Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле

 Информационные технологии 
в документационном обеспечении 
управления и архивном деле

Под общей редакцией Н.Н. Куняева

Москва • 2020 • Логос

Рекомендовано в качестве учебника для студентов 
высших учебных заведений

УДК 930.251 
ББК 79.3

К88

Рекомендовано Советом Учебно-методического объединения по образованию  
в области менеджмента в качестве учебника для студентов высших учебных 
заведений, обучающихся по направлению подготовки 38.03.02. «Менеджмент» 
(квалификация (степень) «бакалавр»)

Рецензенты
И.Л. Бачило, доктор юридических наук, профессор, заведующая сектором 
информационного права Института государства и права РАН
А.Г. Забелин, доктор экономических наук, профессор, ректор Московского 
финансово-юридического университета МФЮА

Куняев Н.Н. 
Информационные технологии в документационном обеспечении 
управления и архивном деле: учебник для вузов / Н.Н. Куняев,  
Т.В. Кондрашова, Е.В. Терентьева, А.Г. Фабричнов / под общ. ред. 
д.ю.н., проф. Н.Н. Куняева. – М., 2020. – 408 с.

ISBN 978-5-98704-786-6

Раскрываются основные понятия в сфере использования информационных 
технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле. Дается анализ нормативного правового регулирования применения информационных 
технологий в условиях автоматизации документационного обеспечения. Освещаются технологические, экономические, правовые проблемы внедрения информационных технологий. Особое внимание уделяется  средствам защиты информации, используемым в информационных системах. Приводятся характеристики 
наиболее распространенных информационных систем документационного обеспечения управления. 
Для студентов высших учебных заведений, получающих образование в высших учебных заведениях по направлению подготовки «Менеджмент». Может использоваться в учебном процессе по направлениям (специальностям) «Документоведение и архивоведение», «Информационная безопасность», а также «Государственное и муниципальное управление», при повышении квалификации и переподготовке управленческого персонала. Представляет интерес для преподавателей, аспирантов, научных работников, специалистов в области документоведения 
и архивного дела; сотрудников аппарата государственного управления, управленческих и делопроизводственных подразделений учреждений, предприятий и организаций всех форм собственности.

УДК 37.017.92
ББК 87.711                                                                                

ISBN 978-5-98704-786-6
© Н.Н. Куняев, Т.В. Кондрашова,
     Е.В. Терентьева, А.Г. Фабричнов, 2020 
© Логос, 2020

К88

ОглавленИе

Список сокращений.................................................................................5

Введение...................................................................................................7

Глава 1. Основные понятия, используемые в процессе применения 
информационных технологий в документационном обеспечении 
управления и архивном деле..................................................................10

1.1. Информация: сущность и определение......................................10
1.2. Понятия «документ» и «электронный документ» ......................20
1.3. Понятие информационных технологий.....................................31

Глава 2. Развитие механизации и автоматизации документационного 
обеспечения управления и архивного дела...........................................42

2.1. Механизация делопроизводства и архивного дела 

в 1960–1970-е годы ......................................................................42

2.2. Автоматизация документационного обеспечения управления 

в 1980–1990-е годы .....................................................................49

Глава 3. Нормативно-правовые и нормативно-методические 
основы применения информационных технологий  
в документационном обеспечении управления и архивном деле.........64 

3.1. Нормативное обеспечение информатизации 

документационного обеспечения управления и архивного 
дела...............................................................................................65

3.2. Стандартизация и нормативно-методическое обеспечение 

применения информационных технологий...............................88

3.3. Международные стандарты.........................................................94

Глава 4. Информатизация документационного обеспечения 
управления и архивного дела ..............................................................100

4.1. Основные объекты и принципы автоматизации работы 

с документами............................................................................101

4.2. Основные функции систем электронного 

документооборота .....................................................................110

4.3. Информатизация архивного дела в России..............................117
4.4. Этапы внедрения информационных технологий.....................138
4.5. Методы оценки эффективности автоматизации 

документальных систем ............................................................145

Оглавление

Глава 5. Базы данных и прикладное программное обеспечение  
в документационном обеспечении управления и архивном деле .......151
 
5.1. Базы данных как средство хранения и обработки  
 
 
информации ..............................................................................151
 
5.2. Общая характеристика современных информационных  
 
 
технологий, используемых в работе с документами ................160
 
5.3. Современные пути развития системы электронного  
 
 
документооборота и систем автоматизации архивного дела ...181
 
5.4. Отечественный рынок специализированных программ  
 
 
автоматизации документационного обеспечения  
 
 
управления и архивного дела ....................................................190

Глава 6. Интернет-технологии в документационном обеспечении 
управления и  архивном деле ...............................................................207
 
6.1. Построение и функционирование сети Интернет ...................207
 
6.2. Возможное использование интернет-технологий  
 
 
в документационном обеспечении управления  
 
 
и архивном деле .........................................................................216

Глава 7. Средства защиты информации в информационных  
системах, используемых в документационном обеспечении  
управления и архивном деле ................................................................225
 
7.1. Основные требования и меры по защите информации,  
 
 
циркулирующей в информационной системе .........................226
 
7.2. Программно-технические методы защиты информации ........236

Приложение 1. Примерная программа дисциплины 
 
«Информационные технологии  в документационном  
 
обеспечении управления и архивном деле» ....................................261

Приложение 2. Характеристика некоторых систем электронного 
 
документооборота, представленных на отечественном рынке  
 
программных продуктов ..................................................................282

Приложение 3. Перечень основных национальных 
 
и международных стандартов, регламентирующих  
 
применение информационных технологий ....................................356

Приложение 4. Тематика заданий для составления контрольных 
 
вопросов по курсу «Информационные технологии   
 
в документационном обеспечении управления и архивном деле» ......381

Библиография ......................................................................................384

СпИСОк СОкращенИй

АИС – автоматизированная информационная система

АИПС – автоматизированная информационно-поисковая система

АРМ – автоматизированное рабочее место

АП – автоматизированный пункт

АС – автоматизированная система

АФ РФ – Архивный фонд Российской Федерации

БД – база данных

ВНИИДАД – Всероссийский научно-исследовательский институт 
документирования и архивного дела

ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации

ГС ДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

ДОУ – документационное обеспечение управления

ИКТ – информационно-коммуникационные технологии

ИТ – информационные технологии

ИТТ – информационно-телекоммуникационные технологии

ЛВС – локальная вычислительная сеть

МЭДО – межведомственный электронный документооборот

НСА – научно-справочный аппарат

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации

ОКТЭИ – Общесоюзный классификатор технико-экономической 
информации

ПК – персональный компьютер

Список сокращений

ПО – программное обеспечение

ПЭМВ – персональные электронно-вычислительные машины

РКК – регистрационно-контрольная карточка

СДО – система документационного обеспечения

СК – скрытые каналы

СМЭВ – система межведомственного электронного взаимодействия

СУБД – система управления базами данных

СУД – система управления документами

СЭД – система электронного документооборота

СЭС – система электронных сообщений

ТСДО – типовая система документационного обеспечения

УСД – унифицированная система документации

УСОРД – унифицированная система организационно-распоряди- 
тельной документации

ФОИВ – федеральный орган исполнительной власти

ФСТЭК – Федеральная служба по техническому и экспортному 
контролю

ЦХЭД – Центр хранения электронных документов

ЭВМ – электронно-вычислительная машина

ЭП – электронная подпись

ЭЦП – электронно-цифровая подпись

введенИе

Современный этап истории обусловлен активным внедрением 
информационных технологий во все сферы жизни общества. Переход наиболее развитых государств мира на новую ступень цивилизационного развития, а именно формирование информационного общества связан в первую очередь с резким возрастанием роли и 
значимости информационного обеспечения процессов в экономической, политической, социальной и многих других сферах жизни 
и деятельности любой страны, общества или отдельного человека. 
Информационные технологии активно используются во всех отраслях российской экономики и сферах общественной жизни, а в 
стремительно нарастающем процессе информатизации тем или 
иным образом участвует все большая часть населения страны.
В документационном обеспечении управления (ДОУ) и архивном деле информационные технологии в последние десятилетия 
играли определяющую роль, а в современных условиях они задают вектор развития данной сферы. Поэтому изучение дисциплины «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» является неотъемлемым условием подготовки высококвалифицированных специалистов по направлению «Документоведение и архивоведение». Эта дисциплина 
была включена в учебный процесс только с появлением указанного 
направления подготовки, а представляемый учебник является первым в стране изданием, раскрывающим ее содержание.
В соответствии с примерной программой1 цель курса состоит в 
изучении теоретических проблем и прикладных аспектов информатизации документационного обеспечения управления и архивного 
дела. Предметом изучения являются информационные технологии, 
их виды; возможности и направления их использования в документационном обеспечении управления и архивном деле; процессы 

1 Примерная основная образовательная программа высшего профессионального 
образования по направлению «Документоведение и архивоведение» (утверждена 
21.12.2010)  // http://www.rsuh.ru. 

Введение

создания, накопления, хранения, поиска и представления информации и документов в электронном виде, а также информационные 
технологии, используемые в архивном хранении документов на традиционных носителях. Задачей курса является изучение:
• основных понятий, используемых в процессе применения информационных технологий в документационном обеспечении 
управления и архивном деле;
• истории автоматизации и механизации документационного
обеспечения управления и архивного дела в нашей стране и за рубежом;
• нормативно-правовых основ применения информационных
технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле;
• технического и прикладного программного обеспечения, используемого при организации электронного документооборота, информационном обеспечении управления, организации архивного 
хранения документов на традиционных и электронных носителях;
• принципов выбора, организации внедрения и использования
технического и программного обеспечения в документационном 
обеспечении управления и архивном деле;
• информационных систем и основных информационных ресурсов в документационном обеспечении управления и архивном деле;
• средств защиты информации в информационных системах, используемых в ДОУ и архивном деле, а также их анализ.
Курс базируется на предварительном изучении студентами следующих дисциплин: «Информатика», «Информационные технологии»,  «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «Архивное право», «Архивоведение».
Учебник является продолжением серии учебников, учебных пособий и монографий, выпущенных кафедрой документационного 
обеспечения управления и информационной безопасности под руководством доктора юридических наук, профессора Николая Николаевича Куняева.
Все изложенное выше предопределило структуру представленного учебника, которая соответствует примерной Основной образовательной программе высшего профессионального образования 
по направлению «Документоведение и архивоведение». Вместе с 

Введение 
9

тем, в структуре учебника авторы не разделяют вопросы применения информационных технологий в ДОУ и информационных технологий в архивном деле, поскольку основной акцент делается на 
изучение именно технологий, а не отдельных сфер работы с документами. Это обусловлено еще и тем, что учебник рассчитан на широкий круг читателей – не только студентов, но и специалистов в 
области документоведения и архивного дела.
Особое внимание в книге уделено анализу нормативной правовой базы использования информационных технологий в ДОУ и архивном деле, поскольку непрерывное развитие данных технологий 
требует соответствующих изменений нормативного правового регулирования этой сферы. 
Коллектив авторов выражает огромную благодарность за предоставленный материал и замечания к учебнику ректору Московского финансово-юридического университета А.Г. Забелину, директору Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В. Ларину, а также заведующему отделом документоведения этого института, кандидату исторических 
наук, профессору В.С. Мингалеву. 
Авторы будут признательны за все замечания и рекомендации 
читателей, присланные в адрес редакции, которые в обязательном 
порядке будут рассмотрены и отражены при выпуске последующего 
дополненного и исправленного издания.

глава 1. 

ОСнОвные пОнятИя, ИСпОльзуемые  
в прОцеССе прИмененИя ИнфОрмацИОнных 
технОлОгИй в дОкументацИОннОм  
ОбеСпеченИИ управленИя И архИвнОм деле

Любая деятельность человека представляет собой процесс сбора 
и переработки информации, принятия на ее основе решений и их 
выполнения. С появлением современных средств вычислительной 
техники информация стала выступать в качестве одного из важнейших ресурсов научно-технического прогресса.
Развитие рыночных отношений в России, интеграция ее в мировую экономическую систему связаны с интенсивным процессом 
информатизации общества, глобализацией сетевых структур, созданием телекоммуникационных сетей, формированием электронного бизнеса. Процессы информатизации, происходящие в современном обществе, выражаются в широком внедрении средств вычислительной техники и программного обеспечения с целью автоматизации обработки информации.
С развитием технологий появляется и новая терминология, формируется новый понятийный аппарат. Однако эти процессы происходят так быстро, что едва устоявшиеся понятия постоянно наполняются новым смыслом, вследствие чего и в науке, и в законодательстве наблюдаются некоторые расхождения трактовок. Поэтому 
без владения современной терминологией невозможно дальнейшее 
овладение указанной специальностью.
В данной главе будут рассмотрены такие базовые для документоведения и архивоведения понятия, как информация, документ и 
электронный документ, информационные технологии.

1.1. Информация: сущность и определение

Информация выполняет множество задач в жизни общества, 
обеспечивая коммуникации между элементами общественной си

1.1. Информация: сущность и определение 
11

стемы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. В широком, философском смысле «информация» – это отражение реального мира; в узком смысле «информация» – это любые 
сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования.
Понятие «информация», несмотря на интенсивное развитие информационных технологий и, как следствие, пополнение научных знаний в этой сфере, продолжает оставаться одним из наиболее спорных и противоречивых в науке [340]. В настоящее время по 
разным оценкам насчитывается около 500 определений информации. Каждая дисциплина трактует ее по-своему, изучая специфические аспекты этого явления только со своей точки зрения. Изучению свойств и особенностей информации посвящена не одна сотня научных публикаций. 
Термин «информация» (в латинском языке означает «разъяснение», «изложение», «представление», «осведомление») сегодня 
один из самых часто употребляемых. В Толковом словаре русского 
языка приводятся два вида его трактования: во-первых, информация – это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах; во-вторых, информация – это сообщения, осведомляющие 
о положении дел, о состоянии чего-либо [263, с. 250].
Первые попытки уточнить данное понятие восходят к работам 
Р. Фишера (1921) «Вероятностная концепция» и Р. Хартли (1928) 
«Логарифмическая мера количества информации», которые предвосхитили появление классической статистической теории связи 
К. Шеннона в 1948 г., определившей информацию как меру уменьшения неопределенности [332].  К. Шеннон также предложил единицу измерения информации – бит. Однако математическая теория 
информации не охватывает ее в полной мере, поскольку отражает 
формальную сторону сообщения, отвлекаясь от его содержания.
Немного позже один из основоположников кибернетики Н. Винер определил информацию как «обозначение содержания, полученного из внешнего мира, в процессе нашего приспособления к 
нему и приспособления к нему наших чувств. Процесс получения и 
использования информации является процессом нашего приспособления к случайностям внешней среды и нашей жизнедеятельности 
в этой среде» [205, с. 31]. В данном определении впервые затронута, с одной стороны, проблема неполноты получаемой индивидом 

Глава 1. Основные понятия, используемые в процессе применения... 

информации, а с другой – необходимость защиты сведений от «случайностей внешней среды».
В дальнейшем в научной литературе появляется целый ряд иных 
дефиниций категории «информация» с позиций философии, естественных наук и информатики, а именно: мера определенности в 
переданном сообщении, мера разнообразия [284, с. 18], оригинальность и мера сложности [259, с. 15], определенная порция порядка [232], сведения о состоянии, природе, тенденциях развития того 
или иного объекта [242, с. 26], любые сведения, являющиеся объектом хранения, передачи и преобразования [262, с. 14], передача новостей, сообщений о событиях, а также научно-техническая информация, видеопленки и записи, различного рода печатная информация [221, с. 13] и др. 
Информация, по мнению специалиста-информациолога И. Юзвишина, – это «генерализационно-фундаментальная субстанция 
единого кодово-сотового пространства Вселенной, включающего 
воздух, воду, землю, солнечные и другие светоносные лучи, поля, их 
следы и весь спектр космических излучений, материализованных и 
дематериализованных сред, и выражающаяся через массу, скорость, 
энергию и другие формы, проявляющиеся в процессе материализации и дематериализации» [285, с. 64]. 
Разумеется, существуют и другие подходы к определению информации, что еще раз подтверждает сложность этой научной категории, а также отсутствие универсального понятия, которое отражало бы все стороны данного феномена. Очевидно, что развитие 
категории информации ориентируется на различные области научных исследований и классы решаемых задач. 
В этой связи следует заметить, что в современном обществе информация имеет три важных практических значения. Во-первых, 
она рассматривается как экономический ресурс, значение которого постоянно возрастает. Использование информации и информационных технологий, грамотная организация информационных 
процессов существенно увеличивают рентабельность многих процессов в индустриальном производстве. Во-вторых, информация 
становится экономическим товаром, что стимулирует рост нового сегмента национальной экономики – информационных услуг.  
И, в-третьих, информация является стратегическим ресурсом, от