Основы делового письма

Москва
Издательство «ФЛИНТА»
2019

О.В. Трофимова
Е.В. Купчик

ОСНОВЫ 
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Учебное пособие

5-е издание, стереотипное

УДК 811.161.1(075.8) 
ББК 81.411.2-5я73

Т76

Трофимова О.В.
Основы делового письма [Электронный ресурс] : учеб. 
пособие / О.В. Трофимова, Е.В. Купчик. – 5-е и зд., с тер. –  М. : 
ФЛИНТА, 2019. – 304 с.

ISBN 978-5-9765-0930-6

Т76

ISBN 978-5-9765-0930-6

© Трофимова О.В., Купчик Е.В., 2010
© Издательство «ФЛИНТА», 2010

Учебное пособие, подготовленное в соответствии с государствен
ным образовательным стандартом специальности «Управление качеством», содержит рабочую программу, курс лекций, включающих 
выдержки из научной и методической литературы по теме, тесты для 
самоконтроля, контрольную работу, теоретические вопросы для зачета, 
ключи к тестам для самопроверки, список основной и дополнительной 
литературы. В приложениях приведены законодательные и нормативные источники, рекомендации специалистов. Разработано с учетом 
нормативных правовых актов, регулирующих работу с информацией, а 
также ГОСТ Р 6.30-2003 и Федерального закона от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации».

Для студентов, аспирантов, слушателей курсов повышения 
квалификации, государственных и муниципальных служащих 
Российской Федерации.

Р е ц е н з е н т ы:

канд. филол. наук, главный специалист

правового управления Тюменской областной Думы Я.В. Боргер;
д-р истор. наук, завкафедрой
документоведения и ДОУ ТюмГУ С.П. Шилов;

директор ГУ «Государственный архив социально-политической 
истории Тюменской области» Е.И. Долгушина;
канд. филол. наук, доцент кафедры филологии
ТОГИРРО Т.В. Обласова

УДК 811.161.1(075.8)
ББК 81.411.2-5я73

ОГЛАВЛЕНИЕ

Предисловие ......................................................................................................................5

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ .....................................................8
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ 
СТУДЕНТА ..............................................................................................................10

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

Глава первая
ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО. ВИДЫ И ОСОБЕННОСТИ
ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

§ 1. Деловая коммуникация. Правовые основы и сроки хранения 
деловой переписки .................................................................................................14
§ 2. Документ. Реквизиты документа. Принципы классификации
документов ...............................................................................................................19
§ 3. Классификация деловых писем ........................................................................22
§ 4. Коммуникативные барьеры и эффект деловой коммуникации ............32
§ 5. Деловое письмо в риторическом аспекте .......................................................39
Резюме ...............................................................................................................................48
Вопросы для самопроверки ........................................................................................49

Глава вторая 
ДЕЛОВОЙ РУССКИЙ ЯЗЫК. 
ЛИНГВИСТИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

§ 1. Деловой русский язык в структуре литературного языка .......................50
§ 2. Официально-деловой стиль ...............................................................................54
§ 3. Нормы литературного языка в проекции на документ .............................64
§ 4. Структура и языковые особенности деловых писем .................................68
§ 5. Этапы составления и редактирования делового письма ..........................72
Резюме ...............................................................................................................................76
Вопросы для самопроверки ........................................................................................76

ПРАКТИКУМ

ЗАДАНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ .................................................................................78

Тесты для самоконтроля .......................................................................................83

Ключи к тестам для самоконтроля ................................................................. 112

Вопросы и задания для семинарских занятий ........................................... 113

Темы контрольных работ ................................................................................... 115

Вопросы к зачету .................................................................................................. 120

ЛИТЕРАТУРА ............................................................................................................ 121

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Нормативно-правовые документы ........................................ 125
Приложение 2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ........ 143
Приложение 3. Справочник по оформлению актов в Совете Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации .................................... 149
Приложение 4. Правила сокращения слов и словосочетаний .................... 202
Приложение 5. Производные предлоги  ............................................................. 223
Приложение 6. Счетные слова. Числительные. Правила склонения
числительных ......................................................................................................... 231
Приложение 7. Склонение имен и фамилий ..................................................... 245
Приложение 8. Образцы документов ................................................................... 261
Приложение 9. Рекомендации специалистов ................................................... 268
Приложение 10. Отечественные традиции в практике составления
официальных писем ............................................................................................ 287
Приложение 11. Знаки корректуры и их применение ................................... 300

Заключение ................................................................................................................... 302

Предисловие

Деловая переписка затрагивает различные интересы государства, юридических и физических лиц и связана с разными видами 
правоотношений. Деловая переписка предназначена для передачи сведений, относящихся к служебной, общественной и коммерческой деятельности. Деловое (служебное) письмо относится к 
информационно-справочным и коммерческим документам, требования к оформлению которых соотносятся с общими требованиями в сфере делопроизводства.
Правовое регулирование делопроизводства, в том числе деловой переписки, обеспечивается Конституцией Российской Федерации, федеральными законами (среди них Федеральным законом 
от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»), 
указами Президента РФ и Правительства РФ, государственными 
стандартами, положениями и перечнями. 
Определяя статус русского языка как государственного языка РФ, Федеральный закон, в частности, предписывает: «Статус 
русского языка как государственного языка Российской Федерации предусматривает обязательность использования русского 
языка в сферах, определенных настоящим Федеральным законом, 
другими федеральными законами, Законом Российской Федерации от 25 октября 1991 года № 1807-I «О языках народов Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами 
Российской Федерации, его защиту и поддержку, а также обеспечение права граждан Российской Федерации на пользование государственным языком Российской Федерации». Первой в перечне 
сфер использования государственного языка Российской Федерации указывается сфера делопроизводства*.

* См. текст закона в приложении 1.

Курс «Основы делового письма» входит в качестве составной, 
специализированной части в общий курс «Русский язык и культура речи», который в соответствии с государственными образовательными стандартами в высшей школе является частью учебных 
планов по всем специальностям и направлениям подготовки. Культура письменной речи предполагает прежде всего умение выражать 
свои мысли точно, ясно, логично. Автор делового письма должен 
предварительно продумать все нюансы содержания: в отличие от 
устной коммуникации, когда говорящий ориентируется на реакцию 
адресата и в соответствии с ней может изменить первоначальный 
замысел речевого произведения, в ситуации общения посредством 
фиксации речи на бумажном или электронном носителе автор должен предусмотреть все вопросы (а также интересы) адресата и дать 
на них ответы. Не забудем: основное требование, предъявляемое к 
деловым текстам, – точность, не допускающая разночтений. 
 Правильно составленное деловое письмо характеризуется не 
только соблюдением всех требований ГОСТа, предъявляемых к 
формальной стороне письма, но и строгим соответствием функционально-стилевым (языковым) особенностям коммуникативной 
официально-деловой ситуации. Поэтому в предлагаемом учебном 
пособии раскрываются такие важнейшие понятия, как официально-деловой стиль русского литературного языка, государственный язык Российской Федерации, культура деловой речи, нормы 
русского языка, о которых Федеральный закон гласит: «Порядок 
утверждения норм современного русского литературного языка 
при его использовании в качестве государственного языка Российской Федерации, правил русской орфографии и пунктуации 
определяется Правительством Российской Федерации». Таким образом, нарушение любой языковой нормы может рассматриваться 
как нарушение закона, что в цивилизованном обществе должно 
порицаться. Кроме того, языковые ошибки, приводящие к разночтениям или несвоевременному (неадекватному) получению информации, могут иметь следствием моральные и материальные 
издержки и отрицательно сказаться на репутации автора делового 
письма.
Стремясь предупредить подобные ситуации, а также помня 
о том, что пособие предназначено будущим специалистам в области управления качеством, авторы учебного пособия сочли не

обходимым привлечь максимально широкий круг научных и 
методических источников (сопоставление выдержек из которых 
может свидетельствовать о дискуссионности определенных теоретических положений), уделить особое внимание нормативным 
документам, привести необходимые справочные материалы, предупреждающие наиболее типичные лексические и грамматические 
ошибки, а также практические рекомендации специалистов в области делопроизводства. Поэтому в пособии значительное место отведено приложениям, в которых читатель найдет ответы на многие 
интересующие его вопросы. 

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Освоение курса «Основы делового письма» предполагает хорошее знание родного языка, его функционально-стилевых возможностей, владение культурой письменной речи, что является 
необходимым условием для успешной реализации профессиональных задач в любой сфере деятельности. Грамотное ведение деловой 
переписки обеспечивает гарантии эффективной деятельности как 
внутри страны, так и за ее границами.
Цель курса – опираясь на знания, полученные студентами при 
изучении школьного курса русского языка, сформировать представление о документе как о тексте, т.е. лингвистической единице 
высшего уровня, об особенностях делового письма, знание которых 
послужит основой успешной профессиональной деловой коммуникации.
Задачи курса
1. Познакомить студентов с организацией деловой переписки, 
ее нормативной базой, видами и особенностями.
2. Рассмотрев возможные на нормативном грамматическом 
фоне функциональные различия стилей современного языка, 
сформировать у студентов представление о специфике стилеобразующих средств делового текста. 
3. Дать представление о текстовых (в плане содержания и в 
плане оформления) нормах делового письма.
4. Познакомив студентов с типичными ошибками, показать 
возможности редактирования писем благодаря использованию 
многообразия грамматических конструкций.
5. Познакомить студентов с этическими нормами письменного 
делового общения в различных сферах профессиональной деятельности. 
  
Форма контроля: контрольная работа, зачет. 

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Тематический план

№
Наименование темы
Лекции Практические
занятия

Самостоятельная
работа 

1
Деловая коммуникация. 
Организация деловой переписки. Деловое письмо. Виды и 
особенности деловых писем

2 
—
12 

2
Деловой русский язык. Лингвистические характеристики 
делового письма

2
—
12

3
Нормативная база деловой документации
— 
2
12 

4
Языковые особенности делового письма
—
2
14

5
Контрольная работа
—
—
13

Итого
4 
4 
63 

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА

Глава первая. Деловая коммуникация. Организация деловой переписки. Деловое письмо. Виды и особенности деловых писем
Содержание терминов деловая коммуникация, деловое письмо. 
Функции и формы письменного делового общения. Правовые вопросы деловой переписки. Сроки хранения документов. Реквизиты 
документа и их языковое наполнение. Классификации деловых писем. Разновидности деловых писем. 
Понятие коммуникативного барьера. Классификация комму ни кативных барьеров. Эффект коммуникации. Типология 
ком муникативных намерений участников делового общения в соотнесении с типологией документов.

Деловое письмо в историческом и риторическом аспектах. 
Проблемы манипулятивного делового общения. 

Глава вторая. Деловой русский язык. Лингвистические характеристики делового письма
Понятие о деловом русском языке как о функциональном стиле литературного языка, как о государственном языке Российской 
Федерации. Содержание терминов национальный язык, литературный язык, государственный язык. Роль делового языка в формировании литературного языка.
Официально-деловой стиль современного русского языка: экстралингвистические и собственно лингвистические факторы. Классификации документов внутри официально-делового стиля.
Критерии хорошей речи в проекции на деловой текст. Нормативность грамматического строя языка в письменной деловой 
речи; причины, порождающие нарушение нормы, и последствия 
нарушения языковой нормы в ситуации деловой коммуникации. 
Особенности языка документов. Роль шаблонных фраз. Структура 
деловых писем, этапы их составления и редактирования.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ
РАБОТЕ СТУДЕНТА

Календарно-тематический план работы

№
Название темы

Время, отводимое на изучение 
темы (час.)

Виды учебной работы

Время на выполнение (час.)

1
Деловая коммуникация. Организация деловой переписки. Деловое 
письмо. Виды и 
особенности деловых писем

12
Изучение теоретических 
материалов
6

Ответы на вопросы для 
самопроверки
1

Выполнение практических 
заданий, решение тестов
5

2
Деловой русский 
язык. Лингвистические характеристики делового 
письма

12
Изучение теоретических 
материалов
6

Ответы на вопросы для 
самопроверки
1

Выполнение практических заданий, решение 
тестов

5

3
Нормативная база 
деловой документации

12
Изучение теоретических 
материалов
5

Ответы на вопросы для 
самопроверки
2

Выполнение практических заданий, решение 
тестов

5

4
Языковые особенности делового 
письма

14
Изучение теоретических 
материалов
6

Ответы на вопросы для 
самопроверки
2

Выполнение практических заданий, решение 
тестов

6

5
Контрольная работа
13
Выполнение контрольной работы
13

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОТДЕЛЬНЫМ 
ВИДАМ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Указания по изучению теоретической части дисциплины. Изучение теоретической части дисциплины предполагает обязательное 
обращение к справочным материалам по каждой конкретной теме, 
помещенным в Приложении. Рекомендуется также обращать 
особое внимание на сведения, содержащиеся в постраничных сносках, так как это либо дополнительный иллюстративный материал, 
либо необходимые с точки зрения авторов исторические справки, 

которые помогут студенту осознать непрерывность процесса делопроизводства и документооборота в стране и их особенности на 
разных этапах существования Российского государства. Сноски 
содержат также примеры дискуссионных концепций и классификаций, возможных различных точек зрения на изучаемый предмет, 
учет которых, по мнению авторов учебного пособия, расширит кругозор будущего специалиста и поможет ему научиться выбирать 
верное решение из спектра возможных. 
Рекомендации по выполнению практических заданий. Для 
выполнения заданий практикума студенту полезно познакомиться с образцами деловых писем, приводимых в учебных пособиях Т.М. Лагутиной и Л.П. Щуко, М.Ю. Рогожина, Ю.М. Демина, 
Е.А. Лопатниковой, В.В. Паневчика, указанных в списке литературы, а также обратиться к справочным интернет-ресурсам. Чтобы выполнить задания 2, 3, 4 и 5, следует обратиться к толковым 
словарям русского языка, справочникам Д.Э. Розенталя, Л.В. Рахманина, материалам приложений. Можно задать необходимые вопросы и консультантам указанных в списке литературы сайтов. 
Выполнение тестовых заданий будет возможно только после 
того, как студент внимательно изучит теоретическую часть учебного пособия и справочные материалы приложений, так как в тестах 
есть вопросы не только контролирующего, но и обучающего характера. В тестах может быть от одного до трех правильных ответов. 
Особого внимания требует выполнение тестов на соответствие.
Вопросы и задания для семинарских занятий будут полезны 
студенту в том случае, если он заранее подготовится к ответам на 
них, вооружившись цитатами из необходимой учебной и справочной литературы, образцами документов из реальной практики делопроизводства и деловой переписки.
Указания по подготовке контрольной работы. Вариант контрольной работы студент выбирает, ориентируясь на первую букву 
своей фамилии. Контрольная работа содержит, во-первых, исследовательскую часть (анализ студентом предложенных документов 
и выявление их экстралингвистического и собственно лингвистического содержания); во-вторых, реферативную часть, позволяющую преподавателю проверить начитанность студента по тематике 
дисциплины; в-третьих, творческую часть (составление писем по 
параметрам, заданным сюжетами известных народных и литера