Офис-менеджер

Издательскоторговая корпорация «Дашков и К°»

È. Â. Âîëãèíà

ÎÔÈÑ-ÌÅÍÅÄÆÅÐ

Практическое пособие

2е издание

• Специфика и секреты профессии
• Компетенции и полномочия
• Проблемы и практика их решения
• Договоры, офис, транспорт
• Аутсорсинг услуг

Москва
2016

УДК 65
ББК 65.29
          В64

 Под редакцией В. В. Волгина, экономистамеждународника,
члена Международной академии наук информации,
информационных процессов и технологий (МАН ИПТ).

Волгина И. В.
Офисменеджер: Практическое пособие / И. В. Волгина. — 2е изд. — М.: Издательскоторговая корпорация
«Дашков и К°», 2016. — 452 с.

ISBN 9785394017292

 В книге приведены  подробные практические рекомендации по
исполнению конкретных бизнеспроцессов  и функций, обычно относящихся к компетенции офисменеджера в западных компаниях или руководителя административного отдела в российских компаниях. Книга
подготовлена на основе инструктивных материалов зарубежных компаний и многолетнего опыта работы автора в западных фирмах.
Книга является образовательным и справочным ресурсом для руководителей соответствующих подразделений.

ISBN 9785394017292
© Волгина И. В., 2006

В64

Ñîäåðæàíèå

Глава 1. ПОЛНОМОЧИЯ ОФИСМЕНЕДЖЕРА ................................................. 7
Обязанности и права..................................................................................................................... 7
Зарубежная практика .................................................................................................................. 7
Российская практика..................................................................................................................... 8
Требования к офисменеджеру............................................................................................ 9
Обязанности офисменеджера .......................................................................................... 11
Права офисменеджера ........................................................................................................... 14
Функции и персонал .................................................................................................................. 15
Примерное положение об административном
(административнохозяйственном) отделе ..................................................... 15
Подчиненный персонал ............................................................................................................ 19
Управление персоналом .......................................................................................................... 22
Аттестация сотрудников......................................................................................................... 30
Мотивация ........................................................................................................................................... 34
Охрана труда ..................................................................................................................................... 36
Компьютеризация в управлении персоналом ...................................................... 37

Глава 2. ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ......................... 41
Организация работы офиса................................................................................................. 41
Функции административного отдела ........................................................................... 41
Эргономика рабочих мест сотрудников ..................................................................... 42
Порядок в офисе ............................................................................................................................. 45
Аутсорсинг .......................................................................................................................................... 48
Использование клининговых компаний для уборки офиса ...................... 50
Вопросы технической эксплуатации помещения .............................................. 54
Оргaнизaция систeмы бeзопaсности ............................................................................. 56
Телефонная связь ......................................................................................................................... 58
Видеоконференцсвязь .......................................................................................................... 62
Организация питания сотрудников............................................................................. 65
Организация поездок ................................................................................................................ 66
Общие вопросы ................................................................................................................................ 66
Бронирование мест в гостиницах..................................................................................... 68

Визовая поддержка ..................................................................................................................... 71
Заказ билетов .................................................................................................................................... 73
Трансферы .......................................................................................................................................... 74
Корпоративные мероприятия ........................................................................................... 74
Корпоративный отдых .............................................................................................................. 75
Корпоративные тренинги ....................................................................................................... 84
Инсентивпрограммы, туры................................................................................................. 85
Организация конференций ................................................................................................... 86

Глава 3. ЗАКУПКА ОФИСНОГО ОБОРУДОВАНИЯ................................... 88
Выбор офисной техники ........................................................................................................ 88
Определение потребностей ................................................................................................... 88
Виды офисной техники ............................................................................................................. 90
АТС ............................................................................................................................................................ 95
Мобильные телефоны ................................................................................................................ 97
Сервисные контракты ............................................................................................................... 99
Снабжение офиса расходными материалами .....................................................100
Выбор поставщиков .................................................................................................................103
Переговоры.......................................................................................................................................107
Ведение переговоров ................................................................................................................107
Общение с партнерами и клиентами ..........................................................................110
Телефонные переговоры .......................................................................................................115
Договоры.............................................................................................................................................117
Основные положения ...............................................................................................................117
Поставка ..............................................................................................................................................141
Претензии ..........................................................................................................................................146

Глава 4. ОФИСНОЕ ПОМЕЩЕНИЕ............................................................................149
Подбор офисного помещения ..........................................................................................149
Классификация зданий ..........................................................................................................151
Полностью оборудованные офисы................................................................................157
Виртуальные офисы .................................................................................................................158
Временные офисы .......................................................................................................................159
Вентиляция помещений.........................................................................................................160
Охранные системы .....................................................................................................................161
Противопожарные системы ...............................................................................................162
Договоры аренды..........................................................................................................................167
Субаренда...........................................................................................................................................170
Планировка нового офиса ..................................................................................................172
План офиса........................................................................................................................................172

Оборудование рабочих мест ...............................................................................................173
Логистика переезда в новое помещение ...............................................................176
Сдача прежнего офиса ............................................................................................................180

Глава 5. УЧЕТ И КОНТРОЛЬ...........................................................................................182
Планирование и бюджетирование................................................................................182
Текущие задачи ............................................................................................................................182
О бухгалтерском учете ...........................................................................................................185
Хищения и потери ......................................................................................................................191
Материальная ответственность ......................................................................................197

Глава 6. АВТОТРАНСПОРТ .............................................................................................204
Работа с транспортом..............................................................................................................204
Организация автопарка ........................................................................................................205
Приобретение автомобилей ................................................................................................205
Лизинг....................................................................................................................................................209
Аренда ...................................................................................................................................................213
Авторынок .........................................................................................................................................214
Аутсорсинг в транспорте ......................................................................................................215
Документация и учет................................................................................................................216
Доверенность и ответчики .................................................................................................219

Глава 7. ВОПРОСЫ СТРАХОВАНИЯ......................................................................226
Страхование ответственности арендодателя......................................................227
Страхование имущества юридических лиц .........................................................228
Страхование от несчастных случаев,
болезней и на время поездок ......................................................................................231
Страховые случаи .......................................................................................................................232
Страхование корпоративного автотранспорта ...............................................234
Виды и условия..............................................................................................................................234
Действия при нaступлении стpaxового случaя .................................................241

ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................................................249
Примерные договоры ..............................................................................................................249
Договор на оказание юридических услуг ...............................................................249
Договор аренды помещения ...............................................................................................251
Договор найма жилого помещения ...............................................................................257
Договор аренды жилого помещения у гражданина
(физического лица) организацией (юридическим лицом) ................269

Договор на аренду локальной компьютерной сети .........................................280
Договор предоставления услуг (аутсорсинг) по уборке .............................285
Договор лизинга ............................................................................................................................289
Договор предоставления услуг (аутсорсинг) .......................................................295
Примерный договор подряда на уборку улиц и проездов ........................298
Договор аренды транспортного средства с экипажем
(фрахтование на время) .................................................................................................301
Договор аренды транспортного средства (без экипажа) ...........................306
Договор об организации перевозок пассажиров
автомобильным транспортом.....................................................................................311
Нормативные документы....................................................................................................319
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 518702002
“Услуги бытовые. Услуги по уборке зданий и сооружений.
Общие технические условия” ...................................................................................319
Гражданский кодекс РФ о страховании ..................................................................335
Положение об особенностях режима рабочего времени и времени
отдыха водителей автомобилей (приложение к приказу
Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15) ...........................................338
Особенности регулирования труда работников транспорта
в Трудовом кодексе РФ (глава 51) .........................................................................345
СанПиН 2.2.4.54896
Гигиенические требования к микроклимату
производственных помещений.
(утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора России
от 1 октября 1996 г. № 21) (извлечение)............................................................346
Правила пожарной безопасности в Российской Федерации
 (ППБ 0103) (извлечения)
(утв. приказом МЧС РФ от 18 июня 2003 г. № 313).................................361
Нормы пожарной безопасности “Перечень зданий, сооружений,
помещений и оборудования, подлежащих защите
автоматическими установками пожаротушения
и автоматической пожарной сигнализацией” (НПБ 11003) ..........396
Нормы пожарной безопасности “Системы оповещения
и управления эвакуацией людей при пожарах в зданиях
и сооружениях”(НПБ 10403)....................................................................................401
СНиП 210197 Пожарная безопасность зданий и сооружений .........409
Примерная инструкция по пожарной безопасности
для рабочих, ИТР и служащих ................................................................................445
Литература .......................................................................................................................................451

Ãëàâà 1. ÏÎËÍÎÌÎ×Èß ÎÔÈÑ-ÌÅÍÅÄÆÅÐÀ

Îáÿçàííîñòè è ïðàâà

Çàðóáåæíàÿ ïðàêòèêà

В крупных западных компаниях с офисами, филиалами или
представительствами в нескольких городах, как правило, существует должность Business Services Manager (менеджер по обслуживанию бизнеса) или Business Support Manager (менеджер
по поддержке бизнеса) — полный аналог административного
директора.
Ему подчинены: Facilities Manager — менеджер по эксплуатации недвижимости, Transport Manager — менеджер по транспорту, Office Manager — управляющий офисом. При этом менеджеры на вышеуказанных позициях курируют сотрудников,
отвечающих за данные вопросы во всех филиалах компании, в
том числе и в других городах. Подобное разделение связано в
первую очередь с большими объемами работы, бюджетом,
многочисленными дополнительными обязанностями и функциями в пределах узкой специализации. Позиция менеджера обслуживания бизнеса или менеджера поддержки бизнеса — это
конечная ступень карьерного роста для офисменеджера.
В небольших, средних и относительно крупных западных
компаниях (работающих в России) функции офисменеджера
включают части функций специалистов менеджера по эксплуатации недвижимости, менеджера по транспорту, координатора или администратора офиса.
Офисменеджер может решать различные вопросы, начиная от подбора нового офисного помещения, создания плана

офиса, закупки мебели, организации переезда и организации
жизнеобеспечения офиса и заканчивая решением мелких вопросов — приобретения мобильных телефонов, помощи в решении вопросов с переадресацией звонков и решения проблемы
утерянных ключей от тумбочек. Вопросы страхования и организации работы автотранспорта компании, заключение и ведение соответствующих договоров тоже относятся к его компетенции. В некоторых западных компаниях офисменеджера подчиняют директору по кадрам, и он фактически выполняет работу административного менеджера (директора).
Вся полнота ответственности за выполнение поставленных
задач лежит на офисменеджере, но фактически он исполняет
функции организатора исполнения и контроля — он делегирует часть своих полномочий сотрудникам административного
отдела, выполнение сервисных функций передается субподрядчикам (аутсорсинг).

Ðîññèéñêàÿ ïðàêòèêà

На российских предприятиях неполным аналогом должности офисменеджера можно считать должности начальника административного, общего или хозяйственного отдела. В компаниях понимание действительной роли офисменеджера и его
обязанностей весьма разнится.
Нередко, принимая нового сотрудника на должность офисменеджера, ему вменяют в обязанности выполнять “заодно”
функции бухгалтеракассира, или дают задание заняться кадровым делопроизводством, или же поручают разработать корпоративный стиль и негласно совмещать в себе функции отдела
рекламы и PR, или же быть в какойто мере связанным с вопросами сбыта продукции предприятия и т. п.
Подобные поручения связаны с недопониманием роли офис
менеджера и обязанностей, которые на него нужно возлагать.
Поскольку и название данной должности, и включение ее в
структуру предприятия являются заимствованными из английского языка и из структур западных компаний соответственно,
практическое толкование и описание функций данной должно9

сти необходимо искать там же. В западных компаниях существует достаточно четкое разделение по функциям подразделений,
и офисменеджер ни в коем случае не может выполнять работу
специалистов другого профиля, прошедших соответствующее
обучение.
Новичку трудно “объять необъятное”, поэтому цель данной
книги:
• описать работу офисменеджера в западной компании;
• дать базовую информацию по ряду вопросов, касающихся
работы офисменеджера;
• облегчить процесс самообразования и поиска информации;
• дать практические советы на основе опыта работы офисменеджеров известных западных фирм.

Òðåáîâàíèÿ ê îôèñ-ìåíåäæåðó

Офисменеджер должен обладать определенным уровнем
знаний, касающихся специфики своей работы. Офисменеджер
должен знать:
— структуру управления предприятием, организацией;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— теорию менеджмента, страхового дела, теорию и практику работы с персоналом;
— основы социологии, психологии и мотивации труда;
— этику делового общения;
— основы и стандарты делопроизводства;
— принципы организации снабжения офиса;
— требования законодательства к хозяйственным договорам
и порядок их заключения;
— методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
— передовой отечественный и зарубежный опыт в области
менеджмента;
— основы маркетинга;
— методы оценки деловых качеств работников;

— правила и методы организации работы офиса;
— принципы планировки и оформления помещений офиса;
— правила пользования оргтехникой;
— принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— основы трудового законодательства.
Офисменеджер должен уметь:
— организовать работу сотрудников;
— находить и выбирать субподрядчиков;
— принимать решения;
— вести переговоры;
— находить информацию, выделять главное;
— анализировать и решать проблемы, в том числе нестандартные;
— управлять коллективом;
— работать в команде;
— управлять своим временем;
— уметь предотвращать и ликвидировать конфликтные ситуации.
Офисменеджеру необходимо предварительно планировать
свою работу и управлять ею шаг за шагом, эффективно реагировать на возникающие проблемы. Важны способности увидеть
сложную ситуацию и принять решение, осуществить действия
по решению проблемы.
Важно постоянно работать с коллективом своего отдела так,
чтобы люди чувствовали себя командой, действовали согласованно.
Хорошо помогают в работе ежедневный самоотчет, самопроверка, анализ эффективности собственной работы, коррекция
ошибок — они позволяют отслеживать результаты действий.
Ежедневные записи помогают выявить свои собственные сильные и слабые стороны. Подобная дисциплина заставляет задуматься над тем, как расходуется время и насколько успешны
ваши действия.

Îáÿçàííîñòè îôèñ-ìåíåäæåðà

Офисменеджер:
1. Организует административнохозяйственное и материальнотехническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании, являющейся вспомогательной по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.
2. Решает организационнотехнические и социальнопсихологические проблемы эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов в соответствии с предоставленными полномочиями.
3. Осуществляет координацию и руководство деятельностью
административнохозяйственного отдела по хозяйственному и
транспортному обслуживанию компании и(или) подразделений,
анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов. Обеспечивает сохранность офисного и хозяйственного оборудования, его
восстановление и пополнение. Следит за состоянием помещений и принимает меры по своевременному их ремонту. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений
офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. Контролирует выполнение Правил пожарной безопасности. Контролирует выполнение правил внутреннего распорядка.
4. Принимает участие в разработке инструкций, правил и
других нормативных документов.
5. Осуществляет подбор и расстановку кадров административного (административнохозяйственного) отдела, мотивацию их
профессионального развития, оценку и стимулирование качества
труда. Руководит работой обслуживающего персонала компании,
составляет графики выхода на работу. Распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Принимает меры по совершенствованию организации труда работников отдела, снижению затрат, расхода материалов, улучшению использования оборудования и повышению производительности труда, обеспечи12

вает работников своего отдела необходимыми инструктивными
и справочными материалами, оборудованием, оргтехникой. Представляет предложения о поощрении отличившихся работников,
наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины, применении при необходимости мер материального воздействия.
6. Организует работу по уборке и обеспечению комфортных
условий, чистоты и порядка в офисных помещениях и местах
общего пользования. Обеспечивает систематический контроль
за работой систем жизнеобеспечения (водопровода, канализации, электросети, средств связи, оборудования и др.), принимает меры по устранению возникших неисправностей в их работе.
7. Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его
своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования. Контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении работ в офисе.
8. Организует связи с поставщиками и деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации. Осуществляет
разработку и контроль реализации заключаемых соглашений,
договоров и контрактов, касающихся его деятельности, оценивает степень возможного риска. Оформляет документы для
заключения договоров, необходимых для работы офиса: на техническое обслуживание и ремонт оргтехники, поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарноматериальных
ценностей, об оказании услуг сторонних организаций, страхования и т. д.
9. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарноматериальные ценности (материалы, оборудование, канцелярские принадлежности и т. п.), оформляет соответствующую документацию. Организует плановые и внеплановые закупки материалов. Принимает меры по замене материальных
ценностей в случае обнаружения брака. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

10. Следит за обеспечением подразделений необходимым
оборудованием, материалами, ведет учет наличия материальных ценностей, проводит периодически осмотр и обеспечивает
их сохранность. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. Составляет при необходимости акты на списание поврежденного имущества.
11. Отмечает увольняющимся из компании обходные листы
или выдает справки об отсутствии задолженностей.
12. Обеспечивает соблюдение работниками правил и норм
охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка. Обеспечивает безопасные и здоровые условия труда.
13. Осуществляет контроль за содержанием автотранспортных средств в надлежащем состоянии. Организует приемку поступающих в эксплуатацию подвижного состава и оборудования. Проводит работу по предупреждению дорожнотранспортных происшествий, повышению уровня технических знаний.
Участвует в расследовании причин аварий, поломок, повреждений, простоев, нарушений правил технической эксплуатации
дорожного движения. Организует выпуск подвижного состава
на линию согласно утвержденному графику в технически исправном состоянии. Осуществляет контроль за соблюдением
водителями правил технической эксплуатации автотранспортных средств и оказанием им необходимой технической помощи
на линии. Анализирует причины дорожнотранспортных происшествий и нарушений водителями правил дорожного движения. Осуществляет контроль по обеспечению горючесмазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правильным хранением подвижного состава. Следит за своевременностью направления автомобилей на техническое обслуживание.
Принимает меры по устранению отмеченных недостатков, разрешению конфликтных ситуаций.
14. Организует страхование имущества и транспорта компании.

15. Обеспечивает материальнотехническую и административную поддержку при организации проводимых совещаний,
конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании.
16. Привлекает к решению задач консультантов и экспертов
по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым
и др.).
17. Составляет сметы на материальнотехническое обеспечение офиса.
18. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения
помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
19. Контролирует работу по организации деловых поездок.
20. Организует делопроизводство офиса, работу приемной,
прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
21. Регулирует вопросы парковок — для ряда сотрудников в
соответствии с занимаемыми ими должностями могут предоставляться парковки за счет компании. Круг таких должностей
определяется заранее.
22. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Ïðàâà îôèñ-ìåíåäæåðà

Офисменеджер вправе:
• Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарноматериальными ценностями.
• Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
• Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
• Требовать от руководства предприятия обеспечения организационнотехнических условий и оформления установленных
документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Ôóíêöèè è ïåðñîíàë

Ïðèìåðíîå ïîëîæåíèå îá àäìèíèñòðàòèâíîì
(àäìèíèñòðàòèâíî-õîçÿéñòâåííîì) îòäåëå

1. Общие положения.
Административнохозяйственный отдел является самостоятельным структурным подразделением компании (предприятия), которое подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам (административному директору или управляющему делами). Создание, ликвидация или реорганизация отдела осуществляются приказом генерального директора
компании.
Административнохозяйственный отдел возглавляется начальником отдела (офисменеджером), назначаемым на должность
приказом генерального директора предприятия по представлению
заместителя генерального директора по общим вопросам (административного директора или управляющего делами).
2. Задачи.
Административнохозяйственное и материальнотехническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании или организации, осуществление функций, являющихся
вспомогательными по отношению к основному бизнесу (виду
деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.
Обеспечение надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия.
3. Структура.
Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор
предприятия по представлению заместителя генерального директора по общим вопросам (управляющего делами) и начальника
административнохозяйственного отдела (офисменеджера).
4. Функции.
4.1. Решение вопросов, связанных с технической эксплуатацией помещения, контроль коммунальных расходов. Контроль

за исправностью оборудования: лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции.
4.2. Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии противопожарного инвентаря.
Cоблюдение мер противопожарной и общей безопасности персонала. Составление схемы размещения офисных служб, отделов, средств и оборудования.
4.3. Оформление необходимых документов для заключения
договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования; обеспечение ими структурных
подразделений. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.
4.4. Ведение учета расходования канцелярских принадлежностей, расходных и других материалов, оборудования. Организация сервиснопрофилактических работ.
4.5. Обеспечение подразделений компании мебелью, вспомогательными средствами, в том числе техническими средствами.
Осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
4.6. Ведение установленной отчетности.
4.7. Организация служебных поездок сотрудников, приема,
регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц,
прибывших в служебные командировки.
4.8. Организация работ и контроль состояния, внутреннего
оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования, прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений. Контроль состояния рабочих мест сотрудников.
Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса.
4.9. Обеспечение материальнотехнической и административной поддержки при организации проводимых совещаний,
конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании.
4.10. Организация услуг связи — ведение договоров на услуги связи, установку и сервисное обслуживание учрежденческой АТС, на аренду нужного количества линий, сервисного до17

говора, вызов сервисных инженеров в случае неполадок. Заключение и ведение договоров на услуги связи сотового оператора. Контроль соответствующих счетов, учет и контроль расходов на телефонные переговоры.
4.11. Выполнение работ по организации питания работников
во время обеденных перерывов. Контроль соблюдения трудовой дисциплины и распорядка рабочего дня.
4.12. Организация работы транспорта компании, контроль
расходов.
4.13. Участие в разработке планов текущих и капитальных
ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Организация проведения ремонта помещений, осуществление контроля качества выполнения ремонтных
работ.
4.14. Формирование и контроль исполнения бюджета на административные накладные расходы, поиск возможностей снижения
расходов. Составление проекта сметы накладных расходов.
4.15. Организация обучения сотрудников офиса навыкам использования офисного оборудования, средств связи.
4.16. Организация работы секретариата. Информационная
поддержка персонала, организация курьерской связи или взаимодействия с курьерскими службами.
4.17. Страхование имущества и транспорта компании.
4.18. Осуществление контроля приема и регистрации посетителей.
5. Права отдела.
5.1. Требовать представления подразделениями предприятия заявок, отчетов, материалов, информации, необходимых
отделу для осуществления его деятельности.
5.2. Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Контролировать рациональное расходование подразделениями материалов и средств, выдаваемых отделом.
5.4. Контролировать сохранность мебели, вспомогательных
средств, в том числе технических средств, мебели, имущества,
других материальных ценностей, материалов, оборудования.