Документирование деятельности гостиниц

О.П. Еланцева 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСТИНИЦ 

Учебное пособие 

2-е издание, стереотипное 

Рекомендовано УМО учебных заведений Российской Федерации 
по образованию в области сервиса и туризма 
 в качестве учебного пособия для обучения студентов  
высших учебных заведений по специальности  
100103.65 – Социально-культурный туризм 

Москва 
Издательство «ФЛИНТА» 
2017 

УДК: 338.48 (075.8) 
 ББК: 65.432 

Е48  

Рецензенты: 

доктор исторических наук, ректор Тюменского института культуры Шишкин И.Г. 
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения и документационного 
обеспечения управления  ТюмГУ Щербич С.Н. 

Еланцева О.П. 

Е48  
Документирование деятельности гостиниц [Электронный ресурс] : учебное 
пособие / О.П. Еланцева. — 2-е изд., стер. — М. : ФЛИНТА, 2017. — 404 с. 

ISBN 978-5-9765-3463-6 

Содержит теоретический курс, методические материалы, практикум, 
задания для контроля, глоссарий, список источников и литературы, приложения. 
Подготовлено в соответствии с требованиями ФГОС высшего профессионального 
образования по дисциплине «Документационное обеспечение деятельности 
гостиниц». 
 Предназначено 
для 
студентов 
специальности 
100103 
«Социальнокультурный сервис и туризм», специализации «Гостиничный сервис», среднего 
профессионального 
образования 
по 
укрупненной 
группе 
профессий, 
специальностей 43.00.00 Сервис и туризм 
Рекомендовано к изданию УМО по образованию в области сервиса и 
туризма. 

УДК: 338.48 (075.8) 
ББК: 65.432 

ISBN 978-5-9765-3463-6
© Еланцева О.П., 2017
© Издательство «ФЛИНТА», 2017 

СОДЕРЖАНИЕ 
ПРЕДИСЛОВИЕ ............................................................................................................ 4 
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ ГОСТИНИЧНОГО 
СЕРВИСА ....................................................................................................................... 6 
§ 1. КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 
УПРАВЛЕНИЯ ............................................................................................................ 6 
§ 2. ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 
УПРАВЛЕНИЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСТИНИЦ ................................................... 22 
§ 3. ПРАВОВАЯ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА 
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В 
ГОСТИНИЦАХ ......................................................................................................... 41 
РЕЗЮМЕ .................................................................................................................. 77 
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ........................................................................ 79 
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ГОСТИНИЧНЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ ............................. 80 
§ 1. УПРАВЛЕНИЕ ГОСТИНИЦЕЙ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА .......... 80 
§ 2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ................................. 100 
§ 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.  СОСТАВ И 
НАЗНАЧЕНИЕ БЛАНКОВ ...................................................................................... 141 
§ 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ......................................................... 150 
РЕЗЮМЕ ................................................................................................................ 172 
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ...................................................................... 172 
ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
ОСНОВНЫХ СЛУЖБ ГОСТИНИЦЫ. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ 
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ ............................................................. 176 
§ 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ СЛУЖБ ГОСТИНИЦЫ. 
НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО 
ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ................................................................ 176 
§ 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ  В УПРАВЛЕНИИ 
ГОСТИНИЦАМИ .................................................................................................... 197 
§ 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ ГОСТЕЙ .................... 288 
РЕЗЮМЕ ................................................................................................................ 325 
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ...................................................................... 327 
ГЛАВА 4. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ .......................................... 328 
§ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ..................................................... 328 
§ 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ .................................................... 343 
§ 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДГОТОВКА 
ДОКУМЕНТОВ К ХРАНЕНИЮ .............................................................................. 355 
РЕЗЮМЕ ................................................................................................................ 367 
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ...................................................................... 369 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................................... 370 
ПРАКТИКУМ .............................................................................................................. 373 
ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ ..................................................................................... 376 
ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ............................................................................... 376 
КЛЮЧИ ....................................................................................................................... 384 
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................. 385 
ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................... 390 
 

ПРЕДИСЛОВИЕ

Гостиничный бизнес относится к отрасли предпринимательства,

имеющей многовековую историю. Предоставление услуг проживания 

одна из перспективных, быстроразвивающихся отраслей мировой 

экономики. 

В XXI
веке мировое гостиничное хозяйство выросло в 

глобальную по своим масштабам целостную, интегрированную и 

динамичную 
отрасль 
с 
огромным 
потенциалом 
к 
развитию. 

Современные гостиницы – это не только важнейший вид предприятий 

экономической деятельности, но и сложная организационная структура, 

характеризуемая распределением целей и задач управления между 

целыми подразделениями и отдельными работниками. В настоящее 

время гостиничная индустрия как вид экономической деятельности 

включает 
предоставление 
услуг 
и 
организацию 
краткосрочного 

проживания  в гостиницах, мотелях, кемпингах, пансионатах и в других

средствах размещения (гостиницы для постоянного проживания в 

России, в отличие от зарубежной практики, на данный момент 

практически отсутствуют).

Управление предприятием, оказывающим услуги в сфере 

гостиничного сервиса, неизбежно требует создания многих видов 

документов, без которых невозможно решение основных задач 

организации и планирования его деятельности.

В 
сфере 
обеспечения 
документирования 
деятельности 

предприятий гостиничного обслуживания, отнесенным к социально
культурным услугам, вся документация может быть условно разделена 

на три группы:

– документация, 
связанная 
с 
управлением 
жизнедеятельностью 

предприятия;

– документация, 
связанная 
с 
технологическими 
процессами 

обслуживания гостей;

– документация, связанная с обеспечением безопасности, охраны 

труда и техники безопасности в гостиницах.

В настоящем учебном пособии рассмотрены основные вопросы, 

относящиеся 
к 
документационному 
обеспечению 
деятельности 

предприятий, 
предназначенных 
для 
временного 
проживания, 

отнесенных в соответствии с ГОСТ Р 51185-2014 «Туристские услуги. 

Средства размещения. Общие требования» к коллективным средствам 

размещения гостиничного типа.

Цель данного издания – оказание помощи в изучении теории и 

практики документационного обеспечения деятельности гостиниц, 

реализации 
важнейшей 
задачи 
высшего 
профессионального 

образования – подготовки высококвалифицированных специалистов.

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА 

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

ПРЕДПРИЯТИЯ ГОСТИНИЧНОГО СЕРВИСА

§ 1. КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 

УПРАВЛЕНИЯ

Основной 
формой 
информации 
выступает 
ее 

документированная форма, объемы которой в современном мире 

постоянно 
увеличиваются. 
На 
смену 
текстовому 
документу, 

практически повсеместно пришел электронный, аудиовизуальный 

документ. Документ становится все менее материальным и все более 

виртуальным, перемещаясь во всемирной паутине в электронной 

форме на большой скорости, он меняется в процессе своего 

жизненного цикла, зачастую приобретает не только другую форму, но 

и содержание. Это явление можно сравнит со «снежным комом» – на 

старте мы видим маленький снежок (информация, документ), чем 

больше он перемещается в пространстве, тем более увеличивается 

его масса,  растут документопотоки, нарушаются сроки исполнения 

документов, 
взрывное 
увеличение 
объема 
документооборота, 

способно поглотить любое предприятие, фактически парализовать его 

управление. Высокая социальная значимость документа привела к 

потребности 
в 
научном 
осмыслении 
его 
природы, 
практика 

документирования деятельности – к необходимости  упорядочения 

понятийного аппарата. 

Делопроизводственная практика всегда тяготела к типовым 

решениям, неким стандартным алгоритмам, выработанным в течение 

длительного периода развития теории управления, документирования 

деятельности и организации работы с документами. К категориям 

документационного обеспечения управления мы относим предельно 

широкие по своему объему понятия, т. е. те, для которых нельзя найти 

более широкие родовые понятия. Такая система категорий имеется в 

каждой конкретной науке, при этом часто ведутся терминологические 

споры о содержании тех или иных терминов.

Категория (от греч. kategorein – высказывать) – в разговорном 

языке то же самое, что вид, сорт, класс, ранг, («определенная 

категория служащих», «определенные категории документов»); с 

одной стороны, наиболее общие и вместе с тем простейшие понятия, 

«родовые понятия», например документ, от которых происходят 

остальные понятия – документирование, документальный и т.д.; с 

другой
–
первоначальные и основные формы бытия объектов 

познания – которыми в нашем случае будут являться документ, его 

природа, делопроизводство и его организация.  

Будучи формами и устойчивыми организующими принципами 

процесса мышления, категории воспроизводят свойства и отношения 

бытия и познания во всеобщем и наиболее концентрированном виде. 

Терминологические споры, идущие сегодня в рамках наук о 

документе, в первую очередь в документоведении, архивоведении 

бесконечны, следует констатировать и тот  факт, что вестись они 

будут еще не один десяток лет.

Современные представления о документационном обеспечении 

управления (ДОУ) или делопроизводстве у рядового сотрудника 

любого коммерческого предприятия строятся на устоявшемся мнении, 

что это лишь формальная, вспомогательная часть, без которой на 

практике вполне можно было бы обойтись, при этом недооценивается 

в первую очередь правовая природа современного документа как 

«письменного свидетельства». Такое поверхностное, ошибочное 

представление о документационном обеспечении в управлении 

деятельностью гостиничного предприятия во многом обусловлено 

исторически 
сложившейся 
недооценкой 
роли 
правового 

регулирования 
документирования 
общественных 
отношений 
в 

условиях рыночной экономики. 

Вся 
история 
развития 
делопроизводства 
в 
России 

свидетельствует о формализованном подходе к этому направлению 

деятельности, 
что 
в 
конечном 
итоге 
привело 
к 
сведению 

делопроизводства к уровню технических операций (определенному 

«ремеслу»), 
способствовало 
закреплению 
второстепенного 

положения 
подразделений 
ДОУ 
в 
структуре 
управления 

предприятиями, 
учреждениями 
и 
организациями. 
Практически 

повсеместно 
полномочия 
подразделений 
документационного 

обеспечения управления были сведены к осуществлению учетно
регистрационных операций, формированию номенклатурных дел, 

обеспечению архивного периода жизненного цикла документов, 

остаточному принципу кадрового, финансового и материально
технического обеспечения их функционирования. Хотя во всем мире 

службы, осуществляющие делопроизводственные функции занимают 

ведущее 
положение 
в 
структуре 
управления, 
а 
управление 

документами распространяется на практическую деятельность как 

управляющих документами, так и любых других лиц,  создающих или  

использующих документы в ходе  их деловой  деятельности.  

Попытаемся разобраться в сложившейся ситуации и начнем с 

синонимично используемых определений таких категорий (понятий) 

как 
«документационное 
обеспечение 
управления» 
и 

«делопроизводство»1.

Документационное обеспечение управления
(ДОУ) – это 

специфическое направление деятельности, которое заключается в 

составлении, оформлении документов, их обработке и хранении, с 

применением технических средств и программного обеспечения. 

Согласно ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 документационное обеспечение 

(управления), 
ДОУ
–
это 
деятельность, 
целенаправленно 

обеспечивающая функции управления документами.

Появление этого термина связано с использованием в 

управленческих 
системах 
автоматизированных 
информационных 

технологий. Характерной чертой современного предприятия стала 

необходимость 
комплектования 
штатов 
специалистами 

соответствующих 
профилей, 
имеющих 
не 
кратковременную 

подготовку, 
а 
получивших 
соответствующее 
образование 
и 

квалификацию в этой области.

Делопроизводство
–
деятельность, 
обеспечивающая 

документирование, 
документооборот, 
оперативное 
хранение 
и 

использование документов2.

При этом выделяют общее и специальное делопроизводство. 

Общее (базовое) осуществляется в соответствии с установленными 

общими принципами документирования и документооборота для всех 

видов документов, специальное – учитывает отраслевую специфику 

деятельности конкретного предприятия.

1 Параллельно с термином «документационное обеспечение управления» в управленческой 

практике используется определение «делопроизводство», следует отметить, что языковой 
практике этот термин получил более широкое распространение. 

2 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. 

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В зарубежной практике рассматриваемые термины «ДОУ» и 

«делопроизводство» не применяются, т.к. используется понятие 

«управление документами».

Управление 
документами
(records
management) 
–

определяется 
как 
совокупность 
действий 
по 
созданию, 

использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, 

осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, 

в целях доказательства проведения деловых (управленческих) 

операций. (ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records

management. General.)3

Управление документами 
– деятельность, обеспечивающая 

реализацию единой политики и стандартов по отношению к 

документальному фонду организации4.

Немало 
курьезов 
на 
практике 
случается 
из-за 

терминологической трактовки этих категорий. Наиболее частыми 

ошибками 
считаются 
синонимическое 
употребление 
названых 

понятий, а также путаница в категориях «делопроизводство», 

«документирование» и «документооборот». 

3 Наименование настоящего стандарта уточнено по отношению к русскоязычному переводу 

международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление 
записями. Общие требования» в части употребления термина «записи». Англоязычные термины 
«records» и «document» в настоящем стандарте объединены в русскоязычный термин «документ» 
на следующих основаниях:

1. Термины «records» и «document» в английском языке являются синонимами и употребляются 

в тексте англоязычной версии данного ИСО в терминологическом значении «документ», 
«документы», т.к. положения данного стандарта направлены на решение функциональных, 
технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе 
деловой деятельности организаций.

2. В Российской Федерации термин «запись» в сфере информации и документационного 

обеспечения управления, а также в теории документоведения не используется. В правовых и 
нормативных документах, а также ГОСТах, регулирующих эти сферы деятельности, в Российской 
Федерации используется термин «документ». В практической деятельности персонал служб ДОУ, 
для которых, прежде всего, предназначен данный стандарт, работают исключительно с 
документами.

4 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. 

Делопроизводство и архивное дело. термины и определения.

Документирование – это запись информации о процессах, 

фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее 

опознавательными 
элементами-идентификаторами, 
называемыми 

реквизитами. Результатом документирования является документ. 

Соблюдение правил документирования придает юридическую силу 

документу, т.е. закрепляет его особое свойство служить средством 

доказательства чего-либо в суде, арбитраже, нотариате и в 

управленческой 
практике. 
Юридическая 
сила 
документа 

обеспечивается обязательным для каждого его вида набором 

обязательных реквизитов – элементов оформления.

Документ – средство закрепления передачи управленческих 

решений, правовых норм и иной служебной информации с помощью 

материального 
носителя 
и 
принятых 
официальных 
символов 

предприятия 
и 
обладающее 
обязательными 
реквизитами, 

позволяющими его идентифицировать5. 

Так же применяется термин «официальный документ» –

документ, созданный организацией, должностным лицом или 

гражданином, оформленный в установленном порядке6.

Сегодня наиболее распространены в управлении электронные 

документы.

Электронный документ – документ, информация которого 

представлена в электронной форме.

5 Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» 

документ определяется как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, 
позволяющими ее идентифицировать».

6 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»