Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007)

Г. М. Киселев, Р. В. Бочкова, 
В. И. Сафонов

ИНФОРМАЦИОННЫЕ 
ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ 
И УПРАВЛЕНИИ 
(ЭФФЕКТИВНАЯ РАБОТА 
В MS OFFICE 2007)
 
Учебное пособие

Рекомендовано уполномоченным учреждением
Министерства образования и науки РФ —
Государственным университетом управления 
в качестве учебного пособия для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся 
по направлению подготовки “Экономика” 
и экономическим специальностям

Регистрационный номер рецензии 23 от 27.02.2009 г. 
(Федеральный институт развития образования)

Москва, 2013

Издательско-торговая корпорация “Дашков и К°”

УДК 681.518 (075.8)
ББК 32.81
К 44

Рецензенты:
С. С. Голяев — кандидат педагогических наук, доцент, зав. кафедрой 
информационно-вычислительных систем Саранского кооперативного 
института;
Н. Я. Стражевская — кандидат педагогических наук, доцент, 
проректор по учебной работе Московского регионального социальноэкономического института (МРСЭИ, г. Видное).

Киселев Г. М.
Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007): Учебное пособие / Г. М. Киселев, Р. В. Бочкова, В. И. Сафонов. — М.: 
Издательско-торговая корпорация “Дашков и К°”, 2013. — 
272 с.

ISBN 978-5-394-01755-1

Учебное пособие посвящено использованию информационных 
технологий в деятельности экономиста и управленца. Особенностью 
пособия является детальная отработка умений и навыков применения 
средств MS Office 2007 в практической деятельности менеджера, экономиста, управленца: автоматизация документооборота, проведение 
экономических расчетов, создание и обработка информационных систем с использованием текстового процессора MS Word, табличного 
процессора MS Excel, системы управления базами данных MS Access, 
персональной информационной системы планирования деятельности 
MS Outlook, средства для создания презентаций MS PowerPoint, редактора для разработки Web-сайтов MS SharePoint Designer.
Для студентов, обучающихся по специальностям “Национальная 
экономика”, “Бухгалтерский учет, анализ и аудит”, “Государственное 
и муниципальное управление”, специалистов в области экономики и 
управления, а также других категорий работников, использующих информационные технологии в своей профессиональной деятельности.

УДК 681.518 (075.8)
ББК 32.81

К 44

ISBN 978-5-394-01755-1
© Киселев Г. М., Бочкова Р. В.,
Сафонов В. И., 2009
© ООО «ИТК «Дашков и К°», 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие ............................................................................................................................7

Раздел 1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТОВОГО 
ПРОЦЕССОРА MS WORD В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
УПРАВЛЕНЦА И ЭКОНОМИСТА ....................................10

1.1. 
Общие положения .............................................................................................10

1.2. 
Обработка экономической и управленческой 
информации с использованием таблиц
и диаграмм ...............................................................................................................13
1.2.1. Создание и форматирование таблиц ...............................13
1.2.2. Организация вычислений в таблицах .............................18
1.2.3. Построение диаграмм ....................................................................21

1.3. 
Приемы и средства автоматизации разработки 
документов ...............................................................................................................25
1.3.1. Работа с бланками, шаблонами и макросами ...........25
1.3.2. Автотекст (экспресс-блок) и автозамена .....................37

1.4. 
Автоматизация комплексных текстовых документов ......43
1.4.1.  Слияние документов ......................................................................43
1.4.2. Закладки, гиперссылки, оглавления................................48
1.4.3. Создание форм ....................................................................................53
1.4.4. Вычисления в формах ..................................................................60
1.4.5. Вставка полей .......................................................................................62
1.4.6. Использование полей подстановки ...................................68

1.5. 
Задания по разделу 1 .....................................................................................71

Контрольные вопросы..................................................................................................75

Рекомендуемая литература ...................................................................................77

Раздел 2. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА 
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 
В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL ............78
2.1. 
Общие положения .............................................................................................78
2.2. 
Финансово-экономические расчеты в MS EXCEL ...............80
2.2.1. Функции расчета амортизации ............................................80
2.2.2. Функции анализа инвестиций и вычисления 
скорости оборота ................................................................................86
2.3. 
Методы анализа и оптимизации данных 
в MS EXCEL .........................................................................................................103
2.3.1. Проведение расчетов методом 
Подбора параметра ....................................................................103
2.3.2. Анализ данных с использованием 
Таблицы данных .............................................................................107
2.3.3. Решение задач оптимизации 
с использованием Поиска решения ...............................113
2.4. 
Работа с электронными таблицами 
в режиме баз данных ...................................................................................134
2.4.1. Ввод и просмотр данных ..........................................................134
2.4.2. Сортировка списков в базах данных .............................137
2.4.3. Фильтрация данных ....................................................................139
2.4.4. Подсчет промежуточных итогов ......................................143
2.4.5. Технология создания сводных таблиц ........................144
2.4.6. Проверка данных ...........................................................................147
2.4.7. Условное форматирование ....................................................150
2.5. 
Задания по разделу 2 ..................................................................................152
Контрольные вопросы...............................................................................................158
Рекомендуемая литература ................................................................................160

Раздел 3. СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА 
ЭКОНОМИЧЕСКИХ БАЗ ДАННЫХ 
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ 
УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ 
ДАННЫХ MS ACCESS................................................................161
3.1. 
Общие положения ..........................................................................................161

3.2. 
Создание таблиц и запросов ..................................................................163
3.2.1. Основные понятия баз данных ...........................................163
3.2.2. Создание таблиц .............................................................................165
3.2.3. Поиск, сортировка и отбор данных .................................174
3.2. 
Работа с запросами ........................................................................................178
3.3. 
Разработка форм и отчетов. Связанные таблицы ..............187
3.3.1. Работа с формами ..........................................................................187
3.3.2. Создание отчетов ............................................................................195
3.3.3. Разработка связанных таблиц ...........................................198
3.4. 
Создание баз данных экономической 
предметной области ......................................................................................203
3.4.1. Создание базы данных “Магазин” ..................................203
3.4.2. Создание баз данных “Товары на складе” 
и “Зарплата” .......................................................................................207
3.4.3. Создание базы данных “Студенты” ...............................211
3.4.4. Создание базы данных “Склад” ........................................214
3.4.5. Создание многотабличной 
базы данных “Склад” ..................................................................217
3.4. 
Задания по разделу 3 ..................................................................................222
Контрольные вопросы...............................................................................................225
Рекомендуемая литература ................................................................................226

Раздел 4.  АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ 
СИСТЕМЫ MS OUTLOOK ......................................................227

4.1. 
Общие положения ..........................................................................................227
4.2. 
Навигация в MS OUTLOOK. Организация 
событий и задач с использованием Календаря ....................228
4.2.1. Пользовательский интерфейс и навигация ............228
4.2.2. Планирование событий с использованием 
Календаря .............................................................................................231
4.2.3. Организация задач .......................................................................237
4.3. 
Разработка электронной базы данных 
с использованием контактов, дневника, заметок ...............240

4.3.1. Создание и редактирование Контактов .................240
4.3.2. Работа с Дневником .....................................................................242
4.3.3. Создание заметок ...........................................................................244
4.4. 
Задания по разделу 4 ..................................................................................245
Контрольные вопросы...............................................................................................245
Рекомендуемая литература ................................................................................246

Раздел 5. РАЗРАБОТКА МУЛЬТИМЕДИЙНЫХ 
ПРЕЗЕНТАЦИЙ И WEB-ДОКУМЕНТОВ 
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ 
MS OFFICE .............................................................................................247

5.1. 
Общие положения ..........................................................................................247
5.2. 
Создание презентаций с использованием 
MS POWERPOINT .........................................................................................248
5.2.1. Пользовательский интерфейс 
MS PowerPoint ..................................................................................248
5.2.2. Работа со слайдами .......................................................................249
5.2.3. Просмотр презентации .............................................................251
5.2.4. Добавление эффектов ................................................................253
5.3. Создание WEB-сайтов с использованием 
MS SHAREPOINT DESIGNER ............................................................256
5.3.1. Пользовательский интерфейс 
MS SharePoint Designer ...........................................................256
5.3.2. Создание и модификация структуры сайта ...........256
5.3.3. Вставка объектов и оформление 
Web-страниц ......................................................................................260
5.3.4. Организация гиперссылок 
на Web-страницах .........................................................................264
5.4. 
Задания по разделу 5 ..................................................................................266
Контрольные вопросы...............................................................................................266
Рекомендуемая литература ................................................................................267

Предисловие

Революционные преобразования в современной экономике 
и управлении обусловлены существенно возросшим динамизмом экономических процессов, ростом открытости экономических систем, широким внедрением в процессы управления 
вычислительной техники и информационных технологий. Произошедшие изменения вызвали модификацию подходов, методов и средств, используемых в экономике и управлении.
Стремительному развитию информационных технологий 
способствовало снижение стоимости и повышение мощности 
аппаратного обеспечения, разработка разнообразного эффективного программного обеспечения, внедрение информационных технологий обработки данных, широкое распространение Интернета. Все это сделало экономически обоснованным 
и целесообразным использование вычислительной техники 
в экономике и управлении как государственными, так и коммерческими организациями. Информационные технологии 
в настоящее время являются ключевым фактором повышения 
эффективности управления.
Перемены, связанные с развитием и внедрением информационных технологий, ведут к формированию информационного 
общества, одной из характерных особенностей которого является то, что основная часть активного населения занята в области обработки информации.
Подавляющее большинство современных организаций 
внедряет автоматизированные системы бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования; активно использует Интернет как эффективное средство обмена информацией и продвижения своей продукции; развивает электронную 
коммерцию.

Предпосылки для активного внедрения в российские организации информационных технологий заложены и на законодательном уровне. Разработана и осуществляется целевая 
федеральная программа “Электронная Россия 2002−2010 гг.”, 
утвержденная распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2001 г. № 207-Р, рассчитанная на 2003−2010 гг., а также 
ряд других документов.
Целью области научных знаний “Информационные технологии в экономике и управлении” является предоставление 
технических, программных и информационных средств для 
повышения эффективности экономических и управленческих 
процессов.
Дальнейшее внедрение информационных технологий невозможно без пересмотра стереотипа мышления работников 
сферы экономики и управления. Одним из основных условий 
совершенствования системы российского бизнеса является 
подготовка нового поколения экономистов и управленцев, способных использовать современные информационные и компьютерные технологии не только как совокупность аппаратных 
средств и программного обеспечения, но и как целостные организационные системы.
Таким образом, в современных условиях изучение информационных технологий в экономике и управлении является 
неотъемлемым элементом подготовки квалифицированных 
менеджеров, экономистов и управленцев, а данное учебное пособие будет полезно практически всем пользователям, связанным с использованием компьютерных технологий в профессиональной деятельности.
Учебное пособие состоит из пяти разделов. В первом разделе изучаются возможности текстового процессора MS Word 
по созданию таблиц и диаграмм, автоматизации документов за 
счет использования шаблонов, макросов, автотекста, автозамены, слияния, гипертекстовой технологии, оглавлений, полей и 
интерактивных форм.
Второй раздел посвящен проблемам обработки информационных систем в табличном процессоре MS Excel. Здесь рас

сматриваются финансово-экономи-ческие расчеты с использованием финансовых функций; методы анализа и оптимизации 
данных на основе Подбора параметра, Таблиц подстановки и 
Поиска решения, а также возможность работы с электронными 
таблицами как с базами данных.
Третий раздел посвящен разработке в СУБД MS Access 
одно- и многотабличных баз данных, включающих таблицы, 
запросы, формы и отчеты.
В четвертом разделе рассматриваются приемы автоматизации управленческой деятельности с использованием информационной системы планирования деятельности MS Outlook. 
Описаны основы работы с такими элементами, как Календарь, 
Контакты, Дневник и Заметки.
Пятый раздел содержит описание технологии создания 
презентаций и Web-сайтов. В нем представлено описание интерфейсов редактора создания презентаций MS PowerPoint и 
редактора для разработки Web-сайтов MS SharePoint Designer, а также порядка создания соответствующих документов и 
их использования.
Пособие ориентировано на использование новой версии 
MS Office 2007, интерфейс которого радикально отличается от 
интерфейса предыдущих версий данного пакета. В MS Office 
2007 он заменен единым и интуитивно понятным механизмом, 
служащим повышению эффективности работы в приложениях, облегчению поиска средств решения разнообразных задач, 
освоению новых функциональных возможностей.
Учебное пособие разработано на основе опыта, накопленного авторами в процессе преподавания учебных дисциплин, 
связанных с информационными технологиями, подготовки и 
издания учебно-методических материалов в высших учебных 
заведениях, где они осуществляют научно-педагогическую деятельность. Оно является базовым для изучения дисциплин 
“Информационные технологии в управлении” и “Информационные технологии в экономике” и предполагает предварительное изучение дисциплины “Информатика”.

РАЗДЕЛ 1.
Использование текстового процессора MS WORD 
в деятельности управленца и экономиста

1.1. 
Общие положения

Работа со служебными документами — неотъемлемая 
часть деятельности любого предприятия. В сфере экономики 
и управления актуальной является автоматизированная обработка больших объемов текстовых данных, так как хозяйственная деятельность регламентируется множеством нормативноправовых документов, что подразумевает создание договоров, 
отчетов и др. В связи с резким ростом объема компьютерного 
делопроизводства самостоятельное значение приобретают 
средства организации документооборота и компьютерный анализ электронных документов.
Любой документ обладает структурой (формальной и содержательной), и от того, каким образом и насколько точно эта 
структура отражена в компьютерном представлении, зависит 
функциональность и эффективность его использования.
В деятельности управленца и экономиста текстовые редакторы используются не только для подготовки текста, его 
редактирования и форматирования, но и для информационного поиска и анализа данных. Имея дело с большими массивами текстовой информации, пользователь, соблюдая принципы 
оперативности, полноты и достоверности информации, целесообразности всех операций с документами, может:
 − анализировать и обрабатывать данные;
 − осуществлять информационный поиск по интересующему вопросу;
 − осуществлять аналитический поиск, включающий сопоставление формализуемых характеристик текстов.

Следовательно, основной задачей автоматизированных информационных систем является обработка, поиск и упорядочение информации за счет использования совокупности средств 
и методов сбора, обработки, передачи и хранения информации. 
Такие системы предназначены для автоматизации экономических и управленческих задач. Текстовый процессор MS Word, 
не являясь собственно информационной системой, предоставляет удобные средства поиска, ввода информации, автозамены 
и модификации данных, создания макросов, разработки таблиц 
и форм, а также организации вычислений в них.
Основной заменой меню и панелей инструментов в MS 
Office 2007 служит лента, предназначенная для облегчения 
доступа к командам. По сравнению с меню и панелями инструментов лента содержит больше элементов — кнопок, коллекций и т. д. Она состоит из вкладок, связанных с определенными 
объектами и ориентированных на выполнение конкретных задач. Каждая вкладка состоит из групп взаимосвязанных элементов управления, которые разбивают задачу на отдельные 
составляющие. Группы, в свою очередь, содержат кнопки команд, служащие для отображения меню команд (рис. 1.1).

Лента

Вкладка

Кнопка

Группа

Рис. 1.1

Основные команды по работе с документом содержатся 

в кнопке Microsoft Office 
, которая расположена в левом 

верхнем углу окна приложения и служит для вызова основного 
меню.

Для изменения настроек и параметров приложения служит кнопка Параметры Word (Excel; Access; Outlook; PowerPoint; SharePoint) (рис. 1.2).

Рис. 1.2

Например, кнопка 
 позволяет настроить 
параметры экрана, правописания, сохранения, выставить необходимые кнопки на панель быстрого доступа и т. д.
Данный раздел содержит четыре части. Целью первой 
является отработка приемов и методов создания таблиц и 
диаграмм для обработки экономической и управленческой 
информации. Вторая посвящена автоматизации создания документов с использованием шаблонов, макросов, автотекста, 
автозамены. В третьей части показано, как достигается автоматизация комплексных текстовых документов за счет их 
слияния, использования гипертекстовой технологии, автоматизированных оглавлений, полей и интерактивных форм. В 
итоговой части представлены задания для проверки усвоения 
пройденного материала. В конце раздела содержатся контрольные вопросы для самопроверки и список рекомендуемой 
литературы.

1.2. 
Обработка экономической и управленческой 
информации с использованием таблиц 
и диаграмм

Одним из важнейших направлений в делопроизводстве является работа с таблицами, которые используются для структурирования числовой и текстовой информации по различным 
критериям. Текстовый процессор MS Word обладает большим 
набором инструментов для построения и форматирования таблиц, что позволяет создавать сложные таблицы с любым стилем оформления.

1.2.1. Создание и форматирование таблиц

Теоретическая часть

Таблица может быть вставлена в любое место документа. 
Она состоит из строк и столбцов, ячейки которых можно заполнять числами, текстом или 
графикой (рис. 1.3).
Способы создания таблиц:
1. Вкладка Вставка → группа Таблицы → кнопка Таблица → в окне “Вставка таблицы”, 
перемещая указатель мыши по 
сетке, выделить необходимое 
количество строк и столбцов.
2. Вкладка 
Вставка 
→ 
группа Таблицы → кнопка Таблица → команда Вставить 
таблицу → в окне “Вставка 
таблицы” задать количество 
строк и столбцов, а также другие параметры (рис. 1.4).
Рис. 1.3

3. Вкладка Вставка → 
группа Таблицы → кнопка Таблица → команда Нарисовать 
таблицу → указателем мыши 
в виде карандаша нарисовать 
таблицу → на панели Конструктор выбрать нужные параметры таблицы.
Для форматирования таблиц 
используются 
следующие команды вкладки Макет 
(рис. 1.5):
1. Вставка строк и столбцов: 
выделить строку или столбец 
таблицы → вкладка Макет → 
группа Строки и столбцы → кнопки Вставить сверху (Вставить снизу) или Вставить слева (Вставить справа) (рис. 1.6).

Рис. 1.5

2. Удаление строк и столбцов: 
выделить строку или столбец таблицы → вкладка Макет → группа 
Строки и столбцы → кнопка Удалить → выбрать нужную команду (рис. 1.7).
3. Изменение ширины столбцов и высоты строк: выделить 
нужный 
столбец 
(строку) 
→ 
вкладка Макет → группа Размер ячейки → выбрать нужную 
высоту строк и ширину столбцов; 
можно также использовать кноп
Рис. 1.4

Рис. 1.6

Рис. 1.7