Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)

Издание второе,

исправленное и дополненное

Допущено Министерством образования

Российской Федерации в качестве учебника
для студентов образовательных учреждений

среднего профессионального образования

УДК 651(075.32)
ББК 60.844я723
КТК 069

Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) : учебник / М. И. Басаков. — Изд. 2е, исп. и
доп. — Ростов н/Д : Феникс, 2013. — 350 с. — (Среднее
профессиональное образование).

Учебник подготовлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта для студентов колледжей, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение
управления и архивоведение» по специальностям, входящим в
состав укрупненной группы специальностей 084000 «Экономика и управление».

В отличие от других в данном учебнике особое внимание уделено оформлению реквизитов документов, приводятся тщательно отработанные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–
2003 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти образцы важных видов
управленческих документов, в том числе по личному составу
(кадрам) организаций. Излагаются основные положения по оформлению деловой корреспонденции в англоязычных странах.

Учебник может быть полезен секретарям, секретарямреферентам и всем тем практическим работникам, кто по роду своей
деятельности связан с оформлением управленческой документации и ее хранением.

УДК 651(075.32)
ББК 60.844я723

© Басаков М. И., 2013
© Оформление: ООО «Феникс», 2013

Рецензенты:
доктор экономических наук, профессор Ростовского
государственного экономического университета (РГЭУ)
Н.М. Шумин
кандидат экономических наук, доцент Ростовского
государственного экономического университета (РГЭУ)
И.М. Рябцев

Успешная деятельность любой организации в настоящее время практически не возможна без определенной культуры работы
персонала с документами, без четкой организации делопроизводства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действующими нормами оформить служебный документ и обеспечить
его сохранность наряду с глубокими специальными знаниями и
владением основами делового общения, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции будущего специалиста. Предлагаемый учебник обеспечивает возможность студентамвыпускникам колледжей широкого круга специализации овладеть необходимым объемом знаний в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.
Данный учебник в отличие от других подобных изданий характеризуется рядом особенностей, основные из которых приведены ниже.
1. Поскольку документирование управления, организация
работы с документами и их хранение являются столь же древними, как и само управление, в учебнике раздел, посвященный
истокам делопроизводства, его становлению и развитию в России, приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд
любопытных исторических фактов, расширяющих кругозор студента.
2. Практика документационного обеспечения управления позволяет сделать вывод, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается, прежде всего, в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы
утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данной
книге оформлению реквизитов в соответствии с положениями
национального стандарта России ГОСТ Р 6.30–2003. Изложение
правил и требований по оформлению реквизитов при этом

сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и
реальными примерами оформления важнейших видов деловых
документов (приказов, распоряжений, актов, служебных писем,
протоколов и др.).
3. Определенное место в учебнике уделено вопросам оформления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел
обычно в учебниках и учебных пособиях по делопроизводству не
приводится или приводится, но в малом объеме. С нашей точки
зрения, знание основ оформления данного вида документов для
будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например,
в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании учебы
выпускникам колледжей приходится работать, нередко собственнику организации самому, секретарю или одному из специалистов поручается совмещать свои основные обязанности с выполнением функций инспектора (менеджера) по кадрам.
4. Значительное место в книге уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и архивного хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем
документов, обращающихся в организации, — это своеобразная
память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать свою работу, принимать оптимальное решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность, возможно, комуто из вас придется работать секретарем, секретаремреферентом
или архивариусом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этих ставших в наше время
хорошо оплачиваемых и престижных должностях.
Достаточное место в учебнике уделено вопросам механизации и компьютеризации документационного обеспечения
управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время коммерческий успех организации во многом зависит от уровня технического оснащения и использования современных информационных технологий в управлении.
Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать
дисциплину «Документационное обеспечение управления и основы архивоведения», и к тем читателям, кто уже работает, но чувствует недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.
Автор

Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс,
дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека зиждятся на информации, информационных технологиях.
Информация (от лат. information — осведомлять) — глубокое,
емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассматривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как
«сведения», «сообщение», «пояснения» и т.п., принята формулировка, приведенная в Федеральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: «Информация —
сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» [23]1.
Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникативность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопление, сохранение при
использовании и др. Эти свойства изначально используются для
целенаправленного воздействия на людей, необходимого для
согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в
управлении.

1 Данная формулировка могла бы принять более законченный вид,
будучи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или специальным техническим средством».

В практике управления используется информация различных видов. Основными из них считаются социальноэкономическая, научная, техническая, культурная, медицинская, сельскохозяйственная. Важнейшей из них является социальноэкономическая информация, которая на практике более известна
под названием управленческая информация.
В настоящее время преобладающая часть управленческой информации (до 90% объема) согласно общим требованиям многих законодательных актов Российской Федерации должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном
носителе — бумаге или в электронном виде. Документальное
оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для
осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.
Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово
«docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная
форма от «docco» — «documentum», означающая «доказательство»,
«свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и практической деятельности человека, в частности в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина.
Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I,
применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной
для организации координации совместной деятельности людей,
утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений
дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до
20х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как «грамота», «акт» и в особенности — «деловая бумага».
С учетом получившего в настоящее время распространение в
научной среде наряду с термином «документ» словосочетания
«документированная информация» ГОСТ Р 51141–98 дает следующую формулировку определения термина «документ»: «документ; документированная информация — зафиксированная на ма

териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать» [5].
Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141–98 понимаются
обязательные информационные элементы оформления официального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и
др.). Стандарт определяет официальный документ как любой
вид документа, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
(например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ
обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему
действующим законодательством, компетенцией создавшего его
органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — документы, образующиеся в сфере управления, которые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.).
ГОСТ Р 51141–98 определяет служебный документ как официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебная документация в практике управления широко известна под названием управленческая документация.
В дальнейшем изложении учебного материала термины «документ», «служебный документ», «управленческий документ» будут применяться как синонимы в значении документа, призванного обеспечить управленческий процесс в организации, учреждении, фирме.
Важным моментом, требующим пояснения для изучающих
основы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 5114198
на документ в электронной форме.
В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате.
Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного
документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь
при условии правового обеспечения применения электронной
цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблюдении соответствующих требований (см. Федеральный закон от

января 2002 г. № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи»,
Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая
подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В Законе «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая категория документов, к электронным документам следует относиться так же,
как к документам на бумажном носителе.
Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и
как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека — тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию — информационную. К информационной
функции документа тесно примыкает организационная функция.
С помощью документа обеспечивается воздействие на группы
людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция
документа. Документ выполняет также юридическую (правовую)
функцию, поскольку его содержание используется в качестве
доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами
отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную
функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого
персонала, формирует имидж организации.
Процесс создания служебной документации в соответствии с
действующими нормами и правилами, технология работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требуют своего методологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль
деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию работы с документами, в старину называли «вершением дел», в настоящее время согласно
ГОСТ Р 5114198 официально именуют терминами — делопроизводство и документационное обеспечение управления. В дальнейшем в главе 1 и других отдельных случаях будет в основном
использоваться традиционный термин — «делопроизводство»,
постепенно наполняя его современным содержанием.

Становление российского делопроизводства от стихийного
зарождения деловой переписки до появления той или иной системы работы с документами историки, ученыедокументоведы
тесно увязывают с преобразованиями в области государственного устройства, реформирования аппарата управления страной,
отраслями деятельности людей, нуждающихся в документировании результатов своей работы. Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:
1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:
— от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X–XV вв.);
— коллежское делопроизводство (XVIII в.);
— министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX–
начало XX в.).
2. Делопроизводство в СССР (1917–1991 гг.):
— от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917–1973 гг.);
— от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.
3. Современное российское делопроизводство.
Далее дадим краткое описание и охарактеризуем вклад в становление современного делопроизводства каждого из названных
периодов.

Появление первых документов (фиксированная информация
на любом доступном материале — камне, глиняной дощечке,
в Древней Руси — на бересте) стало возможным с изобретением
письма, с возникновением письменности.

От первых документов к приказному
делопроизводству (X–XV вв.)

В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X–XV вв.), во времена феодальной раздробленности, при отсутствии единого управления, управленческие
функции при князьях осуществляли отдельные должностные
лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков). В этих условиях получила определенное развитие
одна из отраслей делопроизводства, а именно — документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г.,
945 г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951–1952 гг.
в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились
и места их хранения. Документы хранились в сокровищницах
вместе с драгоценностями, церквях и монастырях.
Самой древней формой документа на Руси была грамота —
лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Пергамент представлял собой специальным образом выделанную телячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли
быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столпик. Отсюда название
данной технологии работы с документами — столбцовое делопроизводство.
Несмотря на достаточно широкую практику документирования, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского
государства как о какойто системе еще преждевременно. Это
был период зарождения традиций, накопления опыта подготовки и хранения документов. В условиях феодальной раздробленности делопроизводство как система практикой управления еще
не была востребована.

Приказное делопроизводство
(XV–XVII вв.)

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в
этой системе выполнялись Боярской думой и приказами — центральными исполнительными органами.
В период действия делопроизводства, получившего название
приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума — «приговоры», от приказов на места направлялись
«памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» — приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод,
дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какоелибо обращение). В приказной избе
хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.
Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какомулибо вопросу и «делопроизводство» как процесс производства (вершение) дел.
В приказах (их насчитывалось по разным источникам от
50 до 70) происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей — профессиональных чиновников, для которых документ стал основным
предметом их труда.
В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления
документов. Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила
бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов
мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и
хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г.
имело в длину 309 метров (рис. 1.1).
Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматывали на деревянный стержень — так родилось слово «волокита»,
смысл которого не требует особого пояснения, — речь идет о
необоснованном затягивании принятия решения.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь —
это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости накопившиеся тетради переплетались и составляли собой книги.
В этот период появились и начали складываться системы военной, дипломатической и бухгалтерской документации.