Документирование управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ  
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «МИСиС» 

 

 
 
 

 

 

 

 
 

 

№ 531 

Кафедра прикладной экономики

Л.А. Костыгова 
Ю.Ю. Костюхин 
А.В. Алексахин 

Документирование 
управленческой деятельности 

Методические указания 
к выполнению домашнего задания 

Рекомендовано редакционно-издательским 
советом университета 

Москва  2011 

УДК 651.5 
 
К72 

Р е ц е н з е н т  
канд. экон. наук, доц. Л.В. Федосеева 

Костыгова, Л.А. 
К72  
Документирование управленческой деятельности : метод. 
указ. к выполнению домашнего задания / Л.А. Костыгова, 
Ю.Ю. Костюхин, А.В. Алексахин. – М. : Изд. Дом МИСиС, 
2011. – 24 с. 
  

Целью методических указаний, написанных в соответствии с программой 
курса «Документирование управленческой деятельности», является закрепление теоретических знаний и привитие навыков студентам в области подготовки и оформления коммерческих сделок. В домашнем задании на примере 
сделки купли-продажи рассмотрены основные элементы процесса подготовки и оформления коммерческих сделок: сбор и обработка информации о потенциальном партнере, оформление деловых писем, оформление договора. 
Домашнее задание содержит информацию, необходимую для организации 
самостоятельной работы студентов. 
Методические указания предназначены для выполнения курсовых и дипломных работ студентами специальностей 080502 «Экономика и управление на предприятии», 080301 «Коммерция (торговое дело)». 

  

 
© Костыгова Л.А., 
Костюхин Ю.Ю., 
Алексахин А.В., 2011 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Предисловие..............................................................................................4 
1. Общие требования к домашнему заданию .........................................5 
1.1. Цель домашнего задания...............................................................5 
1.2. Выдача задания..............................................................................5 
1.3. Содержание домашнего задания..................................................5 
1.4. Оформление и сдача домашнего задания....................................5 
2. Методические указания к составлению пакета документов, 
оформляющих коммерческую сделку ....................................................6 
2.1. Сведения о потенциальном партнере ..........................................6 
2.2. Переписка с фирмой (предприятием)-партнером........................10 
2.3. Договор коммерческой сделки ...................................................15 
2.3.1. Преамбула и определение сторон. Предмет договора ......15 
2.3.2. Количественные и качественные характеристики товара....16 
2.3.3. Срок и дата поставки............................................................18 
2.3.4. Унификация условий договора ...........................................18 
2.3.5. Цена товара ...........................................................................20 
2.3.6. Условия платежа...................................................................20 
2.3.7. Порядок отгрузки и условия сдачи-приемки .....................21 
2.3.8. Гарантии и рекламации........................................................21 
2.3.9. Условия страхования............................................................21 
2.3.10. Условия упаковки и маркировки.......................................21 
2.3.11. Штрафные санкции ............................................................22 
2.3.12. Форс-мажорные обстоятельства .......................................22 
2.3.13. Арбитраж.............................................................................22 
 

ПРЕДИСЛОВИЕ 

Профессиональная деятельность экономиста-менеджера связана с 
необходимостью сбора и обработки большого количества информации, установлением деловых контактов и их документальным 
оформлением. В связи с этим данное домашнее задание охватывает 
часть курса «Документирование управленческой деятельности», посвященную оформлению и подготовке коммерческих сделок. 
В методических указаниях приведены примерная структура домашнего задания, а также необходимые теоретические и практические 
пояснения к выполнению его отдельных частей. 

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОМАШНЕМУ 
ЗАДАНИЮ 

1.1. Цель домашнего задания 

Приобретение навыков самостоятельной работы в области составления пакета документов для оформления конкретной коммерческой 
ситуации. 

1.2. Выдача задания 

Домашнее задание выдается преподавателем на практическом занятии. Преподаватель проводит общую консультацию о порядке выполнения домашнего задания. 
Студент знакомится с методическими указаниями к выполнению 
домашнего задания, рекомендованной литературой, соответствующими разделами лекционного материала и определяет конкретную 
коммерческую ситуацию, которую согласовывает с преподавателем. 
Предполагается, что работа по оформлению выбранной коммерческой ситуации будет осуществляться бригадой из двух человек. При 
этом каждый студент должен иметь отдельно оформленное домашнее задание, содержание которого приведено ниже. 

1.3. Содержание домашнего задания 

Домашнее задание включает в себя составление пакета документов 
для оформления конкретной коммерческой ситуации. Например: купляпродажа, аренда, передача научно-технической информации или ноухау, лизинг, страхование. Предпочтение отдается сделке купли-продажи 
как наиболее распространенной и относительно простой в оформлении. 
Пакет документов должен содержать: 
1. Информационную карту на потенциального партнера. 
2. Три деловых письма для каждого из партнеров, посвященных 
установлению и поддержанию деловых контактов. 
3. Договор купли-продажи, оформляющий предлагаемую сделку. 

1.4. Оформление и сдача домашнего задания 

Домашнее задание оформляется каждым студентом – членом бригады – в виде записки на стандартных листах формата А4 с титульным листом. 

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ 
К СОСТАВЛЕНИЮ ПАКЕТА ДОКУМЕНТОВ, 
ОФОРМЛЯЮЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ СДЕЛКУ 

2.1. Сведения о потенциальном партнере 

Правильный выбор партнера – одно из основных условий успешного 
проведения коммерческой сделки. Ошибочно прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только в период подготовки или проведения 
переговоров. Такая работа должна вестись постоянно. Полученная в результате нее информация собирается и систематизируется в досье фирмы. 
Фирменное досье – это собранные из различных источников и систематизированные материалы, которые дают общую характеристику 
фирмы и отражают специальные аспекты ее деятельности. 
Обычно источниками такого рода информации служат сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или 
владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров, данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм, данные периодической печати, 
отдельные монографии, каталоги, проспекты, рекламные издания фирм. 
Досье фирмы обязательно содержит: 
1. Информационную карту фирмы. 
2. Сведения о переговорах с фирмой. 
3. Сведения о деловых отношениях. 
Информационная карта фирмы является базовым документом досье 
фирмы. В ней собирается и анализируется всесторонняя информация о 
фирме. 
Первый блок домашнего задания предполагает составление информационной карты на потенциального партнера (покупателя или 
продавца товара). Эта работа заключается в: 
– определении структуры документа (выделение отдельных информационных блоков); 
– разработке содержания блоков (определение вопросов и показателей, характеризующих данное направление деятельности фирмы); 
– заполнении разработанного документа ориентировочными данными. 
В связи с тем что целью домашнего задания является создание информационного пакета документов, приведенные в разработанной 

информационной карте сведения могут приближенно характеризовать 
рассматриваемый объект. 
Обычно карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой 
сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы. Ниже приведена примерная структура информационной карты, которая должна быть изменена студентом 
(дополнена, конкретизирована, введены новые блоки и показатели, исключены отдельные блоки и показатели и т.д.) применительно к конкретной 
ситуации, рассматриваемой в домашнем задании. Все нижерассмотренные 
блоки информационной карты фирмы приведены в табл. 2.1 – 2.5. 
В результате каждый студент разработает персональную структуру 
информационной карты для деловой характеристики конкретной фирмы или предприятия. Изменения и нововведения должны коснуться 
всех блоков информационной карты, а раздел «Финансово-экономические показатели» самостоятельно детально разработан студентом. 
В блоке «Общая характеристика фирмы» представлен стандартный подход, отражающий характеристику крупной фирмы (предприятия), функционирующей как на внутреннем, так и на внешнем рынке. При рассмотрении в домашнем задании деятельности небольшой 
фирмы (предприятия) необходимо видоизменить ряд показателей, 
например: сведения о номенклатуре экспорта или импорта, дочерних 
фирмах, доле в мировом или национальном производстве. 
Раздел «Финансово-экономические показатели» может быть дополнен такими данными, как объем продаж, рентабельность (продаж, продукции, производства, капитала), характеризуемыми коэффициентами: 
– капиталоотдачи (отношение объема продаж фирмы к ее активам), дает представление о деятельности фирмы как товаропроизводителя, отражает ее экономическую эффективность; 
– финансовой независимости (отношение собственного капитала 
фирмы ко всему ее капиталу), характеризует подверженность фирмы 
влиянию со стороны; 
– покрытия (отношение оборотного капитала фирмы к ее краткосрочным обязательствам), характеризует платежеспособность фирмы 
и т.д. 
Руководящий состав фирмы представляется 2–4 деловыми партнерами. Это руководитель фирмы, его заместители, должностное лицо, непосредственно отвечающее за связь как с партнером. Характеристике представителя фирмы посвящен завершающий блок сведений. Он обычно включает общую характеристику, деловую характеристику и характеристику личных качеств представителя. 

Примерная структура информационной карты на фирму 

Фирма __________________________________________________ 

Адрес_____________________________________________________ 

Страна __________________________________________________
 

Почтовый адрес 
 
Телекс 
Телеграфный адрес  
Телефон 
Год основания 
 
E-mail 
Другие организации, торгующие с фирмой 

Таблица 2.1 

Общая характеристика фирмы 

 

Наименование показателя 
Значение показателя1 

Характер деятельности  
 

Кем является по отношению к нам  
 

Юридическая форма  
 

Форма собственности  
 

Национальная принадлежность капитала  
 

Номенклатура производства  
 

Номенклатура экспорта  
 

Номенклатура импорта  
 

Удельный вес в национальном (мировом) 
производстве (торговле) основных товаров  
 

В каких банках пользуется кредитом  
 

Владельцы фирмы или материнская компания 
(распределение акционерного капитала, %)  
 

В какую монополию (финансовую группу) входит  
 

Дочерние фирмы  
 

Важнейшие конкуренты  
 

Связи фирмы с другими компаниями (персональные, 
коммерческие, финансовые, производственные, 
патентные, картельные)  

 

Материально-техническая база (сколько, где расположены заводы, склады, магазины, станции техобслуживания, число занятых и другие данные)  

 

Имеет собственный исследовательский центр  
 

Имеет собственные патенты  
 

Финансовое положение фирмы  
 

С какими другими странами торгует  
 

_____________ 

1 Возможные варианты заполнения: хорошее, удовлетворительное, плохое. 

Таблица 2.2 

Финансово-экономические показатели 

Наименование показателя 
Значение 
показателя 
по годам 

Акционерный капитал (оплаченный, уставный) 
Собственный капитал  
Оборот  
Активы  
Прибыль (чистая, валовая)  
Численность трудящихся  
Расходы на научные исследования и другие показатели  

Таблица 2.3 

Руководящий состав фирмы 

Фамилия, имя, отчество 
Должность 

1. 
2. 

Таблица 2.4 

Деловая характеристика фирмы 

Наименование показателя 
Значение показателя 

Принимает типовые условия партнера  
Выполняет обязательства по контракту  
Соблюдает сроки поставок  
Производит платежи  
Форма платежа  
Отстаивает названные цены  
Размер предоставляемой скидки  
Качество поставляемого фирмой товар  
Предъявляет претензии по качеству технической 
документации  
Спорные вопросы решает  
Имелись арбитражные дела  
Заинтересована в работе с нами  
Предоставляет возможность посетить свои заводы  
Целесообразно поддерживать деловые отношения  
с фирмой  

Таблица 2.5 

Характеристика представителя фирмы 

Общие сведения 

1 . Фамилия, имя, отчество  
2. Должность  
3. Возраст  
4. Женат, холост  
5. Количество детей  
6. Образование  
7. Какими языками владеет  
8. С какого года работает на фирме  
9. Приезд на переговоры  
Неоднократно, не приезжал, 
приезжал редко  

Деловая характеристика 

Разбирается в коммерческих вопросах  
Хорошо, удовлетворительно, плохо  

Знает рынок товара  
Хорошо, удовлетворительно, плохо 

Разбирается в технических вопросах  
Хорошо, удовлетворительно, плохо 

Вопросы решает  
Самостоятельно, не всегда 
самостоятельно, не решает  

Склонность к завышению цен  
Имеется, отсутствует  

Отстаивает цены  
Твердо, не очень твердо  

Личные качества 

Пунктуальность  
Да, нет  

Принципиальность  
Да, нет  

Инициативность  
Да, не очень, нет  

Настойчивость  
Да, не очень, нет  

Решительность  
Да, не очень, нет  

Ответственность  
Да, нет  

Логичность  
Да, не очень, нет 

Тактичность  
Всегда, не всегда  

Общительность  
Да, нет  

Честность  
Да, нет  

2.2. Переписка с фирмой 
(предприятием)-партнером 

Эта часть домашнего задания включает три деловых письма при работе студентов над домашним заданием в бригаде или четыре деловых 
письма, направленных потенциальному партнеру, при индивидуальной 
работе студента. В последнем случае студент должен представить две 
пары писем, содержащих письмо-обращение и ответ на него. 
Существует множество способов установления контактов с потенциальными партнерами (участие в торгах, выставках, ярмарках, 

личные встречи и т.д.). Одним из распространенных вариантов прямых контактов между продавцом и покупателем является деловая 
переписка, предполагающая направление предложения (оферты) 
возможному покупателю или подтверждения заказа покупателя. 
В домашнем задании студентам предлагается оформить в бригаде 
«продавец-покупатель» две пары писем, посвященных установлению 
деловых связей и обсуждению условий сделки. 
Обычно при оформлении второй пары писем в приложении к 
письму высылается проформа договора или сам договор, подписанный одной стороной. 

 Третья пара писем должна быть посвящена решению проблем 
реализации заключенного договора. Это могут быть письма-претензии и ответы на них (по поводу качества, количества, сроков поставки товара); предложения (и ответы на них) о расширении деловых связей; приглашения (и ответы) для участия в выставках, ярмарках, презентациях; письма-сообщения, напоминания, просьбы (и ответы на них) 
и т.д. 
Часто установление деловых контактов между партнерами осуществляется на основе рассылки продавцом рекламных писем. 
Рекламные письма направляются в адрес нескольких потенциальных покупателей. Текст письма содержит информацию о деятельности продавца. Более убедительными следует считать цифровые примеры об экономичности предлагаемого товара, чем его голословное восхваление. 
Часто в приложении к рекламному письму высылается образец 
товара, прайс-лист или каталог на предлагаемую продукцию. 
Другой вариант установления деловых контактов по инициативе 
продавца – направление покупателю оферты-предложения к сотрудничеству. 
Оферта, в которой обозначен товар и прямо или косвенно устанавливается цена, считается определенной. В ней обязательно должен 
быть указан (в отличие от рекламных писем) срок, в течение которого 
продавец связан условиями оферты в случае ее акцепта (положительного ответа) покупателем. 
Обычные условия, указываемые в оферте: наименование товара, 
его количественные и качественные характеристики, базисные условия и сроки поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок сдачи-приемки товара, санкции, условия арбитража. В случае, 
если ранее уже был заключен договор или стороны применяют типовые условия поставок, оферта может содержать лишь индивидуаль