Профессиональный администратор проекта. Полное руководство
Покупка
Тематика:
Основы делопроизводства
Издательство:
Лаборатория знаний
Автор:
Артонкина Надежда Викторовна
Год издания: 2022
Кол-во страниц: 448
Дополнительно
Вид издания:
Практическое пособие
Уровень образования:
Дополнительное образование
ISBN: 978-5-93208-599-8
Артикул: 801925.01.99
Книга посвящена администрированию проектов. Рассматриваются такие связанные с работой администратора проектов области, как методология управления проектами, делопроизводство, документационное обеспечение управления проектами, бюджет проекта и первичные документы, заключение договора. Каждая из этих областей вынесена в отдельную главу книги. Заключительные главы книги посвящены работе в наиболее используемых
программах MS Office: MS Word, MS Excel и MS Project. При этом рассмотрен далеко не весь функционал этих программ, а только те инструменты, которые чаще других используют в своей работе администраторы проектов.
Для администраторов проектов.
Тематика:
ББК:
УДК:
ОКСО:
- ВО - Бакалавриат
- 38.03.01: Экономика
- 38.03.02: Менеджмент
- 38.03.04: Государственное и муниципальное управление
ГРНТИ:
Скопировать запись
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов.
Для полноценной работы с документом, пожалуйста, перейдите в
ридер.
Москва Лаборатория знаний 2022 ПРОЕКТЫ ПРОГРАММЫ ПОРТФЕЛИ Н. В. Артонкина ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ АДМИНИСТРАТОР ПРОЕКТА Полное руководство Электронное издание
УДК 65.0 ББК 65.29 А89 С е р и я о с н о в а н а в 2010 г. Артонкина Н. В. А89 Профессиональный администратор проекта. Полное руководство / Н. В. Артонкина. — Электрон. изд. — М. : Лаборатория знаний, 2022. — 448 с. — (Проекты, программы, портфели). — Систем. требования: Adobe Reader XI ; экран 10". — Загл. с титул. экрана. — Текст : электронный. ISBN 978-5-93208-599-8 Книга посвящена администрированию проектов. Рассматриваются такие связанные с работой администратора проектов области, как методология управления проектами, делопроизводство, документационное обеспечение управления проектами, бюджет проекта и первичные документы, заключение договора. Каждая из этих областей вынесена в отдельную главу книги. Заключительные главы книги посвящены работе в наиболее используемых программах MS Office: MS Word, MS Excel и MS Project. При этом рассмотрен далеко не весь функционал этих программ, а только те инструменты, которые чаще других используют в своей работе администраторы проектов. Для администраторов проектов. УДК 65.0 ББК 65.29 Деривативное издание на основе печатного аналога: Профессиональный администратор проекта. Полное руководство / Н. В. Артонкина. — М. : Лаборатория знаний, 2022. — 445 с. : ил. — (Проекты, программы, портфели). — ISBN 978-5-00101-330-3. В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений, установленных техническими средствами защиты авторских прав, правообладатель вправе требовать от нарушителя возмещения убытков или выплаты компенсации ISBN 978-5-93208-599-8 © Лаборатория знаний, 2022
ВВЕДЕНИЕ Администратор проекта — кто он? Администратор проекта — обязательный и незаменимый специалист практически на любом проекте. Однако каждый руководитель проекта по-своему понимает, в чем же должна заключаться его «незаменимость». На практике одна группа руководителей проектов считает, что функции администратора проектов больше связаны с секретарскими функциями: телефонные переговоры, ведение переписки, организация командировок, организация и протоколирование совещаний. В то время как другие руководители проектов считают администратора проекта своей правой рукой с соответствующей передачей ему определенных полномочий. В первом случае все более или менее понятно — это скорее секретарь проекта, поэтому требования к квалификации с точки зрения наличия знаний в области проектного управления минимальны. Во втором случае все немного сложнее. Профессиональный стандарт этой профессии отсутствует, и его разработка в ближайшее время не планируется (согласно реестру разработки/ пересмотра профессиональных стандартов Минтруда России). Определенно можно сказать, что на практике такая профессия уже давно существует и достаточно востребована (если верить сайту www.HH.ru), а значит, потребность в ней все-таки есть. Представим следующую ситуацию. Компания выполняет проект по внедрению информационной системы. Руководитель этого проекта определен, и он (сразу или спустя какое-то время) понимает, что ему нужен будет помощник — администратор проекта. Каким будет профиль этой должности? Какие предъявлять требования к опыту работы и к образованию соискателя? Здесь стоит отметить несколько нюансов. Прежде всего, на администрирование проектов необходимо взглянуть с двух позиций: со стороны компании- заказчика и со стороны компании-исполнителя. В первом случае речь идет больше о соблюдении процессов компании: при согласовании договорных документов, рассмотрении технической документации, при организации и протоколировании встреч и т. д. Либо, если речь идет об уже существующем проектном офисе в компании-заказчике, администратор проектов занимается уже администрированием программ и/или портфеля проектов компании, а не отдельно взятых проектов. Но это, как говорится, уже «дру-
ВВЕДЕНИЕ гая история». Администрирование проектов на стороне компании- исполнителя предполагает не только больший объем работы, но и более, скажем так, специфический. Во-первых, администратор проекта может быть привлечен сразу на несколько проектов с разными заказчиками, причем с загрузкой на 100%. Понятно, что это не приветствуется и не афишируется, но на практике в консалтинговых компаниях это довольно частое явление. В этом случае адми- нистратору проекта придется «разобраться» в нюансах управленческих процедур сразу нескольких компаний. Кроме того, большая часть документации создается именно в компании, выполняющей проект, вплоть до протоколов совещаний. Здесь потребуются уже знания юриспруденции, делопроизводства, бухгалтерского учета, проектного менеджмента и т. д. Одним словом, администратору проекта необходимо быть мастером на все руки. Так что же все- таки должен знать и уметь администратор проектов? Профессиональный стандарт «Руководитель проектов в области информационных технологий» Начнем изучение вопроса с рассмотрения профессионального стандарта « Руководитель проектов в области информационных технологий» ( далее — профстандарт). Как уже было отмечено, отдельного профессионального стандарта для администраторов проектов нет. А может, он и не нужен?! Что ж, обратимся к тексту стандарта. Данный профессиональный стандарт введен в действие еще в 2014 г. В 2016 г. он был актуализирован, но были изменены всего лишь виды экономической деятельности, а точнее, цифровые коды. Профстандартом определены следующие обобщенные трудовые функции: управление проектами в области информационных технологий (ИТ) на основе полученных планов проектов в условиях, когда проект не выходит за пределы утвержденных параметров; управление проектами в области ИТ малого и среднего уровня сложности в условиях неопределенностей, порождаемых запро- сами на изменения, с применением формальных инструментов управления рисками и проблемами проекта; управление проектами в области ИТ любого масштаба в усло- виях высокой неопределенности, вызываемой запросами на изменения и рисками, и с учетом влияния организационного окружения проекта; разработка новых инструментов и методов управления проектами в области ИТ.
Администратор проекта — кто он? Профстандартом выделены три квалификационных уровня для данного специалиста: 6, 7, 8 (табл. В1). Как мы видим, в профстандарте упоминается такая долж- ность, как «помощник руководителя проектов». Но при более детальном рассмотрении функций помощника руководителя про- ектов становится очевидным, что это скорее младший руково- дитель проекта, нежели администратор проекта, поскольку эти функции больше лежат в плоскости именно управления проектом (рис. В1), не говоря уже о том, что для выполнения данных функ- ций требуются определенные знания именно в области информа- ционных технологий (например, для выполнения таких функций, как идентификация конфигурации информационной системы, аудит конфигурации (информационной системы), проверка реа- лизации запросов на изменения). Да и наименование должности предполагает, что в будущем он будет именно руководителем про- ектов. Кстати, это очень устоявшийся стереотип, что любой адми- нистратор проектов в конечном счете обязательно должен стать руководителем проектов. Функции помощника руководителя проектов Рис. В1. Функции помощника руководителя проектов
ВВЕДЕНИЕ Таблица В1 Квалификационные уровни руководителя проектов Код Уровень квалификации Наименование должности Требования к образованию Требования к опыту А 6 Помощник руководителя проектов. Руководитель проектов Высшее образование (бакалавриат) по од- ной из специальностей: информационные технологии; прикладная математика и информа- тика; бизнес-информатика; прикладная информатика; информатика и вычислительная тех- ника; информационные системы. Программы повышения квалификации в области проектного менеджмента Рекомендуется: работа по профессиям «системный аналитик» и/или «архитектор программно- го обеспечения» не менее года В 7 Руководитель проектов. Ведущий руководитель проектов Высшее образование (специалитет/маги- стратура) по одной из специальностей: информационные технологии; прикладная математика и информа- тика; бизнес-информатика; прикладная информатика; информатика и вычислительная тех- ника; информационные системы. Программы повышения квалификации в области проектного менеджмента Рекомендуется: работа по профессиям «системный аналитик» и/или «архитектор программно- го обеспечения» не менее двух лет
Администратор проекта — кто он? Окончание табл. В1 Код Уровень квалификации Наименование должности Требования к образованию Требования к опыту С 8 Руководитель проектов и программ проектов. Руководитель комплексных проектов. Ведущий руководитель проектов Высшее образование (специалитет/маги- стратура) по одной из специальностей: информационные технологии; прикладная математика и информа- тика; бизнес-информатика; прикладная информатика; информатика и вычислительная тех- ника; информационные системы. Программы повышения квалификации в области проектного менеджмента. Программы повышения квалификации в области общего менеджмента, управления финансами, управления персоналом Опыт работы руководите- лем не менее пяти лет
ВВЕДЕНИЕ Мнение экспертов о функциях администратора проектов А что думают эксперты о функциях администратора проектов? Не- смотря на то что в профессиональной литературе этот вопрос рассма- тривался крайне мало и скорее «вскользь», мнения экспертов все же расходятся относительно того, какие функции должен выпол- нять администратор проекта и какова его роль в проекте в целом. Согласно одному из экспертных мнений [18], администратору проектов предлагается поручить выполнение следующих функций: формирование электронных версий документов и размещение их в электронной библиотеке; хранение документации по проекту; создание архива электронной библиотеки проекта. В данном описании перечень функций администратора проек- тов минимален. Помимо роли администратора проекта выделяется также роль «се- кретаря офиса управления проектами», функции которого шире [18]: поддерживает в актуальном состоянии шаблоны, терминологию и другие элементы корпоративного стандарта системы управле- ния проектами; обновляет регламент управления проектами и офис управления проектами и связанных шаблонов; оценивает правильность применения исполнителями существу- ющей методологии управления проектами; обучает сотрудников методологии, документообороту и про- граммному обеспечению управления проектами и аттестует их; накапливает базу знаний по проектам; накапливает и отслеживает базу данных по человеческим ре- сурсам, их навыкам и опыту; распространяет новости и оповещает о событиях по проектам; отчитывается перед руководителем ОУП. Данные функции находятся больше в методологической плоско- сти. Речь идет скорее о методологии ОУП. Также рассматривается роль администратора портфеля проек- тов, выполняющего следующие функции [18]: включает проект в существующую программу проектов или соз- дает новую программу проектов; объединяет планы проектов в портфеле проектов; формирует регулярные отчеты по портфелю проектов; анализирует консолидированную информацию о ходе проектов; оповещает заинтересованных лиц в случае сдвигов сроков задач в связанных проектах;
Администратор проекта — кто он? выполняет окончательный аудит бумажного и электронного ар- хивов проекта и контролирует архивирование данных и др. В этом случае речь идет об администрировании именно портфе- ля проектов, а не единичных проектов. Существует также мнение [25], что роль администратора проекта заключается в помощи руководителю проекта в выполнении задач по проекту и на него можно возложить следующие обязанности: организация библиотеки проекта; введение в курс новых членов команды проекта относительно рабочей среды, процедур и направлений проекта; подготовка отчетов о состоянии проекта; регистрация и рассылка протоколов, решений и другой инфор- мации по итогам проводимых совещаний; формирование информации о текущем статусе документов; ведение информации о персонале проекта (образование, квали- фикация, обучение, вхождение в организационную единицу, телефон/адрес, история назначений по проекту и др.) и т. п. Кроме того, описывается проектная роль координатора проек- тов, который помогает руководителю проекта именно в управле- нии проектом, выполняя следующие функции [25]: введение в действие и поддержка плана качества работ по про- екту, его стандартов и процедур; контроль того, чтобы управление на этапах проводилось согла- сованно и эффективно; введение в действие и поддержка рабочего и финансового планов; мониторинг и анализ рисков, спорных вопросов и проблем, тре- бующих проведения корректирующих действий со стороны ме- неджера проекта; выполнение координационных и связующих функций внутри организации-исполнителя и т. п. Ориентируясь на собственный опыт, могу сказать, что именно эта точка зрения наиболее приближена к реальности. Я занимала должность координатора проектов. Эта должность была введена в штатное расписание компании (системный интегратор) именно для администраторов проектов, имеющих большой опыт в администри- ровании проектов, т. е. не в управлении проектами. На координаторов проектов помимо администрирования проектов возлагались также обязанности по обучению новичков в администрировании проектов (либо администраторов, имеющих сравнительно небольшой опыт в этой области). Кроме того, на территориально-распределенных проектах, когда на каждом объекте внедрения есть отдельный администратор проекта, координатор проекта выполнял роль руководителя группы администраторов проектов. В этом слу-
ВВЕДЕНИЕ чае в задачи координатора проекта входило управление группой администраторов проектов: организация их взаимодействия, распределение и контроль выполнения поставленных перед ними задач. Таким образом, должность координатора проектов позволила мне, не меняя рода занятий, приобрести управленческие и преподавательские навыки. Общий перечень моих обязанностей на должности координатора проектов был следующим: управление группой администраторов проекта — организация их взаимодействия, распределение и контроль выполнения поставленных перед ними задач; наставничество администраторов проектов; организация проектного делопроизводства и документооборота; документационное обеспечение проектов и взаимоотношений с подрядными организациями; оформление, согласование, учет, хранение, прием, отправка документации; организация договорной работы в рамках проекта: подготовка, согласование, подписание; формирование и мониторинг календарных планов проектов, корректировка сроков и ресурсов проекта; формирование и контроль исполнения планового бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств в рамках проекта; поддержка коллегиальных органов проектов: организация совещаний, подготовка и согласование протоколов, контроль исполнения решений и т. д.; сбор информации, составление и ведение (мониторинг и актуализация) реестров и/или других форм, принятых к использованию на проекте, для учета данных по рискам, показателям, объектам и т. п.; информационное наполнение и сопровождение проектного портала; осуществление коммуникаций с участниками проекта и с представителями компании-заказчика в ходе выполнения своих обязанностей; выполнение поручений руководителя проекта, связанных с те- кущей проектной деятельностью. Упомянем еще один взгляд на роль администратора проектов [20], при котором она вообще не рассматривается. При таком под- ходе работа с проектной документацией поручается отдельному специалисту (менеджеру), подчиненному напрямую руководителю проекта. Примерные функции менеджера: обработка, регистрация и оформление входящих/исходящих документов;