Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 

В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ

И.А. ГУЩИНА
Н.А. ЗАЙЦЕВА 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 

В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОМ 

СЕРВИСЕ И ТУРИЗМЕ

Учебное пособие

Рекомендовано УМО учебных заведений 

Российской Федерации по образованию 

в области сервиса и туризма 

Минобрнауки России в качестве учебного 

пособия для студентов высших учебных 

заведений, обучающихся по направлениям

подготовки «Сервис» и «Туризм» 

МОСКВА  АЛЬФА-М  ИНФРА-М  2015

Гущина, И.А. 
Документационное обеспечение управления в социальнокультурном сервисе и туризме : учебное пособие / И.А. Гущина, Н.А. Зайцева. – М. : Альфа-М : ИНФРА-М, 2015. – 240 с. – 
(Высшее образование: бакалавриат).

ISBN 978-5-98281-152-3 (Альфа-М)
ISBN 978-5-16-003439-3 (ИНФРА-М, print)
ISBN 978-5-16-103051-6 (ИНФРА-М, online)

Рассматриваются вопросы подготовки, оформления и ведения всех видов 
внутренних документов, кадровой документации, внешней деловой переписки. 
Основное внимание уделяется организационно-распорядительным документам 
на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма. Приводятся образцы документов, используемых в управленческой деятельности, контрольные вопросы, задания и тесты. Пособие разработано с учетом  поправок к Трудовому 
кодексу и других изменений.
Для студентов вузов, обучающихся по направлениям подготовки «Сервис» 
и «Туризм», а также  практических работников индустрии туризма и гостеприимства.

УДК 35.077:338.48(075.8)
ББК 65.052:65.050.2я73 

Г98

Рецензенты:

В.В. Довгалевский (Российский государственный университет  туризма и сервиса),
О.И. Елизарова (Московский государственный университет печати)

УДК 35.077:338.48(075.8)
ББК 65.052:65.050.2я73
          Г98

© Гущина И.А., Зайцева Н.А., 2014
© «Альфа-М» : «ИНФРА-М», 2014

ISBN 978-5-98281-152-3 (Альфа-М)
ISBN 978-5-16-003439-3 (ИНФРА-М, print)
ISBN 978-5-16-103051-6 (ИНФРА-М, online)

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время функционируют организации разных форм собственности – государственные, совместные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые
занимаются промышленным и сельскохозяйственным производством, торговлей, образованием, посредническими услугами и т.д. Возникающие в процессе их деятельности проблемы и
вопросы могут решаться в ходе телефонных переговоров, на
деловых встречах, совещаниях, т.е. путем личных контактов и в
результате делового общения. Кроме того, они могут решаться
письменным путем, т.е. посредством документов.

При этом возникает множество документов, так как без документов не обходится ни одна организация, ни одно ее подразделение. Документы формируют юрист, бухгалтер, экономист, инженер, менеджер и другие специалисты и отражают
специфику их работы. Поэтому обычно их называют специальными документами (финансовые, первичные учетные, расчетноденежные, отчетностатистические и т.п.).

Еще одна большая группа документов возникает независимо от специфики деятельности организации. С их помощью
оформляется распорядительная и исполнительная деятельность аппарата предприятия, т.е. решаются вопросы управления предприятием. Это организационнораспорядительные
документы.

Итак, управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых
невозможно решать задачи планирования, финансирования,
кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.

Именно документы служат основным доказательством того

или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении
трудовых конфликтов с работниками организации.

Многие виды управленческих документов организация обязана предъявлять при проверках государственной налоговой
службой, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы организации, отражающие производственнохозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность; они относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое
значение имеют документы по личному составу, отражающие
трудовую деятельность работника.

Более половины рабочего времени управленческий персонал затрачивает на занятия с документами, причем в делопроизводстве сложно механизировать труд и здесь преобладают
ручные операции. Во многих странах предпринимаются попытки переложить делопроизводство на «плечи» машин, однако они, как правило, ограничиваются технологией прохождения и контроля документов, что, разумеется, очень важно, но
вникнуть в суть документа, использовать его в своей работе помогают только интеллект и высокий уровень профессиональной подготовки.

Руководитель организации несет персональную ответственность за документальный фонд организации и должен быть
знаком с Основами законодательства России об Архивном
фонде РФ и архивах. Так, правительство Москвы в июне 1993 г.
приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а в октябре 1993 г. Мэром Москвы было издано распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением
“Мосгорархив”, за нарушение действующего законодательства по архивному делу».

Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен за утрату

(гибель или незаконное уничтожение) документов постоянного и долговременного хранения (в том числе при ликвидации и
реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов – за несвоевременную передачу документов в государственный архив; до 28 минимальных окладов – за несоблюдение сроков упорядочения документов и т.д.

6
Введение

Таким образом, знание вопросов документационного обеспечения управления поможет предпринимателю работать без
внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственнохозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной
прибыли, развития организации.

Система документирования предполагает следование требованиям и нормам создания документа, закрепленным законодательными актами, Государственной системой документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), инструкциями и
ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Организация документационного обеспечения управления

в каждой отрасли имеет некоторые особенности, связанные с
конкретными процедурами реализации требований и норм,
определенных законодательными актами.

В туризме вся документация может быть разделена на три

группы:

документация, связанная с управлением предприятием туристской индустрии;

документация, связанная с технологическими процессами

деятельности предприятия;

документация, связанная с туристами, гостями средств размещения и т.п.

В настоящем учебном пособии рассмотрены только основные вопросы, относящиеся к первой группе документации, т.е.
связанные с организацией документооборота по управлению
предприятиями социальнокультурного сервиса и туризма, приведены примеры деятельности по документационному обеспечению управления турфирмами и гостиницами. Вопросы туроперейтинга в данном пособии не рассматривались, поскольку
они заслуживают отдельного глубокого и всестороннего исследования в рамках дисциплины «Документационное обеспечение туристской деятельности».

В приложениях представлены образцы документов и другой документации, используемой в социальнокультурном сервисе и туризме.

Введение
7

РОЛЬ И МЕСТО ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
В РАБОТЕ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Нормативнометодическая
база документационного обеспечения
управления

Делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) сегодня определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи на
хранение в архив.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в нашей стране, как и в большинстве цивилизованных
стран мира, осуществляют архивные органы, поскольку наиболее ценные документы после их использования в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

Процесс делопроизводства определяется нормативнометодической базой на основе законов, нормативных правовых
документов, методических документов:

Нормативнометодическая база делопроизводства включает

в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы
документационного обеспечения на федеральном уровне.

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти

субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и т.д.)
как общеотраслевого, так и ведомственного характера.

Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и

ведомствах Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. (Утвержден постановлением Госстандарта России от
03.03.03 № 65ст и введен в действие 01.07.2003.)

ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (Утвержден постановлением Госстандарта
России от 27.02.98 № 28.)

Основные правила работы ведомственных архивов.
Перечень документов, образующихся в деятельности организаций (типовой или ведомственный), с указанием сроков хранения.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

1.2. Основные понятия о документе,
системах документации

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении,

оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классифицирование документов – это деление документов

на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Документы принято подразделять по следующим признакам:

по видам – организационноправовые, распорядительные, справочноинформационные, справочноаналитические, плановые, отчетные, документы по личному составу (кадровые документы).

1.2. Основные понятия о документе, системах документации
9

по форме изложения – индивидуальные, типовые, трафаретные;

по содержанию – простые (рассматривают один вопрос),

сложные (рассматривают несколько вопросов);

по происхождению – официальные, личные;
по месту происхождения – внешние (пришедшие из других организаций или от частных лиц), внутренние (созданные внутри
организации);

по срокам хранения – постоянные, временные (до 10 лет и

свыше 10 лет);

по гласности – документы ограниченного доступа (с грифами

«ДСП», «КТ», «Сов. секретно», «Конфиденциально»), документы без ограничения доступа;

по средствам фиксации информации – рукописные, машинописные, электронные, графические, кино, фото, фонодокументы;

по юридической значимости – оригиналы (подлинники), копии, дубликаты, черновики, выписки;

по срочности – срочные, несрочные.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных
управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил
их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Документация создается практически во всех сферах жизни

общества и отличается большим разнообразием (управленческая, научная, конструкторская, технологическая и др.).

Основную часть официальной документации составляет

документация, используемая при реализации функций управления.

Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной
власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Данный вид документации подразделяется на отдельные системы.

Система документации – это совокупность документов,

взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

10
Глава 1. Роль и место документационного обеспечения в работе