Документоведение

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский экономический университет имени Г. В. Плеханова»

(ФГБОУ ВПО «РЭА им. Г. В. Плеханова»)

О.А.УШАКОВА

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Утверждено издательским советом университета в качестве

учебного пособия

Москва

ФГБОУ ВПО «РЭА им. Г. В. Плеханова»

2013

УДК  002.1(075.8)

ББК   73.03

У932

Рецензенты: д-р экон. наук, член-корр. РАН   И. А.  С е р г е е в а

канд. физ.- мат. наук Б. В.  Е в т е е в

У932

Ушакова О.А.

Документоведение : учебное пособие / О.А. Ушакова.  – 
М. : ФГБОУ ВПО «РЭА им. Г. В. Плеханова», 2013. – 64 с. 

Раскрывается современный подход к понятию «документоведение», «электронный документ». Анализи
руются концепции систем электронного документооборота.

Для студентов по направлению подготовки 090900.62 – «Информационная безопасность».

УДК  002.1(075.8)

ББК  75.03(я73)

ISBN 978-5-7307-0926-3                                                                      ©    ФГБОУ ВПО «РЭА им. Г. В. Плеханова», 2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
4 

Глава I. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУКА
5

1.1.Методология дисциплины «Документоведение»
5

1.2. Основы категории «документ»                         
11                                                                                         

1.3. Классификация документов
18

1.4.Основные составляющие делопроизводства и документооборота
22

Глава II.  ХРАНЕНИЕ И ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ. 

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
32

2.1. Базовые понятия категории «информация»
32

2.2. Конфиденциальность документов и информации
37

2.3.Классификация угроз конфиденциальной информации
41

2.4. Этапы определения состава конфиденциальных документов
45

ГЛАВА III. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ 

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
52

3.1.Основные понятия и составляющие электронного документа
52

3.2. Электронная цифровая подпись
57

3.3.Назначение систем электронного документооборота
62

3.4.Общая классификация СЭД                                       
68

Список использованной литературы                                     
73

ВВЕДЕНИЕ

Получение информации, создание и разработка, отправление и получе
ние  документов являются важными составляющими в деятельности совре
менной организации. С обработкой информации и документов, их сохране
нием и защитой связана деятельность всех людей, участвующих в докумен
тообороте. Как носитель информации, документ выступает в качестве непре
менного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия

(фирмы), обеспечивая взаимодействие их частей. 

В современных учебниках и учебных пособиях по документационному 

обеспечению организации, в статьях о необходимости исследования инфор
мации и еѐ защите в документах, часто рассматриваются категории «доку
мент» или «информация» в их содержательной форме. Информация рассмат
ривается как основание для принятия решений, или служит доказательством 

и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой 

работы. Документ же, являющийся предметом и результатом труда ежеднев
ной деятельности работников, закрепляет производственную деятельность 

организации. Наличие необходимых документов, оформленных в соответст
вии с правилами документирования внутреннего бизнес-процесса, способст
вуют в организации качественной и быстрой обработке информации, приня
тию правильного решения.

Но в условиях рыночной конкуренции этого мало, содержательная 

часть категорий «документ» и «информация» малопригодны. Быстроменяю
щиеся условия рынка: желание получить больше информации из информа
ционных систем, возможность еѐ лучшего сохранения и защиты выходят на 

первый план. Поэтому возникла необходимость  изучения категории «доку
ментоведение».

На сегодняшний момент  документоведение представляет из себя на
учную дисциплину, целью которой является сохранность полученной ин
формации и обеспечение единого в организации бизнес-процесса документи

рования и сохранности документов, на основе использования современных 

информационных технологий. 

В современных экономических реалиях нехватка экспертов по инфор
мационной безопасности и законодательная неграмотность пользователей 

информационных систем ведут к множественности нерешенных проблем по 

данной теме. Таким образом, актуальность изучения данного предмета неос
порима, как для дальнейшего устойчивого развития всей экономики, так и 

для защиты достигнутых в обществе целей. 

Поэтому данное учебное пособие разработано с учетом современных 

тенденций в образовании и включает в себя комплексный подход к изучению 

современных информационных технологий и их практическому применению 

для решения задач. Учебное пособие включает в себя разделы, связанные с 

изучением декомпозиции понятий «документ» и «информация». Для полно
ты исследования составляющих документоведения как науки, содержит раз
делы раскрывающие некоторые аспекты делопроизводства и документообо
рота. Охватывает изучение автоматизации процессов управления, с целью 

обеспечения выполнения организацией своих функций, на основе систем 

электронного документооборота.

Подразумевается, что рассмотренный авторский подход к понятию 

«документоведение» не только интересен студентам-экономистам и специа
листам по защите информации, но и всем, кто занимается вопросами доку
ментоведения, документооборота и делопроизводства.

Глава I

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУКА

1.1.Методология дисциплины «Документоведение»

В связи с расширение экономической деятельности и вступлением Рос
сии в ВТО проблемы информационной защиты документов, как на бумажных 

носителях, так и на электронных, возрастает. Обострение проблем безопас

ности в современном обществе является одним из следствий технического 

прогресса. К настоящему времени стало достаточно очевидно, что проблемы 

безопасности имеют не только технические, но и социальные аспекты. Под
держание устойчивого развития экономики при использовании качественно
го документоведения становится всѐ более насущной задачей. 

Информационная безопасность носит атрибутивный характер, а про
цессы информатизации ускоряют общественное развитие, одновременно

привнося в него известную долю неопределенности, обостряют существую
щие и проецируют новые риски. Поэтому, являясь следствием научно
технического прогресса и порожденных им социально-экономических и по
литических процессов, актуальность современных проблем информационной 

безопасности не исчезает. Наряду с позитивными результатами проявились 

проблемы обеспечения информационной безопасности и в документоведе
нии. Сегодня это одно из перспективных направлений не только в практиче
ской области применения, но и теоретические изыскания поднимаются на 

новую ступень исследования.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было 

связано с развитием международных отношений. При росте документообо
рота с начала XVIII века стали складываться правовые основы документиро
вания, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа 

продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века созда
ются унифицированные системы документации. Все больше осознается важ
ность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая 

ценность. 

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно 

усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной сис
темы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Именно в те годы появились пер
вые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта 

документоведения и его задач [11].

С развитием информатики в конце 1960-х годов переосмысливаются 

достижения документационной науки, но прекращается существование по
следней в виде автономной научной дисциплины. В 1973 г. предпринимают
ся редкие попытки разработать концептуальные основы документа с помо
щью информационного анализа. Вплоть до середины 1980-х годов информа
тика занимается изучением и документной, и недокументной информации. 

Вне ее поля зрения находится документ в его материальной основе, условия 

его производства, хранения и организации работы с документами. 

В начале 1990-х годов понимается необходимость в создании науки о 

документе, либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для 

обобщающего названия науки о документе используются формулировки: 

информационно-коммуникационная 
наука, 
документационно
информационная наука. Общим для них является исследование документа 

как объекта, созданного специально для передачи информации [35,40].

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документо
ведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической – изучением категорий 

документ, информация; и 2) прикладной – рассмотрением электронного до
кумента и исследованием информационных систем документооборота. Обе 

эти части также непосредственно взаимосвязаны. Круг задач, которые изу
чаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являют
ся:

- закономерности образования документов;

- основы информации;

- создание и сохранение электронных документов;

- принципы организации документооборота;

- совершенствование документационных процессов в обществе.

После длинного исторического периода на современном этапе сложи
лись некоторые особенности документоведения которые заключаются в том, 

что оно, во-первых, не ориентировано на потребности управления, и не ак
центируется внимание на форме или истории документа. Во-вторых, содер

жательная часть документоведения концентрируется вокруг материального 

носителя информации. В-третьих, информация в документоведении рас
сматривается как объект защиты, а не как объект принятия управленческого 

решения. В-четвертых, понятие «документ» и «защищенная информация» в 

документоведении являются тождественны. Поэтому, выявляется пятая осо
бенность в том, что основная цель документоведения заключается в его 

сущности.

Сущность документоведения  сосредоточена на трех составляющих: 

сохранность полученной информации с целью еѐ дальнейшего использова
ния; перенос информации на материальный носитель для защиты информа
ции от отрицательного воздействия, т.к. в противном случае информация ни
какой другой полезной функции выполнять уже не сможет; защита матери
ального носителя.

Следовательно документоведение, на сегодняшний момент, представ
ляет из себя научную дисциплину, изучающую закономерности образования

документов как носителей информации, способы их сохранения, переноса и 

защиты, а так же развитие современных информационных систем доку
ментоведения.

Объектом изучения документоведения является информация на доку
менте.

Предметом изучения документоведения, для направления 090900.62, 

является защищенное документационное обеспечение всех сфер деятельно
сти.

Целью документоведения на современном этапе является изучение 

проблем документирования с точки зрения правового, экономического, 

управленческого, социального, технического и научного информационного 

обеспечения и формирование систем электронного документооборота, обес
печивающего жизнедеятельность организаций.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой науч
ной дисциплины:

- теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;

- обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффектив
ного их функционирования;

- формирование высокоорганизованной доступной информационной 

среды.

Как научная дисциплина документоведение имеет в своей основе ни
жеследующие принципы исследования. 

Исторические принципы выполняют социальные функции в докумен
товедении: функция социальной памяти (накопление и сохранение в памяти 

человечества опыта всех прошлых поколений); научно-познавательная функ
ция; воспитательная функция; идейно-политическая функция (социальная 

составляющая).
В целом исторические принципы
формируют научно
познавательные предпосылки для проведения конкретно-исторических ис
следований по документоведению. Они, достигая своей главной цели, созда
ют научные предпосылки для:

— формирования позитивного общественного самосознания в издаю
щихся  распорядительных и прочих государственных документах;

— прогнозирования и управления развитием.

Социальные (общественные) принципы имеют общий объект исследо
вания и различаются предметами своего изучения. Каждая социальная наука 

изучает общее, присущее определѐнной сфере общественной жизни. Вместе с 

развитием общества идет процесс развития и видоизменения коммуникатив
ных средств, обслуживающих данное общество. Эти видоизменения проис
ходят не без столкновения и конкуренции между устоявшимися нормами 

изучения. 

Функциональный принцип отражает динамику исследуемого объекта.

Важность этого принципа состоит в том, что он непосредственно связан с 

прагматическими и прикладными аспектами социальной коммуникации до
кументов, с их базовыми функциями взаимодействия и воздействия.

Системный принцип предполагает определенное строение структуры, а 

структура предполагает наличие типовых отношений между элементами. 

Реализация принципа системности предполагает упорядоченность единиц и 

систематизацию категорий. В документоведении такими основаниями явля
ются признаки упорядоченной принадлежности информации к документам и 

их взаимодействие в информационных системах.

Принцип целостности в документоведении представляет из себя цело
стный, синтезированный анализ документа его структуры и функций. Нару
шение этого принципа ведет к незавершенности исследования или даже к ис
кажению его результатов. Так, например, если не учесть хотя бы один из 

пунктов приказа, мы получим неполное, а значит, в какой-то мере искажен
ное представление о распоряжении в целом. Соблюдение этого принципа 

важно еще и потому, что лишь в целостном представлении документа можно 

определить его функции.

Когнитивный принцип связан с общефилософской теорией познания и 

является методологической базой для документоведения. Поскольку в когни
тивной теории часто используются смежные понятия "знание" и "познание", 

следует уточнить их содержание применительно к документоведению. Зна
ние - это совокупность сведений, необходимых для понимания и продуциро
вания информации. Познание - это процесс, обеспечивающий понимание и 

продуцирование информации; иногда познание понимается как результатив
ный факт знания. Познавательный принцип не имеет четко очерченных гра
ниц, возможности его использования определяются спецификой документа.

В документоведении этот принцип предполагает исследование роли инфор
мации для функционирования и реализации документом своих функций. 

Прагматическое направление в документоведении охватывает проблемы 

коммуникации и позволяет изучить способы эффективной передачи и адек
ватного восприятия информации в соответствии с еѐ изложением в докумен
те.

Прагматическое направление тесно связано с познавательным направ
лением по принципу дополнительности. Исследуя различные стороны дея
тельности потребностей общества в информации и документах, эти принци
пы существенно дополняют друг друга. В силу своей многоплановости они 

способствуют исследованию документоведения как целостного объекта. 

Благодаря проведенному исследованию документоведения как науки, 

можно перейти к изучению документа как носителя информации.

1.2. Основы категории «документ»

Документы находятся в постоянном движении, что отражает их прин
ципиальное назначение как носителя информации. Сущность документа - со
хранение информации. В широком смысле документ деловая бумага, под
тверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь [30]. В узком 

смысле документ — некая деловая бумага, удостоверяющая какой-либо факт 

или право на что-то. 

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите 

информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: до
кумент — это зафиксированная на материальном носителе информация с ре
квизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Это же определение да
но и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроиз
водство и архивное дело» [8].

Документы, отобразив информацию, тем самым обеспечивают ее со
хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное 

использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. 

Все документы имеют свои функции в обществе. Под функцией доку
мента понимается явление, зависящее от другого и изменяющееся по мере 

изменения этого другого явления. Или внутренне, присущее ему целевое на
значение, социально выработанный способ его употребления [30]. Иначе го