Документационное обеспечение кадровой деятельности в сфере индустрии гостеприимства

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В СФЕРЕ ИНДУСТРИИ
ГОСТЕПРИИМСТВА

ПРАКТИКУМ

М.Г. ЛАВРЕНТЬЕВА
А.В. МОЖАЕВ

Рекомендовано 
Учебно-методическим советом СПО 
в качестве учебного пособия для студентов 
учебных заведений, реализующих программу 
среднего профессионального образования 
по специальностям 43.02.10 «Туризм», 
43.02.11 «Гостиничный сервис», 
43.02.14 «Гостиничное дело»

Москва
ИНФРА-М
2021

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Под редакцией кандидата исторических наук,
доцента Н.Г. Можаевой

УДК 379.85(075.32)
ББК 65.43я723
 
Л13

Лаврентьева М.Г.
Л13 
 
Документационное обеспечение кадровой деятельности в сфере индустрии гостеприимства: практикум : учебное пособие / М.Г. Лаврентьева, А.В. Можаев ; под ред. канд. ист. наук, доц. Н.Г. Можаевой. — 
Москва. : ИНФРА-М, 2021. — 99 с. — (Среднее профессиональное образование). 

ISBN 978-5-16-014893-9 (print)
ISBN 978-5-16-108973-6 (online)

Задания практикума разработаны для проведения практических и семинарских занятий со студентами.
Практикум предназначен для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по специальностям 43.02.10 
«Туризм», 43.02.11 «Гостиничный сервис», 43.02.14 «Гостиничное дело», 
а также для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям подготовки «Гостиничное дело», «Туризм», слушателей центров и институтов дополнительного профессионального образования.

УДК 379.85(075.32)
ББК 65.43я723

Р е ц е н з е н т ы:
Рязанов Е.Е. — кандидат юридических наук, доцент, заведующий 
кафедрой  истории и теории государства и права Российского государственного гуманитарного университета;
Казанова Л.В. — директор по продажам и директор гостевых услуг 
компании «Марриотт»

ISBN 978-5-16-014893-9
© Лаврентьева М.Г., Можаев А.В., 2019

ВВЕДЕНИЕ

В учебном пособии подробно разбираются все темы программы: документация по личному составу, трудовой договор, трудовые книжки, делопроизводство отдела кадров.
В ходе изучения дисциплины «Документационное обеспечение кадровой 
службы» с использованием данного пособия студент должен:
иметь представление:
• 
о системе документации кадровой службы;
знать:
• 
состав личных документов;
• 
особенность составления, оформления договоров и подписания приказов по  личному составу;
• 
особенности оформления договоров;
• 
делопроизводство по трудовым книжкам;
• 
делопроизводство отдела кадров;
уметь:
• 
составлять и оформлять первичные документы по личному составу;
• 
составлять и оформлять унифицированные формы документов по 
личному составу;
• 
заполнять трудовые книжки;
• 
формировать личные дела;
• 
составлять и оформлять номенклатуру отдела кадров.
Учебное пособие предназначено для закрепления теоретических знаний 
и приобретения необходимых практических умений студентами всех форм 
обучения.

1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

В процессе работы с кадрами необходимо повышать оперативность обработки документации по личному составу. Это возможно при использовании 
работниками отдела кадров унифицированных форм учетной документации 
по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 
05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»1.
Унифицированные формы следует применять при составлении и оформлении кадровых документов в таких управленческих ситуациях, как прием 
на работу, перевод на другую работу; увольнение с работы, предоставление 
отпусков штатных сотрудников. Каждая из этих ситуаций оформляется 
специальными документами.
Прием на работу — заявление, трудовой договор (контракт), приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Перевод на другую работу — заявление о переводе, представление о переводе на другую работу (докладная записка), приказ о переводе на другую 
работу.
Увольнение — заявление об увольнении, приказ об увольнении.
Предоставление отпусков — график отпусков или заявление об отпуске, 
приказ о предоставлении отпуска.
Поощрение — представление о поощрении, приказ о поощрении.
Оформление дисциплинарных взысканий — объяснительная записка о 
нарушении, докладная записка о нарушении, приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Рассмотрим оформление документации по личному составу каждой из 
указанных управленческих ситуаций. 

1 С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах 
унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными 
к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные 
уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов 
(например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

1.1. Прием на работу 
5

1.1. Прием на работу

Отделы кадров организаций осуществляют оформление приема на работу 
штатных сотрудников в соответствии с основными документами. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: 
• 
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• 
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• 
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
• 
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• 
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных 
знаний или специальной подготовки;
• 
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и 
нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при 
поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению 
которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным 
законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, 
иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации 
и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора 
дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, 
указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в 
связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан 
по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

1. Оформление документации по личному составу

Гражданин, поступающий на работу, составляет в отделе кадров:
• 
заявление о приеме на работу (в одном экземпляре) (Приложение 1).
Заполняются:
• 
личный листок по учету кадров по установленной форме (в одном экземпляре); 
• 
трудовой договор (контракт) по установленному образцу (в двух экземплярах — один для работника, другой для предприятия).
Заявление о приеме на работу пишется вручную на стандартном листе 
бумаги формата А4.
В заявлении о приеме на работу поступающим указываются:
• 
адресат;
• 
автор;
• 
вид документа (заявление);
• 
текст;
• 
личная подпись;
• 
дата.
В тексте заявления подробно указываются: структурное подразделение и 
должность, на которую претендует поступающий; должностной оклад; дата 
поступления; особенности в работе — неполный рабочий день, почасовая 
оплата труда и т.п. Поступающий на работу лично подписывает заявление и 
ставит дату составления.
Адресат пишется в верхнем правом углу листа бумаги и состоит из наименования должности руководителя предприятия, фамилии и инициалов 
руководителя.
Автор пишется через два интервала под адресатом без предлога «от» и состоит из фамилии, имени, отчества поступающего работника, наименования 
места его регистрации (домашний адрес), паспортных данных.
Личный листок по учету кадров представляет собой трафаретную форму, которая должна быть заполнена работником.
Ответы на вопросы, поставленные в бланке личного листка, должны быть 
краткими, но исчерпывающими. Односложные ответы («да», «нет»), сокращение слов, кроме допустимых (гор., дер., пос., ст., и др.), а также прочеркивание граф не допускаются. В случаях когда текст учетного показателя по 
объему не может быть размещен в границах, предусмотренных на бланке, он 
переносится с соответствующей сноской на чистый лист бумаги, прикладываемый в этих случаях к личному листку.
В случае если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования 
оформляются работодателем (ст. 65 ТК РФ).

1.1. Прием на работу 
7

Гражданин заключает трудовой договор в двух экземплярах в письменной форме, каждый из экземпляров подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя2. 
В трудовом договоре указываются:
• 
фамилия, имя, отчест во работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• 
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• 
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, 
за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• 
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• 
место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие 
условия:
• 
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в 
филиале, представительстве или ином обособленном структурном 
подразделении организации, расположенном в другой местности, — 
место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
• 
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным 
расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; 
конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии 
с Трудовым кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям 
связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных 
справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям 
профессиональных стандартов;

2 Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, 
если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. В этом случае 
работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3 
дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

1. Оформление документации по личному составу

• 
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой 
договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора 
в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом;
• 
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада 
(должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• 
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• 
гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих 
условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• 
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• 
условия труда на рабочем месте;
• 
условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами;
• 
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового п рава.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какиелибо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и 
второй настоящей статьи Трудового кодекса, то это не является основанием 
для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст 
трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, 
не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, 
локальными нормативными актами, в частности:
• 
об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения 
и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
• 
об испытании (срок испытаний не должен превышать трех месяцев, 
а для руководителей, их заместителей, главных бухгалтеров и их за

1.1. Прием на работу 
9

местителей, руководителей филиалов, представительств, структурных 
подразделений — шести месяцев);
• 
о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
• 
об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет 
средств работодателя;
• 
о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
• 
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его 
семьи;
• 
об уточнении применительно к условиям работы данного работника 
прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, 
содержащими нормы трудового права;
• 
о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права 
и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы 
трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных 
прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Трудовые договоры могут заключаться:
• 
на неопределенный срок;
• 
на определенный срок — не более пяти лет (срочный трудовой договор)3.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Контракт подписывается, с одной стороны, работником предприятия, с другой 
стороны — руководителем предприятия и скрепляется печатью предприятия. Один экземпляр контракта выдается на руки работнику, а другой подшивается в личное дело работника.
Работник, составив и заполнив все документы, переводит их инспектору 
отдела кадров.

3 Срочный договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть 
установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных в ст. 59 ТК РФ.
Если в трудовом договоре срок его действия не оговорен, договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

1. Оформление документации по личному составу

Инспектор отдела кадров проверяет все документы, визирует заявление 
о приеме на работу у руководителя структурного подразделения, куда поступает гражданин, знакомит со всеми документами начальника отдела кадров 
и передает весь комплект документов руководителю предприятия.
Руководитель ставит на заявлении резолюцию, в которой указываются 
структурное подразделение, должность, дата назначения, установленный 
оклад, испытательный срок и его протяженность (если это необходимо для 
дан ной должности), свою подпись, дату резолюции.
Заявление с резолюцией и все документы на поступающего работника 
передаются руководителем организации в отдел кадров для издания приказа 
(распоряжения) о приеме на работу.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, 
изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется 
работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще 
заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель 
обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно 
связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Инспектор отдела кадров подшивает в личное дело вновь поступившего 
сотрудника все представленные документы и копию приказа о принятии на 
работу.
На основании приказа о назначении на должность и личных документов 
инспектором по кадрам делается отметка в трудовой книжке4 о поступлении на работу.

1.2. Перевод на другую работу

В соответствии со ст. 72 ТК РФ перевод на другую постоянную работу 
в той же организации по инициативе работодателя, т. е. изменение трудо
4 Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего 
в организации свыше 5 дней, в случае если эта работа является для работника основной. 
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

1.2. Перевод на другую работу 
11

вой функции или изменение существенных условий трудового договора, а 
равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую 
местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия 
работника.
В первом случае — по инициативе работника; сотрудник подает заявление о переводе (Приложение 3).
Заявление составляется на стандартном листе бумаги формата А 4, в котором указываются:
• 
наименование структурного подразделения (где работает сотрудник);
• 
вид документа (заявление);
• 
дата составления;
• 
адресат (наименование должности руководителя организации, наименование организации, фамилия и инициалы руководителя);
• 
текст;
• 
подпись (наименование должности подписавшего, личная подпись, 
расшифровка подписи).
Текст заявления о переводе унифицирован и состоит из постоянной и переменной информации.
В постоянной информации приводится следующий текст: «Прошу перевести на должность» и «...в связи с чем».
В переменной — наименование должности, наименование структурного 
подразделения, в которое переводится сотрудник, причина перевода.
Сотрудник подписывает и датирует заявление.
Сотрудник визирует заявление о переводе у руководителя подразделения, где он работает в настоящее время, и у руководителя структурного подразделения, куда он переводится.
Заявление о переводе с визами сотрудник передает в отдел кадров.
Инспектор отдела кадров знакомит с заявлением начальника отдела кадров и передает заявление руководителю организации.
Руководитель организации ставит на заявлении резолюцию (исполнитель, характер исполнения, срок исполнения), датирует, подписывает и передает в отдел кадров.
Инспектор отдела кадров на основании заявления о переводе и резолюции руководителя организации готовит приказ о переводе сотрудника на 
другую работу.
Заявление о переводе вместе с копией приказа о переводе подшивается 
инспектором отдела кадров в личное дело сотрудника.
Во втором случае — по инициативе администрации (при согласии работника на перевод); руководитель структурного подразделения, который хочет