Ìèíñê
«Âûøýéøàÿ øêîëà»

Допущено
Министерством образования 
Республики Беларусь
в качестве учебного пособия 
для учащихся  учреждений,
обеспечивающих получение
профессионально-технического образования
по учебной специальности
«Документоведение, информационное 
и организационное обслуживание»
 

Г. Д.  Пешкова 

3-е издание, исправленное 
и дополненное

Пешкова,  Г. Д.
П31  
Секретарское дело : учеб. пособие / Г. Д. Пешкова. – 
3-е изд., испр. и доп. – Минск : Вышэйшая школа, 2014. – 
367 с. : ил.
ISBN 978-985-06-2337-9.

Представлены темы «Делопроизводство и его значение в совре-
менной сфере управления», «Технология и организация делопроизвод-
ства в учреждениях», «Организация работы с обращениями граждан», 
«Бездокументное обслуживание руководителя».
Приводятся образцы документов, примеры, схемы, тексты нор ма-
тив но-правовых актов по ведению делопроизводства, бездокумент-
ному и документационному обслуживанию работы руководителя уч-
реждения.
Предыдущее издание вышло в 2010 г.
Для учащихся учреждений, обеспечивающих по лу че ние профес-
сио нально-технического образования. Может быть использовано прак-
тическими работниками, менеджерами, секретарями.

УДК 005.91/.92(075.32)
ББК 65.050.2я722

УДК 005.91/.92(075.32)
ББК 65.050.2я722
 
П31

Р е ц е н з е н т ы: цикловая комиссия учреждения образования «Брест-
ский государственный про фессионально-технический колледж сферы об-
служивания» (Е.П. Веле се вич); преподаватель кафедры «Менеджмент и 
экономика» Института повышения квалификации и переподготовки руко-
водителей и специалистов промышленности «Кадры индустрии» Т.А. Про-
тащик

Все права на данное издание защищены. Воспроизведение всей книги
или любой ее части не может быть осуществлено без разрешения изда-
тельства.

ISBN 978-985-06-2337-9 
© Пешкова Г.Д., 2009
 
© Пешкова Г.Д., 2014, с изменениями
 
© Оформление. УП «Издательство
 
 
“Вышэйшая школа”», 2014

ÏÐÅÄÈÑËÎÂÈÅ

Обучение секретарскому делу имеет образовательное и 
воспитательное значение. 
Основная задача курса «Секретарское дело» – научить уча-
щихся квалифицированно выполнять функции секретаря по 
организационному, информационному и документационному 
обслуживанию работы руководителя, дать им представление о 
работе современного офиса и секретаря. 
По окончании курса учащиеся должны уметь: выполнять 
технические функции по обслуживанию работы руководителя; 
планировать свою работу и работу руководителя; обеспечи-
вать подготовку заседаний и совещаний; организовывать при-
ем посетителей; организовывать и вести телефонные перего-
воры, делопроизводство в пределах своей компетенции, пра-
вильно оформлять документы; организовывать рабочее место 
в соответствии с нормативными требованиями и т.д.
Учебное пособие составлено на основе требований ква ли-
фикационных 
характеристик 
по 
профессии 
секретаря, 
изложен ных в «Квалификационном справочнике должностей 
служащих», а также на основе «Сборника типовой учеб но-
про грам мной документации для профессионально-тех ни-
чес ких учебных заведений Республики Беларусь», действу-
ющих нор ма тивно-мето дических документов, регламентиру-
ющих до ку ментационное обеспечение управленческой дея-
тельности. 
Ознакомившись с литературой по секретарскому делу и де-
лопроизводству ведущих специалистов в области документо-
ведения нашей страны, а также зарубежных, исходя из своего 
опыта преподавания, каждую тему автор представил таким об-
разом, чтобы вызвать интерес учащихся, побудить их к само-
стоятельным занятиям с привлечением дополнительной лите-
ратуры, научить их проявлять инициативу и самим находить 
ответы на многие вопросы, так как современный работодатель 
ищет именно таких сотрудников.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни 
приходилось составлять документы, а работающие в управ-

ленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: со-
ставляют их, оформляют, обрабатывают, хранят, находят по за-
просу и т.д.
Делопроизводство – это специфическое направление дея-
тельности, связанное с процессом документирования и орга-
низацией работы с документами.
От того, насколько юридически грамотно будет составлен 
и оформлен документ, организована с ним работа, зависит 
 своевременность и правильность принятия управленческого 
решения.
Организацию и ведение делопроизводства в учреждении 
выполняют специальные подразделения (службы документа-
ционного обеспечения управления (СДОУ)), а в небольших 
организациях и фирмах – секретари.
Значение делопроизводства в современной сфере управ-
ления рассматривается в первой главе. Учащиеся ознакомят-
ся с историческими периодами в развитии делопроизводства 
и СДОУ, с организацией современного делопроизводства и 
ролью секретаря в организации информационного и доку-
ментационного обеспечения деятельности руководителя, а 
также с должностными инструкциями работников делопро-
изводства.
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности 
(бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. 
В их числе – умение надлежащим образом преподнести ин-
формацию в письменном виде, т.е. правильно составить и 
оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возни-
кающих перед любым учреждением при работе с докумен-
тами, потому что ежедневно приходится решать огромный 
комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, ис-
ходящих и внутренних документов, формированием их в дела, 
определением сроков хранения, передачей в архив либо унич-
тожением и т.д.
Совокупность работы с документами с момента их созда-
ния вплоть до передачи на хранение в архив или на уничтоже-
ние определяется понятием «документооборот». Справиться в 
учреждении с потоком документов, быстро найти требуемый 
документ и навести по нему справки, проконтролировать его 
исполнение и обеспечить сохранность можно только при пра-
вильной постановке делопроизводства. Эти вопросы рассма-
триваются во второй главе учебного пособия.

Один из параграфов посвящен основным требованиям к 
работе секретаря с документами по личному составу. В нем 
рассматриваются вопросы, связанные с документированием 
движения кадров, правилами ведения трудовых книжек и лич-
ных дел, с основными правилами приема, перевода и увольне-
ния работников.
Настоящее издание дополнено такими темами, как «Опе-
ративное хранение и использование документов в организа-
ции», «Значение номенклатуры дел в работе секретаря» в свя-
зи с выходом нового Перечня типовых документов Нацио-
нального архивного фонда Республики Беларусь с указанием 
сроков хранения документов.
Сегодня электронный обмен данными – реальность, с кото-
рой сталкивается практически каждый. Поэтому в пособие 
включена тема «Особенности работы с документами в элек-
тронном виде».
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. 
Ей посвящена третья глава, где раскрывается специфика веде-
ния делопроизводства по обращениям граждан и юридических 
лиц, рассматриваются основные законодательные и норматив-
ные акты по данному вопросу и даются рекомендации по веде-
нию книги замечаний и предложений.
В обязанности секретаря входит выполнение таких функ-
ций, как подготовка и обслуживание совещаний, организация 
и проведение приема посетителей, подготовка командировок 
и т.д. Все это требует тщательности и четкости в организации 
и проведении данных мероприятий. Эти вопросы рассмотре-
ны в четвертой главе.
Следует обратить внимание на приложения. В них собраны 
не только образцы форм документов, но и нормативные акты и 
методические документы, которые могут потребоваться в рабо-
те службы делопроизводства или секретаря, приведены памятки 
для работы с документами, с телефоном и др.
Учебное пособие будет полезно как учащемуся, студенту, 
начинающему специалисту, так и опытному руководителю. 
Для секретарей и работников СДОУ, занятых делопроиз-
водственным обслуживанием, в книге описаны технология 
каждого этапа работы с документами, порядок их хранения, 
использования и уничтожения.
Автор

ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ
È ÅÃÎ ÇÍÀ×ÅÍÈÅ
 ÑÎÂÐÅÌÅÍÍÎÉ ÑÔÅÐÅ 
ÓÏÐÀÂËÅÍÈß

1.1. Ïîíÿòèå î äåëîïðîèçâîäñòâå

В любой организации независимо от ее функций, специфи-
ки деятельности, организационно-правовой формы и ведом-
ственной подчиненности создается большое количество доку-
ментов. Основное назначение документа – зафиксировать и 
передать информацию, однако это лишь одна из задач, стоя-
щих перед организациями в области работы с документами. 
Ежедневно им приходится принимать, отправлять, создавать 
огромное количество документов, а затем в определенных ус-
ловиях их хранить и использовать полученную информацию, 
определять сроки хранения документов и передавать их в ар-
хив и т.д. Вся эта совокупность работ с документами с момен-
та их создания или получения до передачи на хранение в ар-
хив или уничтожение определяется понятием «делопроизвод-
ство».
Делопроизводство как процесс обработки информации пред-
ставляет собой часть технологии управления, аккумулируя в 
своей сфере средства, навыки и приемы обработки докумен-
тов. Предметом труда в данном случае является информация 
в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. 
Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает 
обработку информации, качество и высокую производитель-
ность труда.
Операции по документированию организационно-распо ря-
дительной деятельности и организации работы с документами 
называют административным делопроизводством. Без пра-
вильной постановки делопроизводства невозможно справить-
ся с потоком документированной информации, быстро найти 
документ и навести по нему справки, проконтролировать его 
исполнение и обеспечить сохранность.

Ãëàâà
1

Делопроизводство должно быть организовано таким обра-
зом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффек-
тивная работа учреждения.
Делопроизводство в настоящее время определяется стан-
дартом как деятельность аппарата управления, охватываю-
щая вопросы документирования и организации работы с до-
кументами, в процессе выполнения им управленческих функций. 
Наряду с понятием «делопроизводство» с 70-х гг. XX в. ис-
пользуется понятие «документационное обеспечение управле-
ния» (ДОУ). Первоначально в них вкладывался разный смысл: 
последнее ассоциировалось с применением в делопроизвод-
стве новых информационных технологий и понималось как 
создание документированной информационной базы на раз-
личных носителях для использования управленческим аппара-
том в процессе реализации его функций.
На крупных предприятиях с большими потоками деловых 
документов организацию делопроизводства и работу с доку-
ментами обеспечивает специальное подразделение – канцеля-
рия. В зависимости от характера выполняемой работы сотруд-
ников канцелярий делят на две категории: специалисты и тех-
нические исполнители.
Специалисты – это референт, методист, заведующий архи-
вом, заведующий экспедицией, редактор, корректор.
Технические исполнители – это секретарь, секретарь-сте но-
графист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.
Основные функции канцелярии на предприятии следующие:
 
 прием и регистрация (учет) документов;
 
 распределение документов и доставка их исполнителям;
 
 оформление и отправка исходящих документов;
 
 стенографирование и печатание документов;
 
 контроль за сроками исполнения документов;
 
 формирование дел и сдача их в архив;
 
 организация хранения и обеспечение использования до-
кументов, хранящихся в архиве.
В Республике Беларусь обеспечение информационно-до ку-
ментационного обслуживания в организациях возлагается на 
службу ДОУ, которая осуществляет руководство, координацию, 
контроль и организацию работ по документационному обеспе-
чению управления. Деятельность службы ДОУ регламентиру-
ется Положением о ней (см. прил. 7 к гл. 1).
Делопроизводство можно охарактеризовать как систему ра-
боты с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – 
это документация, обеспечивающая организацию процессов 
управления и управленческого труда. ОРД является одной из 
подсистем управленческой документации. С ее помощью до-
кументируются действия организаций и предприятий при вы-
полнении всех управленческих функций на любом уровне 
управления и во всех отраслях.
Важнейшими составляющими делопроизводства являются 
документирование и документооборот (рис. 1).
Документирование – процесс подготовки и создания до-
кументов с использованием различных методов, способов и 
средств закрепления информации на материальном носителе.
Организация работы с документами – это создание усло-
вий, обеспечивающих движение, поиск и хранение докумен-
тов в делопроизводстве.
Этому понятию тождествен термин «документооборот».
Документооборот – это движение документов в организа-
ции с момента их создания или получения до завершения ис-
полнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) 
или отправки.
Делопроизводство является составной частью управления. 
Так как работники сферы управления (руководители, специа-
листы) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с до-
кументами, необходимо с самого начала деятельности пред-
приятия организовать делопроизводство так, чтобы это была 
не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а 
современный офис, в основу функционирования которого по-
ложены следующие принципы:
 
 оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
 
 современное техническое оснащение (персональные 
компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные сред-
ства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: 
нумераторы, степлеры и т.п.);

ÄÅËÎÏÐÎÈÇÂÎÄÑÒÂÎ

ÄÎÊÓÌÅÍÒÈÐÎÂÀÍÈÅ
ÄÎÊÓÌÅÍÒÎÎÁÎÐÎÒ
(îðãàíèçàöèÿ ðàáîòû ñ äîêóìåíòàìè)

Рис. 1. Составные части делопроизводства

 целесообразность всех операций с документами (каж-
дая работа с документами должна быть необходима для де я-
тельности предприятия, оправдана конкретной конечной 
 целью);
 
 умелое сочетание документационного обеспечения управ-
ления с бездокументационным (составление документов толь-
ко в том случае, когда это действительно необходимо или уста-
новлено государственными актами).
На предприятии должен соблюдаться единый порядок (еди-
ные требования) по составлению документов и работе с ними. 
Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопро-
изводству или доведен до сотрудников в виде специальных ин-
структажей, практических занятий и т.д.

1.1.1. Êðàòêàÿ èñòîðèÿ ðàçâèòèÿ äåëîïðîèçâîäñòâà

На территории Беларуси термин «делопроизводство» по-
явился в конце XVIII – начале XIX в. одновременно с введени-
ем русского языка в учреждениях государственного управле-
ния и внедрением российских принципов работы с документа-
ми. В белорусском языке понятию делопроизводство соответ-
ствует термин «справаводства».
Первоначально термин появляется в устной речи (пред-
положительно в XVII в.) и означает сам процесс решения 
(производства) дела – «дело производить» (решать вопрос). 
Так как в ходе решения любого вопроса возникали докумен-
ты, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое 
решение (ибо устное слово кратковременно, может быть за-
быто, искажено при передаче или не так понято), уже в 
XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание докумен-
тов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые 
в таком понимании слово «дело» зафиксировано в докумен-
тах 1584 г.
В литературе выделяют три периода развития делопроиз-
водства и секретарских служб: приказное, коллежское и ис-
полнительное (министерское) делопроизводство.
Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., ког-
да появились первые приказы – центральные органы государ-
ственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского 
управления, и приказные избы – органы государственного 
управления на местах.