Уважаемые пользователи. С 28.05 22:00 до 29.05 08:00 (мск) на сайте будет проводиться техобслуживание. Приносим извинения за возможные перебои с доступом.
Размер шрифта:
А
А
А
|  Шрифт:
Arial
Times
|  Интервал:
Стандартный
Средний
Большой
|  Цвет сайта:
Ц
Ц
Ц
Ц
Ц

Инструкции для библиотекаря

Регистрация библиотекаря

1. Пользователи ЭБС Znanium могут иметь разные роли со своими функциональными особенностями: библиотекарь (администратор системы), преподаватель, читатель (студент) учебного заведения (абонента). Роли читателя и преподавателя назначаются и регламентируются библиотекарем. Роль самого администратора системы назначается менеджером ЭБС при регистрации учебного заведения в качестве абонента ЭБС и присвоения ему учетного идентификатора в системе.

2. Основанием для регистрации абонента является его запрос на тестирование ЭБС или письмо для подключения ЭБС на адрес E-mail: ebs_support@znanium.com с указанием своих контактных данных. Важно при регистрации указывать служебную (корпоративную, не личную!) почту учебного заведения.

3. Получив запрос, менеджер ЭБС регистрирует в системе учебное заведение в качестве абонента ЭБС с присвоением ему идентификатора. Затем менеджер ЭБС создает логин для администратора вида: abonent-nnnn, используя указанные контактные данные.

4. На почтовый адрес абонента приходит письмо о предоставлении тестового доступа на 30 дней и логином. Для завершения регистрации и создания пароля предлагается перейти по ссылке. Если после тестирования ЭБС учебное заведение оформляет подписку, то повторной авторизации абонента не требуется.

5. Абонентский аккаунт библиотекаря (администратора системы) используется специалистами библиотеки в служебных целях при работе с сервисами ЭБС. Для использования ЭБС в личных целях (роль читателя) специалисты библиотеки должны зарегистрироваться на портале ZNANIUM, указывая свою индивидуальную почту. Тогда при авторизации на портале ZNANIUM у Вас, как у читателя, появится «Личный кабинет». Для получения доступа к подписке своего учебного заведения, воспользуйтесь одним из сценариев Вашей библиотеки выдачи читателям ключей доступа.

6. Авторизуйтесь на портале ZNANIUM, используя Ваш абонентский аккаунт (abonent-nnnnn). Вы должны быть авторизованы, как библиотекарь (администратор) и под именем (abonent-nnnnn) в правом верхнем углу сайта у Вас появится пункт меню «Кабинет библиотекаря».

Как получить тестовый доступ

1. Заполните форму в разделе Контакты \ Запрос на тестирование ЭБС. В запросе укажите служебный (не личный!) электронный адрес. После отправки формы наш сотрудник обработает Ваш запрос и сформирует тестовый доступ. На указанный в запросе электронный адрес Вы получите письмо с логином вида «abonent-nnnnn», где nnnnn — абонентский номер, и ссылкой для установки пароля.

2. Перейдите по ссылке, указанной в письме, и введите пароль и его подтверждение. После нажатия на кнопку [Сохранить] Вы автоматически аутентифицируетесь на сайте и окажетесь на стартовой странице.

3. Перейдите в «Кабинет библиотекаря», воспользовавшись всплывающим меню в правом верхнем углу сайта. На странице Подписки Вы увидите подписку, имеющую статус «Демо». Выберите вкладку «Ключи» выбранной подписки. В рамках тестового доступа Вам предоставляется несколько дополнительных демонстрационных ключей, которые Вы можете отправить другим пользователям Вашей организации для тестирования. Воспользуйтесь ссылкой «Отправить читателю». Во всплывающем окне введите электронный адрес пользователя и количество дней на активацию ключа.

Как оформить подписку

1. Войдите на сайт, используйте ваш абонентский аккаунт (abonent-nnnnn).

2. Поместите в Корзину нужные коллекции и/или отдельные документы.

3. Перейдите в Корзину и отправьте заявку на подписку.

4. С Вами свяжется Ваш менеджер и уточнит дополнительные условия подписки.

5. После заключения договора и оплаты в Кабинете библиотекаря Вам будет доступна подписка с необходимым количеством ключей доступа, которые должны быть выданы читателям Вашей организации.

6. Можно оформить следующие виды подписки: основная коллекция, покнижная, комплексная, гибридная.

Как создать группу читателей

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Пользователи \ Группы.

2. Сделайте клик на кнопке [Создать группу] и введите имя группы. Новая группа появится в списке групп. В скобках рядом с именем группы указывается количество читателей в группе.

3. Откройте список группы. Для новой группы список «Читателей в группе» пуст. В любой группе можно «Создать подгруппу», организуя необходимую групповую пользовательскую структуру. Списки «Подгруппы» индицируются в своих группах.

4. Добавлять читателей в группу (подгруппу) можно по одному, используя кнопку [Добавить читателя]. В открывшемся окне введите ФИО читателя, его E-mail и необходимые комментарии. Нажмите кнопку [Сохранить].

5.  Добавлять читателей в группу (подгруппу) можно списком, используя сервис «Операции с группой / Заполнить студентов из файла csv» в подвале страницы. Список читателей размещается в табличном файле формата csv, образец которого можно получить, кликнув на ссылке «Скачать образец файла». Откройте образец файла в Excel или OpenOffice Calc и внесите в него список читателей группы, их E-mail и необходимые комментарии. Сохраните результат в файле формата csv. В сервисе «Операции с группой / Заполнить студентов из файла csv» воспользуйтесь опцией «Выбрать файл» и выберите подготовленный файл. Проверьте сформированный список «Читателей в группе».

6. В списке «Читатели в группе» возможны выборочные и групповые операции с ключами доступа к подписке, а также операции перемещения читателей в другие выбранные группы.

Как передать ключи доступа в филиал

Если Ваша организация (ВУЗ) имеет филиалы, передайте их реквизиты Вашему менеджеру для их регистрации. Каждый филиал получает собственный абонентский аккаунт для управления читателями (студентами, преподавателями).

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Моё учебное заведение / Филиалы.

2. Справа от названия филиала перейдите по ссылке «Передать ключи доступа».

3. Выберите подписку и задайте количество передаваемых ключей доступа.

4. Чтобы просмотреть ключи доступа, переданные в филиалы, выберите в Кабинете нужную подписку и перейдите к списку ключей доступа на вкладке «В филиалах». Переданные ключи доступа резервируются и становятся доступны библиотекарю филиала для выдачи читателям.

Как распределить ключи доступа среди читателей

Предлагается несколько сценариев индивидуальной и автоматической выдачи ключей доступа к подписным ресурсам ЭБС Znanium.com пользователям абонента. Вы можете сочетать сценарии массового распределения с единичной выдачей ключей доступа, а также отзывать любые уже выданные пользователям ключи доступа.

Однако, если Вы не используете режим автоматической выдачи ключей доступа, то для каждой новой подписки Вы должны выполнять процедуры распределения ключей доступа заново. Исключением является случай, когда состав фонда подписки не меняется и она просто продлевается на новый период. В этом случае продлеваются и все ключи доступа подписки. Если часть студентов покинула учебное заведение, то у этих пользователей (групп пользователей) отзываются ранее выданные действующие ключи доступа и их можно распределить среди новых пользователей (групп пользователей).

Выдача бумажных купонов

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Подписки и в строке выбранной подписки выберите опцию |⁠Ключи⁠|. Откроется страница управления ключами доступа подписки.

2. Перейдите на вкладку «В пачках». Создайте новую пачку купонов с ключами доступа для раздачи читателям, указав наименование пачки и количество ключей доступа к подписке. Система зарезервирует заданное количество ключей доступа. Рекомендация: создавайте пачки купонов на каждую студенческую группу, чтобы было проще контролировать выдачу ключей.

3. Выгрузите выбранную пачку (опция «Выгрузить») в файл в формате CSV на свой компьютер.

4. Откройте файл в Excel или OpenOffice Calc.

5. Отформатируйте список, установив подходящие для печати размеры ячеек и шрифта. Сохраните таблицу в формате xls.

6. Распечатайте два экземпляра списка.

7. Отрежьте купон с номером ключа и кодом для активации от первого экземпляра и выдайте на руки студенту. На втором экземпляре сделайте отметку о выдаче напротив номера ключа. Имея второй экземпляр списка удобно вести учёт выданных ключей доступа.

8. Читатель, получивший купон, должен зарегистрироваться/войти на сайт и активировать ключ доступа в личном кабинете, введя номер и код для активации.

Отправка ключа доступа по E-mail

1. В Кабинете библиотекаря в разделе Подписки выберите подписку и перейдите на её вкладку «Ключи доступа». Выберите свободный ключ и выполните клик на ссылке «Отправить читателю».

2. Введите электронный адрес читателя и количество дней, в течение которых ключ должен быть активирован.

3. Электронное письмо с номером и кодом для активации будет отправлено по указанному адресу.

4. Если пользователь, получивший письмо, уже зарегистрирован на портале ZNANIUM, и E-mail, указанный при регистрации совпадает с тем, на который выдан ключ, то при следующей авторизации в системе переданный ключ доступа будет активирован автоматически.  

5. Если письмо получил незарегистрированный пользователь, то ему необходимо пройти регистрацию на портале ZNANIUM и после подтверждения регистрации переданный ключ доступа будет активирован автоматически.

Рассылка ключей доступа группе читателей по E-mail

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Пользователи \ Группы.

2. Создайте новую группу или откройте список имеющейся группы.

3. Выполните клик на кнопке [Выдать ключи всем] и укажите необходимые подписки и количество дней на активацию ключей доступа. Нажмите кнопку [Исполнить].

4. Система автоматически подберёт свободные ключи доступа и отправит электронные письма по адресам членов группы.

5. Если члены групп, получившие письмо, уже зарегистрированы на портале ZNANIUM, и их E-mail, указанные при регистрации совпадают с теми, на которые выданы ключи, то при следующей авторизации в системе переданные ключи доступа будут активированы автоматически.  

6. Если письма получили незарегистрированные члены групп, то им необходимо пройти регистрацию на портале ZNANIUM и после подтверждения регистрации переданные ключи доступа будут активированы автоматически.

Выдача ключа доступа по запросу читателя

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Моё учебное заведениеЗаявки на выдачу ключей.

2. На вкладке «Новые» отражаются поступившие от авторизованных пользователей заявки на получение ключей доступа к подпискам.

3. Для создания такой заявки пользователь должен знать E-mail ответственного библиотекаря (абонента), с которым тот зарегистрирован в ЭБС Znanium.com. Для этого библиотека должна обеспечить доступность информации об абонентском E-mail потенциальным пользователям ЭБС Znanium.com, напр., на своем сайте.

4. Библиотекарь проверяет студента (сотрудника) по своей картотеке (вне ЭБС) и, в случае одобрения заявки, в Кабинете библиотекаря в разделе Моё учебное заведение \ Заявки на выдачу ключей выдает ключ, если есть свободные ключи или несколько ключей, если подписок несколько.

5. После одобрения заявки на E-mail пользователя отправляется автоматическое сообщение о предоставленном доступе. При этом ключ доступа будет активирован автоматически и пользователь может увидеть его в Личном кабинете на странице «Мои ключи доступа».

6. Отклоненные библиотекарем заявки переходят на вкладку «Отклоненные». На E-mail пользователя отправляется сообщение об отказе в доступе.

Автоматическая выдача ключей доступа при входе в ЭБС с зарегистрированного IP-адреса

1. Узнайте и сообщите менеджеру внешний IP-адрес (или диапазон адресов) Вашей организации (учебного заведения). Проверьте, что после регистрации в базе данных ЭБС на компьютерах в читальном зале Ваш IP-адрес индицируется рядом с кнопкой [Вход] на Главной странице ЭБС Znanium.

2. Теперь автоматическая выдача ключей к подпискам преподавателям и студентам учебного заведения возможна при их регистрации или авторизации непосредственно в читальном зале. Если пользователь уже зарегистрировался в ЭБС удаленно, то при его авторизации на сайте ЭБС в читальном зале ключи доступа к подпискам выдаются и активируются автоматически. Если пользователь регистрируется в ЭБС непосредственно в читальном зале, то после нажатия кнопки [Зарегистрироваться] ключи доступа к подпискам также выдаются и активируются автоматически и при этом подтверждения регистрации по электронной почте не требуется. Получив таким образом ключи доступа к подпискам, пользователь может работать с публикациями ЭБС уже из любого места.

3. Если в читальном зале работает внутренняя Wi-Fi сеть, то подключившийся к ней пользователь, вместо компьютера, может воспользоваться своим мобильным устройством для получения доступа к подпискам способами, описанными в п. 2.

4. Для организации автоматической выдачи ключей в Кабинете библиотекаря на вкладке «Подробнее» выбранной подписки в разделе Настройки установите флажок «Автоматическая выдача ключей в читальном зале для залогиненных пользователей». Сохраните настройку.

5. После этого на вкладке «Подробнее» выбранной подписки в разделе Настройки появляется чек-бокс «Автоматическая выдача ключей подписки в читальном зале» для оперативного управления выдачей ключей подписки в реальном времени. Включая и выключая чек-бокс, Вы разрешаете или запрещаете текущую автоматическую выдачу ключей зарегистрированным пользователям, пришедшим в читальный зал.

6. Если у Вас уже созданы группы пользователей, то можно также установить флажок «Автоматическая выдача ключей подписки разрешена только членам читательских групп». В этом случае система будет проверять, присутствует ли вошедший пользователь читального зала хотя бы в одной читательской группе, заранее созданной библиотекарем. Данная возможность предотвращает захват ключей доступа «случайными» пользователями ЭБС, оказавшимися в сети библиотеки.

7. Сохраните выбранные настройки для данной подписки и можете начинать автоматическую выдачу ключей зарегистрированным пользователям, пришедшим в читальный зал.

Автоматическая выдача ключей доступа при переходе в ЭБС с сайта (портала) абонента

1. Если у абонента есть собственный портал, с которого осуществляется доступ к ресурсам ЭБС Znanium.com, то возможна автоматическая выдача ключей доступа зарегистрированным пользователям портала.

2. Для этого требуется предварительная настройка портала на стороне абонента. Сотрудникам технической службы портала абонента передаётся токен (уникальный ключ) и инструкция, как создавать ссылки, по которым зарегистрированные на портале абонента пользователи переадресуются на сайт ЭБС. В этом случае в Кабинете библиотекаря дополнительных настроек не требуется, и ключи доступа выдаются всегда, пока не исчерпан их лимит.

3. После настройки портала, при первом переходе пользователя с портала абонента в ЭБС, ключи доступа выдаются и активируются автоматически.

Как отозвать ключ доступа у пользователя

1. В Кабинете библиотекаря выберите подписку и перейдите по ссылке «Ключи».

2. Перейдите на вкладку «Выданные».

3. Отсортируйте список выданных ключей доступа, чтобы проще было найти нужный.

4. Выполните клик на ссылке «Отозвать».

Отозванный ключ доступа возвращается в список свободных и может быть выдан другому пользователю.

Как отозвать ключи доступа из филиала

Данная опция реализована как «обратная» опции передачи ключей доступа в филиал.

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Филиалы.

2. В строке филиала перейдите по ссылке «Отозвать ключи доступа».

3. Введите количество отзываемых ключей доступа.

4. Выполните клик на кнопке [Отозвать].

Внимание! Отзываются только свободные, т.е. ещё не выданные конечным пользователям ключи доступа. Для отзыва всех ключей доступа из филиала сначала библиотекарь филиала должен отозвать ключи доступа у студентов филиала.

Как выдать права преподавателя пользователю

Выдача прав преподавателя отдельному пользователю

1. Библиотекарь (администратор системы) может назначить роль преподавателя любому выбранному пользователю, авторизованному в ЭБС Znanium. Для этого в Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Пользователи / Преподаватели.

2. Нажмите кнопку [Добавить преподавателя], введите E-mail пользователя и необходимый комментарий.

3. Нажмите кнопку [Добавить]. Выбранный пользователь с правами преподавателя появится в списке «Преподаватели». Теперь такому пользователю при входе в систему вместо Личного кабинета становится доступен Кабинет преподавателя со своими сервисами.

Выдача прав преподавателя всем членам группы

1. В Кабинете библиотекаря перейдите в раздел Пользователи / Группы и выберите существующую группу читателей или создайте новую. Зайдите в список группы (подгруппы).

2. Добавлять преподавателей в группу (подгруппу) можно списком, используя сервис «Операции с группой / Заполнить преподавателей из файла csv» в подвале страницы. Список преподавателей размещается в табличном файле формата csv, образец которого можно получить, кликнув на ссылке «Скачать образец файла». Откройте образец файла в Excel или OpenOffice Calc и внесите в него список преподавателей группы, их E-mail и необходимые комментарии. Сохраните результат в файле формата csv. В сервисе «Операции с группой / Заполнить преподавателей из файла csv» воспользуйтесь опцией «Выбрать файл» и выберите подготовленный файл. Проверьте сформированный список «Читателей в группе» и наличие признака «Да» в графе «Преп.» (Преподаватели).

3. Добавленная группа пользователей с правами преподавателя появится в общем списке «Преподаватели». Теперь таким пользователям при входе в систему вместо Личного кабинета становится доступен Кабинет преподавателя со своими сервисами.

Как получить дополнительные ключи доступа для текущей подписки

Лимит ключей доступа определяет количество студентов, которые могут пользоваться подпиской. Абонент может одновременно иметь несколько подписок (например, на разные части фонда). Для каждой подписки лимит ключей доступа является предметом договора и влияет на стоимость. Для получения дополнительного количества ключей доступа обращайтесь, пожалуйста к Вашему менеджеру в отдел продаж ЭБС.

Работа с заявками преподавателей

1. Сервис «Заявки преподавателей» обеспечивает взаимодействие библиотеки с преподавателем на уровне подбора литературы для обеспечения своих учебных программ. Преподаватели имеют возможность самостоятельно отбирать в Каталоге ЭБС литературу, которая передается в библиотеку списками в виде заявок.

2. В Кабинете библиотекаря, в разделе Моё учебное заведение размещается страница сервиса «Заявки преподавателей», структура которого функционально связана со структурой сервиса преподавателя «Заявки в библиотеку».

3. Сервис «Заявки преподавателей» состоит из функциональных вкладок, название которых соответствует своей стадии оформления заявки: «Новые», «В заказах», «В подписках», «Отклонено библиотекой». Каждая вкладка содержит списки изданий со своими функциональными реквизитами. Под шапкой таблицы расположены поля фильтров, которые можно использовать, введя запрос в поле и нажав клавишу Enter. Для сброса всех фильтров можно использовать специальную иконку, расположенную справа.

4. На вкладке «Новые» представлен перечень отобранных преподавателями Вашего учебного заведения документов для заказа в библиотеке. Документы можно одобрять для подписки (помещать «В корзину») или отклонять («Отказать») списком или по-отдельности, выбрав предварительно чек-боксами.

5. На вкладке «В заказах» представлен список тех книг преподавателей, которые утверждены библиотекарем, помещены в корзину и оформлены в виде заказа на оформление подписки.

6. На вкладке «В подписках» представлен список книг преподавателей, подписка на которые уже оформлена библиотекарем.

7. На вкладке «Отклонено библиотекой» представлен список тех книг преподавателей, которые на текущий момент отклонены библиотекарем. Активировав опцию |Восстановить| библиотекарь может вернуть выбранный документ во вкладку «Новые», чтобы рассмотреть его подписку в другое время.

Выдача ключей в публичной библиотеке

1. Любой посетитель читального зала публичной библиотеки, подключенной по внешнему IP-адресу, сразу имеет доступ к подписке ЭБС Znanium без регистрации. Ему доступны книги и документы из разделов Мой каталог и Свободный доступ. При этом количество пользователей ЭБС, находящихся в читальном зале, не ограничивается.

2. Если посетитель читального зала желает продолжить сеанс доступа удаленно (напр. дома), то ему надо зарегистрироваться на портале ZNANIUM прямо из читального зала и автоматически получить временный ключ доступа к подписке ЭБС. Для этого в Кабинете библиотекаря на вкладке «Подробнее» выбранной подписки установите флажок «Автоматическая выдача ключей в читальном зале».

3. Абонент, зарегистрированный в системе как «публичная библиотека», имеет в своем Кабинете, в разделе Настройки, специальную установку для таких временных ключей доступа к подписке: «Стандартный срок действия временного ключа, дней».

4. Значение данной настройки (по умолчанию ‒ 10 дней) регламентирует доступ читателя, получившего ключ доступа к подписке ЭБС, за пределами публичной библиотеки (напр. из дома).

5. Если все подписные ключи выданы «на руки» и период действия у них не истек, новый входящий в ЭБС пользователь ключ не получает. Если, в момент авторизации очередного пользователя в подписке находится хотя бы один ключ с истекшим периодом действия, то он автоматически выдается пользователю, период действия данного ключа начнется с текущей даты.

6. Если публичная библиотека не подключена к ЭБС Znanium по внешнему IP-адресу, то выдача временных ключей доступа к подписке зарегистрированным читателям возможна по сценариям «Выдача бумажных купонов» и «Отправка ключа доступа по E-mail».