Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

И АРХИВНОЕ ДЕЛО

В ТЕРМИНАХ

И ОПРЕДЕЛЕНИЯХ

Учебное пособие

2-е издание, стереотипное

Рекомендовано Учебно-методическим объединением вузов

Российской Федерации по образованию

в области историко-архивоведения в качестве учебного пособия

для студентов высших учебных заведений, обучающихся

по специальности 032001.65 «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

Москва

Издательство «ФЛИНТА»

2012 

УДК 651(075.8) 
ББК  65.050.2я2 
          К12 

Р е ц е н з е н т ы:
 Начальник Управления по делам архивов при Правительстве
Республики Башкортостан  А.А. Хисматуллин; 
Заведующий общим отделом Аппарата Правительства
Республики Башкортостан, канд. эконом. наук  А.Н. Ефремов 

Кабашов С.Ю. 
К12      Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях [Электронный
ресурс] : учеб. пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. — 2-е изд., стер. 
— М. : ФЛИНТА,  2012. — 294 с.  
      
ISBN 978-5-9765-0784-5

Издание содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и
архивного дела.  
Предназначено для преподавателей высших и средних профессиональных учебных
заведений, научных работников, студентов вузов и колледжей, изучающих
документоведение и архивоведение, а также для практических работников, 
должностных лиц различного уровня управления, гражданских служащих, работников
органов государственной власти, депутатов органов представительной власти, глав
муниципальных образований, глав местных администраций, муниципальных служащих, 
а также для читателей, интересующихся вопросами документационного обеспечения
управления и архивного дела. 

УДК 651(075.8) 
ББК  65.050.2я2 

ISBN 978-5-9765-0784-5                                © Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г., 2012 
                                                                          © Издательство «ФЛИНТА», 2012 

ПРЕДИСЛОВИЕ

Делопроизводственная и архивная терминология — это система терминов и определений, принятая в делопроизводстве (документационном обеспечении управления) и архивном деле. Слова и словосочетания, применяемые для обозначения специальных понятий, составляют основу любого профессионального языка.
В отличие от общелитературного язык профессионального общения требует однозначности толкования понятий, обозначенных терминами. В сфере документационного обеспечения управления это особенно важно, так как документ представляет
собой социально значимый объект — основной инструмент управления, средство фиксации и реализации управленческих решений.
Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Термин лишь называет понятие, а его
содержание раскрывает определение (дефиниция). Значение термина раскрывается через его определение. Совокупность терминов отдельной области знаний или
профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема любой предметной области находится в постоянном изменении: по мере углубления наших
представлений об исследуемой области меняется содержание уже существующих
понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины
выходят из употребления. Так, один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает многозначность (полисемию) термина.
Однозначные термины обозначают только одно научное или специальное понятие. Это не значит, что однозначный термин не может иметь несколько определений.
Один и тот же объект может рассматриваться и определяться с разных сторон, с разных точек зрения, что и отражается в различных определениях. У однозначного термина
главное — единство понятия. Многозначные термины обозначают более одного понятия и поэтому имеют соответствующее число значений. Как правило, возникновение
многозначности является результатом переноса одного значения (основного) на другое понятие. Например, многозначным является термин «акт». В одном из своих значений это — «обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и
оформленных в установленном порядке», в другом — «документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события». При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае
они употребляются только в одном из своих значений.
Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются благодаря применению терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго
однозначную систему понятий и способствуют упорядочению терминологии. Поэтому исследователи в области ДОУ и архивного дела придают большое значение упорядочению и совершенствованию делопроизводственной и архивной терминологии,
поскольку словарь в определенной мере уточняет и упорядочивает понятийный (тер4

минологический) аппарат документационного обеспечения управления и архивоведения как научных дисциплин, а также как отраслей специальной деятельности.
Перед авторамисоставителями стояла задача — отразить в определенной мере
новую проблематику документоведения и архивоведения, а также уровень развития
делопроизводства и архивного дела в современный период. Все это определило отбор терминов, который ориентирован на современную делопроизводственную и архивную терминологию.
В пособии представлены 860 терминов и определений, которые называют объекты и процессы делопроизводственной и архивной деятельности, понятия документоведения, архивоведения и смежных областей. Широко представлены термины, используемые в сфере использования документов и информационного права.
Термины и определения расположены в алфавитном порядке. Дается ссылка на
действующие федеральные законы, нормативные правовые и методические акты,
ГОСТы.

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ИНФОРМАЦИИ

Понятие, виды и признаки документов

АНАЛОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ (АНАЛОГОВАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», — форма представления документа в аналоговой
среде. Понятие «аналоговый документ» включает в себя все традиционные формы
представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фотои кинопленке
и т.п. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Аналоговая форма представления может быть преобразована в
дискретную с помощью оцифровки.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — документ, содержащий
изобразительную и звуковую информацию; 2) согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД
«Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», — документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.

АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 154891—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», — является аутентичным, если он: а) является тем, чем должен быть; б) был создан или отправлен лицом,
уполномоченным на это; в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

АУТЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки
информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и
обращения», — документы одинаковые по содержанию и различные по формату
и (или) кодам данных и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.

БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — рукописный или машинописный документ,
текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения», — изображение документа на экране электроннолучевой трубки.

ВИДЕОДОКУМЕНТ (ВИДЕОФОНОГРАММА), согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД
«Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», — аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию,
зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи.

ВТОРИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационнобиблиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», — документ,
являющийся результатом аналитикосинтетической переработки одного или нескольких первичных документов; 2) согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», — документ какоголибо вида, полученный путем обработки с помощью
программноинформационных средств из документа другого вида. Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида.

ГОЛОГРАММА, согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД «Аудиовизуальные документы.
Основные термины и определения», — фотодокумент, содержащий изобразительную
информацию, зафиксированную посредством голографической техники.

ГРАММОФОННАЯ ПЛАСТИНКА, 1) согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», — фонодокумент на дисковом носителе из пластмассы, полученный прессованием, штамповкой или литьем;
2) согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и
определения», — механическая фонограмма, имеющая форму диска, полученная путем прессования, штамповки и литья.

ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения», — изобразительный документ, в котором
изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.

ДИСКРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная
технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», — дискретная форма представления документа.

ДОКУМЕНТ, 1) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186ФЗ, — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в
целях общественного использования и хранения; 2) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3) согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», — информация и соответствующий носитель; 4) согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1–2007 «Системы СИБИД. Управление документами. ОбВидеодокумент

щие требования», — зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным
лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или
деловой деятельности; 5) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294—93 «Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного
обеспечения», — уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга; 6) согласно ГОСТ
Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией.
Термины и определения», — объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений
между другими объектами этой среды; 7) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031—1
«Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1. Общая модель», — структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком,
которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью
учрежденческих приложений; 8) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 «Информационная технология. Процесс создания документации пользователя программного средства», — целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной
карте) в заданном формате; 9) согласно ГОСТ ИСО/МЭК 8613—1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Архитектура учрежденческих документов (ODA) и формат обмена. Часть 1. Введение и общие принципы», —
структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями
и (или) системами; 10) согласно ГОСТ ИСО 8879—86 «Обработка информации. Текстовые и учрежденческие системы. Стандартный обобщенный язык разметки
(SGML)», — совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое;
11) согласно ГОСТ Р ИСО 9607—2000 «Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний», — бумага с нанесенной на ней информацией.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — документ, созданный
лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — документ, созданный с
использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронновычислительной машиной.

ДОКУМЕНТ НА МИКРОФОРМЕ, согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», — фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения при помощи микрографической техники.

Документ на микроформе

ДОКУМЕНТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационнобиблиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», — информация, содержащаяся в документах.

ДОЛГОВЕЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», — способность документа
длительно удерживать эксплуатационные свойства.

ДОСТОВЕРНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1–2007 «Системы
СИБИД. Управление документами. Общие требования», — документ, содержание
которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

ДОСТУПНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», — свойство документа, состоящее в том, что форма представления документа обеспечивает
физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных
точках за конечное время.

ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — один из экземпляров копии документа.

ДУБЛИКАТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 2) согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность
конструкторских документов», — копия подлинника, обеспечивающая идентичность
воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале, позволяющем снятие с нее копий.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какоголибо объекта.

ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Документная информация

ИДЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки
информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и
обращения», — документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных.

ИНФОРМАЦИЯ, 1) согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149ФЗ, — сведения
(сообщения, данные) независимо от формы их представления; 2) согласно ГОСТ Р
ИСО 9000—2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», — значимые данные; 3) согласно ГОСТ Р 50922—96 «Защита информации.
Основные термины и определения», — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; 4) согласно ГОСТ
7.0—99 СИБИД. «Информационнобиблиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», — сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации.

КАЧЕСТВО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ, согласно ГОСТ Р 51170—98 «Качество служебной информации. Термины и определения», — совокупность свойств служебной информации, обусловливающих ее пригодность удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением.

КИНОДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения»,– изобразительный или аудиовизуальный документ,
созданный кинематографическим способом; 2) согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД
«Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», — аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем
посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом кинофильме — также звуковую информацию).

КИНОФИЛЬМ, согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД «Аудиовизуальные документы.
Основные термины и определения», — кинодокумент на пленочном носителе, представляющий собой совокупность последовательных фотографических изображений
(кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения
на экране при помощи проецирования.

КЛАСС ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», — множество
всех документов данного типа.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,– документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки как часть их, не имеющий

Копия документа

юридической силы; 2) согласно ГОСТ 2.102—68 ЕСКД «Виды и комплектность конструкторских документов», — документ, выполненный способом, обеспечивающим
его идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте
изделий. Копиями являются также микрофильмыкопии, полученные с микрофильмадубликата.

КСЕРОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов. Основные термины и определения», — копия, изготовленная с помощью электрофотографического процесса.

МАССОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно Федеральному закону «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149ФЗ, —
предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы.

МАШИНОГРАММА, согласно параграфу 2.3.3.1 ГСДОУ, — документ на бумажном
носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и
оформленный в установленном порядке.

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно параграфу 2.3.3.1 ГСДОУ, — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.

МИКРОКОПИЯ, согласно ГОСТ 7.48—2002 СИБИД «Консервация документов.
Основные термины и определения», — копия, изготовленная с уменьшением в десять и более раз.

НАУЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационнобиблиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», — логически
организованная информация, получаемая в процессе научного познания и отображающая явления и законы природы, общества и мышления.

НАУЧНОТЕХНИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ, согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД
«Информационнобиблиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», — информация, получаемая и (или) используемая в области науки и (или) техники.

НЕГАТИВ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69—95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», — кинодокумент на негативном

Ксерокопия

пленочном носителе, полученный в результате киносъемки и последующей химикофотографической обработки.

НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно Федеральному закону «Об
обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186ФЗ, — документы,
содержащие результаты научноисследовательской, опытноконструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научноисследовательских, опытноконструкторских и технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы).

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003
№ 186ФЗ, — экземпляры различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186ФЗ, — экземпляры различных видов изготовленных на
территории города, района документов, которые подлежат безвозмездной передаче их
производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ БЕСПЛАТНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР, согласно
Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003
№ 186ФЗ, — экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц,
находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации,
которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие
организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об
обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПЛАТНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 г. №
186ФЗ, — экземпляры различных видов документов, подлежащие передаче за плату их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТОВ, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 № 186ФЗ, — экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов».

Обязательный экземпляр документов