Делопроизводство в кадровой службе

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В КАДРОВОЙ
СЛУЖБЕ

Библиотека журнала
 «Трудовое право Российской Федерации»

Москва
ИНФРА-М
2004

7-е издание

Библиотека журнала
«Трудовое право Российской Федерации»

Учредитель – Издательский Дом «ИНФРА-М»

Свидетельство о регистрации
средства массовой информации № 015422

Главный редактор – Прудников В.М.
Выпуск 18(115), 2004 г.

Оригинал-макет подготовлен
в Издательском Доме «ИНФРА-М»

ЛР № 070824 от 21.01.93.

Сдано в набор 25.08.2004.
Подписано в печать 31.08.2004. Формат 84×108/32.
Бумага типографская №2. Гарнитура «Newton».
Печать офсетная. Усл. печ. л. 12,6. Уч.-изд. л. 15,87.
Тираж 4000 экз. Цена договорная. Заказ №       .

Издательский Дом «ИНФРА-М»
127214, Москва, Дмитровское ш., 107.
Тел.: (095) 485-71-77. Факс: (095) 485-53-18.
 E-mail: books@infra-m.ru
http://www.infra-m.ru

УДК 651.4/8
ББК 65.050.2
Д29

Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В. Верховцев.  –
7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18(115)).

ISBN 5-16-002143-4

В пособии рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников,
порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности
кадров.  В седьмом издании полностью переработан раздел
по ведению трудовых книжек с учетом последних изменений.
Рекомендуется работникам кадровых служб.

ББК 65.050.2

ISBN 5-16-002143-4
© Составление. Верховцев А.В., 1998,
2000, 2001, 2002, 2004

Д29

Оглавление

Введение .............................................................................. 5

1. Организация работы кадровой службы ............................. 6

1.1. Положение об отделе кадров ............................................ 6
1.2. Должностные инструкции сотрудников
отдела кадров ............................................................................ 8
1.3. Нормативы численности сотрудников
отдела кадров .......................................................................... 10
1.3.1. Организация труда ................................................. 10
1.3.2. Нормативы времени на отдельные
операции........................................................................... 12

2. Состав кадровой документации........................................37

3. Правила оформления управленческих документов ...........51

3.1. Состав реквизитов документов....................................... 51
3.2. Требования к оформлению реквизитов
документов .............................................................................. 52
3.3. Требования к бланкам документов и
оформлению документов ....................................................... 62
3.4. Требования к изготовлению, учету,
использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации .......................................................... 65

4. Примеры документов, регламентирующих
управление персоналом ........................................................68

4.1. Правила внутреннего распорядка .................................. 68
4.2. Штатное расписание ....................................................... 69
4.3. Должностные инструкции .............................................. 70
4.4. Трудовой договор ............................................................. 72

5. Движение кадров .............................................................78

5.1. Порядок оформления документов при приеме
на работу .................................................................................. 78

5.2. Порядок учета кадров ...................................................... 82
5.3. Порядок оформления документов при переводе .......... 84
5.4. Расторжение трудового договора ................................... 86
5.5. Порядок подготовки проектов приказов
по личному составу................................................................. 92

6. Оценка деятельности рабочих кадров ..............................95

7. Ведение трудовой книжки ................................................98

7.1. Общие положения ........................................................... 98
7.2. Правила заполнения трудовой книжки ....................... 100
7.3. Вкладыш в трудовую книжку........................................ 101
7.4. Выдача трудовой книжки при увольнении.................. 103
7.5. Дубликат трудовой книжки .......................................... 103
7.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение ............... 105
7.7. Учет трудовых книжек ................................................... 105
7.8. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора) .................................... 108
7.9. Вкладыш в трудовую книжку........................................ 109
7.10. Учет и хранение трудовых книжек ............................. 109
7.11. Ответственность за соблюдение порядка
ведения трудовых книжек .................................................... 111
7.12. Изготовление бланков трудовой книжки
и обеспечение ими работодателей ...................................... 111

8. Формирование и хранение документов
кадровой службы ............................................................... 112

9. Хранение дел ................................................................. 121

Приложения (1—48) .......................................................... 124

Список литературы............................................................ 233

Введение

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное
либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменились структура и численный состав самой кадровой
службы.
Можно выделить три основные организационные формы
осуществления кадровой работы на любом предприятии:
самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;
выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными
задачами по кадровой работе.

1. Организация работы
кадровой службы

Классическая форма организации кадровой службы на
предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и
структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.
Организация любого подразделения предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

1.1. Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров должно состоять из следующих разделов:
общие положения;
задачи;
структура;
функции;
взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
права;
ответственность.
В разделе “Общие положения” закрепляется подчиненность
отдела конкретному должностному лицу руководства предприятия.
Раздел “Задачи” должен содержать четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из
которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
В разделе “Структура” следует указать порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
В разделе “Функции” рассматриваются функциональные
обязанности в области кадровой работы, в частности:
разработка планов комплектования кадров в соответствии
с программой развития предприятия;
оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством;
учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
контроль за исполнением руководителями подразделений
приказов и распоряжений по работе с личным составом;
изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия
с целью их рационального использования;
создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
работа по созданию резерва на выдвижение;
подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
осуществление контроля и инструктажа работников отдела кадров;
организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
Раздел “Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия” должен содержать перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из
отдела кадров в другие подразделения.
От производственных подразделений отдел кадров получает
заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.
Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия,
увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего
трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание,
расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате
для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.
В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель
учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении
и увольнении материально ответственных лиц, листы временной
нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении,
увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.
В разделе “Права” следует отразить основные полномочия,
которыми наделен отдел кадров, в частности:
право требовать от всех подразделений предприятия представления необходимых для полноценной работы отдела кадров
материалов;
право принимать работников предприятия по вопросам
приема, перемещения и увольнения;
право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;
право требовать от других подразделений обязательного
выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением
об отделе кадров.
В разделе “Ответственность” следует подчеркивать полную
ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела,
которая устанавливается должностными инструкциями [23].

1.2. Должностные инструкции сотрудников
отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятия
имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
руководство работой отдела;
обеспечение выполнения работ;
разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.;
обеспечение рационального использования материальных,
финансовых и технических средств;
проведение работ по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну;
обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
создание условий для роста и повышения квалификации
персонала;
контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной
и трудовой дисциплины;

обеспечение составления установленной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов,
касающиеся деятельности отдела;
нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
основы экономики, организации труда и управления;
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет.
Присвоение 8-го разряда возможно при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров организации,
отнесенной к III группе по оплате труда руководителей;
9–10-го разряда – при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров организации, отнесенной ко
II группе по оплате труда руководителей;
11–12-го разряда – при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров организации, отнесенной к
I группе по оплате труда руководителей.
Для коммерческих организаций такие требования могут
служить ориентиром при установлении размера заработной
платы.
В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании следует предусмотреть следующие должности:
начальник отдела кадров;
инспектор по кадрам;
психолог;
специалист по кадрам;
дежурный бюро пропусков;
табельщик.
Перечень их должностных обязанностей, требования к знаниям и квалификации по разрядам оплаты труда приведены в
Приложении 1 [14].
Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

1.3. Нормативы численности сотрудников
отдела кадров

Для установления необходимого количества сотрудников
отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, которые
предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы
рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава,
составление справок, разработка планов и расчет численности,
табельный учет, работа в бюро пропусков и пр.
Работы по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по кадрам, по табельному учету – табельщик, в бюро
пропусков – дежурный бюро пропусков.
При разработке норм в них учтено время, затрачиваемое на
получение заданий, консультации, согласования и другие работы, связанные с выполнением задания.
Нормативная численность работников (Ч), необходимых
для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров,
определяется по формуле:

  
Ч = Т(1) × К(1)
Ф(п)
,

где
Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ,  рассчитанная по данным нормам за год (квартал), ч;
К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами
(К(1) принимается равным до 1,25);
Ф(п)– полезный фонд рабочего времени одного работника
за год (квартал), ч.
Пример расчета численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, приводится в Приложении 2.
Нормами времени не учитывается выполнение работ, не
входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).

1.3.1. Организация труда

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями,
разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационны

ми характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996 г. № 32)
и утвержденными руководителем предприятия.
В крупных организациях при больших объемах работ за работниками следует закреплять определенные виды работ по
комплектованию и учету кадров (прием на работу, увольнение
с работы, оформление пенсий и т.д.). При распределении работ
(операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что должно способствовать
приобретению необходимых навыков и ускорению выполнения
заданий работниками.
Оформление и учет личного состава следует осуществлять
в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными
Государственным комитетом Российской Федерации по статистике  5  января 2004 г. № 1.
Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним
следует осуществлять в соответствии с правилами ведения и
хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Учет явок на работу и ухода с нее рекомендуется вести по
табелям (табельным карточкам).
Учет явок на работу и ухода с нее следует организовать в
централизованном или децентрализованном порядке (в нескольких проходных, по цехам, производственным участкам) и
осуществлять путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. или
путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.д.). Учет ведется табельщиками (нарядчиками)
или по заранее заготовляемым табельщиками ведомостям бригадирами, мастерами под руководством начальников смен, отделов.
Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и уходом с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены)
возлагается на мастера. При рапортно-ведомостной системе табельного учета мастер сообщает табельщику отдела кадров по
телефону или в письменном виде о количестве неявившихся или
опоздавших работников.
Рабочее место инспектора по кадрам рекомендуется оборудовать однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим
удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в
ящиках стола – соответствующей документации и канцелярских
принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы
на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.
Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную
расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно
было вернуть их на прежнее место.
Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами должен быть
шкаф.
Рабочее место табельщика следует оснащать однотумбовым
столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения
бланков.

1.3.2. Нормативы времени на отдельные операции

Оформление документов при приеме на работу
рабочих и служащих

Работа состоит из следующих операций:
ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1);
заполнение личной карточки (форма № Т-2) на основании
соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка (у служащих), военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу);
составление приказа (распоряжения) о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность (профессия),
разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока;
на основании приказа (распоряжения) в трудовой книжке
запись даты зачисления на работу, профессии или должности,
цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме
на работу; отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме (форма № 1, Приложение 3);
оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления
о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация (форма № 3, Приложение 3) и укладка личного дела в
сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление ра