Документирование управленческой деятельности

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УЧЕБНОЕ  ПОСОБИЕ

Ю.А. ПАНАСЕНКО

Москва
РИОР
ИНФРА-М

УДК 651.51.8(075.8)
ББК 65.050я73
 
П16

Панасенко Ю.А.

Документирование управленческой деятельно-сти : 
учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. — М. : РИОР : 
ИНФРА-М, 2018. — 138 с. — (ВО: Бакалавриат). — 
DOI: https://doi.org/10.12737/16686

ISBN 5-369-00014-Х (РИОР)
ISBN 978-5-16-104218-2 (ИНФРА-М, online)

В учебном пособии в краткой и доступной форме рассмотрены все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной 
программой по дисциплине «Документирование управленческой деятельности».
Книга позволит быстро получить основные знания по 
предмету, а также качественно подготовиться к зачету и 
экзамену.
Рекомендуется студентам, обучающимся по экономическим и управленческим специальностям и направлениям.

ISBN 5-369-00014-Х (РИОР)
ISBN 978-5-16-104218-2 (ИНФРА-М, online) © Панасенко Ю.А.

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 1

П16

УДК  651.51.8(075.8)
ББК  65.050я73

Тема 1

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 
УПРАВЛЕНИЯ

1. История развития научных 
представлений о документационном 
обеспечении управления

Понятие «дело производить» (решать вопрос) появилось первоначально в устной речи (предположитель но в 
XVII в.) и означало сам процесс решения (производства) 
дела. Решение любого вопроса оформлялось документами для закрепления достигнутой догово ренности, поскольку устное слово кратковременно, мо жет быть забыто, искажено при передаче или не так понято. В связи с 
этим, уже в XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относя щихся к какому-либо делу, 
вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
В России к началу XVII в. впервые сложилось делопроизводство, названное в дальнейшем приказным. Приказами в то время именовались органы государственной 
власти. Документы имели форму свитка, со ставляющего 
иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. 
Кол легиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В кол легиях были созданы канцелярии, введена 
должность сек ретаря, сложились журнальные формы 
регистрации доку ментов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. 
Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы Советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства 
был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных 
элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение 
унифицированных систем документации, позволяющих 
одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

2. Современное состояние 
документационного обеспечения
управления

Делопроизводство определяется в ГОСТе как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование 
и организацию ра боты с документами», т.е. охватывает 
весь процесс от момента создания доку мента до его 
уничтожения или передачи на хранение в архив.
Наряду с термином «делопроизводство» в последние 
десяти летия используется термин «документационное 
обеспечение управ ления», появление которого связано с 
внедрением компьютер ных систем в управление, их организационным, программным и информационным 
обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в 
области делопроизводства, аналогично стал использо

ваться и термин «докумен тационное обеспечение управления», который, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство» (например, в названиях 
 нор мативных документов «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая 
инструкция по делопроизводству в федеральных органах 
исполнительной власти»).
Еще один термин, применяемый сегодня, — «информационно-документационное обеспечение управления» 
имеет более широкое значение и включает в себя, помимо тра диционной работы с документами и информационного обслуживания, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, 
организации, предприятия рассматривается сегодня как 
важнейшая обслуживающая функция управления. От ее 
рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

3. Понятие и значение документа
в управленческой деятельности

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. По 
определению документ (лат. documentum — доказательство, свидетельство) пред ставляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельнос ти 
человека. Он создается посредством письма, графики, 
рисунка, фо тографии, звуко- и видеозаписи. Документ 
изготавливается на материальном носителе (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс 
его создания рег ламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в Федеральном законе «Об 
инфор мации, информатизации и защите информации»: 
«документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющи ми ее идентифицировать».
Как носитель информации документ выступает в качестве непре менного элемента внутренней организации 
любого учреждения, пред приятия, фирмы, обеспечивая 
взаимодействие их частей. Информа ция является основанием для принятия управленческих решений, служит 
доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой 
работы. В управленческой дея тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру да, поскольку принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредст вом соответствующих документов: планирование — посредством подго товки различных планов, 
учет — в виде составления и обработки стати стической, 
бухгалтерской и оперативно-технической документации; 
ру ководство — изданием распорядительных документов; 
организация — организационных документов; инструктирование — в виде инструкций, методических указаний; 
контроль — путем сбора сведений в письмен ном виде 
и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппара том управления в качестве способа и 
средства реализации возложен ных на него функций. 
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами 
государ ственного управления.

4. Система документации, основные 
направления совершенствования 
документации

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и 
требованиям, и применяемый в определенной области 
деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).
Кроме того, можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, 
а можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. 
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и 
операций по обработке, учету и хранению.
Стандартизация — это процесс установления и применения стан дартов. Стандарт понимается как «образец, 
эталон, модель, прини маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объек тов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс 
норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение стандартов спо собствует улучшению качества создаваемого изделия 
(в данном слу чае документа).
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифи цированных форм, их информационных 
элементов и систем докумен тации возложена в стране на 
Государственный комитет РФ по стандартизации и мет

рологии. Результатом работы по унификации документов 
могут быть:
• общероссийские унифицированные формы;
• отраслевые унифицированные формы;
• унифицированные формы документов предприятия.

5. Состав управленческих документов

При всем многообразии документов вне зависи мости 
от специфики предприятия можно выделить следующие 
основные группы документов:
• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы 
по основной деятель ности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы 
по личному составу, трудовые контракты (договоры), 
личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия 
(главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, 
сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия 
(акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, 
докладные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций 
могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельно сти (налогообложение, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы 
составляют отдельную группу — нормативные документы 
государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие договоры (контракты), которые являются основными документами предпринима тельской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-рас порядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности со ставления и обработки, регламентируемые специальными 
инструкциями.
Схема оформления большинства организационнораспорядительных до кументов довольно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует 
указывать спра вочные данные об организации, на внутренних документах они не указы ваются.

6. Общегосударственные нормативнометодические документы

Общегосударственные нормативно-методические 
документы по организации делопроизводства должны 
быть в каждой организации.
К ним относятся:
1. Нормативно-методические акты по делопроизводству:
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие 
требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. — М., 
2001. 
Инструкция включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряже

ния, инструкции, протокола, служебных писем и др. 
В Инструкции прописаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной 
работы, организация контроля исполнения документов, 
порядок составления и работы с номенклатурой дел, 
формирование дел, проведение экспертизы ценности 
документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта 
о выделении документов к уничтожению, описей и др. 
Данная инструкции отражает практически все вопросы 
организации делопроизводства. Она предназначена не 
только для федеральных органов исполнительной власти, но и может быть полезна для любой службы делопроизводства организаций любых форм собственности.
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» с 
требованиями к оформлению документов.
Стандарт распространяется на организационнораспорядитель ные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, 
письма и другие документы, включенные в ОКУД 
(класс 020000).
• Основные правила работы архивов организации. — 
М., 2002.
• В тексте правил условно можно выделить две части. 
В первой осве щены вопросы делопроизводственные:
• 
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составле ния, заполнения, ведения;
• 
порядок формирования дел в делопроизводстве;
• 
организация и порядок проведения экспертизы 
ценности документов в делопроизводстве;
• 
порядок выделения документов к уничтожению;
• 
подготовка дел к передаче в архив: оформление дел 
(нумерация, подшивка, дооформление обложки 
и т.д.), составление описей, передача в архив.