Управление документами

УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАМИ

Москва
ИНФРА-М
2020

УЧЕБНИК

Рекомендовано 
Учебно-методическим объединением вузов 
Российской Федерации по образованию в области 
историко-архивоведения в качестве учебного пособия 
для студентов высших учебных заведений,
обучающихся по направлению 43.03.02 «Документоведение
и архивоведение»

И.К. КОРНЕЕВ
А.В. ПШЕНКО
В.А. МАШУРЦЕВ

УДК 651.51.8(075.8)
ББК 65.050я73
 
К67

Корнеев И.К.
Управление документами : учебник / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. — Москва : ИНФРА-М, 2020. — 300 с. — (Высшее образование: Бакалавриат).
ISBN 978-5-16-003590-1
В учебнике рассматривается организация работы с документами с учетом национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 
«Управление документами». Излагается концепция управления 
документами. Представлены правила оформления различных 
видов документов, способы и методы текущей работы с документами, их оперативного хранения. Отдельно рассмотрена работа 
с корреспонденцией. Особое внимание уделено компьютерным 
системам и технологиям документационного обеспечения управления. Материал учебника дополнен компьютерными тестами по 
каждой главе.
Учебник предназначен для студентов, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение», и может быть использован студентами управленческих и экономических специальностей.

ББК 65.050я73

К67

© Корнеев И.К., Пшенко А.В., 
Машурцев В.А., 2009
ISBN 978-5-16-003590-1

Авторы:
канд. экон. наук И.К. Корнеев (гл. 1, 4, 7),
канд. истор. наук А.В. Пшенко (гл. 2, 3, 5, 6),
канд. экон. наук В.А. Машурцев (Приложение и тестирующая программа).

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11



ПРЕДИСЛОВИЕ

Изменения в принципах функционирования экономики страны, произошедшие в последние 10–15 лет, коснулись не только 
собственно производственных и экономических процессов, но и 
существенным образом отразились на методах и технологиях 
управления ими, организации соответствующего информационного обеспечения. По указанным причинам та область управленческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой 
и использованием документов (документационное обеспечение 
управления), также должна была претерпеть объективно необходимые изменения как в части методологии, так и в сфере методической поддержки конкретных практических действий по работе 
с документами.

В этом отношении своевременными были принятие и реализация решения о разработке и введении в действие национального 
стандарта ГОСТ ИСО 15489­1­2007 «Управление документами». 
Положения этого стандарта являются методологической основой 
создания и эффективного применения систем управления документами безотносительно к конкретным условиям реализации 
обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых 
технологий обработки документов вне зависимости от видов носителей и форм представления информации.

Кроме того, существенное влияние на организацию документационного обеспечения управления оказало интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных систем и технологий.

С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, 

материал которого отражал бы указанные изменения в методологическом и технико­технологическом обеспечении работы с документами.

Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каждому крупному разделу, особенности использования которых описаны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся 
на прилагаемом к учебнику диске.



ГЛаВа 1 
ОСНОВЫ УПРаВЛЕНИЯ 
ДОКУМЕНТаМИ

1.1. 
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРаВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТаМИ

1.1.1. Документ и его характеристики
Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве 
доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности. Документы необходимы для:

осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
обеспечения непрерывности деятельности организации в 
условиях чрезвычайных ситуаций;
соблюдения требований нормативно­правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
защиты интересов организации и прав ее сотрудников и 
клиентов, а также других заинтересованных лиц;

•

•

•

•

•

•

•



обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации — это обязательное условие включения 
ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо для:
а) обеспечения преемственности и согласованности действий 

при принятии как текущих управленческих решений, так и оценки 
их будущих последствий и разработки соответствующих решений 
посредством:

сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в 
настоящем и будущем; 
сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности;
б) соответствия требованиям нормативно­правовых актов путем 

обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетом 
особенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, 
чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна 
предоставлять доступ к своим документам в целях подот•

•

•

•

•

•



четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы 
следствия, архивные органы или исследователи);
идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения 
документов для соблюдения интересов исследователей и 
общества в целом;
соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативно­правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования 
документы, а также защищать их целостность в течение требуемого времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он 

является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан 
или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим 
его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который как следствие безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. 

Пригодным для использования является документ, для которого 

можно определить его местонахождение (локализовать), получить 
к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или 
решением, в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание (контент) — это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность. 

Структура — это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация 
данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с 
другими документами (гиперссылок).

•

•



Контекст (внешняя среда) — это содержащаяся в документе или 

сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это 
данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об 
управленческой функции или деятельности, учреждении­создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется 

в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Таким образом, к 
метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа, но и данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно­контрольных журналах, 
учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления; 
управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.

1.1.2. Управление документами
Управление документами определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о 
деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее 
клиентов);
проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

•

•

•

•

•



интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке 

и принятии основных организационных положений, направлений 
развития и стандартов, процедур и практики, а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативноправовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны 
быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные 
положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию 
о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, 

стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для 
использования.

1.1.3. Деятельность в области управления документами
Организации должны определять и документально фиксировать 

основные организационные положения, направления развития, 
стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления 
документами. Цель этого — создание и управление аутентичными, 
достоверными и пригодными для использования документами, 
способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации необходимо 
обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех 
организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, 

стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия 
управленческих решений и распространены во всей организации. 
Следует распределить ответственность за их соблюдение.

•



Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности. В них определяются области, в которых нормативно­правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с 
деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать 
особенности своей основной деятельности, а также экономические 
аспекты. Организацию управления документами необходимо регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею 
изменяющихся требований управленческой деятельности.

1.1.4. Ответственность и полномочия по управлению 

документами

Управление документами осуществляется как работниками, 

управляющими документами, так и другими лицами, создающими 
или использующими документы в процессе своей деятельности. 
В связи с этим возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами 

следует распределять между следующими сотрудниками организации:

управляющие документами;
специалисты в области информационных систем и технологий;
руководство организации;
руководители подразделений;
системные администраторы;
другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами 

и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, 
кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий 

и взаимоотношений в области работы с документами является разработка и реализация системы правил по управлению документами. Правила:

требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами, 

•
•

•
•
•
•

•

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую 
деятельность, в которой они участвуют;
гарантируют, что информационные системы и технологии, 
обеспечивающие управленческую деятельность, создают 
соответствующие документы;
гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными 
сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.

Ответственность по управлению документами включает следующие положения:

особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
ответственность руководящих работников заключается в 
поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и 
практики управления документами во всей организации;
специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, в том 
числе за проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, 
а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в 
индивидуальной практической деятельности;
системные администраторы ответственны за обеспечение 
того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
все сотрудники организации ответственны и подотчетны за 
создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управле•

•

•

•

•

•

•

•