Современные инструменты тайм-менеджмента

Петренко Е.С., Шабалтина Л.В., Варламов А.В. 

 

 

 

 

 

СОВРЕМЕННЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ 
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА 
учебное пособие 

 

 

 

Elena S. Petrenko, Larisa V. Shabaltina, 
Artur V. Varlamov 
MODERN TIME-MANAGEMENT TOOLS 

 (manual) 

Moscow, 2019 

 
 
 
 
 

Москва 

КРЕАТИВНАЯ ЭКОНОМИКА

2019 

 

УДК 331.444 
ББК 65.29 
П30 
 
 

 

 

 

 

 

    Петренко Е.С. 

П30   Современные инструменты тайм-менеджмента: учебное пособие / 
Е.С. Петренко, Л.В. Шабалтина, А.В. Варламов. –  М.: Креативная экономика, 
2019.  –  86  с. 

ISBN: 978-5-91292-294-7 

DOI: 10.18334/9785912922947 
 

 

Учебное 
пособие 
посвящено 
современным 
инструментам 
тайм-
менеджмента и содержит в себе теоретические материалы о целеполагании, 
основные принципы планирования и управления временем и правила его контроля. 
В пособии также представлены практические инструменты по расстановке 
приоритетности выполняемых задач, планирования времени и принятия 
решений 
Пособие предназначено для использования в обучении студентов специальностей «
Менеджмент», «Предпринимательство». 
Ключевые слова: время, управление, тайм-менеджмент, планирование, 
контроль, память, нагрузка, техники, эффективность. 
 
 
 
 
 
 

ISBN  978-5-91292-294-7 
 

© Коллектив авторов, 2019 
© Оформление, дизайн обложки  
ООО Издательство «Креативная экономика», 2019 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

 

Введение.................................................................................................. 7 

1. ОСНОВЫ И МЕТОДИКИ ЦЕЛЕПОЛАГАНИЯ И 
ПЛАНИРОВАНИЯ ................................................................................ 9 

Технология постановки smart-целей .................................................. 12 

«Колесо целей» как инструмент планирования ................................ 18 

Карты памяти (mind maps) в системе планирования ........................ 25 

2. МЕТОДЫ РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ 

ЦЕЛЕЙ И ЗАДАЧ ................................................................................ 29 

Формирование приоритетности по АВС-методике .......................... 29 

Управление нагрузкой с помощью матрицы Эйзенхауэра............... 32 

Управление временем с помощью техники хронометража ............. 36 

3. ТЕХНОЛОГИИ КОНТРОЛЯ И УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ ... 42 

Метод контроля выполнения задач: to do list .................................... 42 

Контроль своевременности выполнения задач 
с помощью чек-листа ........................................................................... 46 

Регулирование задач с помощью метода «слоны и лягушки» ......... 49 

4. ПРОГРАМНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ..... 51 

Outlook.com ........................................................................................... 51 

Календарь Google ................................................................................. 55 

Приложения для time management ...................................................... 59 

5. ЕЖЕДНЕВНИКИ КАК ИНСТРУМЕНТ ЭФФЕКТИВНОГО 
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ................................................................... 66 

«Блокнот-коллектор», или «леонардовский блокнот» ..................... 66 

Классические ежедневники ................................................................. 69 

Ловушки времени ................................................................................. 78 

Заключение ........................................................................................... 81 

Список литературы .............................................................................. 82 

 

 

 
 

MODERN TIME-MANAGEMENT TOOLS 

 

CONTENT 

Introduction .............................................................................................. 7 

1. FUNDAMENTALS AND METHODS OF GOAL-SETTING AND 
PLANNING ............................................................................................. 9 

SMART objectives setting technique  .................................................... 12 

“Wheel of objectives” as a planning tool ............................................... 18 

Mind maps in the planning system ......................................................... 25 

2. METHODS OF OBJECTIVES AND TASKS PRIORITIZING  ...... 29 

Formation of priority according to ABC-methodology .......................... 29 

Load control using the Eisenhower matrix ............................................. 32 

Time-management through motion and tune study technique  .............. 36 

3. TIME CONTROL AND TIME-MANAGEMENT TECHNIQUES .... 42 

Objectives fulfillment control method: to do list ................................... 42 

Controlling the timeliness of tasks with the checklist ............................ 46 

Regulation of tasks with “elephants and frogs” method ........................ 49 

4. TIME-MANAGEMENT SOFTWARE ............................................. 51 

Outlook.com ........................................................................................... 51 

Google calendar ..................................................................................... 55 

Applications for time-management ........................................................ 59 

5. DIARIES AS A TOOL 

FOR EFFECTIVE TIME-MANAGEMENT ........................................... 66 

“Notebook collector” or “Leonard's notebook” ..................................... 66 

The classical diaries ............................................................................... 69 

Time traps .............................................................................................. 78 

Conclusion ............................................................................................. 81 

References .............................................................................................. 82 

 

Modern time-management tools are discussed in the manual. 

The manual contains theoretical materials about goal-setting, the basic 

principles of planning and time-management and the rules of its control. 

The manual also provides practical tools for tasks prioritizing, time plan-

ning and decision-making.

The manual is intended for students specializing in “Management” 

and “Entrepreneurship”. 

Keywords: time, management, time-management, planning, con-

trol, memory, load, techniques, efficiency 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

Основными задачами современного менеджера являются не 
только управление сотрудниками и бизнес-процессами, а также ра-
циональное управление таким важным ресурсом, как время, особен-
но в период острой необходимости мобильности и принятия быст-
рых решений и потока большого количества информации. В услови-
ях постоянных изменений экономической ситуации, роста получае-
мой информации, усиления конкуренции, в том числе и на рынке 
труда, исключительную важность приобретает управление таким не-
осязаемым и невосполнимым ресурсом, как время. Время становится 
важнее денег. 

Актуальность учебного пособия «Современные инструменты 
тайм-менеджмента» обусловлена тем, что большинство руководите-
лей не способны рационально использовать как собственное время, 
так и управлять рабочим временем своих подчиненных. Преимуще-
ства использования представленных в пособии инструментов заклю-
чаются в том, что именно они позволяют осуществлять выполнение 
рабочих задач с меньшими затратами времени, улучшить организа-
цию труда посредством учета и контроля временных затрат, снижа-
ют уровень загруженности от выполнения рутинных или ненужных 
задач, достигать личных и профессиональных целей в кратчайшие 
сроки. 

Будущему менеджеру крайне важно научиться планировать 
свое время и цели, уметь ранжировать бытовые и профессиональные 
задачи согласно их приоритетности, избегать ловушек и уметь поль-
зоваться современными технологиями – компьютерными и on-line 
приложениями. 

В новой экономике, где жизненные циклы товаров исчисляются 
месяцами и неделями, на первый план выходит способность быстро 
и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоян-
ные изменения деятельности – внедрение новых систем управления, 

выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых 
продуктов – становятся нормой в деятельности компаний. Измене-
ния влекут за собой увеличение объемов задач, порождают необхо-
димость изыскивать резервы времени на реализацию инновацион-
ных проектов. 

Растущие темпы изменений требуют принятия большого числа 
самостоятельных решений, поэтому одной из основополагающих 
компетенций современного менеджера стало умение эффективно ор-
ганизовывать свое время и время своей команды, а также способ-
ность согласовывать свои действия с действиями окружающих для 
выполнения поставленных задач.  
 

1. ОСНОВЫ И МЕТОДИКИ ЦЕЛЕПОЛАГАНИЯ И 
ПЛАНИРОВАНИЯ 

Почему одним людям удается достичь вершины успеха, а 
другим нет? Почему одни много зарабатывают, путешествуют, 
покупают квартиры и машины, а другие так и продолжают хо-
дить на ненавистную работу и ждать чуда? 

Принципы жизни успешных людей кардинально отличают-
ся от большинства. Ключевым отличием является умение фор-
мулировать цели и достигать их. Люди, достигшие больших вы-
сот в жизни / карьере / спорте / бизнесе, точно знают, что не мо-
жет случайно произойти то, чего ты не ставил перед собой в ка-
честве ориентира и конечного результата. Только четкое осо-
знание итоговой цели позволяет сформировать план действий и 
достичь желаемого результата. 

Для начала определим, что же менеджмент понимает под тер-
мином «Цель». 

Если у вас нет собственных целей – вам неизбежно придётся 
работать на выполнение чужих. 

Умение много работать – это важно, но этого недостаточно для 
достижения заветных целей. Множество людей трудятся не покладая 
рук, едва сводя концы с концами, но так и не добиваются успеха. 
Кроме определения цели не менее важным является процесс, кото-
рый выстраивается для ее достижения цели. Важно, какие инстру-
менты будут выбраны, какие действия совершатся. Таким образом, 
на пути достижения цели важнейшим элементом является процесс 
целеполагания. 

Интересно: 

Цель (нем. Ziel) – идеальный или реальный предмет сознательного или бес-
сознательного стремления субъекта; конечный результат, на который пред-
намеренно направлен процесс; «доведение возможности до её полного за-
вершения»; осознанный образ предвосхищаемого результата. 

(с) Википедия 

Целеполагание – это определённые действия, которые помога-
ют человеку добиться больших результатов. Быстрый, эффектив-
ный и зримый результат интересует в первую очередь руководите-
лей, менеджеров, владельцев бизнеса. Именно они сегодня стремятся 
овладеть «секретами» целеполагания, узнать ответы на вопросы: как 
научиться правильно ставить перед собой цели и достигать их? 

В более широком смысле целеполагание – это эффективное 
управление своим временем, умение формировать цели и реализо-
вать их самыми экономичными способами. 

Целеполагание является управленческой функцией, которая со-
ставляет основу всей деятельности руководителя. Управленец дол-
жен определить общее направление, в котором будет развиваться ор-
ганизация. Кроме того, обязанность руководителя – ставить чёткие 
цели не только лично перед собой, но и перед подчинёнными, перед 
коллективом в целом. 

Следовательно, и в тайм-менеджменте ключевым понятием 
справедливо считается целеполагание. В теории менеджмента уде-
ляется особое внимание как личностному целеполаганию, так и 
определению стратегических и оперативных целей в бизнесе и 
управлении организацией. 
Целеполагание – процесс формирования и выдвижения целей 
индивидуальным или совокупным субъектом. Он начинается на 
уровне потребностей, переходит к уровню мотивов и определяется в 
цели. Цель образуется при встрече мотива (как осознанного стрем-
ления к удовлетворению потребностей) со средствами (ресурсами, 
условиями, возможностями) [1]. Таким образом, работа с целями яв-
ляется началом любой деятельности, включая планирование, созда-
ние проектов, реализацию бизнес-планов и т.д. 
 
 
 

ПРАКТИКУМ 
Задание 1. Продумайте и зафиксируйте ваши цели в таблице. 
Проанализируйте полученные результаты: насколько реальными и 
достижимыми являются ваши цели? Насколько запланированное ва-
ми «укладывается» по срокам и финансам? Связаны ли между собой 
цели (логично ли вытекают одна из другой), или они абсолютно раз-
розненны? Возникло ли у вас желание начать их реализовывать? 
 

№ 
Цель 

1 

2 

3 

4 

5 
6 
7 

 

Обратите внимание на то, как именно вы формулируете цели 
(задачи). Каков текст ваших «желаний»: «Хочу успешно справиться 
с новым проектом (провести проект, написать книгу, создать сайт и 
т.п.)» или «Надо как-нибудь завершить задачу, которая все никак не 
выполняется». Какие образы возникают при прочтении ваших це-
лей? Возможно, вы уже видите красивую картинку, готовый продукт 
и т.п., или наоборот, понимаете, что все так же не сдвинется с места, 
потому что вам не интересно ее выполнять 

 

 
 

ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТАНОВКИ SMART-ЦЕЛЕЙ 

У понятия цели очень много определений, но есть ключевые 
критерии, позволяющие определить разницу между целью и желани-
ем, мечтой и намерением. Для того чтобы определить и правильно 
сформулировать цель, используется множество инструментов. Од-
ним из самых популярных и действенных является формулирование 
целей по технике SMART, в переводе с английского данная аббреви-
атура означает «умный». 

Суть техники проста в применении, поэтому и наиболее эффек-
тивна. Каждая из букв в слове SMART по первой букве слов означа-
ет тот или иной критерий, влияющий на итоговый формат цели и 
возможность ее последующей реализации [1]. 
Если расшифровать аббревиатуру, то получаются следующие 
составляющие эффективной цели: 

₋ 
S (Specific). Конкретно. Формулировка цели должна зву-

чать емко и конкретно, именно это определяет правильное видение 
конечного результата. 

₋ 
M (Measurable). Измеримо. Система измерений, с помо-

щью которых определяется степень достижения цели, а в случае их 
отсутствия становится невозможной оценка итогового результата. 

₋ 
A (Achievable). Достижимо. Как цель должна быть до-

стигнута с учетом имеющихся в распоряжении ресурсов, кадров, 
знаний и компетенций? 

₋ 
R (Relevant). Актуально. Достаточно ли актуальны спосо-

бы достижения результата, есть ли возможности для позитивного 
решения. 

Интересно: 

SMART / SMARTER – это мнемоническая аббревиатура, используемая в ме-
неджменте и проектном управлении для определения целей и постановки за-

дач. Первое известное использование термина встречается в работе Пола 
Мэйра (Paul J. Meyer) в 1965 и позже, в ноябре 1981, в работе Management 

Review Джоржда Дорана (George T. Doran). 

₋ 
T (Time). Вовремя. Любая важная цель должна быть огра-

ничена во времени, должен отводиться точный срок на ее выполне-
ние. 

Интересно: 
помимо классической версии SMART есть несколько русскоязычных анало-
гов: КЕДР, Принцип ВОДКИ, ДИКАЯ 

К – конкретно что? 
В – вдохновляющая 
Д – достижимая 

Е – единица измерения 
О – ограничена во времени 
И – измеримая 
К – конкретная 

Д – дата 
Д – достижимая 
А – адекватная 

Р – реальность 
К – конкретная 
Я – ясная 

И – измеримая 

 
Несмотря на множество вариантов, в том числе и в русско-
язычной форме, критерии для достижения цели перекликаются, а 
требования в целом остаются одними и теми же. Остановимся на 
классическом варианте SMART и рассмотрим каждый из показате-
лей подробнее. 
В первом случае критерий «Конкретно» означает четкое опре-
деление итогового результата, по которому можно будет определить 
достигнута цель или нет. 

Показатель «Измеримо» позволяет количественно определить, 
оцифровать цель, которая должна измеряться в каких-либо показате-
лях. Это могут быть: деньги, проценты, килограммы, метры – любые 
количественные показатели, которые, как и предыдущий критерий, 
позволят провести сравнительный анализ планов и факта и понять, 
насколько успешно та или иная цель была реализована. Для измере-
ния можно использовать следующие показатели: 

₋ 
деньги – рубли, евро, доллары; 

₋ 
сравнительные характеристики – доли, проценты, соотно-
шения; 

₋ 
частоту действий – 3 раза в неделю, 1 000 слов в месяц; 

₋ 
время – ограниченность периодов; 

₋ 
меры веса, длины, ширины, высоты и т.д. 

Следующий критерий – «Достижимость» позволяет оценить 
«адекватность» цели, т.е. способность исполнителя ее реализовать. 
Достижимость определяет, достаточно ли компетентен человек для 
воплощения поставленной цели, имеет ли достаточно знаний, уме-
ний и навыков, ресурсов и необходимых материалов. Если цель ка-
жется недостижимой, лучше поставить промежуточную, доступную 
вам цель. Если цель поставлена и вы её откладываете – нужно ста-
вить цель проще. Для того чтобы приблизить вашу цель к этому кри-
терию, необходимо прописать план действий, при помощи которых 
вы сможете эту цель достичь. 
Еще один немаловажный показатель – это «Актуальность». 
Насколько необходима и важна для вас данная цель? Важно, чтобы 
цели личностные или в менеджменте были согласованы между со-
бой и глобальной целью жизни/компании. Если упустить данный 
критерий из вида, вы получите цель невыполнимую или ненужную, 
которая к тому же сможет разрушить и прочие достижения и планы. 

Завершающий критерий Time-bound – «Вовремя – ограничен-
ность во времени». Каждая цель должна иметь четкие временные 
ограничения и сроки, в рамках которых она должна быть реализова-
на. Этот критерий повлияет и на оценку результата, и на период де-
тализации плана по ее достижению. В зависимости от итоговых вре-
менных рамок, определенных для той или иной цели, принято под-
разделять их на три категории: 

₋ 
Краткосрочные – до 100 дней. 

₋ 
Среднесрочные – от квартала до года. 

₋ 
Долгосрочные – на период в 1 год и более.