Книжная полка Сохранить
Размер шрифта:
А
А
А
|  Шрифт:
Arial
Times
|  Интервал:
Стандартный
Средний
Большой
|  Цвет сайта:
Ц
Ц
Ц
Ц
Ц

Профессиональный администратор проекта. Полное руководство

Покупка
Артикул: 801925.01.99
Книга посвящена администрированию проектов. Рассматриваются такие связанные с работой администратора проектов области, как методология управления проектами, делопроизводство, документационное обеспечение управления проектами, бюджет проекта и первичные документы, заключение договора. Каждая из этих областей вынесена в отдельную главу книги. Заключительные главы книги посвящены работе в наиболее используемых программах MS Office: MS Word, MS Excel и MS Project. При этом рассмотрен далеко не весь функционал этих программ, а только те инструменты, которые чаще других используют в своей работе администраторы проектов. Для администраторов проектов.
Артонкина, Н. В. Профессиональный администратор проекта. Полное руководство : практическое руководство / Н. В. Артонкина. - Москва : Лаборатория знаний, 2022. - 448 с. - (Проекты, программы, портфели). - ISBN 978-5-93208-599-8. - Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/1987484 (дата обращения: 28.03.2024). – Режим доступа: по подписке.
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов. Для полноценной работы с документом, пожалуйста, перейдите в ридер.
Москва
Лаборатория знаний
2022

 

ПРОЕКТЫ

ПРОГРАММЫ

ПОРТФЕЛИ

Н. В. Артонкина

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ
АДМИНИСТРАТОР 
ПРОЕКТА

Полное руководство

Электронное 
издание

УДК 65.0
ББК 65.29
А89

С е р и я
о с н о в а н а
в
2010 г.
Артонкина Н. В.
А89
Профессиональный
администратор
проекта.
Полное
руководство / Н. В. Артонкина. — Электрон. изд. — М. : Лаборатория 
знаний, 2022. — 448 с. — (Проекты, программы,
портфели). — Систем.
требования:
Adobe
Reader
XI
;
экран 10". — Загл. с титул. экрана. — Текст : электронный.
ISBN 978-5-93208-599-8
Книга посвящена администрированию проектов. Рассматриваются 
такие связанные с работой администратора проектов области, 
как методология управления проектами, делопроизводство,
документационное обеспечение управления проектами, бюджет
проекта и первичные документы, заключение договора. Каждая
из этих областей вынесена в отдельную главу книги. Заключительные 
главы книги посвящены работе в наиболее используемых
программах MS Office: MS Word, MS Excel и MS Project. При
этом рассмотрен далеко не весь функционал этих программ,
а
только
те
инструменты,
которые
чаще
других
используют
в своей работе администраторы проектов.
Для администраторов проектов.
УДК 65.0
ББК 65.29

Деривативное издание на основе печатного аналога: Профессиональный 
администратор проекта. Полное руководство /
Н. В. Артонкина. — М. : Лаборатория знаний, 2022. — 445 с. : ил. —
(Проекты, программы, портфели). — ISBN 978-5-00101-330-3.

В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений,
установленных
техническими
средствами
защиты
авторских
прав,
правообладатель вправе требовать от нарушителя возмещения убытков
или выплаты компенсации

ISBN 978-5-93208-599-8
© Лаборатория знаний, 2022

ВВЕДЕНИЕ
Администратор проекта — кто он?

Администратор проекта — обязательный и незаменимый специалист 
практически на любом проекте. Однако каждый руководитель 
проекта по-своему понимает, в чем же должна заключаться 
его «незаменимость».
На практике одна группа руководителей проектов считает, что 
функции администратора проектов больше связаны с секретарскими 
функциями: телефонные переговоры, ведение переписки, организация 
командировок, организация и протоколирование совещаний. 
В то время как другие руководители проектов считают администратора 
проекта своей правой рукой с соответствующей передачей ему 
определенных полномочий. В первом случае все более или менее понятно — 
это скорее секретарь проекта, поэтому требования к квалификации 
с точки зрения наличия знаний в области проектного 
управления минимальны. Во втором случае все немного сложнее. 
Профессиональный стандарт этой профессии отсутствует, и его разработка 
в ближайшее время не планируется (согласно реестру разработки/
пересмотра профессиональных стандартов Минтруда России). 
Определенно можно сказать, что на практике такая профессия 
уже давно существует и достаточно востребована (если верить сайту 
www.HH.ru), а значит, потребность в ней все-таки есть. 
Представим следующую ситуацию. Компания выполняет проект 
по внедрению информационной системы. Руководитель этого проекта 
определен, и он (сразу или спустя какое-то время) понимает, 
что ему нужен будет помощник — администратор проекта. Каким 
будет профиль этой должности? Какие предъявлять требования к 
опыту работы и к образованию соискателя? Здесь стоит отметить 
несколько нюансов. Прежде всего, на администрирование проектов 
необходимо взглянуть с двух позиций: со стороны компании-
заказчика и со стороны компании-исполнителя. В первом случае 
речь идет больше о соблюдении процессов компании: при согласовании 
договорных документов, рассмотрении технической документации, 
при организации и протоколировании встреч и т. д. 
Либо, если речь идет об уже существующем проектном офисе в 
компании-заказчике, администратор проектов занимается уже администрированием 
программ и/или портфеля проектов компании, 
а не отдельно взятых проектов. Но это, как говорится, уже «дру-

ВВЕДЕНИЕ

гая история». Администрирование проектов на стороне компании-
исполнителя предполагает не только больший объем работы, но 
и более, скажем так, специфический. Во-первых, администратор 
проекта может быть привлечен сразу на несколько проектов с разными 
заказчиками, причем с загрузкой на 100%. Понятно, что это 
не приветствуется и не афишируется, но на практике в консалтинговых 
компаниях это довольно частое явление. В этом случае адми-
нистратору проекта придется «разобраться» в нюансах управленческих 
процедур сразу нескольких компаний. Кроме того, большая 
часть документации создается именно в компании, выполняющей 
проект, вплоть до протоколов совещаний. Здесь потребуются уже 
знания юриспруденции, делопроизводства, бухгалтерского учета, 
проектного менеджмента и т. д. Одним словом, администратору 
проекта необходимо быть мастером на все руки. Так что же все-
таки должен знать и уметь администратор проектов?

Профессиональный стандарт 
«Руководитель проектов в области 
информационных технологий»

Начнем изучение вопроса с рассмотрения профессионального стандарта «
Руководитель проектов в области информационных технологий» (
далее — профстандарт). Как уже было отмечено, отдельного 
профессионального стандарта для администраторов проектов нет. 
А может, он и не нужен?! Что ж, обратимся к тексту стандарта.
Данный профессиональный стандарт введен в действие еще в 
2014 г. В 2016 г. он был актуализирован, но были изменены всего 
лишь виды экономической деятельности, а точнее, цифровые коды.
Профстандартом определены следующие обобщенные трудовые 
функции:
 управление проектами в области информационных технологий 
(ИТ) на основе полученных планов проектов в условиях, когда 
проект не выходит за пределы утвержденных параметров;
 управление проектами в области ИТ малого и среднего уровня 
сложности в условиях неопределенностей, порождаемых запро-
сами на изменения, с применением формальных инструментов 
управления рисками и проблемами проекта;
 управление проектами в области ИТ любого масштаба в усло-
виях высокой неопределенности, вызываемой запросами на 
изменения и рисками, и с учетом влияния организационного 
окружения проекта; разработка новых инструментов и методов 
управления проектами в области ИТ.

Администратор проекта — кто он?

Профстандартом выделены три квалификационных уровня для 
данного специалиста: 6, 7, 8 (табл. В1).
Как мы видим, в профстандарте упоминается такая долж-
ность, как «помощник руководителя проектов». Но при более 
детальном рассмотрении функций помощника руководителя про-
ектов становится очевидным, что это скорее младший руково-
дитель проекта, нежели администратор проекта, поскольку эти 
функции больше лежат в плоскости именно управления проектом 
(рис. В1), не говоря уже о том, что для выполнения данных функ-
ций требуются определенные знания именно в области информа-
ционных технологий (например, для выполнения таких функций, 
как идентификация конфигурации информационной системы, 
аудит конфигурации (информационной системы), проверка реа-
лизации запросов на изменения). Да и наименование должности 
предполагает, что в будущем он будет именно руководителем про-
ектов. Кстати, это очень устоявшийся стереотип, что любой адми-
нистратор проектов в конечном счете обязательно должен стать 
руководителем проектов. 

Функции помощника руководителя проектов

Рис. В1. Функции помощника руководителя проектов

ВВЕДЕНИЕ

Таблица В1
Квалификационные уровни руководителя проектов

Код
Уровень 
квалификации
Наименование 
должности
Требования 
к образованию
Требования 
к опыту

А
6
Помощник 
руководителя 
проектов.
Руководитель 
проектов

Высшее образование (бакалавриат) по од-
ной из специальностей:
 информационные технологии;
 прикладная математика и информа-
тика;
 бизнес-информатика;
 прикладная информатика;
 информатика и вычислительная тех-
ника;
 информационные системы.
Программы повышения квалификации в 
области проектного менеджмента

Рекомендуется: работа по 
профессиям 
«системный 
аналитик» и/или
«архитектор 
программно-
го обеспечения» не менее 
года

В
7
Руководитель 
проектов.

Ведущий 
руководитель 
проектов

Высшее образование (специалитет/маги-
стратура) по одной из специальностей:
 информационные технологии;
 прикладная математика и информа-
тика;
 бизнес-информатика;
 прикладная информатика;
 информатика и вычислительная тех-
ника;
 информационные системы.
Программы повышения квалификации в 
области проектного менеджмента

Рекомендуется: работа по 
профессиям 
«системный 
аналитик» и/или
«архитектор 
программно-
го обеспечения» не менее 
двух лет

Администратор проекта — кто он?

Окончание табл. В1

Код
Уровень 
квалификации
Наименование 
должности
Требования 
к образованию
Требования 
к опыту

С
8
Руководитель 
проектов 
и программ 
проектов.

Руководитель 
комплексных 
проектов.

Ведущий 
руководитель 
проектов

Высшее образование (специалитет/маги-
стратура) по одной из специальностей:
 информационные технологии;
 прикладная математика и информа-
тика;
 бизнес-информатика;
 прикладная информатика;
 информатика и вычислительная тех-
ника;
 информационные системы.
Программы повышения квалификации в 
области проектного менеджмента.
Программы повышения квалификации в 
области общего менеджмента, управления 
финансами, управления персоналом

Опыт работы руководите-
лем не менее пяти лет

ВВЕДЕНИЕ

Мнение экспертов о функциях 
администратора проектов

А что думают эксперты о функциях администратора проектов? Не-
смотря на то что в профессиональной литературе этот вопрос рассма-
тривался крайне мало и скорее «вскользь», мнения экспертов все 
же расходятся относительно того, какие функции должен выпол-
нять администратор проекта и какова его роль в проекте в целом. 
Согласно одному из экспертных мнений [18], администратору 
проектов предлагается поручить выполнение следующих функций:
 формирование электронных версий документов и размещение 
их в электронной библиотеке;
 хранение документации по проекту;
 создание архива электронной библиотеки проекта.
В данном описании перечень функций администратора проек-
тов минимален. 
Помимо роли администратора проекта выделяется также роль «се-
кретаря офиса управления проектами», функции которого шире [18]:
 поддерживает в актуальном состоянии шаблоны, терминологию 
и другие элементы корпоративного стандарта системы управле-
ния проектами;
 обновляет регламент управления проектами и офис управления 
проектами и связанных шаблонов;
 оценивает правильность применения исполнителями существу-
ющей методологии управления проектами;
 обучает сотрудников методологии, документообороту и про-
граммному обеспечению управления проектами и аттестует их;
 накапливает базу знаний по проектам;
 накапливает и отслеживает базу данных по человеческим ре-
сурсам, их навыкам и опыту;
 распространяет новости и оповещает о событиях по проектам;
 отчитывается перед руководителем ОУП.
Данные функции находятся больше в методологической плоско-
сти. Речь идет скорее о методологии ОУП.
Также рассматривается роль администратора портфеля проек-
тов, выполняющего следующие функции [18]:
 включает проект в существующую программу проектов или соз-
дает новую программу проектов;
 объединяет планы проектов в портфеле проектов;
 формирует регулярные отчеты по портфелю проектов;
 анализирует консолидированную информацию о ходе проектов; 
 оповещает заинтересованных лиц в случае сдвигов сроков задач 
в связанных проектах; 

Администратор проекта — кто он?

 выполняет окончательный аудит бумажного и электронного ар-
хивов проекта и контролирует архивирование данных и др.
В этом случае речь идет об администрировании именно портфе-
ля проектов, а не единичных проектов.
Существует также мнение [25], что роль администратора проекта 
заключается в помощи руководителю проекта в выполнении задач 
по проекту и на него можно возложить следующие обязанности:
 организация библиотеки проекта;
 введение в курс новых членов команды проекта относительно 
рабочей среды, процедур и направлений проекта;
 подготовка отчетов о состоянии проекта;
 регистрация и рассылка протоколов, решений и другой инфор-
мации по итогам проводимых совещаний;
 формирование информации о текущем статусе документов;
 ведение информации о персонале проекта (образование, квали-
фикация, обучение, вхождение в организационную единицу, 
телефон/адрес, история назначений по проекту и др.) и т. п.
Кроме того, описывается проектная роль координатора проек-
тов, который помогает руководителю проекта именно в управле-
нии проектом, выполняя следующие функции [25]:
 введение в действие и поддержка плана качества работ по про-
екту, его стандартов и процедур;
 контроль того, чтобы управление на этапах проводилось согла-
сованно и эффективно;
 введение в действие и поддержка рабочего и финансового планов;
 мониторинг и анализ рисков, спорных вопросов и проблем, тре-
бующих проведения корректирующих действий со стороны ме-
неджера проекта;
 выполнение координационных и связующих функций внутри 
организации-исполнителя и т. п.
Ориентируясь на собственный опыт, могу сказать, что именно 
эта точка зрения наиболее приближена к реальности. Я занимала 
должность координатора проектов. Эта должность была введена в 
штатное расписание компании (системный интегратор) именно для 
администраторов проектов, имеющих большой опыт в администри-
ровании проектов, т. е. не в управлении проектами. На координаторов 
проектов помимо администрирования проектов возлагались 
также обязанности по обучению новичков в администрировании 
проектов (либо администраторов, имеющих сравнительно небольшой 
опыт в этой области). Кроме того, на территориально-распределенных 
проектах, когда на каждом объекте внедрения есть отдельный 
администратор проекта, координатор проекта выполнял 
роль руководителя группы администраторов проектов. В этом слу-

ВВЕДЕНИЕ

чае в задачи координатора проекта входило управление группой администраторов 
проектов: организация их взаимодействия, распределение 
и контроль выполнения поставленных перед ними задач. 
Таким образом, должность координатора проектов позволила 
мне, не меняя рода занятий, приобрести управленческие и преподавательские 
навыки. 
Общий перечень моих обязанностей на должности координатора 
проектов был следующим:
 управление группой администраторов проекта — организация 
их взаимодействия, распределение и контроль выполнения поставленных 
перед ними задач;
 наставничество администраторов проектов;
 организация проектного делопроизводства и документооборота;
 документационное обеспечение проектов и взаимоотношений с 
подрядными организациями; оформление, согласование, учет, 
хранение, прием, отправка документации;
 организация договорной работы в рамках проекта: подготовка, 
согласование, подписание;
 формирование и мониторинг календарных планов проектов, 
корректировка сроков и ресурсов проекта;
 формирование и контроль исполнения планового бюджета доходов 
и расходов, бюджета движения денежных средств в рамках 
проекта;
 поддержка коллегиальных органов проектов: организация совещаний, 
подготовка и согласование протоколов, контроль исполнения 
решений и т. д.;
 сбор информации, составление и ведение (мониторинг и актуализация) 
реестров и/или других форм, принятых к использованию 
на проекте, для учета данных по рискам, показателям, 
объектам и т. п.;
 информационное наполнение и сопровождение проектного портала;
 осуществление коммуникаций с участниками проекта и с представителями 
компании-заказчика в ходе выполнения своих 
обязанностей;
 выполнение поручений руководителя проекта, связанных с те-
кущей проектной деятельностью.
Упомянем еще один взгляд на роль администратора проектов 
[20], при котором она вообще не рассматривается. При таком под-
ходе работа с проектной документацией поручается отдельному 
специалисту (менеджеру), подчиненному напрямую руководителю 
проекта. Примерные функции менеджера:
 обработка, регистрация и оформление входящих/исходящих 
документов;