к оформлению 
приложений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
5.4. Согласование и удостоверение 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
5.4.1. Согласование и визирование служебных 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141
5.4.2. Оформление подписей документа. . . . . . .142
5.4.3. Утверждение документов  . . . . . . . . . . . . . . .144
5.4.4. Приложение фирменной печати. . . . . . . . .145
5.5. Служебные отметки на документах  . . . . . .146
5.5.1. Реквизиты 10, 12, 31  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
5.5.2. Отметка о контроле исполнения 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
5.5.3. Отметки об исполнителе и операторе 
набора текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
5.5.4. Отметка об исполнении документа 
и направлении его в дело  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
5.5.5. Отметка о поступлении . . . . . . . . . . . . . . . . .148
5.5.6. Резолюция  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
Глава 6. Техника редактирования 
документов в среде Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150

6.1. Установка опций редактирования. . . . . . . .150
6.2. Основные приемы редактирования 
текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
6.2.1. Непосредственное удаление текста 
с помощью клавиш Delete и Backspace  . . . . . . . .151
6.2.2. Выделение текста с помощью мыши 
и клавиш  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Что такое выделение?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Выделение с помощью мыши и клавиш . . . . . . . . . .152
Выделение с помощью клавиатурных 
комбинаций  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
6.2.3. Удаление, вырезание, копирование 
и вставка выделенных фрагментов  . . . . . . . . . . . .153
Удаление выделенного текста . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Использование буфера обмена  . . . . . . . . . . . . . . . .154
Вырезание текста в буфер обмена. . . . . . . . . . . . . .155
Копирование выделенного фрагмента  . . . . . . . . . .155
Вставка фрагмента из буфера обмена. . . . . . . . . . .156
6.2.4. Технология «перетащить и опустить»  . . . .156
6.2.5. Использование команд Отменить 
и Повторить  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Отмена выполненных действий. . . . . . . . . . . . . . . . .157

Команда Повторить/Вернуть . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
6.2.6. Редактирование регистра букв текста  . . .158
6.2.7. Сквозная замена фрагмента текста  . . . . .159
Сквозная замена однопадежных слов  . . . . . . . . . . .160
Замена разнопадежных слов. . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Поиск и замена специальных элементов текста . . .161
6.2.8. Расстановка переносов слов . . . . . . . . . . . .161
Автоматическая расстановка переносов   . . . . . . . .162
Расстановка знаков переноса вручную  . . . . . . . . . .162
Принудительная расстановка переносов 
средствами Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
6.2.9. Разбивка текста на страницы. . . . . . . . . . . .163
6.3. Перемещения в многостраничном 
документе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
6.3.1. Использование полос прокрутки  . . . . . . . .164
6.3.2. Комбинации клавиш для перемещения 
по документу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
6.3.3. Непосредственный переход по команде 
Перейти. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
6.3.4. Работа с закладками. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
6.3.5. Отыскивание «утерянного» текста  . . . . . . .167
6.4. Инструменты Word проверки текста 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
6.4.1. Установка параметров проверки 
правописания  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
6.4.2. Проверка орфографии текста  . . . . . . . . . . .170
Автоматическая проверка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Пополнение пользовательского словаря. . . . . . . . .170
Принудительная проверка текста  . . . . . . . . . . . . . . .171
Отключение проверки орфографии . . . . . . . . . . . . .171
6.4.3. Проверка грамматики и стилистики  . . . . .172
6.5. Работа с исправлениями 
отредактированных документов  . . . . . . . . . . . . . .174
6.5.1. Регистрация и отображение 
исправлений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174
6.5.2. Принятие исправлений или отказ 
от них  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
6.5.3. Сравнение версий документа  . . . . . . . . . . .177
6.5.4. Объединение правок разных 
редакторов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
Глава 7. Составление и оформление 
организационно-распорядительных 
документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179

7.1. Технологический процесс составления 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
7.2. Акт. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
7.3. Договор  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
7.4. Доверенность  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
7.5. Докладная и объяснительная записки  . . .182
7.5.1. Внутренняя и внешняя докладная 
записка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
7.5.2. Объяснительная записка. . . . . . . . . . . . . . . .182
7.6. Инструкция. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
7.6.1. Реквизиты инструкции  . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
7.6.2. Должностная инструкция. . . . . . . . . . . . . . . .183
7.7. Объяснительная и пояснительная 
записки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
7.8. Служебные письма . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
7.8.1. Требования к составлению писем  . . . . . . .185
7.8.2. Различные виды служебных писем  . . . . . .185
Сопроводительные письма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185

Содержание

Другие виды служебных писем  . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Визирование и подписание писем . . . . . . . . . . . . . .186
7.9. План. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
7.10. Положение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
7.11. Постановление  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
7.12. Приказ  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
7.12.1. Назначение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
7.12.2. Реквизиты и текст приказа . . . . . . . . . . . . .188
7.12.3. Сроки исполнения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
7.12.4. Согласования  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
7.12.5. Движение приказа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
7.12.6. Выписка из приказа  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
7.13. Протокол. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
7.13.1. Виды протоколов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
7.13.2. Реквизиты и порядок ведения . . . . . . . . . .191
7.13.3. Выписка из протокола  . . . . . . . . . . . . . . . . .192
7.14. Распоряжение  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
7.15. Справка. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
7.16. Телеграмма   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
7.17. Телефонограмма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
7.18. Оформление приложений 
к документам. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
7.19. Изготовление и заверение копий 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
7.20. Ведение кадрового 
делопроизводства  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
7.20.1. Оформление заявлений по личному 
составу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
7.20.2. Оформление приказа по личному 
составу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
7.20.3. Оформление характеристики  . . . . . . . . . .198
7.20.4. Составление и оформление личных дел 
сотрудников фирмы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
7.20.5. Оформление командировочных 
и отчетных документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
Работа секретаря по подготовке командировок. . .199
Разрешение на командировку. . . . . . . . . . . . . . . . . .200
Командировочное удостоверение  . . . . . . . . . . . . . .200
Регистрация командировок . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Отчетные документы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
7.20.6. Заполнение и ведение трудовых 
книжек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Сведения, заносимые в трудовую книжку  . . . . . . . .201
Заполнение разделов трудовой книжки. . . . . . . . . .202
Порядок ведения записей  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202
Глава 8. Форматирование документов 
в редакторе Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
8.1. Три составляющие электронного 
документа . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
8.1.1. Символы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
8.1.2. Абзацы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
8.1.3. Разделы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
8.1.4. Понятия стиля и шаблона  . . . . . . . . . . . . . . .205
Стили. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205
Шаблоны. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
8.2. Форматирование символов и абзацев  . . .206
8.2.1. Установка атрибутов шрифтов для 
символов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Способы применения символьных форматов. . . . .206
Характеристики шрифта текста . . . . . . . . . . . . . . . . .207
Форматирование с помощью кнопок панели 
инструментов и комбинаций клавиш  . . . . . . . . . . . .207

8.2.2. Опции диалогового окна Шрифт   . . . . . . . .208
Диалоговое окно Шрифт  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Вкладка Шрифт  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Вкладка Интервал  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209
Вкладка Анимация. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
8.2.3. Форматирование абзацев. . . . . . . . . . . . . . .210
Вкладка Отступы и интервалы  . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Вкладка Положение на странице   . . . . . . . . . . . . . . .212
8.3. Табуляция . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
8.3.1. Установка табулостопов 
на горизонтальной линейке  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213
8.3.2. Удаление и установка табулостопов 
из диалогового окна Табуляция  . . . . . . . . . . . . . . .215
8.3.3. Табуляция с использованием 
опции С чертой . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215
8.3.4. Использование символов заполнения  . . .216
8.4. Форматирование текста  . . . . . . . . . . . . . . . . .217
8.4.1. Создание текстовых колонок . . . . . . . . . . . .217
Использование кнопки Колонки на панели 
инструментов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Опции диалогового окна Колонки   . . . . . . . . . . . . . .218
Форматирование колонок с помощью 
горизонтальной линейки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
Балансировка длины колонок  . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
8.4.2. О маркированных и нумерованных 
списках  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
8.4.3. Создание маркированных списков  . . . . . .220
Стандартный маркированный список. . . . . . . . . . . .220
Использование опций диалогового окна Список   . .221
Создание собственной маркировки списка  . . . . . .223
Работа с маркированным списком . . . . . . . . . . . . . .223
8.4.4. Нумерованные списки  . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Создание одноуровневого нумерованного 
списка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Задание формата нумерации  . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Формирование многоуровневого списка  . . . . . . . .224
8.5. Работа со стилями документов  . . . . . . . . . .225
8.5.1. Применение стилей  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
Отображение стилей в окне документа  . . . . . . . . . .226
8.5.2. Различные способы создания стилей. . . .226
Создание стиля по образцу   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
Использование диалогового окна Стиль   . . . . . . . .227
8.5.3. Создание стилей символов  . . . . . . . . . . . . .228
8.5.4. Изменение и удаление стиля. . . . . . . . . . . .228
8.5.5. Перенос (копирование) формата 
документа. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228
8.6. Таблицы в Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
8.6.1. Преобразование текста в таблицу . . . . . . .229
8.6.2. Создание таблиц  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Использование кнопки Добавить таблицу . . . . . . . .230
Команда Таблица ⇒ Добавить таблицу  . . . . . . . . . .231
8.6.3. Редактирование таблиц. . . . . . . . . . . . . . . . .232
Перемещение и выделение в таблице . . . . . . . . . . .232
Добавление и удаление строк и столбцов. . . . . . . .232
Копирование и перемещение содержимого 
ячеек  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233
Установка ширины столбцов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
8.6.4. Форматирование таблиц. . . . . . . . . . . . . . . .235
Автоматическое форматирование таблицы  . . . . . .235
Обрамление и заливка ячеек. . . . . . . . . . . . . . . . . . .236
Выравнивание и ориентация текста в ячейках  . . . .236
Разбиение и объединение ячеек  . . . . . . . . . . . . . . .238
Перенос заголовка длинных таблиц . . . . . . . . . . . . .239
Разбиение таблицы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
8.6.5. Сортировка табличных данных  . . . . . . . . . .240
Рамочная окантовка и заливка абзацев, таблиц, 
страниц  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241

Содержание
9

Глава 9. Современные технологии созданияи 
оформления документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
9.1. Использование банков и баз данных . . . . .243
9.1.1. Законодательно-правовые банки 
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
9.1.2. Базы данных по документам фирмы  . . . . .243
9.1.3. Использование трафаретных текстов 
и стандартных фрагментов   . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
9.2. Использование шаблонов документов . . .244
9.2.1. Шаблон документа в редакторе Word . . . .244
9.2.2. Шаблон Normal.dot (Обычный)  . . . . . . . . . .244
9.2.3. Создание документа на основе 
шаблона  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
9.2.4. Назначение документу нового 
шаблона  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
9.2.5. Использование стандартных шаблонов 
редактора Word  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Письмо  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Служебная записка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
9.2.6. Использование мастеров документов  . . .248
9.3. Создание и использование собственных 
шаблонов документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
9.3.1. Преобразование документа в шаблон  . . .250
9.3.2. Копирование и модификация 
существующего шаблона  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
9.3.3. Использование функции Организатор  . . .251
Диалоговое окно Организатора  . . . . . . . . . . . . . . . .251
Обновление стилей исходного шаблона  . . . . . . . . .252
9.3.4. Хранение собственных шаблонов  . . . . . . .252
Где хранить свои шаблоны. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
Использование глобальных шаблонов. . . . . . . . . . .254
9.4. Разработка типовых формуляров 
и бланков фирменных документов  . . . . . . . . . . . .254
9.4.1. Состав и размещение реквизитов в 
формуляре-образце . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255
9.4.2. Разработка типовых формуляров. . . . . . . .256
Формуляр приказа по вопросам общей 
деятельности  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256
Типовой формуляр письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256
Разработка бланков документов. . . . . . . . . . . . . . . .257
9.4.3. Создание электронного документа 
готового бланка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
Готовые фирменные бланки приказа и письма. . . .258
Помещение реквизитов в ячейки таблиц. . . . . . . . .259
Помещение реквизитов в кадры  . . . . . . . . . . . . . . . .260
Удаление кадра или рамки. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
9.4.4. Сохранение бланков в шаблонах  . . . . . . . .262
Глава 10. Систематизация и подготовка 
документов и дел к архивному хранению  . . . . .263
10.1. Составление и применение 
номенклатур дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
10.1.1. Общие положения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
Назначение номенклатур дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
Виды номенклатур. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
10.1.2. Подготовительная работа 
по составлению номенклатуры дел . . . . . . . . . . . .264
Состав подготовительных работ и исходные 
материалы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Порядок разработки номенклатуры дел. . . . . . . . . .265
10.1.3. Требования к наименованиям 
(заголовкам) дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Признаки заведения дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Общие требования к заголовкам дел. . . . . . . . . . . .266
Употребление терминов «дело» и «документы» 
в заголовках дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .266

10.1.4. Систематизация и индексация дел  . . . . .267
Систематизация дел в номенклатуре . . . . . . . . . . . .267
Определение сроков хранения дел  . . . . . . . . . . . . .267
Индексация дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
10.1.5 Сводная номенклатура дел фирмы. . . . . .268
Рубрикация номенклатуры по структурному 
принципу. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269
Производственно-отраслевой признак 
рубрикации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
Пример номенклатуры дел фирмы МосНТКИЦ 
«КонЦентр». . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
10.1.6. Ввод в действие и закрытие 
номенклатуры  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Оформление номенклатуры дел следующего 
года  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Уточнение и закрытие действующей 
номенклатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272
10.1.7. Контроль и анализ качества 
номенклатуры дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272
10.2. Классификация и систематизация 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
10.2.1. Составление классификаторов 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
10.2.2. Правила логического деления при 
классификации документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
10.2.3. Технология проведения 
систематизации документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Изучение структуры фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Изучение документального комплекса. . . . . . . . . . .274
10.2.4. Советы по составлению и применению 
классификаторов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
10.3. Формирование дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

10.3.1. Общие положения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276
10.3.2. Состав документов дела (папки)  . . . . . . .276
10.3.3. Группирование документов в дела  . . . . .276
10.3.4. Порядок размещения документов 
в делах . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
Принципы расположения документов в делах  . . . .277
Систематизация отдельных категорий 
документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
10.4. Экспертиза документальных 
материалов фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
Задачи экспертизы ценности документов . . . . . . . .278
10.4.1. Создание и функции экспертной 
комиссии фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
10.4.2. Отбор документов на постоянное 
и временное хранение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279
10.4.3. Определение сроков хранения 
документов и дел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
Типовые и ведомственные перечни  . . . . . . . . . . . . .280
Специальные отметки в перечнях документов  . . . .281
10.4.4. Порядок уничтожения документов. . . . . .281
10.5. Оформление и сдача дел в архив . . . . . . .282
10.5.1. Оформление дел различных сроков 
хранения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282
10.5.2. Реквизиты обложек и заверение дел  . . .283
Оформление обложек дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
Уточнение данных на обложках дел  . . . . . . . . . . . . .283
Порядок нумерации листов дела. . . . . . . . . . . . . . . .284
Заверительная надпись  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
10.5.3. Описание и  систематизация дел 
длительного хранения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Годовые разделы описи дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Систематизация дел . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Заполнение граф таблицы описи дел. . . . . . . . . . . .286
Оформление описи дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286

Содержание

10.5.4. Передача дел на государственное 
хранение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
Составление исторической справки фирмы . . . . . .287
Оформление дополнительных разделов к описи 
дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
10.5.5. Обеспечение сохранности документов 
в делопроизводстве  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288
10.5.6. Передача дел в архив фирмы  . . . . . . . . . .289
Глава 11. Создание и использование 
электронной делопроизводственной базы 
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

11.1. Принципы построения 
делопроизводственной базы данных 
на компьютере  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Требования к системе поддержки 
делопроизводства. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
11.1.1. Концепция базы данных  . . . . . . . . . . . . . . .291
Простейший пример базы данных  . . . . . . . . . . . . . .291
Плоские и реляционные базы данных  . . . . . . . . . . .291
11.1.2. Планирование базы данных . . . . . . . . . . . .292
11.1.3. Инструкции по составлению таблиц 
базы данных. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
11.1.4. Перечень электронных таблиц базы 
данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
Регистрационные таблицы по документам  . . . . . . .294
Таблицы перечней документов, содержащихся 
в делах. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
Таблицы номенклатуры дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
Таблицы описания дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Замечания и предложения по номенклатурам 
дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Информационные и другие служебные 
таблицы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
11.1.5. Главная таблица базы данных 
с атрибутами документов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296
11.1.6. Сервисные возможности базы данных 
Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297
Регистрация документов и ввод их в базу 
данных. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297
Поиск документов в базе данных  . . . . . . . . . . . . . . .298
Работа с документами  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Администрирование базы данных 
делопроизводственным сотрудником  . . . . . . . . . . .298
11.2. Создание базы данных в табличном 
процессоре Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
11.2.1. Знакомство с табличным редактором 
Excel  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Что такое электронная таблица?. . . . . . . . . . . . . . . .298
Интерфейс и панели инструментов Excel. . . . . . . . .299
Справочная система Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .299
11.2.2. Рабочие книги, листы и ячейки  . . . . . . . . .300
Навигация в рабочем листе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
11.2.3. Работа с листами Excel  . . . . . . . . . . . . . . . .301
Переименование рабочих листов . . . . . . . . . . . . . . .301
Добавление и удаление рабочих листов  . . . . . . . . .302
Одновременный просмотр нескольких книг 
и листов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Разделение и закрепление областей таблицы  . . . .302
Изменение ширины столбцов и высоты строк  . . . .303
Скрывание и отображение столбцов и строк  . . . . .304
11.2.4. Ввод, редактирование 
и форматирование данных в ячейках  . . . . . . . . . .304
Непосредственный ввод данных. . . . . . . . . . . . . . . .304
Добавление примечаний к ячейкам  . . . . . . . . . . . . .305
Редактирование данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Типы и корректность вводимых данных  . . . . . . . . . .306

Форматирование данных  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
11.2.5. Заполнение электронных таблиц 
данными  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
Ввод данных с помощью формы базы данных  . . . .307
Поиск записей с помощью формы  . . . . . . . . . . . . . .308
Контроль вводимых данных  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Парольная защита данных и санкционирование 
доступа к ним  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .309
11.3. Сортировка и автоматическая 
фильтрация данных  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
11.3.1. Сортировка базы данных 
по критериям. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
Простая сортировка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
Многоуровневая сортировка . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311
Предупреждения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312
11.3.2. Поиск групп дел и документов путем 
фильтрации таблиц базы данных  . . . . . . . . . . . . . .313
Просмотр записей базы данных после 
фильтрации  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314
11.3.3. Использование расширенных 
возможностей автофильтра. . . . . . . . . . . . . . . . . . .314
Поиск в заданном диапазоне данных. . . . . . . . . . . .314
Фильтрация по фрагментам записей . . . . . . . . . . . .315
Глава 12. Использование сети Интернет 
и электронной почты в делопроизводстве. . . .317

12.1. Работа в Интернет с помощью 
программы Internet Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
12.1.1. Элементы окна Internet Explorer  . . . . . . . .317
12.1.2. Адресация и перемещение по ресурсам 
Интернет . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319
URL-адрес Web-узла. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319
Открытие и просмотр Web-страниц  . . . . . . . . . . . . .320
Печать Web-страниц документов  . . . . . . . . . . . . . . .320
12.1.3. Поиск информации в Web-сети  . . . . . . . .320
12.1.4. Получение и использование файлов 
Web-документов   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321
Открытие HTML-документов с диска 
компьютера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
12.2. Обмен электронной почтой с помощью 
Outlook Express. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
12.2.1. Знакомство с Outlook Express . . . . . . . . . .323
Панель инструментов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323
Почтовые папки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
12.2.2. Чтение сообщений и вложенных 
файлов документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Получение почты  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Чтение сообщений  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Просмотр и сохранение вложенных документов  . .325
12.2.3. Создание и отправка нового 
сообщения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Основная процедура. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Использование шаблонов сообщений. . . . . . . . . . .328
Отправка вложенных файлов документов  . . . . . . . .328
12.3. Работа с адресной книгой Windows . . . . .328
Открытие адресной книги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328
12.3.1. Создание и редактирование адресной 
карточки  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .329
Редактирование информации в адресной книге  . .330
12.3.2. Создание адресных папок и групп. . . . . .330
12.3.3. Адресование сообщений с помощью 
адресной книги. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330
Глава 13. Офисная техника 
делопроизводителя и секретаря фирмы. . . . . .332

13.1. Персональный компьютер  . . . . . . . . . . . . . .332

Содержание
11

13.1.1. Включение и выключение компьютера. .332
Включение компьютерной системы  . . . . . . . . . . . . .332
Порядок выключения компьютера  . . . . . . . . . . . . . .332
13.1.2. Работа с мышью и клавиатурой . . . . . . . .333
Работа с мышью. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333
Чистка мыши. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
Работа с клавиатурой  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
Чистка клавиатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336
13.1.3. Работа с дискетами 
и компакт-дисками  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337
Дискеты. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337
Компакт-диски CD/DVD–ROM/RW  . . . . . . . . . . . . . .338
13.1.4. Эргономические правила работы 
за компьютером   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
Факторы риска при работе за компьютером. . . . . .339
Физкультура необходима. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
Разминка для глаз  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .340
Рабочее место . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .340
Монитор  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .340
Мышь и клавиатура  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341
13.1.5. Уход за компьютером   . . . . . . . . . . . . . . . . .341
Основные правила очистки ПК  . . . . . . . . . . . . . . . . .341
Клавиатура  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
Мышь. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
Дисковод гибких дисков . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
13.2. Распечатка документов на принтере  . . .342
13.2.1. Типы принтеров и их основные 
характеристики. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
Лазерная технология   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
Струйно-чернильная технология   . . . . . . . . . . . . . . .343
Матричная технология  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
13.2.2. Качество печати и выбор типа 
бумаги  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
13.2.3. Общие проблемы принтеров. . . . . . . . . . .344
13.3. Ввод в компьютер текстовых и 
графических материалов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345
13.3.1. Типы сканеров и их основные 
характеристики. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345
Планшетный сканер  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346
Требования к сканируемым оригиналам  . . . . . . . . .346
13.3.2. Сканирование и распознавание 
текстов с помощью программы FineReader  . . . .346
Интерфейс программы FineReader. . . . . . . . . . . . . .347
Режимы сканирования  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348
Подготовка сканированной страницы для 
распознавания. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348
Распознавание и сохранение документа. . . . . . . . .349
13.3.3. Ввод в компьютер документов 
с цифровой фотокамеры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .350
13.3.4. Оборудование для проведения 
видеоконференций . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351
13.4. Другое нетрадиционное офисное 
оборудование  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
13.4.1. Офисная автоматическая телефонная 
станция  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
13.4.2. Уничтожитель печатных документов . . . .353
Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355

Приложение 1. Галерея шаблонов 
фирменных бланков документов 
административного делопроизводства. . . . . . .356

П1.1. Работа с шаблонами и образцами 
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
П1.1.1. Работа с кадрами в шаблонах. . . . . . . . . .356
П1.1.2. Работа с текстом шаблона . . . . . . . . . . . . .356

П1.1.3. Получение готовых бланков 
документов фирмы  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357
П1.2. Организационные документы  . . . . . . . . . .358
Договор купли-продажи  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358
П1.3. Распорядительные документы  . . . . . . . . .359
Шаблон приказа  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .359
Образец выписки из приказа. . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
Образец приказа по личному составу  . . . . . . . . . . .360
П1.4. Справочно-информационные 
документы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361
П1.4.1. Письмо  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361
П1.4.2. Докладная (служебная) записка  . . . . . . .362
П1.4.3. Справка. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .362
Справка личного характера  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363
П1.4.4. Образец доверенности . . . . . . . . . . . . . . . .363
П1.4.5. Акт  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Акт о выделении к уничтожению документов 
и дел  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Акт о выдаче документов во временное 
пользование. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365
Карточка-заместитель дела. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365
П1.4.6. Телефонограмма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
П1.4.7. Реестр почтовых отправлений  . . . . . . . . .366
П1.4.8. Номенклатура дел фирмы  . . . . . . . . . . . . .367
П1.4.9. Описи документов и дел постоянного 
хранения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .367
Обложка дела. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .367
Внутренняя опись дела. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368
Опись дел длительного хранения и по личному 
составу  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368
П1.5. Документы кадрового 
делопроизводства  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369
П1.5.1. Заявление  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369
П1.5.2. Приказ по личному составу  . . . . . . . . . . . .369
П1.5.3. Заявка и разрешение на командировку 
(формат А5)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Лицевая сторона бланка. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Оборотная сторона бланка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
П1.5.4. Командировочное удостоверение 
и задание по командировке (формат А5)  . . . . . .370
Лицевая сторона бланка.  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Оборотная сторона бланка  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
П1.5.5. Отчеты по командировке 
(формат А5)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
Лицевая сторона бланка. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
Оборотная сторона . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372

Приложение 2. Работа секретаря по 
бездокументному обслуживанию  . . . . . . . . . . . . .373

П2.1. Необходимые личностные и деловые 
качества офисного секретаря. . . . . . . . . . . . . . . . .373
П2.2. Телефонное обслуживание 
и использование электронной почты. . . . . . . . . .373
П2.2.1. Телефонный деловой этикет. . . . . . . . . . .374
П2.2.2. Электронный деловой этикет  . . . . . . . . . .375
П2.3. Организация приема посетителей  . . . . .377
П2.4. Организация совещаний на фирме 
и видеоконференций с помощью ПК . . . . . . . . . .377
П2.4.1. Подготовка заседаний коллегиальных 
органов  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .377
П2.4.2. Проведение видеоконференций  . . . . . . .378
П2.5. Подготовка служебных командировок 
персонала фирмы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378

Содержание

Приложение 3. Краткий курс машинописи 
на компьютере  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380

П3.1. Современная система изучения 
машинописи  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
П3.1.1. Основа профессиональной 
машинописи — слепой метод  . . . . . . . . . . . . . . . . .380
П3.1.2. Постановка рук и гимнастика для 
пальцев  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381
Посадка за клавиатурой компьютера . . . . . . . . . . . .381
Исходная позиция пальцев  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381
Пальцевая гимнастика  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381
П3.1.3. Нажатие клавиш и ритм письма . . . . . . . .382
П3.2. Изучение клавиатуры и основ техники 
письма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383
П3.2.1. Пальцовка на рядах компьютерной 
клавиатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383

П3.2.2. Отработка техники набора букв, слов 

и фраз  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .385
Средний (второй) алфавитный ряд. . . . . . . . . . . . . .385
Верхний (третий) ряд  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .390
Нижний (первый) ряд  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .393

П3.2.3. Клерное письмо. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .399
Алфавит клерного письма  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .399
Клавиши латинского алфавита  . . . . . . . . . . . . . . . . .400
Упражнения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .400
П3.3. Техника набора цифр и знаков . . . . . . . . .401
П3.3.1. Четвертый ряд клавиатуры  . . . . . . . . . . . .401
Упражнения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .401
П3.3.2. Набор чисел на цифровом блоке 
клавиатуры. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .403
Использование цифрового блока. . . . . . . . . . . . . . .403
Упражнения  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .404
П3.4. Совершенствование техники 
и скорости набора текста  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405
П3.4.1. Печатание фраз со скорость 
70–120 знаков в минуту  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405
П3.4.2. Набор текстов со скорость 
100–200 знаков в минуту . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .407
Глоссарий и предметный указатель  . . . . . . . . .412
Русский алфавит  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412
Английский алфавит . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .420
Дополнительная литература. . . . . . . . . . . . . . . .422

Попов Сергей Леонидович — кандидат технических наук, директор Киевского научно-технического консультационного, исследовательского 
и внедренческого центра «КонЦентр». После 
окончания в 1974 году Киевского инженерностроительного института поступил в аспирантуру 
этого же института, где начинал работать на ЭВМ 
ЕС-1010, разрабатывая и программируя на языках 
Fortran и PL/1 новые численные методы исследования поведения сложных динамических систем. 
Его программы использовались в расчетных комплексах для идентификации параметров математических моделей летательных аппаратов по данным летных испытаний в Летно-исследовательском институте (ЛИИ, г. Жуковский Московской 
обл.), моделирования нелинейных автоколебаний 
роторов турбин на Ленинградском металлическом 
заводе (ЛМЗ, г. Санкт-Петербург).
Работая с 1987 года в Украинском научноисследовательском 
и 
проектном 
институте 
«УкрНИИпроектстальконструкция» (г. Киев), 
увлекся проблемами оптимизации нелинейных 
систем и оптимального управления, разработал и 
реализовал в программах для компьютеров серии 
ЕС-1050 ÷ 1060 оригинальные численные методы, 
в частности, для нелинейного расчета и оптимального 
проектирования 
большепролетных 
мембранно-вантовых покрытий. Аналогичные 
методы и программы использовались также для 
расчета внешних аэро- и гидродинамических воздействий на элементы системы подводной 
добычи полезных ископаемых для ВНИПИокеанмаш (г. Днепропетровск) и расчетно-теоретических исследований ветровых нагрузок и аэро
упругой динамики ветроэнергетических установок для ВНИПИ «Гидропроект» им. С.Я.Жука 
Минэнерго СССР (г. Санкт-Петербург). 
Основав в 1992 году КиевНТКИВЦ «КонЦентр», стал работать с персональными компьютерами, уделяя особое внимание разработке на 
языках WordBasic, VBA, C и Java программных 
средств повышения производительности пользователей при работе на ПК. Наряду с проведением 
научных исследований в области оптимизации и 
исследования операций, Сергей Леонидович 
много времени посвящает консультационной и 
преподавательской работе со школьниками и студентами, в частности, по информатике, языкам 
программирования, офисным приложениям компании Microsoft, а также по практической работе 
на персональном компьютере. Руководит дипломными работами студентов, консультирует 
соискателей ученой степени кандидата технических наук. Уже около пятнадцати лет С.Л.Попов 
занимается переводом и научным редактированием книг по электронике, компьютерным технологиям, языкам и средам программирования, 
прикладным программам (приложениям), издаваемых издательствами «ДиаСофт», «Диалектика», «Комиздат», «Вильямс», BHV, «СОЛОН», 
«МК-Пресс», публикует статьи по компьютерной 
тематике. Является автором около ста научных, 
методических и технических работ, в том числе 
трех монографий, имеет авторское свидетельство.
С автором можно непосредственно связаться 
по адресу электронной почты: 
concentr@ukr.net; 
concentr@voliacable.com.

Об авторе

На нынешнем этапе развития нашего общества появилось множество журнально–газетных 
изданий наподобие «Работа, жилье, знакомства», 
«Новая работа» и т. п., предлагающих, кроме прочего, работу по самым разным специальностям. 
Но меня как человека, имеющего двоих дочерей 
и двух сыновей, и не без их «подстрекательства», 
заинтересовала рубрика «Офисный персонал». 
Оказывается, многим фирмам и организациям 
требуются делопроизводственные сотрудники, 
секретари, референты, менеджеры для работы в 
офисе. И в каждой такой заявке-объявлении 
сквозит желание работодателя видеть этих своих 
офисных работников ну просто супер-профи! 
Предъявляемые к кандидатам на такую работу 
требования я разделил на три следующие категории.

Профессиональные требования:
• знание делопроизводства
• знание персонального компьютера (ПК)
• знание офисной техники
• опыт работы по данной специальности
• опыт работы с людьми
• знание английского (немецкого, французского, арабского, японского, китайского и 
др.) языка
• высокая скорость набора текста
• способность к быстрому обучению
• умение работать в команде
• знание делового этикета
• грамотно поставленная речь

Требования к деловым и морально–
этическим качествам: 
• желание учиться и повышать свою квалификацию
• коммуникабельность
• исполнительность
• ответственность
• пунктуальность
• активность
• энергичность

• целеустремленность
• самоотдача
• упорство
• порядочность
• предприимчивость

Требования к внешним данным:
• ограниченный возраст
• как правило, девушка или женщина 
• приятная и представительная (презентабельная) внешность
• хорошо поставленный голос
При этом, как правило, оговаривается возраст 
кандидатов — 20–30 лет. Таким образом, предприниматели рассчитывают, что смогут найти 
работника, уже в указанном возрасте удовлетворяющего всем этим требованиям. Однако это 
почти нереально даже для кандидатов более зрелого возраста. Поэтому я решил помочь молодым 
(и не только) людям, которые заинтересовались 
офисной работой, и в этой книге сосредоточился 
на первоочередных профессиональных навыках, 
которые должен иметь любой кандидат, по пунктам «знание ПК», «знание делопроизводства», 
«знание офисной техники» и некоторым другим. 
Эти «знания» — первое условие приема на такую 
работу. Вместе с тем, аналогичными знаниями 
должны обладать и многие работники канцелярий фирм и организаций, и не только делопроизводственные.
В этой книге я оставил только ту информацию 
по делопроизводству и секретарской работе, 
работе на персональным компьютере и с офисной техникой, которая потребуется подавляющему большинству настоящих и будущих офисных 
работников 
— 
делопроизводственных 
сотрудников, секретарей, референтов и секретарей-референтов руководителей фирм и их структурных подразделений. И, хотя таким работником может быть как мужчина, так и женщина, мы 
по традиции будем представлять себе секретаряреферента женщиной, и в этой книге соответствующим образом к ней обращаться и ее упоминать.

От автора

Делопроизводство — один из основных аспектов работы секретаря руководителя фирмы (организации) и/или делопроизводственного сотрудника ее канцелярии. Документационное обеспечение 
управления 
напрямую 
связано 
с 
информационным обеспечением руководителя 
для принятия им обоснованных организационных и производственных решений. Сегодня 
удельный вес затрат на документационные операции в общей загрузке секретаря настольно 
велик, 
что 
эффективное 
делопроизводство 
немыслимо без использования современных 
средств автоматизации, в первую очередь, персональных компьютеров, информационных систем 
и электронной офисной техники. С применением 
этих средств производительность и качество труда 
офисного работника может повышаться в десятки 
раз, способствуя также повышению эффективности управленческого труда руководителя и 
деятельности предприятия или организации в 
целом.

Проблемы в традиционном 
делопроизводстве

До недавних пор имелось, а кое-где имеется и 
поныне, немало проблем в сфере делопроизводства на фирмах различных форм собственности. Я 
перечислю здесь лишь некоторые, связанные с 
информационным обеспечением руководителя 
фирмы:
• трудоемкость и неформализованность процесса обработки потоков информации;
• дублирование информации и связанных с 
этим производственных операций;
• низкая оперативность информационного 
обеспечения управления фирмой;
• отсутствие контроля статуса и сложность 
поиска нужной информации;
• отсутствие централизованного хранения 
информации;
• риск утери информации.
В этой связи мы можем также обратиться к 
зарубежным аналитическим источникам. Так, 
например, по данным журнала ASAP, уже в 2004 
году только около 30% корпоративной информации оформлялось на жестком носителе (т. е. на 
бумаге), а остальные 70% информации хранилось 
в электронном виде. А по оценке агентства 
Siemens Business Services до 80% своего рабочего 
времени руководитель затрачивает на работу с 

информацией; до 30% рабочего времени сотрудников расходуется на создание, поиск, согласование и отправку информации, а каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз. 
Представляете?! Скажу вам еще больше: до 15% 
корпоративной информации безвозвратно теряется, а на работу с документами расходуется до 
40% трудовых ресурсов фирмы и примерно 15% 
ее доходов.
По данным того же агентства Siemens Business 
Services, при использовании систем электронного 
документооборота 
производительность 
труда 
делопроизводственного персонала увеличивается 
на 20-25%, а стоимость архивного хранения электронной информации оказывается на 80% ниже 
по сравнению со стоимостью хранения бумажных 
архивов.

Назначение и основные элементы 
содержания книги

Эта книга представляет собой учебное, методическое и практическое пособие (или руководство), которое можно использовать для теоретической и практической подготовки настоящих и 
будущих офисных специалистов — офисных 
делопроизводителей, секретарей, референтов, 
менеджеров, а также работников канцелярий 
крупных фирм и организаций. Книга будет полезной также студентам, обучающимся на соответствующих факультетах высших учебных заведений, в профессионально-технических училищах, 
техникумах, учебно-производственных комбинатах средних общеобразовательных школ. Этой 
книгой можно пользоваться и для самостоятельного изучения или углубления знаний по делопроизводству как таковому и выполнению документационных операций на ПК. Это пособие 
поможет вам получить или усовершенствовать 
навыки по составлению и оформлению служебных документов, по организации и ведению документационного 
обеспечения 
управления 
с 
использованием персонального компьютера и 
(даже!) по технике современной машинописи с 
учетом особенностей раскладок клавиатуры ПК.
Чтобы использовать компьютер для автоматизации дело производства, необходимо знать его 
основное программное обеспечение — операционные системы Microsoft Windows 98/Ме/ХР, а 
также некоторые программы (приложения) офисного пакета Microsoft Offi  ce 97/2000/2002/2007 — 

Предисловие

Предисловие

Word, Excel, FineReader и другие. С этой целью в 
книгу включены соответствующие главы. Особо 
описана работа секретаря по обмену электронной 
почтой с помощью программы Outlook Express и 
работа в сети Интернет с помощью программы 
Internet Explorer. Я намеренно отдал здесь предпочтение программам фирмы Microsoft, поскольку ее операционные системы и офисные 
приложения используются в офисных компьютерах подавляющего большинства предприятий, 
организаций и фирм Российской Федерации, 
других стран СНГ, да и всего мира.
Много внимания в книге уделено работе с современной офисной техникой — с компьютерами, 
принтерами, сканерами и т. п. Многие искушенные в работе с электроникой сотрудники (и не 
только работники, а даже некоторые дети) считают, что в этом нет ничего сложного. Действительно, это так, но... лишь после того, как кто-то 
рассказал и показал, как это делать, и после некоторого времени практической работы с этой техникой. В этой связи я вспоминаю, как когда-то, 
еще не имея собственного персонального компьютера, но уже будучи кандидатом технических 
наук, я работал на ПК в офисе другой организации и не знал даже, как правильно включить и 
выключить 
компьютер, 
хотя 
уже 
набирал 
довольно сложные и серьезные тексты, в том 
числе — компьютерные программы, и строить 
графические объекты. Конечно, в вашем офисе 
вам подскажут, как работать, например, со сканером, но будет значительно лучше, если вы уже 
будете хотя бы теоретически знакомы с такой 
работой.
Надеюсь, определенный интерес у читателей 
вызовут приложения к книге, в которых представлены 
шаблоны 
наиболее 
«популярных» 
делопроизводственных 
документов, 
описана 
работа секретаря по бездокументному обслуживанию офиса. Как дополнение к основной теме 
по делопроизводству представлен краткий курс 
современной машинописи. Приведенный в конце 
книги Глоссарий и предметный указатель послужат вам в качестве справочника по теме «Делопроизводство на ПК» и путеводителя по книге. В 
списке литературы представлены нормативные 
документы, методические материалы, а также 
книги, которыми читатель может воспользоваться для более подробного ознакомления с вопросами, которые мы здесь рассматриваем, особенно — по компьютерной тематике и работе с 
офисными приложениями.
Данное пособие подготовлено с учетом действующих в настоящее время в Российской Феде
рации директивных, методических и инструктивных материалов, с использованием передового 
опыта учреждений, организаций, предприятий и 
фирм разных форм собственности в области организации и техники делопроизводства с использованием персональных компьютеров, другой электронной техники и соответствующего программного обеспечения. Тем не менее, книгой вполне 
могут воспользоваться читатели и всех других 
стран бывшего Союза ССР (если эти мои читатели еще не забыли русский язык!).

Лицензирование программного 
обеспечения

Однако вы должны хорошо осознавать, что 
любые программные продукты, реализующие 
делопроизводственные процессы, даются (или 
предоставляются) не даром. Указанное выше 
программное обеспечение корпорации Microsoft, 
включая любую «встроенную» или «электронную» документацию, подпадает под действие 
условий и ограничений лицензионного соглашения корпорации Microsoft на соответствующую 
программу, лицензированную ранее вашей фирмой у корпорации Microsoft, или любой другой 
действительной лицензии, определяющей правила использования программного обеспечения. 
Устанавливая, копируя или используя программные компоненты или их часть, ваша фирма тем 
самым соглашается с условиями и ограничениями лицензионного соглашения, по которому вы 
лицензировали программное обеспечение.
Если у вашей фирмы нет действительной 
лицензии на делопроизводственное и другое программное обеспечение, разработанное какойлибо фирмой или организацией, то вы не имеете 
права его устанавливать, копировать или даже 
просто использовать. Почему я говорю здесь об 
этом? Потому что вам придется работать с определенным программным обеспечением компьютера, и вы должны знать, что использовать его 
иначе, чем по прямому назначению, недопустимо. Любая фирма-разработчик, кроме того, 
запрещает продавать, сдавать в аренду, предоставлять во временное пользование или любым 
другим способом распространять программные 
компоненты, как отдельно, так и в составе какихлибо комплексов или как часть какого-либо продаваемого отдельно товара или услуги, если 
только такие права ранее не лицензированы у 
фирмы-разработчика отдельным лицензионным 
или другим соглашением, определяющим правила использования таких программ.

 
Предисловие  
17

Принятые в книге соглашения

Структура этой книги сформирована в расчете 
на то, что читатель часто будет работать с нею, 
сидя за компьютером. При этом предполагается, 
что такой читатель ранее не работал на ПК, а если 
и что-то делал, то под непосредственным руководством более опытного человека. Поэтому 
главы, посвященные созданию конкретных документов и управлению ими, предваряются главами, описывающими работу с операционной 
системой Windows и текстовым процессором 
(редактором) Word — основными инструментами 
ведения делопроизводства на персональном компьютере. В этом случае читатель, «подкованный» 
теоретически по вопросам работы с приложениями ПК, может сразу практически использовать 
эти свои знания при чтении глав, посвященных 
разработке форм и содержания отдельных видов 
документов и заполнению их реквизитов. 
А теперь договоримся о некоторых принятых в 
этой книге именованиях. Во-первых, любое государственное учреждение или организацию, государственное, совместное, малое промышленное 
или сервисное предприятие, фирму, кооператив 
или еще нечто другое различных форм собственности — здесь будем называть просто организацией или фирмой. Последнее название, ставшее в 
последнее время исключительно популярным 
(хотя оно и не в полной мере отражает масштаб и 
значимость различных предприятий или организаций), в этой книге мы употребляем везде там, 
где речь идет об аппарате управления. В больших 
организациях это — секретариат с огромным числом служб делопроизводства и помещений в 
соответствии с количеством подразделений такой 
организации, в небольших (в т. ч. малых) — это 
просто «предбанник» кабинета директора, в котором находится и работает наша главная героиня 
— секретарь руководителя, для которой в основном я и написал эту книгу. Однако, вне зависимости от «масштаба» секретарей, им приходится 
выполнять примерно одну и ту же работу — в частности, вести делопроизводство, и в первую очередь — на персональном компьютере. Все выше 
сказанное относится и к выделенному делопроизводственному сотруднику (сотруднице) фирмы, 
которого (которую) иногда в книге я для краткости буду называть просто делопроизводителем.
В процессе изложения материала книги я буду 
выделять курсивом ключевые понятия и определения (часто они описываются также в Глоссарии). 
Например, «… наша главная героиня — секретарь 
руководителя …». Курсивом выделены также 

буквы, на которое падает ударение в отдельных 
словах с неоднозначным смыслом, например, «… 
слова…» или «… слова…». Адреса электронной 
почты и Web-узлов будем подавать моноширинным шрифтом Courier. Например, «С нашей 
переводчицей вы можете связаться по адресу 
электронной почты alla@bigbusy.moskow.
ru» или «Данные о компании Phoenix Technologies 
Ltd. находятся на Web-сайте по адресу http://
www.ptltd.com/». Таким же шрифтом выделяются имена файлов и каталогов, а также образцы 
текстов (гаммы) некоторых упражнений на скорость 
машинописи. 
Полужирным 
шрифтом 
выделяются объекты (предметы, понятия), для 
описаний которых нет смысла создавать отдельные поименованные разделы текста, а также 
советы и предупреждения, на которые читатель 
должен обратить особое внимание.
Наименования окон и их вкладок, оконные 
элементы (кнопки, флажки и т. п.), пункты различных меню и подменю операционной системы 
Windows, редакторов Word и Excel, других приложений, если они набраны на английском языке, я 
никак не выделяю, а если на русском, то даю их 
шрифтом Arial, чтобы отличить от основного текста. Например, «… элемент BIOS Plug and Play во 
вкладке Устройства 
отсутствует». Если при 
работе на компьютере вам нужно выбрать из 
меню какой-либо пункт (элемент), то в книге 
соответствующее указание записано в таком виде: 
«Выберите команду Файл ⇒ Создать». Такая 
запись означает, что вы должны сначала щелкнуть левой кнопкой мыши на имени меню Файл, 
а затем — на пункте Создать раскрывшегося 
меню. Указание выбрать какой-либо элемент с 
помощью меню Пуск операционной системы 
Windows в книге записывается в таком виде: «Из 
меню Пуск выберите Программы ⇒ Стандартные ⇒ Текстовый редактор WordPad». 
(Позже вы узнаете, что после открытия меню 
Пуск не нужно щелкать на указанных пунктах — 
достаточно поместить на них указатель мыши.)
Клавиатурные комбинации представляются в 
виде «суммы» отдельных клавиш, например: 
«Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + Alt + Esc». 
Этот пример означает, что вы должны одновременно нажать клавиши Ctrl, Alt и Esc на своей 
клавиатуре. Другой пример: «Ctrl + z(я)» — одновременное нажатие клавиши Ctrl и литерной клавиши z (или я) в любой раскладке клавиатуры — в 
английской или русской.
Другие характерные названия и наименования, присутствующие в тексте, никак не выделены, но их смысл станет вам ясен по контексту.

Предисловие

Обращение к читателю

Конечно, эта книга создавалась не на пустом 
месте. Кроме более чем 20-летнего личного опыта 
работы 
в 
должности 
директора 
Киевского 
НТКИВЦ «КонЦентр» и служебных взаимоотношений с моей секретарем-референтом (которой 
приходилось работать также в качестве и делопроизводителя, и главного бухгалтера), я использовал некоторые сведения из отдельных книг, 
основные положения Единой государственной 
системы делопроизводства (ЕГСД), Государственные стандарты (ГОСТ), другие нормативные 
и методические материалы, а также отдельные 
руководства и инструкции по аппаратному и программному обеспечению офисной электронной 
техники. Приведенный в конце книги список 
дополнительной литературы предназначен для 
тех читателей, кто захочет повысить уровень своих 
знаний в рассматриваемой области и добиться 
уверенного продвижения по служебной лестнице.

В длительном процессе подготовки книги к 
изданию представленное в ней большое количество информации почти невозможно подать с 
желаемой точностью и полнотой. Поэтому все 
Ваши конструктивные замечания, и особенно 
замечания и предложения Ваших преподавателей, в отношении содержимого книги я учту, и в 
дальнейшем они чем-то помогут тем читателям, 
которые, возможно, получат второе ее издание, 
дополненное новыми сведениями по делопроизводству на основе последних законодательных 
актов, нормативных документов и новых компьютерных приложений.
Хочу надеяться, что эта книга станет важным 
подспорьем в Вашей учебной и практической 
работе, поможет повысить Вашу квалификацию, 
выйти на более высокий уровень взаимоотношений с руководством Вашей фирмы и, в конце 
концов, подняться на очередную ступеньку служебной лестницы. Теперь дело только за Вами!
С.Попов
Киев, июнь 2008 г.