Секретарское дело

Ìèíñê
«Âûøýéøàÿ øêîëà»

Допущено
Министерством образования 
Республики Беларусь
в качестве учебного пособия 
для учащихся  учреждений,
обеспечивающих получение
профессионально-технического образования
по учебной специальности
«Документоведение, информационное 
и организационное обслуживание»
 

Г. Д.  Пешкова 

3-е издание, исправленное 
и дополненное

Пешкова,  Г. Д.
П31  
Секретарское дело : учеб. пособие / Г. Д. Пешкова. – 
3-е изд., испр. и доп. – Минск : Вышэйшая школа, 2014. – 
367 с. : ил.
ISBN 978-985-06-2337-9.

Представлены темы «Делопроизводство и его значение в современной сфере управления», «Технология и организация делопроизводства в учреждениях», «Организация работы с обращениями граждан», 
«Бездокументное обслуживание руководителя».
Приводятся образцы документов, примеры, схемы, тексты нор матив но-правовых актов по ведению делопроизводства, бездокументному и документационному обслуживанию работы руководителя учреждения.
Предыдущее издание вышло в 2010 г.
Для учащихся учреждений, обеспечивающих по лу че ние профессио нально-технического образования. Может быть использовано практическими работниками, менеджерами, секретарями.

УДК 005.91/.92(075.32)
ББК 65.050.2я722

УДК 005.91/.92(075.32)
ББК 65.050.2я722
 
П31

Р е ц е н з е н т ы: цикловая комиссия учреждения образования «Брестский государственный про фессионально-технический колледж сферы обслуживания» (Е.П. Веле се вич); преподаватель кафедры «Менеджмент и 
экономика» Института повышения квалификации и переподготовки руководителей и специалистов промышленности «Кадры индустрии» Т.А. Протащик

Все права на данное издание защищены. Воспроизведение всей книги
или любой ее части не может быть осуществлено без разрешения издательства.

ISBN 978-985-06-2337-9 
© Пешкова Г.Д., 2009
 
© Пешкова Г.Д., 2014, с изменениями
 
© Оформление. УП «Издательство
 
 
“Вышэйшая школа”», 2014

ÏÐÅÄÈÑËÎÂÈÅ

Обучение секретарскому делу имеет образовательное и 
воспитательное значение. 
Основная задача курса «Секретарское дело» – научить учащихся квалифицированно выполнять функции секретаря по 
организационному, информационному и документационному 
обслуживанию работы руководителя, дать им представление о 
работе современного офиса и секретаря. 
По окончании курса учащиеся должны уметь: выполнять 
технические функции по обслуживанию работы руководителя; 
планировать свою работу и работу руководителя; обеспечивать подготовку заседаний и совещаний; организовывать прием посетителей; организовывать и вести телефонные переговоры, делопроизводство в пределах своей компетенции, правильно оформлять документы; организовывать рабочее место 
в соответствии с нормативными требованиями и т.д.
Учебное пособие составлено на основе требований ква лификационных 
характеристик 
по 
профессии 
секретаря, 
изложен ных в «Квалификационном справочнике должностей 
служащих», а также на основе «Сборника типовой учеб нопро грам мной документации для профессионально-тех ничес ких учебных заведений Республики Беларусь», действующих нор ма тивно-мето дических документов, регламентирующих до ку ментационное обеспечение управленческой деятельности. 
Ознакомившись с литературой по секретарскому делу и делопроизводству ведущих специалистов в области документоведения нашей страны, а также зарубежных, исходя из своего 
опыта преподавания, каждую тему автор представил таким образом, чтобы вызвать интерес учащихся, побудить их к самостоятельным занятиям с привлечением дополнительной литературы, научить их проявлять инициативу и самим находить 
ответы на многие вопросы, так как современный работодатель 
ищет именно таких сотрудников.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни 
приходилось составлять документы, а работающие в управ

ленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют их, оформляют, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, связанное с процессом документирования и организацией работы с документами.
От того, насколько юридически грамотно будет составлен 
и оформлен документ, организована с ним работа, зависит 
 своевременность и правильность принятия управленческого 
решения.
Организацию и ведение делопроизводства в учреждении 
выполняют специальные подразделения (службы документационного обеспечения управления (СДОУ)), а в небольших 
организациях и фирмах – секретари.
Значение делопроизводства в современной сфере управления рассматривается в первой главе. Учащиеся ознакомятся с историческими периодами в развитии делопроизводства 
и СДОУ, с организацией современного делопроизводства и 
ролью секретаря в организации информационного и документационного обеспечения деятельности руководителя, а 
также с должностными инструкциями работников делопроизводства.
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности 
(бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. 
В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и 
оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением при работе с документами, потому что ежедневно приходится решать огромный 
комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, 
определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и т.д.
Совокупность работы с документами с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или на уничтожение определяется понятием «документооборот». Справиться в 
учреждении с потоком документов, быстро найти требуемый 
документ и навести по нему справки, проконтролировать его 
исполнение и обеспечить сохранность можно только при правильной постановке делопроизводства. Эти вопросы рассматриваются во второй главе учебного пособия.

Один из параграфов посвящен основным требованиям к 
работе секретаря с документами по личному составу. В нем 
рассматриваются вопросы, связанные с документированием 
движения кадров, правилами ведения трудовых книжек и личных дел, с основными правилами приема, перевода и увольнения работников.
Настоящее издание дополнено такими темами, как «Оперативное хранение и использование документов в организации», «Значение номенклатуры дел в работе секретаря» в связи с выходом нового Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием 
сроков хранения документов.
Сегодня электронный обмен данными – реальность, с которой сталкивается практически каждый. Поэтому в пособие 
включена тема «Особенности работы с документами в электронном виде».
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. 
Ей посвящена третья глава, где раскрывается специфика ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических 
лиц, рассматриваются основные законодательные и нормативные акты по данному вопросу и даются рекомендации по ведению книги замечаний и предложений.
В обязанности секретаря входит выполнение таких функций, как подготовка и обслуживание совещаний, организация 
и проведение приема посетителей, подготовка командировок 
и т.д. Все это требует тщательности и четкости в организации 
и проведении данных мероприятий. Эти вопросы рассмотрены в четвертой главе.
Следует обратить внимание на приложения. В них собраны 
не только образцы форм документов, но и нормативные акты и 
методические документы, которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства или секретаря, приведены памятки 
для работы с документами, с телефоном и др.
Учебное пособие будет полезно как учащемуся, студенту, 
начинающему специалисту, так и опытному руководителю. 
Для секретарей и работников СДОУ, занятых делопроизводственным обслуживанием, в книге описаны технология 
каждого этапа работы с документами, порядок их хранения, 
использования и уничтожения.
Автор

ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
È ÅÃÎ ÇÍÀ×ÅÍÈÅ
 ÑÎÂÐÅÌÅÍÍÎÉ ÑÔÅÐÅ 
ÓÏÐÀÂËÅÍÈß

1.1. Ïîíÿòèå î äåëîïðîèçâîäñòâå

В любой организации независимо от ее функций, специфики деятельности, организационно-правовой формы и ведомственной подчиненности создается большое количество документов. Основное назначение документа – зафиксировать и 
передать информацию, однако это лишь одна из задач, стоящих перед организациями в области работы с документами. 
Ежедневно им приходится принимать, отправлять, создавать 
огромное количество документов, а затем в определенных условиях их хранить и использовать полученную информацию, 
определять сроки хранения документов и передавать их в архив и т.д. Вся эта совокупность работ с документами с момента их создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожение определяется понятием «делопроизводство».
Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в 
своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. Предметом труда в данном случае является информация 
в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. 
Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает 
обработку информации, качество и высокую производительность труда.
Операции по документированию организационно-распо рядительной деятельности и организации работы с документами 
называют административным делопроизводством. Без правильной постановки делопроизводства невозможно справиться с потоком документированной информации, быстро найти 
документ и навести по нему справки, проконтролировать его 
исполнение и обеспечить сохранность.

Ãëàâà
1

Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффективная работа учреждения.
Делопроизводство в настоящее время определяется стандартом как деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе выполнения им управленческих функций. 
Наряду с понятием «делопроизводство» с 70-х гг. XX в. используется понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Первоначально в них вкладывался разный смысл: 
последнее ассоциировалось с применением в делопроизводстве новых информационных технологий и понималось как 
создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
На крупных предприятиях с большими потоками деловых 
документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение – канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.
Специалисты – это референт, методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор.
Технические исполнители – это секретарь, секретарь-сте нографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.
Основные функции канцелярии на предприятии следующие:
 
прием и регистрация (учет) документов;
 
распределение документов и доставка их исполнителям;
 
оформление и отправка исходящих документов;
 
стенографирование и печатание документов;
 
контроль за сроками исполнения документов;
 
формирование дел и сдача их в архив;
 
организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.
В Республике Беларусь обеспечение информационно-до кументационного обслуживания в организациях возлагается на 
службу ДОУ, которая осуществляет руководство, координацию, 
контроль и организацию работ по документационному обеспечению управления. Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о ней (см. прил. 7 к гл. 1).
Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – 
это документация, обеспечивающая организацию процессов 
управления и управленческого труда. ОРД является одной из 
подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне 
управления и во всех отраслях.
Важнейшими составляющими делопроизводства являются 
документирование и документооборот (рис. 1).
Документирование – процесс подготовки и создания документов с использованием различных методов, способов и 
средств закрепления информации на материальном носителе.
Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Этому понятию тождествен термин «документооборот».
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) 
или отправки.
Делопроизводство является составной частью управления. 
Так как работники сферы управления (руководители, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами, необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была 
не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а 
современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:
 
оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
 
современное техническое оснащение (персональные 
компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: 
нумераторы, степлеры и т.п.);

ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ

ÄÎÊÓÌÅÍÒÈÐÎÂÀÍÈÅ
ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒ
(îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè)

Рис. 1. Составные части делопроизводства

целесообразность всех операций с документами (каждая работа с документами должна быть необходима для де ятельности предприятия, оправдана конкретной конечной 
 целью);
 
умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными актами).
На предприятии должен соблюдаться единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. 
Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т.д.

1.1.1. Êðàòêàÿ èñòîðèÿ ðàçâèòèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà

На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце XVIII – начале XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин «справаводства».
Первоначально термин появляется в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения 
(производства) дела – «дело производить» (решать вопрос). 
Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое 
решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в 
XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые 
в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г.
В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное, коллежское и исполнительное (министерское) делопроизводство.
Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы – центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского 
управления, и приказные избы – органы государственного 
управления на местах.

В наследство от тех времен 
приказного делопроизводства мы 
получили слово «волокита»: документы, подклеенные в столбцы 
длиной до 80 м, наматывались на 
палочки в свитки, и при чтении 
ленты бумаги волочились (рис. 2). 
Отсюда и родилось понятие «волокита», обозначающее слишком 
долгое решение вопроса.
Видовой состав документов 
приказного делопроизводства был 
довольно однообразным, в основном это были грамоты (царские 
указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памятки, отписки, челобитные.
Процедура подготовки документов включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела 
к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.
При поступлении документа на нем проставлялась дата и 
дьяк делал пометку «Выписать», что означало «Навести справки», т.е. начать рассмотрение дела. Решение по делу принималось после его обсуждения.
В результате после вынесения решения подьячий составлял «черное письмо» (черновик документа), дьяк «чернил» его 
(исправлял), а младший подьячий – «белил» (писал начисто), 
подьячий сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей 
подписью – «справой», а затем ставилась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание 
документа.
Таким образом, в период приказного делопроизводства впервые создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных 
служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы 
их составления.
Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство более прогрессивно, чем приказное.

Рис. 2. Столбец Поместного 
при каза и гусиные перья, 
приме нявшиеся для письма 
в XVII в.