Первичная учетная документация

ПЕРВИЧНАЯ УЧЕТНАЯ 
ДОКУМЕНТАЦИЯ

Ю.И. СИГИДОВ
Е.В. КАЛАШНИКОВА
Т.Е. ХОРОЛЬСКАЯ

Под общей редакцией  Ю.И. Сигидова

 Рекомендовано Межрегиональным учебно-методическим советом 
профессионального образования в качестве учебника для учебных заведений, 
реализующих программу среднего профессионального образования 
по экономическим  специальностям (протокол № 3 от 17.03.2021)

Москва
ИНФРА-М
2022

УЧЕБНИК

УДК 657.2(075.32)
ББК 65.052я732
 
С34

Р е ц е н з е н т ы:
Л.И. Хоружий, доктор экономических наук, профессор, директор Института 
экономики и управления АПК Российского государственного аграрного университета — МСХА имени К.А. Тимирязева;
Н.В. Кулиш, кандидат экономических наук, профессор, заведующий кафедрой бухгалтерского финансового учета Ставропольского государственного аграрного университета

ISBN 978-5-16-017100-5 (print)
ISBN 978-5-16-107522-7 (online)
© Сигидов Ю.И., Калашникова Е.В., 
Хорольская Т.Е., 2022

Сигидов Ю.И.
С34  
Первичная учетная документация : учебник / Ю.И. Сигидов, 
Е.В. Калашникова, Т.Е. Хорольская ; под общ. ред. Ю.И. Сигидова. — 
Москва : ИНФРА-М, 2022. — 345 с. — (Среднее профессиональное образование).

ISBN 978-5-16-017100-5 (print)
ISBN 978-5-16-107522-7 (online)
В учебнике изложены теоретические основы документооборота экономического субъекта, рассмотрены этапы движения учетных документов с момента их создания до передачи на хранение, представлен порядок 
оформления первичных учетных документов по фактам хозяйственной 
жизни на различных участках учетного процесса в соответствии с требованиями российского бухгалтерского и налогового законодательства.
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных стандартов среднего профессионального образования последнего 
поколения.
Предназначен для обучающихся по экономическим специальностям, 
практикующих бухгалтеров, экономистов, слушателей си стемы повышения квалификации.

УДК  657.2(075.32)
ББК 65.052я732

Предисловие

В деятельности экономических субъектов множество фактов 
хозяйственной жизни связано с движением объектов бухгалтерского учета: активов организации, источников финансирования ее 
деятельности, обязательств, доходов и расходов и т.п. В системе 
бухгалтерского учета обеспечиваются регистрация, обработка 
и хранение информации о фактах хозяйственной жизни с целью ее 
предоставления заинтересованным лицам для подготовки и реализации управленческих решений.
Носителем юридической и экономической информации о состоянии и динамике изменений объектов бухгалтерского учета является первичный документ. Данные проверенных и обработанных 
первичных учетных докумен тов являются основанием для регистрации и хранения информации о фактах хозяйственной жизни 
на счетах бухгалтерского учета и в учетных регистрах организации. Правильные оформление и обработка первичных учетных 
докумен тов, составление на их основе учетных регистров — основа 
квалифицированной работы бухгалтера любого экономического 
субъекта.
В этом издании представлен учебный материал, соответствующий основным профессио нальным компетенциям бухгалтера, в числе которых:
 
• обработка первичных бухгалтерских докумен тов;
 
• осуществление учета денежных средств, оформление денежных 
и кассовых докумен тов;
 
• знание порядка заполнения докумен тов по расчетным операциям при продаже готовой продукции, товаров, выполнении 
работ, оказании услуг физическим и юридическим лицам;
 
• отражение в первичных учетных документах наличия и движения основных средств, нематериальных активов и материально-производственных запасов;
 
• формирование первичных учетных докумен тов по учету кадров, 
труда и его оплаты.
Обучающиеся, изучившие курс «Первичная учетная документация», будут:
знать
 
– основы законодательства РФ о бухгалтерском учете (в том 
числе нормативные правовые акты о документах и документообороте) и особенности его применения в организациях 

различных организационно-правовых форм и видов деятельности, а также практику применения законодательных и нормативных актов по первичному бухгалтерскому учету;
 
– основы организации и формирования внутренних организационно-распорядительных докумен тов экономического 
субъекта, регламентирующих порядок составления, хранения 
и передачу в архив первичных учетных докумен тов, порядок 
составления сводных докумен тов и регистров бухгалтерского 
учета в целях осуществления контроля и упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни;
уметь
 
– составлять (оформлять) первичные учетные докумен ты;
 
– вести регистрацию фактов хозяйственной жизни посредством 
двойной записи, составлять бухгалтерские записи в соответствии с рабочим планом счетов экономического субъекта 
по фактам хозяйственной жизни, отраженным в первичных 
учетных документах;
 
– исправлять ошибки в первичных учетных документах;
владеть
 
– навыками составления, приема, проверки, систематизации 
первичных учетных докумен тов, их подготовки для передачи 
в архив;
 
– навыками составления на основе первичных учетных 
докумен тов сводных докумен тов и регистров;
 
– навыками формирования бухгалтерских записей по фактам 
хозяйственной жизни, отраженным в первичных учетных документах.
В учебнике материал излагается с учетом современных тенденций в организации и ведении бухгалтерского учета экономическими субъектами на территории РФ, в том числе единых требований к бухгалтерскому учету, установленных Федеральным 
законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — 
Закон о бухучете).
Учебник содержит теоретический и практический материал, 
нормативную базу, рисунки, схемы и таблицы. Каждая глава завершается комплексом проверки полученных знаний: контрольными 
вопросами и ситуационными заданиями. В конце учебника приведены тестовые задания по всему учебному курсу. Включенные 
в учебник задания разнообразны и направлены на приобретение 
практического опыта, закрепление знаний и умений, которые обучающиеся должны приобрести, изучив представленный в книге 

материал. Приложения к учебнику содержат информацию, которая 
будет способствовать наилучшему освоению учебного курса.
Учебник предназначен для студентов, обучающихся по экономическим специальностям. Материалы учебника могут использоваться при обучении студентов других направлений и специальностей экономического профиля преподавателями вузов и образовательных учреждений среднего профессио нального образования, 
в практической деятельности экономистов и бухгалтеров экономических субъектов, слушателей системы повышения квалификации, 
а также читателями, самостоятельно изучающими бухгалтерский 
учет.
При подготовке учебника были использованы материалы бухгалтерской справочной системы «Система Главбух».
Авторы выражают благодарность ученым и практикам, чьи работы были использованы при создании данного учебника, и будут 
признательны читателям за замечания, поправки и предложения.

Глава 1. 
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ О ДОКУМЕНТАЦИИ 
И БУХГАЛТЕРСКОМ ДОКУМЕНТЕ

1.1. ЗНАЧЕНИЕ И СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИИ

Учетная информация является одной из составляющих экономической информации хозяйствующего субъекта, на долю которой 
приходится более 70% общего объема экономической информации. 
Учетная информация отражает свершившиеся события, явления, 
процессы и тем самым выполняет информационную функцию бухгалтерского учета.
В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным 
документом. Таким образом, учетные докумен ты являются фундаментом, на котором выстраивается вся информационная система 
учетного процесса организации.
Деятельность каждого экономического субъекта сопровождается 
созданием большого количества докумен тов. К составлению первичных учетных докумен тов предъявляются определенные требования согласно нормам законодательства. Как показывает практика, 
неправильное составление тех или иных докумен тов, их отсутствие 
являются одной из причин возникновения споров с налоговыми органами, партнерами по бизнесу, работниками организации. В связи 
с этим каждый бухгалтер часто задается вопросами:
 
• каким документом оформить тот или иной факт хозяйственной 
жизни;
 
• как правильно заполнить конкретный учетный документ;
 
• кем должен быть подписан первичный бухгалтерский документ;
 
• на основании каких докумен тов можно производить записи 
по счетам бухгалтерского учета;
 
• как правильно организовать хранение учетных докумен тов и др.
Дословно документ с латинского (documentum) — письменное 
свидетельство, доказательство. Следовательно, бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает 
совершение фактов хозяйственной жизни, право на их совершение 
или устанавливает материальную ответственность лиц за доверенные им ценности.

В бухгалтерском учете первичная регистрация фактов хозяйственной жизни осуществляется по методу сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации — документах, 
придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Объясняется это тем, что 
в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями между экономическими 
субъектами (контрагентами), организацией и работниками, возникающими в процессе расчетов, оформления приема-передачи материальных и денежных средств, начислений выплат работникам 
и т.п.
Таким образом, учетный документ выступает носителем 
не любой, а только экономической и юридической информации, 
отражающей движение материальных ценностей и денежных 
средств.
Документация является одним из элемен тов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и непрерывное 
отражение фактов хозяйственной жизни с целью получения 
о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.
Значение документации как для построения учетного процесса, 
так и для управления организации велико и заключается в следующем:
1) документация служит обоснованием для учетных записей 
в регистрах бухгалтерского учета;
2) документация используется для выработки управленческих 
решений;
3) документация обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств;
4) документация имеет юридическую силу, она является доказательством законности совершенных фактов хозяйственной 
жизни; при возникновении споров, претензий в обязательном порядке для доказательства правоты привлекаются соответствующие 
докумен ты;
5) документация является источником получения информации 
о финансово-хозяйственной деятельности организации с целью 
анализа и контроля со стороны учредителей, контролирующих органов, проведения аудита.
Качество бухгалтерского учета зависит от достоверности, реальности и своевременности составления первичных учетных 
докумен тов.

1.2. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОДЕРЖАНИЮ 
И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Любая запись на счетах бухгалтерского учета производится 
на основании первичных учетных докумен тов, которые фиксируют 
совершение факта хозяйственной жизни экономического субъекта. При этом первичные учетные докумен ты могут быть приняты 
к учету только в том случае, если они соответствуют определенным 
требованиям.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам, 
приведены в ст. 9 Закона о бухучете, а также установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. 
Минфином СССР 29.07.1983 № 105). К ним относятся следующие.
1. Первичный учетный документ должен быть составлен 
при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно по его окончании. Лицо, 
ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных докумен тов 
для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (п. 3 ст. 9 указанного Закона).
2. Документ должен быть заполнен качественно, содержать достоверную информацию и иметь обязательные реквизиты.
Отсутствие в первичном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации 
финансовых санкций.
Например, начисление заработной платы рабочим производственного цеха организации за изготовление готовой продукции 
производилось на основании нарядов по сдельным расценкам. Наряды не были подписаны ни мастером, ни начальником цеха. Отсутствие подписи должностного лица на нарядах может означать, 
что такие работы вообще не производились, а принятые к учету 
ненадлежащим образом оформленные докумен ты — факт подлога 
докумен тов.
Следствиями этого также станут:
 
– неправомерное отнесение в состав затрат (себестоимости 
продукции) сумм начисленной заработной платы работникам 
по первичным учетным документам, оформленным с нарушением действующего законодательства;
 
– занижение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль 
(при применении общей системы налогообложения);

– недоимка по налогу на прибыль;
 
– штрафные санкции в виде штрафа и пени по налогу на прибыль.
3. Формы первичных учетных докумен тов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного 
лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, как 
правило, на главного бухгалтера. Формы первичных учетных 
докумен тов для организаций бюджетной сферы устанавливаются 
в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Кроме того, обязательными к применению являются формы 
докумен тов, используемых в качестве первичных учетных 
докумен тов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами. Так, порядок составления первичных докумен тов по учету кассовых операций регламентирован указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У 
«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами 
и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Формы докумен тов, используемые при безналичных 
расчетах между контрагентами, закреплены в положении Банка 
России от 19.06.2012 № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств».
Первичные докумен ты могут быть оформлены на типовых 
бланках. Для большинства фактов хозяйственной жизни Госкомстатом России разработаны типовые бланки первичных докумен тов 
(содержатся в альбомах унифицированных форм) по всем участкам 
учетного процесса:
 
• постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету основных средств»;
 
• постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету труда и его оплаты»;
 
• постановление Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ»;
 
• постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»;

• постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету торговых операций»;
 
• постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету труда и его оплаты, основных средств 
и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»;
 
• постановление Госкомстата России от 29.09.1997 № 68 
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной 
документации по учету сельскохозяйственной продукции 
и сырья» и др.
В любом случае используемые формы первичных учетных 
докумен тов (за исключением обязательных к исполнению) должны 
быть закреплены в приложении к учетной политике экономического субъекта.
4. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе с помощью пишущих устройств и (или) в виде электронного 
документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона).
В число функций, выполняемых бумажным документом, входят 
следующие:
 
– обеспечение того, что документ будет понятен для всех;
 
– обеспечение того, что документ не будет со временем изменен;
 
– создание возможностей для воспроизведения документа 
с тем, чтобы каждая сторона имела экземпляр, содержащий 
одни и те же данные;
 
– создание возможностей для удостоверения подлинности 
данных посредством подписи;
 
– обеспечение того, что документ будет иметь форму, приемлемую для государственных органов и судов.
Электронным документом является документ, в котором информация представлена в электронной форме, т.е. в виде, пригодном 
для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ 
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Электронный документ обладает следующими отличительными 
особенностями:

1) возможность восприятия только с помощью технических 
средств;
2) определенная сложность идентификации лица, его создавшего;
3) возможность свободного доступа и нелегитимного изменения 
содержания электронного документа.
Если носитель информации электронный, то организация обязана изготавливать за свой счет копии таких докумен тов на бумажных носителях для других участников сделки, события, операции, а также по требованию органов, осуществляющих контроль 
(налоговая инспекция), судов, прокуратуры.
Юридическую значимость документу, составленному как на бумажном носителе, так и в электронном виде, придают его содержимое и подписи. На территории РФ электронная подпись равнозначна собственноручной подписи на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
 
• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной 
подписи не утратил силу (действует) на момент проверки 
или на момент подписания электронного документа;
 
• при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
 
• подтверждена подлинность электронной подписи в электронном 
документе;
 
• электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Правовые условия использования электронной подписи 
в электронных документах регламентирует Федеральный закон 
от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Существуют следующие виды электронной подписи:
 
– простая;
 
– усиленная неквалифицированная;
 
– усиленная квалифицированная.
Какую электронную подпись использовать для первичных 
учетных докумен тов, устанавливают федеральные стандарты 
по бух учету. Но в настоящее время такого стандарта нет. Поэтому 
подписывать первичный учетный документ можно любой электронной подписью.
Документ, который подписан простой или усиленной неквалифицированной подписью, имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью. Но только если есть соглашение между 
контрагентами о проверке этих подписей.
Однако безопаснее использовать усиленную квалифицированную подпись.