Деловая и презентационная графика

№ 1020

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Кафедра инженерной графики

Деловая и презентационная
графика

Методические указания к практическим занятиям

Рекомендовано редакционноиздательским
советом университета

Москва   Издательский Дом МИСиС
2009

УДК 004.92 
 
Д29 

Р е ц е н з е н т  
канд. экон. наук, проф. В.Ф. Михин 

Авторы: Л.О. Мокрецова, В.Б. Головкина, И.В. Дохновская, О.Н. Чиченева 

Деловая и презентационная графика: Метод. указ. к прак- 
Д29 тич. занятиям / Л.О. Мокрецова, В.Б. Головкина, И.В. Дохновская, О.Н. Чиченева. – М.: Изд. Дом МИСиС, 2009. – 66 с. 

Описаны графические способы передачи деловой информации, возможности применения алгоритмов построения слайдовой презентации. Изложены основы использования современных компьютерных систем для составления презентаций в виде электронных резюме, визиток, портфолио и пр. 
Предназначено для студентов, обучающихся по направлению 080502. 

© Государственный технологический  
университет «Московский институт 
стали и сплавов» (МИСиС), 2009 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Предисловие..............................................................................................5 
Введение....................................................................................................6 
1. Основы деловой и презентационной графики ...................................7 
1.1. Виды графики ......................................................................... 7 
1.2. Понятие презентации .............................................................. 8 
1.3. Этапы подготовки презентации............................................... 9 
1.4. Цели и виды презентации........................................................ 9 
1.5. Анализ аудитории ................................................................. 10 
1.6. «Опорные точки» презентации.............................................. 11 
1.7. Наглядные материалы ........................................................... 11 
1.8. Планирование выступления .................................................. 12 
1.9. Название презентации........................................................... 12 
1.10. Порядок изложения материала............................................ 12 
1.11. Вступление презентации. .................................................... 13 
1.12. Подготовка речи.................................................................. 14 
1.12.1. Мастерство оратора............................................................14 
1.12.2. Виды выступлений оратора, сопровождающих 
презентацию....................................................................................14 
1.12.3. Логика подачи материала ..................................................15 
1.12.4. Заключение презентации ...................................................15 
1.13. Успех презентации .............................................................. 16 
1.14. Рекомендации автору презентации...................................... 17 
1.15. Мультимедийные презентации............................................ 18 
1.16. Схема создания мультимедийной презентации ................... 20 
1.17. Носители для мультимедийной презентации....................... 20 
2. Создание слайдовой презентации.....................................................21 
2.1. Алгоритм работы в Power Point............................................. 21 
2.2. Составление схемы слайдов.................................................. 22 
2.3. Оформление презентации...................................................... 23 
2.3.1. Шрифты.................................................................................23 
2.3.2. Цвет фона ..............................................................................23 
2.3.3. Правила создания текстовых слайдов ................................23 
2.3.4. Правила графического оформления слайда.......................24 
2.4. Работа в среде Power Point .................................................... 24 
2.5. Элементы графического дизайна........................................... 25 

3. Деловая графика: диаграммы,  таблицы, схемы..............................26 
3.1. Типы диаграмм, правила их построения и редактирования...26 
3.2. Таблицы: типы, правила оформления....................................29 
3.2.1. Типы таблиц..........................................................................29 
3.2.2. Структурные элементы таблицы.........................................30 
3.3. Пакет Microsoft Visio 2003 для создания схем.......................30 
3.3.1. Основные элементы..............................................................31 
3.3.2. Создание схем.......................................................................35 
4. Творческая презентация.....................................................................39 
4.1. Резюме ..................................................................................39 
4.1.1. Виды резюме.........................................................................39 
4.1.2. Структура резюме.................................................................40 
4.1.3. Главные требования к резюме.............................................43 
4.1.4. Принципы построения резюме............................................44 
4.2. Визитные карточки................................................................46 
4.2.1. Типы визиток ........................................................................46 
4.2.2. Создание визиток..................................................................48 
4.3. Портфолио ............................................................................50 
4.4. Фирменный стиль..................................................................52 
4.4.1. Фирменное название ............................................................53 
4.4.2. Товарный знак.......................................................................53 
4.4.3. Фирменная документация....................................................55 
4.4.4. Фирменная деловая документация .....................................56 
Глоссарий ................................................................................................60 
Библиографический список...................................................................65 
 

ПРЕДИСЛОВИЕ 

Курс «Деловая и презентационная графика» призван развить у студентов, обучающихся в магистратуре и аспирантуре, навыки публичной речи, психологического саморазвития, эрудиции. Учащиеся должны овладеть мастерством создания и ведения деловых презентаций, 
приобрести знания по использованию средств визуализации Power 
Point , Visio 2003, Exсel, что в свою очередь позволит им в будущем 
добиться успехов в общении и профессиональном карьерном росте. 
Основной целью разработки учебно-методических указаний по 
дисциплине «Деловая и презентационная графика» является создание 
материалов для обучения студентов правилам, связанным с графическим способом передачи деловой информации, возможностям применения алгоритмов построения слайдовой презентации, графиков и 
таблиц, содержащих данные из разных областей человеческой деятельности. Учащиеся должны приобрести навыки использования современных компьютерных систем для составления творческих презентаций в виде электронных резюме, визиток, портфолио. 

ВВЕДЕНИЕ 

Области применения презентаций безграничны. Их можно использовать с целью выведения на рынок новой компании, предоставления 
товаров и услуг, проектов, идей и технологий, для демонстрации отчетов и освещения изменений в политике предприятия. Презентации незаменимы при работе на семинарах, конференциях, выставках, полезны в виде докладов на совещаниях и тренингах персонала. 
Целью деловой презентации является стремление докладчика убедить аудиторию, побудить ее к действию. Его выступление выходит 
на первый план по отношению к структуре и содержанию электронного макета. Необходимо помнить о том, что любая презентация – самая 
ответственная; каждая презентация – это ступень к вершинам успеха. 
Произвести первое впечатление можно только один раз. 
В связи с активным внедрением современных технологий использование в работе электронных пособий, персональных компьютеров 
и мультимедийных проекторов становится необходимостью. Поэтому разработчику презентации важно обладать профессиональными 
навыками в этом вопросе, уметь использовать современные программы. Необходимо понимать, что изображение на экране – не просто инструмент, используемый в ходе устного выступления для более наглядной иллюстрации описываемых фактов и явлений. Оно 
помогает докладчику оптимизировать логику выступления, акцентировать внимание аудитории на главных моментах доклада. 
Таким образом, удачными являются такие презентации, на которых выступление оратора имеет органичную слайдовую поддержку, 
которая расширяет представление аудитории о теме выступления. 

1. ОСНОВЫ ДЕЛОВОЙ И ПРЕЗЕНТАЦИОННОЙ 
ГРАФИКИ 

В условиях структурных преобразований экономики, в связи с потребностью переработки большого потока информации, появилась 
потребность в визуализации любой информации (учебной, научной, 
экономико-статистической и т.п.).  
Визуализация – это естественная, исходная база развития человека начиная с раннего детства. Поэтому пространственное воображение является фундаментальной компонентой профессиональной деятельности не только в технике, архитектуре, но и в науке, бизнесе  
и банковском деле. 
Вы, наверное, замечали, что когда нужно что-либо пояснить собеседнику, проще всего взять карандаш и нарисовать. Это может быть 
схема из нескольких прямоугольников, расположение каких-то 
предметов, связи между объектами. Практически в любом отчете, 
пояснительной записке, статье имеется графический материал. В одном случае он помогает разобраться в сути явлений и связей, в другом просто делает документ более легким для восприятия. Все эти 
способы представления информации относятся к деловой графике.  

1.1. Виды графики 

Графику можно классифицировать следующим образом: 
1. Иллюстративная графика – предназначена для создания машинных изображений, которые играют роль иллюстративного материала (это специальные схемы, эскизы, географические карты и т.д.). 
Их можно создавать с помощью специальных графических редакторов разного назначения.  
2. Инженерная графика – это автоматизация чертежных и конструкторских работ. Наиболее широко применяется при проектировании различных механизмов, электронных устройств, в строительстве 
и архитектуре (как на эскизном уровне, так и для создания точных 
чертежей).  
3. Научная графика – используется для научных исследований 
(например, для создания и обработки географических и рельефных 
карт, т.е. для изучения географических и природных явлений). Сюда 
же относятся средства формирования научной документации, в которой используются математические и химические формулы.  

4. Деловая графика – предназначена для графического отображения данных, хранимых в электронных таблицах и базах данных. Позволяет наглядно отображать соотношение различных числовых показателей в удобной для восприятия форме и получать твердую копию.  

1.2. Понятие презентации 

Презентация – это информационный объект. Понятие «презентация» подразумевает публичное выступление с целью предъявления 
общественности чего-либо нового, недавно появившегося или созданного (книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации). Презентация – это та же реклама, но с характерными особенностями. Она рассчитана на круг специалистов в какой-либо области. 
Её назначение – передача информации путем убеждения. Демонстрация и презентация активно опираются на два вида памяти – зрительную и слуховую. Ведь недаром презентация сопровождается пояснениями. Если учесть, что демонстрация и презентация могут быть 
согласованы по времени с событиями, происходящими в данный момент (например, демонстрация динамики изменения котировок на 
фондовом рынке или отслеживание и фиксация изменений, происходящих в технологическом процессе в данный момент), то трудно переоценить роль информационных технологий в процессе обучения. 
Презентация – это методика подачи материала, основанная на: 
– наборе слайдов с использованием спецэффектов, сопровождающих их показ на экране; 
– наличии конспекта и плана доклада, хранящихся в одном файле, 
созданном с помощью одного из специальных инструментов (например, Power Point). 
Демонстрация –  это способ подачи материала, оттеняющий или 
детализирующий отдельный фрагмент изучаемого материала. При демонстрации действий различных физических законов и явлений используются реальные формулы и законы, что обеспечивает их адекватное 
моделирование. Использование таких  приложений позволяет значительно оживить презентацию. Для создания демонстраций используются специальные инструментальные средства, такие как uvScreen Camera. 
Демонстрация является частным случаем презентации. 
Слайд – это отдельный кадр презентации, который может включать 
в себя заголовок, текст, графику, диаграммы, таблицы, схемы и т.д. 

1.3. Этапы подготовки презентации 

Подготовка к презентации осуществляется в следующем порядке: 
• определение цели и характера презентации; 
• сбор информации об аудитории; 
• определение основной идеи; 
• разработка вариантов демонстрационно-наглядных материалов 
и дополнительной информации; 
• планирование выступления; 
• создание структуры презентации;  
• подготовка к речи: написание плана, текста; 
• проверка логики подачи материала; 
• подготовка заключения; 
• подготовка к ответам на вопросы из аудитории. 

1.4. Цели и виды презентации 

Цель презентации – изменить мнение, убеждение и, возможно, 
заблуждения аудитории в отношении объекта презентации. В общем, 
цель – убедить аудиторию в собственном мнении и вызвать желаемое действие. Цель помогает определить форму, содержание и стиль 
презентации, а также уровень взаимодействия аудитории с докладчиком. Цель реализуется после окончания презентации. 
Некоторые виды презентации представлены ниже. 
• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества). Целью такой презентации является создание положительного имиджа фирмы или организации в деловых кругах. Такая 
презентация является частью рекламной кампании организации. 
• Презентация товара. Целью такой презентации является 
представление новой марки товара или услуги на рынке. 
• Презентация проекта. Цель такой презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции 
на проект, поиск лиц, заинтересованных в поддержке разработчиков 
и реализации проекта. 
• Презентация объема и содержания выполненных работ 
(отчет). Цель – ознакомить определенную узкую группу людей с 
результатами работ.  
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь – будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: 
информирование определенного круга лиц о намеченных работах, 
описание намеченных работ. 

1.5. Анализ аудитории 

Как только определены цели презентации, следует приступить  
к анализу аудитории. Необходимо собрать следующую информацию 
о будущих слушателях:  

• Сколько человек будет присутствовать?  
• Возрастная группа (группы).  
• Социальное положение.  
• Уровень жизни.  
• Образование.  
• Каково знание обсуждаемого предмета?  
• Причины присутствия на презентации.  
• Есть ли опасения, проблемы? Какие?  
• Каковы цели?  
• Каковы ожидания?  
• Ценят ли они юмор?  
• Как хорошо они знают вас?  
Чтобы получить необходимую информацию о будущей аудитории, можно воспользоваться следующими способами:  

• запросить список слушателей и их должности;  
• выслать список вопросов организаторам;  
• пообщаться со слушателями до презентации;  
• изучить всю доступную информацию об организации (реклама, 
журналы, Интернет).  

Уточним: аудитория – это не обязательно полный зал. Её могут 
представлять несколько ваших коллег или даже один человек – руководитель. Аудитория – это любое число слушателей и зрителей, которым нужно что-то сообщить, объяснить, доказать. И, главное, как правило, в чем-то убедить. При этом могут возникнуть проблемы, избежать которые помогает оформление материалов в виде презентации. 

Очевидно, что маленькие группы слушателей наиболее удобны 
для активного обсуждения и убеждения. Когда в группе больше 12 
человек, нормальное обсуждение становится невозможным.  
Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньшие 
цели предполагает презентация, тем больше может быть присутствующих. 

1.6. «Опорные точки» презентации 

Выделение «опорных точек» поможет слушателям следить за ходом презентации. 
«Опорные точки» презентации: 
• служат конкретным целям; 
• содержат умозаключения; 
• должны быть интересными; 
• их не должно быть много (обычно не более четырех-пяти).  
Существует ряд способов выделения «опорных точек» презентации, одним из них является прием, заимствованный из теории рекламы и продаж товара. Надо ответить на вопросы, представляя при 
этом «портрет потребителя» (обобщенный портрет слушателя): 

• Кто?  
 
• Почему?  
• Что?  
 
• Когда?  
• Где?  
 
• Как?  

1.7. Наглядные материалы 

После того как выделены «опорные точки» презентации, следует 
подобрать необходимые материалы: 
• примеры;  
• статистические данные; 
• сравнения;  
• графики; 
• цитаты; 
 
• аудио- и видеоматериалы. 
• открытия;  
 

Наглядные материалы помогают запомнить основные пункты выступления. Они нравятся как профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают 
внимание слушателей от фигуры оратора. 
Существуют два основных типа наглядных материалов: 
• Графические – иллюстрируют главные положения выступления, 
создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Способствуют запоминанию приведенных данных. Обычно 
представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны представлять собой упрощенную версию 
аналогичных документов. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала, краткое его содержание должно быть записано. Например, надпись под графиком: «Прибыль возросла на 15 %». 

• Текстовые – помогают аудитории следить за ходом приведения 
аргументов, при этом работает зрительная память слушателей. Текстовые материалы должны состоять не более чем из восьми строк, в 
строке должно содержаться не более восьми слов (правило «8 × 8»). 
Они должны быть наглядными: написаны крупными буквами и с 
большим межстрочным интервалом. 
Как текстовые, так и графические наглядные материалы должны 
быть достаточно просты для восприятия.  

1.8. Планирование выступления 

Мнение о выступлении у слушателей формируется уже в первые 
несколько минут. Необходимо сделать все возможное, чтобы это 
мнение было позитивным. Для этого во вступлении следует отразить 
следующие позиции:  

• представление (имя, должность, организация); 
• тема презентации; 
• длительность презентации;  
• время, отведенное для ответов на вопросы. 

1.9. Название презентации 

Название презентации должно отвечать следующим требованиям: 
• однозначно отражать цель презентации; 
• быть запоминающимся; 
• быть коротким и ёмким.

1.10. Порядок изложения материала 

Материал излагается:  
• в хронологическом порядке; 
• в порядке приоритета; 
• в территориальном порядке; 
• в тематической последовательности; 
• со структурированием по принципу «проблема – решение».  
Хронологический порядок – один из типов логической последовательности структуры презентации; он заключается в следующем: 

• сначала описываются события в прошлом;  
• затем рассказывается о ситуации в настоящем;  
• потом предполагается, что произойдет в будущем.