Книжная полка Сохранить
Размер шрифта:
А
А
А
|  Шрифт:
Arial
Times
|  Интервал:
Стандартный
Средний
Большой
|  Цвет сайта:
Ц
Ц
Ц
Ц
Ц

Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения) В 2 частях. Часть 1

Покупка
Основная коллекция
Артикул: 768009.01.99
Курс лекций подготовлен в помощь слушателям дополнительной профессиональной программы «Документационное обеспечение управления в таможенных органах» на основе лекций, прочитанных автором в системе дистанционного обучения Академии в 2016-2019 гг. В сборник вошли лекции к разделам 3 и 4 ДПП: «Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) в Российской Федерации» и «Документирование управленческой деятельности таможенных органов». Особое внимание уделено анализу действующего законодательства в сфере ДОУ и изменений, произошедших в нем за последнее время: современных подходов к управлению документами как в отечественной, так и зарубежной практике; требований к квалификации документоведов. Курс лекций может быть полезен также для студентов всех форм обучения, изучающих дисциплины «Основы документооборота в таможенных органах», «Документационное обеспечение управления», «Информационные технологии в юридической деятельности», «Документирование управленческой деятельности в таможенных органах».
Матвеева, В. А. Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения) В 2 частях. Часть 1 : курс лекций / В. А. Матвеева. - Москва : РИО Российской таможенной академии, 2020. - 178 с. - ISBN 978-5-9590-1131-4. - Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/1840870 (дата обращения: 28.03.2024). – Режим доступа: по подписке.
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов. Для полноценной работы с документом, пожалуйста, перейдите в ридер.
Государственное казенное образовательное учреждение  
высшего образования  
«Российская таможенная академия»

В.А. МАтВееВА

ДокуМентАционное 
обеспечение упРАВления 
В тАМоженных оРГАнАх  
(с пРиМенениеМ 
электРонноГо обучения)

курс лекций

В 2 частях
часть 1

Москва
2020

УДК 005.92
ББК 65
 
М33

Д о п у щ е н о 
координационным учебно-методическим советом  
Российской таможенной академии к использованию в учебном процессе

Р е ц е н з е н т
А.И. ЦЕХАНОВСКАЯ, заместитель начальника Домодедовской таможни – начальник 
информационно-технической службы, подполковник таможенной службы

Э к с п е р т
О.Е. КУДРЯВЦЕВ, заведующий кафедрой информатики и информационных таможенных 
технологий Ростовского филиала Российской таможенной академии, д-р физ.-мат. наук, 
доцент

Матвеева В.А.
М33  
Документационное обеспечение управления в таможенных органах (с применением электронного обучения): курс лекций: в 2 ч. Ч. 1 / В.А. Матвеева. М.: РИО 
Российской таможенной академии, 2020. 178 с.

ISBN 978-5-9590-1131-4 (ч. 1)
ISBN 978-5-9590-1130-7

Курс лекций подготовлен в помощь слушателям дополнительной профессиональной программы «Документационное обеспечение управления в таможенных органах» 
на основе лекций, прочитанных автором в системе дистанционного обучения Академии 
в 2016–2019 гг. В сборник вошли лекции к разделам 3 и 4 ДПП: «Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) в Российской Федерации» 
и «Документирование управленческой деятельности таможенных органов».
Особое внимание уделено анализу действующего законодательства в сфере ДОУ и изменений, произошедших в нем за последнее время; современных подходов к управлению 
документами как в отечественной, так и зарубежной практике; требований к квалификации документоведов.
Курс лекций может быть полезен также для студентов всех форм обучения, изучающих дисциплины «Основы документооборота в таможенных органах», «Документационное обеспечение управления», «Информационные технологии в юридической деятельности», «Документирование управленческой деятельности в таможенных органах».

УДК 005.92
ББК 65

ISBN 978-5-9590-1131-4 (ч. 1)
ISBN 978-5-9590-1130-7 
© Российская таможенная академия, 2020

С о д е р ж а н и е

СПИСОК СОКРАщЕНИй ...............................................................................5

ПРЕДИСлОВИЕ ...............................................................................................7

л е к ц и я  1 
ДЕлОПРОИзВОДСтВО КАК ОтРАжЕНИЕ СИСтЕМы  
И тЕХНОлОгИИ УПРАВлЕНИЯ ДЕЯтЕльНОСтью  
ОРгАНИзАЦИИ: НОВАЯ ПАРАДИгМА УПРАВлЕНИЯ – 
ПРОЦЕССНый ПОДХОД .............................................................................20

л е к ц и я  2 
СОВРЕМЕННОЕ СОСтОЯНИЕ  
НОРМАтИВНО-МЕтОДИЧЕСКОй БАзы  
ДОКУМЕНтАЦИОННОгО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  
УПРАВлЕНИЯ (ДОУ) В РОССИйСКОй ФЕДЕРАЦИИ  
(КРАтКИй ОБзОР) .........................................................................................39
законы Российской Федерации ..............................................................43
Подзаконные акты ...................................................................................59
государственные стандарты Российской Федерации ..........................72
Методические материалы .......................................................................82

л е к ц и я  3 
тЕРМИНОСИСтЕМА В ОБлАСтИ ДОУ  
НА СОВРЕМЕННОМ ЭтАПЕ: ПРОБлЕМы  
И ПУтИ ИХ РЕшЕНИЯ ................................................................................86
терминосистема в области ДОУ ............................................................86
Информация .............................................................................................89
Документ ..................................................................................................95

л е к ц и я  4 
ДОКУМЕНт В ДЕлОПРОИзВОДСтВЕ  
(ОСОБЕННОСтИ УПРАВлЕНИЯ БУМАжНыМИ  
И ЭлЕКтРОННыМИ ДОКУМЕНтАМИ) ................................................. 110

л е к ц и я  5 
ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНтИРОВАНИЯ. 
СИСтЕМы ДОКУМЕНтАЦИИ,  
ИСПОльзУЕМыЕ В тАМОжЕННыХ ОРгАНАХ ..................................125

л е к ц и я  6 
ДОКУМЕНтИРОВАНИЕ  
УПРАВлЕНЧЕСКОй ДЕЯтЕльНОСтИ  
тАМОжЕННыХ ОРгАНОВ ........................................................................149
Организационные документы ..............................................................150
Распорядительные документы .............................................................156
Информационно-справочные документы ...........................................162

зАКлюЧЕНИЕ .............................................................................................174

СпиСок Сокращений

БД 
База данных
ВНИИДАД 
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
ВНИИоргтехники 
Всесоюзный научно-исследовательский институт оргтехники
гАУ 
главное архивное управление при Совете Министров СССР
гОСт 
государственный стандарт
гУгтК СССР 
главное управление государственного таможенного контроля при Совете Министров СССР
Д 
Документ
ДОУ 
Документационное обеспечение управления
ДПП 
Дополнительная профессиональная программа
ЕгСД 
Единая государственная система делопроизводства
гСДОУ 
государственная система документационного обеспечения 
управления
ИПС 
Информационно-поисковая система
ИПЯ 
Информационно-поисковый язык
ИС 
Информационная система
ИСО 
Международная организация по стандартизации (ISO)
Ит (IT) 
Информационная технология
КЭП 
Квалифицированная электронная подпись
МФЦ 
Многофункциональный центр
МЭДО  
Система межведомственного электронного документооборота
НМБ 
Нормативно-методическая база
НПА 
Нормативный правовой акт
ОДО 
Одел документационного обеспечения
ОК 
Общероссийский классификатор
ОКОгУ 
Общероссийский классификатор органов государственной 
власти и управления
ОКПО  
Общероссийский классификатор предприятий и организаций
ОКУД 
Общероссийский классификатор управленческой документации
ОРД 
Организационно-распорядительный документ
ПО 
Программное обеспечение
Р 
Регламент
СД 
Система документации

СДО 
Система дистанционного обучения
СИБИД 
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
СМЭВ 
Единая система межведомственного электронного взаимодействия
СП 
Структурное подразделение
СПС 
Справочно-правовая система
СУБД 
Система управления базами данных
СУД 
Система управления документами
СХЭД 
Система хранения электронных документов
СЭД 
Система электронного документооборота
тО 
таможенный орган
тЭСИ 
технико-экономическая и социальная информация
УД 
Управленческий документ (управленческая документация)
УР 
Управленческое решение
УКЭП 
Усиленная квалифицированная электронная подпись
УСД 
Унифицированная система документации
УСОРД 
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
УФД 
Унифицированная форма документа
УЦ 
Удостоверяющий центр
Фз 
Федеральный закон
ФОИВ 
Федеральные органы исполнительной власти
юзДО 
юридически значимый документооборот
ЭА 
Электронный архив
ЭВМ 
Электронно-вычислительная машина
ЭД 
Электронный документ
ЭП 
Электронная подпись
ARIS  
(от Architecture of Integrated Information Systems) Архитектура интегрированных информационных систем
DFD  
(от Data flow diagrams) Диаграмма поток данных
DVD-ROM 
Привод оптических дисков
IDEF 
Методология семейства ICAM (Integrated Computer-Aided 
Manufacturing) для решения задач моделирования сложных 
систем
OID 
Идентификатор объекта
PKI 
Инфраструктура открытых ключей
SADT 
(от Structured Analysis and Design Technique) Методология 
структурного анализа и проектирования
WFD  
(от Work Flow Diagram) Диаграмма потоков работ
XML 
(eXtensible Markup Language) Расширяемый язык разметки

Посвящается  
В.К. Боярову, А.Д. Матвееву

предиСловие

за последние три года в рамках дополнительной профессиональной 
программы «Документационное обеспечение управления (ДОУ) в таможенных органах»1 прошли обучение в среднем около 400 слушателей ежегодно, что лишний раз подтверждает ее актуальность.
Как нам представляется, повышение квалификации любой категории 
обучающихся (государственные гражданские служащие, должностные 
лица, работники), наряду с другими задачами, предполагает:
 − обозначить вектор развития служб документационного обеспечения управления (в таможенных органах – это отделы документационного 
обеспечения (ОДО), отделения делопроизводства, ответственные за делопроизводство): не случайно в современных стандартах подчеркивается 
роль и значение таких документов, как «политика»;
 − сформулировать проблемы, которые придется решать;
 − дать знания и привить навыки, которые помогли бы принимать правильные решения и эффективно выполнять поставленные задачи.
Перечисленное возможно реализовать только в тесном взаимодействии Академии с основным заказчиком – Управлением делами ФтС 
России. здесь залогом успешного сотрудничества является действенная 
и конструктивная обратная связь, в том числе с таможенными органами на 
местах. Надеемся, что в перспективе так и будет, а пока наши предположения о том, что ждет в будущем службы ДОУ (в лекциях мы попытались 
отразить современные тенденции), строятся в большей степени на анализе 
передового опыта других ведомств, мнениях экспертов в области управления документацией и информацией и международного опыта.
В «библии» управляющих документацией – стандарте ISO 15489 – 
один из принципов управления документацией подразумевает разделение 

1 Исторически так сложилось, что с момента образования Института повышения квалификации программу разрабатывает, поддерживает в актуальном состоянии и сопровождает процесс обучения кафедра информатики и информационных таможенных технологий Российской таможенной академии.

ответственности за работу с документами. Применительно к программам обучения это можно трактовать как разный подход к различным 
целевым группам: требования к квалификации сотрудников даже в рамках отделов документационного обеспечения могут отличаться, не говоря 
уже о сотрудниках в других подразделениях. Пока такие целевые группы 
в таможенных органах не определены, и обучение проходит по единой 
программе, что может вызывать трудности у части аудитории (для кого-то 
программа избыточна, и, возможно, для этой категории достаточно двухтрех дней обучения; для кого-то некоторые разделы являются «открытием»; кто-то хочет специализироваться в области Ит-технологий, архивоведения и т.д.).
В практической деятельности часто по-разному используется понятие 
«документовед». С одной стороны, под этим подразумевается должность 
по штатному расписанию, с другой – название специальности, профессии: 
требования к квалификации отличаются и часто существенно. В одних 
случаях не обязательно иметь высшее образование, в других, наоборот, именно высшее специальное образование (документоведческое) должно служить «пропуском» в профессию, чтобы иметь право заниматься 
именно управлением документами – создавать, модернизировать и поддерживать в рабочем состоянии систему управления документами (СУД) 
в таможенном органе1.
Подтверждением этих слов являются профессиональные стандарты2, 
утвержденные приказами Минтруда России (все зарегистрированы в Минюсте России):
 − специалист по управлению документацией организации3 (среди 
уровней квалификации – три высших);

1 Интересен в этом плане опыт СшА: Национальный Архив СшА выдает сертификат руководителя службы управления документами органа исполнительной власти (Agency 
Records Officer Credential, AROC) после соответствующего курса обучения. Федеральные органы власти должны назначать на должности руководителей служб управления 
документами (Agency Records Officer) только лиц, имеющих такие сертификаты и периодически подтверждающих свою AROC-сертификацию [Электронный ресурс]. URL: 
http://rusrim.blogspot.com/2019/08/blog-post_8.html (дата обращения 15.03.2019).

2 Слушатели могут сами, например, сравнить указанные стандарты с профессиональными стандартами, принятыми в Европе, в частности в Италии. См.: Стандарт UNI 
11536:2014 «Квалификации специалистов в области обработки данных и документов – 
Профессиональный профиль архивиста – требования к знаниям, навыкам и компетенциям» [Электронный ресурс]. URL: http://store.uni.com/catalogo/index.php/uni-115362014.html (дата обращения 03.06.2019).

3 Приказ Минтруда России от 10.05.2017 № 416н // СПС «КонсультантПлюс».

− специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией1 (среди уровней квалификации – три низших);
 − специалист по формированию электронного архива2.
С 2015 г. находится в разработке профессиональный стандарт для 
архивиста3.
Ознакомившись со стандартами, можно сделать вывод о том, что 
в нашей профессиональной среде можно выделить восемь уровней требований к квалификации работников исходя из трудовых функций, которые 
они выполняют.
Не можем в этой связи не остановиться на тенденциях, которые наблюдаются в последние годы: мы согласны с мнением Н. Храмцовской, которая утверждает, что сложилась ситуация, когда, с одной стороны, «основными требованиями к представителям нашей профессии являются уникальные и востребованные в современных условиях знания и умения 
в области управления документами, отличающие их и от Ит-специалистов, и от юристов»4, с другой стороны, как это не прискорбно, специалисты в области ДОУ теряют монополию на свои знания5. Происходит обратный процесс: сегодня необходимо, в первую очередь, учиться и получать 
знания в области смежных специальностей (современные Ит-технологии, 
право, менеджмент и др.) (рис. 1).

1 Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н // СПС «КонсультантПлюс».

2 Приказ Минтруда России от 19.04.2018 № 266н // СПС «КонсультантПлюс».

3 Проект профессионального стандарта «Хранитель (главный) архивных фондов, архивист» опубликован 25.12.2014 на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. В то же время на сайте Росархива в 2018 г. появилась информация о разработке профессионального стандарта «Специалист архива и руководитель архива». 

4 Храмцовская Н.А. Управление документами в электронную эпоху: мысли о будущем 
профессии // Вестник РггУ. 2014. № 2. С. 253.

5 Например, в магистерской программе МгУ им. ломоносова «Информационные правоотношения в инновационной экономике», которая была открыта в 2016 г. с целью 
подготовки юристов нового поколения для цифровой экономики, предусмотрены учебные курсы, традиционно читаемые в ВУзах, для подготовки документоведов по проблемам информационной безопасности, информационной культуры, информационного менеджмента, защиты персональных данных, использования и функционирования систем 
электронного документооборота.

Работодателям требуются: 

Специалисты, выполняющие не техническую работу  
с документами, а управленческую 

Организаторы работы с документами в условиях смешанного 
документооборота, которые готовы работать 

− с любой информацией,  
− с любыми системами документации, 
− на любых видах носителей 

Специалисты, способные быстро и постоянно самообучаться 

Специалисты, которые могут предлагать решения в условиях 
отсутствия надежных правовых и организационных ориентиров 

Рис. 1

Стремительное развитие IT-технологий, активное внедрение в практику организаций электронных документов и электронного документооборота, межведомственный обмен данными требуют «наведения порядка» 
в нормативной базе и терминосистеме ДОУ. Национальная программа 
«Цифровая экономика Российской Федерации» предусматривает это 
направление деятельности – по некоторым подсчетам, ожидается появление или изменение порядка 40 законодательных актов! Можно заметить, 
что точно так же, как законодательство оказывает влияние на выбор технологии работы с документами, внедрение современных IT-технологий 
в жизнедеятельность общества также побуждает постоянно совершенствовать законодательство.
По этой причине в нашем курсе лекции «Современное состояние нормативно-методической базы ДОУ в Российской Федерации» (модуль 3) 
и «Информатизация в сфере ДОУ» (модуль 51) носят ключевой характер.
Все понимают, что законы не пересказывают, их изучают. В подстрочных ссылках приводятся рекомендуемые источники и/или комментарии к ним. Не исключаем, что по истечении времени жизнь заставит вернуться (перечитать) к законам и взглянуть по-новому на те или иные явления. Для тех же, кто впервые приобщается к нашему сообществу, можно 

1 лекции из модуля 5 программы войдут в часть вторую сборника, выпуск которого запланирован в 2021 г.

порекомендовать воспользоваться Сборником извлечений из нормативных правовых актов по вопросам документационного и информационного 
обеспечения деятельности таможенных органов1.
В лекциях отражены мнения целого ряда авторитетных экспертов 
в области документоведения, права, информационных технологий, архивоведения и др., опубликованные не только в специальной и научной литературе, но и в периодике, на сайтах системных интеграторов и вендеров, 
предлагающих решения для автоматизации делопроизводства; содержащиеся в видеоматериалах научных конференций, веб-семинаров.
Одной из тем, изучаемых в рамках ДПП «Документационное обеспечение управления в таможенных органах», является тема «Документирование управленческой деятельности таможенных органов». В большей степени она адресована тем слушателям, которые недавно пришли 
в таможенные органы и еще не до конца изучили типовую инструкцию по 
делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации. С 1 июля 2018 г. в стране введен в действие новый стандарт – гОСт 
Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. требования к оформлению документов». Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. гОСт 
содержит все реквизиты, применяемые в процессе подготовки документов, причем в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. В этой связи считаем, что слушателям 
будет полезно ознакомиться с теми изменениями, которые зафиксированы 
в стандарте, но не вошли еще в ведомственные инструкции.
лекция «Правовое обеспечение процесса документирования» напомнит еще раз обучающимся, что для российской модели делопроизводства характерно закрепление в подзаконных нормативных актах и гОСтах 
единых и детально регламентированных правил работы с управленческой 
документацией.
Модуль 
5 
«Управление 
документами 
в 
таможенном 
органе» 
и модуль 6 «Экспертиза ценности документов» – наиболее сложные для 
восприятия и изучения поскольку подразумевают наличие у слушателей 
базовой подготовки в области менеджмента, информационных технологий и архивоведения. Сложность также заключается и в том, что нам приходится работать в условиях смешанного (гибридного) документооборота. 

1 Сборник извлечений из нормативных правовых актов по вопросам документационного и информационного обеспечения деятельности таможенных органов / авт.-сост. 
В.А. Матвеева. М.: РИО Российской таможенной академии, 2015.

Сложившаяся ситуация требует от документоведов знания как традиционных способов, методов и процедур работы с бумажными документами, 
так и современных – работу с электронными документами как в текущем делопроизводстве, так и в архиве. И если методика работы с бумажными документами давно отработана и понятна, то в работе с электронными документами еще много «белых пятен» и не проверенных временем 
гипотез и предположений. Остается только надеяться, что этот опыт будем 
осваивать без ощутимых потерь и, несмотря ни на что, двигаться вперед.
тема «Основные задачи и функции, выполняемые отделами документационного обеспечения в таможенных органах» (адресована, в первую 
очередь, начальникам ОДО), на первый взгляд, кажется простой и не должна вызывать особых затруднений. Но современные тенденции в нашей 
сфере деятельности говорят об обратном. Внедрение электронных документов, электронный документооборот уже оказывают существенное 
влияние на функции, которые должны выполнять ОДО: появляются новые 
цели, задачи, меняются подходы, технологии, методы работы с документами. Все это со временем должно быть отражено в организационных 
и технологических документах в таможенных органах.
К факторам, которые в будущем могут изменить нашу деятельность, 
можно отнести развитие таких перспективных современных информационных технологий, как блокчейн, распределенные реестры1, извлечение 
данных, облачные технологии (вычисления)2, искусственный интеллект3, 

1 Чем различаются блокчейн и распределенный реестр? [Электронный ресурс]. URL: 
https://aiz.com/documentation/articles/blockchain/ (дата обращения 01.02.2020).

2 Облачные вычисления – модель обеспечения удобного сетевого доступа по требованию 
к некоторому общему фонду конфигурируемых вычислительных ресурсов (например, 
сетям передачи данных, серверам, устройствам хранения данных, приложениям и сервисам – как вместе, так и по отдельности), которые могут быть оперативно предоставлены и освобождены с минимальными эксплуатационными затратами или обращениями 
к провайдеру [Электронный ресурс]. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Облачные_вычисления (дата обращения 01.02.2020).

3 Указом Президента РФ от 10.10.2019 № 490 «О развитии искусственного интеллекта 
в Российской Федерации» утверждена Национальная стратегия развития искусственного интеллекта на период до 2030 года // СПС «КонсультантПлюс».
Gartner прогнозирует, что к 2024 г. 69% рутиной работы, которую сейчас выполняют 
менеджеры, будет автоматизировано и станет выполняться с помощью искусственного 
интеллекта (ИИ). Роль менеджера в ближайшие четыре года может кардинально измениться: ИИ сделает менеджеров более ответственными за улучшение условий труда, повышение квалификации сотрудников и организационную компетентность в ответственном применении ИИ.