Электронные системы документооборота

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации 

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 
__________________________________________________________________________ 
 
 
 
 
 
 
А.В. МОРГУНОВ  
 
 
 
ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ 
ДОКУМЕНТООБОРОТА 
 
 
Утверждено Редакционно-издательским советом университета 
в качестве учебного пособия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
НОВОСИБИРСК 
2020 

ББК 60.844я73 
М 791 
 
 
 
Рецензенты: 
Л.Г. Рогулина, д-р техн. наук, профессор 
А.И. Карпович, д-р экон. наук, профессор 
 
 
 
 
Моргунов А.В.  
М 791  
Электронные системы документооборота: учебное пособие / 
А.В. Моргунов. – Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2020. – 74 с. 

ISBN 978-5-7782-4269-2 

В учебном пособии даются основные понятия и определения системы электронного документооборота. Приведены математические 
модели, применяемые в системе электронного документооборота. 
Представлен математический аппарат структурно-параметрического 
синтеза оптимальной системы электронного документооборота. Описан порядок работы с документами в системе электронного документооборота и делопроизводства по ключевым стадиям.  
Пособие предназначено для студентов, обучающихся по образовательным программам 09.03.03 «Прикладная информатика» и 01.03.02 
«Прикладная математика и информатика». Книга может быть полезна 
инженерно-техническим работникам, занимающимся вопросами проектирования и внедрения систем электронного документооборота 
бюджетных учреждений, а также магистрантам и студентам старших 
курсов, специализирующимся в области системного анализа и разработки информационных систем. 
 
Работа подготовлена на кафедре экономической информатики 
 
 
ББК 60.844я73 
 
ISBN 978-5-7782-4269-2 
© Моргунов А.В., 2020 
 
© Новосибирский государственный  
 
технический университет, 2020 

 
 
 
 
 
 
 
ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
Введение .................................................................................................................. 4 
Глава 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА «ЭЛЕКТРОННЫЕ  
СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА» ................................................. 6 
1.1. Понятия и определения электронного документооборота ................... 6 
1.2. Математические модели для разработки информационных  
систем электронного документооборота ............................................... 9 
1.3. Последовательность поиска информации в СЭД ................................ 17 
Контрольные вопросы для проверки знаний .............................................. 27 
Глава 2. ПРИМЕНЕНИЕ МАТЕМАТИЧЕСКОГО АППАРАТА 
СТРУКТУРНО-ПАРАМЕТРИЧЕСКОГО СИНТЕЗА  
В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА .............. 28 
2.1. Оптимизации в задаче структурно-параметрического синтеза 
систем электронного документооборота ............................................. 28 
2.2. Задача структурно-параметрического синтеза систем электронного документооборота бюджетных организаций ...................... 38 
Контрольные вопросы для проверки знаний .............................................. 40 
Глава 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО  
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ........................................................................... 41 
3.1. Структура системы электронного документооборота бюджетного государственного учреждения ..................................................... 41 
3.2. Порядок работы с документами в системе электронного документооборота и делопроизводства по ключевым стадиям ................. 45 
3.3. Пошаговое руководство по работе с документами в СЭДД .............. 50 
3.4. Электронная подпись и защита информации ...................................... 68 
Контрольные вопросы для проверки знаний .............................................. 70 
Библиографический список ................................................................................. 72 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 
Учебное пособие содержит как теоретические, так и практические 
материалы по основным разделам курса «Электронные системы документооборота» (ЭСД). Данный курс предназначен для лиц, занимающихся вопросами проектирования и внедрения систем электронного 
документооборота учреждений и организаций.  
Исторически дисциплина ЭСД сформировалась на стыке документоведения, прикладной математики и информационных технологий, 
причем долгое время производители и потребители систем электронного документооборота (СЭД) не осознавали, что дублирование бумажного документооборота – это лишь малая часть общей функциональности, достаточная лишь для простейших СЭД, а полноценной 
система становится только благодаря управлению и оптимизации 
структуры организации. 
Предметом ЭСД как науки является возможность использования 
математических моделей при разработке систем документооборота.  
Цель данного курса заключается в изучении и осуществлении автоматизации процесса формирования документации в организациях и 
учреждениях, повышения надежности хранения и упрощения поиска 
по обширной базе документов.  
В книге описан разработанный математический аппарат структурно-параметрического синтеза оптимальной системы электронного документооборота (СЭД) для бюджетных государственных учреждений, 
а также предложены математические модели для разработки информационных систем электронного документооборота, основанные на конкретных программных решениях и подходах, учитывающие особенности и структуру таких учреждений. Описаны характеристики системы, 
удовлетворяющей запросам различных категорий пользователей. 
В процессе курса ЭСД студенты должны: 
– изучить основные понятия управления документами и нормативно-правовую базу; 

– освоить возможность применения математического аппарата в 
СЭД; 
– рассмотреть последовательности поиска информации в СЭД; 
– изучить порядок работы с документами в системе электронного 
документооборота и делопроизводства.  
Учебное пособие состоит из введения и трех глав, содержит как 
теоретические, так и практические материалы по основным разделам 
курса ЭСД. В работе приведены графические иллюстрации и математический инструментарий, что облегчает восприятие теоретического 
материала и делает его доступным для формирования у студентов 
твердых теоретических знаний и практических навыков по применению знаний данного курса. После каждой главы даны контрольные 
вопросы, которые будут полезны для подготовки к зачету по дисциплине «Системы электронного документооборота». 
 
 

Глава 1 

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ КУРСА 
«ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ 
ДОКУМЕНТООБОРОТА» 

1.1. ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ  
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.  
Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояния системы, или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. 
По месту составления все документы делятся на внешние входящие 
и внутренние, которые могут оставаться на предприятии либо отправляться другим организациям, т. е. быть исходящими.  
По уровню управления все документы можно разделить на четыре 
группы: государственного уровня; уровня министерства; объединений 
или корпораций; предприятий, фирм или организаций.  
По количеству вопросов, содержащихся в документе, можно выделить простые (Докладная записка) и сложные документы (Бизнес-план, 
Договор).  
По степени подлинности документы подразделяются на подлинники, черновики и копии.  
По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения.  
По методу обработки документов и их заполнения: ручного, машинного, автоматического.  

По степени гласности выделяют обычные документы, служебного 
пользования и секретные документы (совершенно секретные и документы особой важности).  
По назначению различают индивидуальные документы произвольной формы и документы типовой формы.  
По языку отображения выделяют текстовые документы, табличные, графические, документы с аудиоинформацией и мультимедийные 
документы. 
Документопоток – это процесс продвижения документов одного 
типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической 
системы в единую информационную систему. Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки 
информации, производить их оценку и оптимизацию. Поскольку документы возникают и передвигаются по мере выполнения функций 
управления, то на каждом предприятии создается свой документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, 
выполняемых над документом в строгом порядке, на рабочем месте,  
с момента возникновения документа до сдачи его в архив. 
Системы электронного документооборота (СЭД) являются обязательным элементом современного учреждения. Их использование 
направлено на повышение эффективности работы организаций как 
коммерческих, так и государственных. Наряду с аббревиатурой СЭД  
в литературе также распространены САД (система автоматизации делопроизводства), САДО (система автоматизации документооборота)  
и СЭДО (система электронного документооборота). 
Рассмотрим основные понятия СЭД. Под документооборотом, согласно ГОСТ Р 51141–98, понимается движение документов в организации с момента их создания (или входа в систему) до завершения исполнения (или выхода из системы). Движение документов включает 
всевозможную работу над ними: формирование, прием, регистрацию, 
рассылку, исполнение, хранение, повторное использование и т. д.  
На сегодняшний день действует новый принятый ГОСТ Р 7.0.8–2013 
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому 
делу. Делопроизводство и архивное дело» [18]. 
Электронный документооборот является механизмом управления 
документами в электронном виде, реализующим концепцию безбумажного делопроизводства. 

Объект электронного документооборота – электронный документ, сформированный средствами компьютерной техники и сохраненный на электронном носителе. Электронный документ может быть 
подписан с помощью электронной подписи – аналога собственноручной подписи, представляющей собой средство защиты информации от 
незаконного изменения и служащей для контроля подлинности и целостности электронных документов [15]. 
Итак, СЭД – это информационная система, управляющая процессом создания, обработки и хранения электронных документов и регулирующая информационные потоки организации во времени [1]. Изначально подобные системы автоматизировали лишь классическое делопроизводство, но к настоящему времени охватываемый ими спектр 
задач значительно расширился. СЭД сегодня работают с корреспонденцией, распорядительными и внутренними документами, договорами, проектной документацией и т. д. При помощи СЭД решается множество прикладных задач: управление проектами, интеграция с бухгалтерией, работа с клиентами, автоматизация формирования документов и др. Таким образом, все процессы, связанные с электронной документацией, управляются посредством СЭД. 
Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работа с ними (редактирование, просмотр, 
поиск по содержимому и атрибутам и т. д.). СЭД в рамках своей работы должна отслеживать все изменения в документах, сроки их 
выполнения и движение документации по организации, т. е. охватывать весь цикл делопроизводства. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам и функциям в зависимости от их категории, занимаемой 
должности и назначенных им полномочий. Кроме того, при разработке СЭД невозможно игнорировать существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства организации, 
а также интеграцию с существующими внутренними информационными системами. 
С экономической точки зрения рынок СЭД является весьма перспективным и в последние годы динамично развивается. Потребителями СЭД являются организации, кардинально различающиеся по 
своим масштабам, направлению деятельности и отрасли. Большой 
интерес к рынку СЭД имеется со стороны государственных учреждений, что прямым образом влияет на устойчивый рост данного сегмента. Электронный документооборот является ключевой позицией кон

цепции «электронного правительства», суть которой в устранении 
бюрократии и коррупции при взаимодействии государства, бизнеса и 
населения [1]. 
В теории под электронным правительством понимается новый 
способ организации деятельности органов государственной власти,  
а также предоставления информации и оказания уже сформированного набора государственных услуг гражданам и организациям. Этот 
способ основан на обширном использовании современных информационных технологий. Электронное правительство создается с целью 
повышения эффективности предоставления государственных услуг и, 
самое главное, повышения качества административно-управленческих процессов. 

1.2. МАТЕМАТИЧЕСКИЕ МОДЕЛИ  
ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 

Для разработки СЭД используются математические модели, которые помогают структурировать систему, выделить основные объекты и 
субъекты, обнаружить закономерности и связи в элементах, а также 
определить основные критерии оптимизации и ограничения информационной системы. Выделяют следующие типы моделей: теоретикомножественные, теоретико-графовые, автоматные, функциональные, 
дескрипторные.  
Для примера подробно рассмотрим применение двух моделей разных типов – теоретико-множественной и функциональной, отличающихся от прочих полнотой, охватом ключевых моментов СЭД и универсальностью.  

Теоретико-множественные модели 

Модели данной категории подразумевают представление объектов 
как элементов множеств, а их взаимодействие – как операции над 
множествами или отдельными элементами. Построение математической модели необходимо для формирования единой структуры представления исходной информации, связанной с документооборотом, что 
позволит упростить процесс моделирования при значительных объемах данных. Математическая модель при этом строится в терминах 

теории множеств. Примером такой модели является алгебраическая 
структура, предложенная в работе [16]: 

 
, 
i
ij
ij
S
L
T
 
 , 
 (1.1) 

где 
iS  – структурное подразделение, информационные потоки которого исследуются; 
ij
L  – множество входящей информации для текущего 

i-го подразделения из j-го подразделения; 
ij
T  – множество исходящей 
информации из текущего i-го подразделения в j-е подразделение;  
i  – шифр (код) подразделения в общей организационной структуре;  
j  – шифр подразделения, взаимодействующего с анализируемым i-м 
подразделением в процессе документооборота. Значения 
 1, ..., 
i
I

; 
 1, ..., 
j
J

 зависят от степени детализации структуры предприятия 
или организации и определяются целями исследования. 
Параметры информационного потока представлены в алгебраической структуре и включают наименование документа, срок выполнения и исполнителя, ответственного за операцию над документом:  

 


, 
, 
ij
ij
ij
ij
L
DN
P
A

, 
(1.2) 

 


, 
, 
ij
ji
ji
ji
T
DN
P
A

, 
(1.3) 

где 
(
)
ij ji
DN
 – наименование документа; 
(
)
ij ji
P
 – период или срок 

предоставления необходимого документа; 
(
)
ij ji
A
 – исполнитель функции или ответственное лицо. 
Приводятся следующие показатели эффективности работы подразделения: 

o
T  – общее время ожидания элементов потока в очереди на обработку; 

c
T  – суммарное время пребывания элемента потока в системе обслуживания;  

o
L  – общее количество всех элементов потока, ожидающих в очереди на обработку; 

c
L  – суммарное количество всех элементов информационного потока, находящихся в системе. 

Для моделирования потоков между подразделениями авторы [16] 
используют матрицы взаимодействия. Матрица составляется для каждого отдела или подразделения в отдельности и содержит данные о 
входной и выходной информации с указанием функций каждой структурной единицы. 
Предложенный подход позволяет рассматривать подразделения организации как многоканальные системы с очередью на обслуживание. 
Входными данными для моделирования служат матрицы взаимодействия, позволяющие получить такие параметры потоков, как интенсивность поступления, а в качестве показателя эффективности выбрано 
среднее время работы с документом в системе. Достоинствами предложенной модели являются ее достаточная универсальность и полнота, 
а также возможность осуществления оценки и оптимизации документооборота в подразделениях на основе приведенных показателей эффективности [15].  
Модель, представленная в работе [4], основывается на описании 
математического обеспечения метаданных объектов документооборота [5]. 
Под электронным документом авторы понимают информационную 
пару 

 


, 
i
di
di
d
M
C

, 
(1.4) 

где 
di
C
 – содержимое документа; 
di
M
 – его метаданные. 
Содержимое представляет собой информационное наполнение документа в виде приложенного файла или набора файлов с произвольными форматами. Метаданные – это описание документа, однозначно 
его идентифицирующее, отображающее статические и динамические 
характеристики. 
Основой данного алгоритма является анализ содержимого файла и 
определение класса, к которому относится документ, путем сравнения 
его с библиотекой шаблонов. В математической модели это отражается 
нахождением максимального значения функции 

 


1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
, 
p
a
d x
c
q d
d q
d q
d q
d q





, 
(1.5) 

которая описывает разницу между шаблоном и анализируемым документом. Величины 
1
5
d
d

 характеризуют присутствие в документе