Организованный менеджер: Вначале подумай - затем приступай к работе

Ãëàâà 1

С 89

ISBN 91-86814-37-0
ISBN 5–279–02421–X

© Effektiv Kommunikation
B Ehrenberg–Sundin AB
© Финансы и статистика,
перевод на русский язык, 2002





0605010201
000
С
44
2002

010(01)
2002

УДК 658.012.4
ББК 65.050.2

Сундин Хокан
Организованный менеджер: Вначале подумай – затем приступай к работе: Пер. с швед. – М.: Финансы и статистика,
2002. – Пер. изд.: Håkan Sundin. Tänk först – arbeta sedan. Effektiv
Kommunikation B Ehrenberg–Sundin AB, Lidingö, Swerige. –
160 c., ил. – ISBN 5–279–02421–X

В научно-популярной книге известного шведского специалиста по вопросам организации управленческого труда систематизированы советы и
рекомендации по повышению эффективности работы как отдельных менеджеров, так и их групп (команд). Живой язык, примеры, иллюстрации и проверочные таблицы, делают усвоение материала простым и легким, помогают
развить и укрепить навыки самодисциплины.
Для широкого круга лиц, занятых в сфере управления. Рекомендуется преподавателям и студентам вузов как пособие при изучении курсов «Менеджмент» и «Экономика и социология труда», «Экономика и управление на предприятии» (по отраслям), «Государственное и муниципальное управление».

УДК 658.012.4
ББК 65.050.2
С 89

Перевод с шведского
М.Н. Коняевой

Çàéìèòåñü ñàìîäèñöèïëèíîé

Îãëàâëåíèå

От автора............................................................................................... 11

Вы могли бы многое сделать, если бы не работа! ............................ 12

Ïðåäèñëîâèå .................................................................................. 15

ÍÅ ÑÎÇÄÀÂÀÉÒÅ ÒÐÓÄÍÎÑÒÅÉ – ÍÅ ÍÀÄÎ! ........................ 15

ÃËÀÂÀ 1

ÇÀÉÌÈÒÅÑÜ ÑÀÌÎÄÈÑÖÈÏËÈÍÎÉ ..................................... 17

Закон Парето ................................................................................... 21

Искусство душевного равновесия ................................................. 23

Не отправляйте ум на пенсию в 25 лет ......................................... 25

ÃËÀÂÀ 2

ÎÏÐÅÄÅËÈÒÅ ÖÅËÜ ÆÈÇÍÈ!.................................................. 27

Жизнь только начинается в сорок! ............................................... 27

Вам 30 лет! ....................................................................................... 28

Вам 35 лет! ....................................................................................... 29

Вам 40 лет! ....................................................................................... 29

Вам 45 лет! ....................................................................................... 30

Вам 50 лет! ....................................................................................... 31

Вам 60 лет! ....................................................................................... 31

Чего вы хотите лично? ................................................................... 32

Выясните, каковы ваши сильные стороны!.................................. 33

Как вы определяете цель и достигаете ее ..................................... 34

Îãëàâëåíèå

ÃËÀÂÀ 3

ÎÏÐÅÄÅËÈÒÅ ÖÅËÜ ÐÀÁÎÒÛ! ................................................ 38

Тот, кто работает эффективно ...................................................... 39

Почему вы выполняете именно эту работу? ................................ 40

Несомненно, вы можете воздействовать на свою работу! ......... 42

Программа действий предоставит вам дополнительное
время! ................................................................................................ 45

Есть ли у вас масштабные цели работы?...................................... 46

Ключевые задачи – собирательное понятие ................................ 49

Будьте конкретны и используйте глаголы! .................................. 50

Задачи начальника............................................................................ 52

Функциональные рабочие задачи................................................. 53

Сформулируйте объявление о трудоустройстве ......................... 54

ÃËÀÂÀ 4

ÏËÀÍÈÐÓÉÒÅ ÁÎËÜØÅ ÂÐÅÌÅÍÈ! ...................................... 57

Личное время не должно превратиться в служебное .................. 59

Рационально используйте время в течение дня ........................... 62

Рационально используйте время в течение часа ......................... 65

Сверхурочное время может быть симптомом проблемы ........... 67

Возможные причины ваших переработок ................................... 69

Как вы используете время сегодня? .............................................. 74

«Поймайте» тех, кто крадет ваше время ...................................... 75

Составьте список «перерывов» ..................................................... 78

Не уходите от работы!.................................................................... 80

Планировать или парировать? ...................................................... 81

Îãëàâëåíèå

ÃËÀÂÀ 4

ÏËÀÍÈÐÓÉÒÅ ÁÎËÜØÅ ÂÐÅÌÅÍÈ!

Зонтик № 1 – Два часа в неделю под силу всем ........................... 81
Зонтик № 2 – Перечень задач на завтра с учетом приоритета
во времени........................................................................................ 82
Зонтик № 3 – Уделяйте достаточно времени небольшим
делам ................................................................................................. 85

ÃËÀÂÀ 5

ÏÓÑÒÜ È ÄÐÓÃÈÅ ÐÀÁÎÒÀÞÒ! ................................................ 87

Выберите подходящего человека! ................................................. 88

Нужный человек на нужном месте ................................................ 88

Объясните задачу и определите цель ............................................ 89

Предоставьте полномочия и средства .......................................... 90

Согласуйте вопрос отчетности ...................................................... 91

Проблемы и возможности ............................................................. 93

Как начальник, вы должны распоряжаться самым важным
достоянием предприятия ................................................................ 97

Делегировать полномочия для сокращения количества
препятствий ..................................................................................... 98

Вашу работу должны выполнять другие! .................................... 99

К сожалению, так может обстоять дело! .................................... 101

Согласовывайте, как будет отчитываться сотрудник .............. 101

Правильно давайте поручения .................................................... 102

Поставьте других в известность о делегировании
полномочий.................................................................................... 104

Будьте настроены положительно, это стоит того ..................... 106

Обучайте, но не мешайте! ............................................................ 104

Проблемы и препятствия в нас самих ........................................ 107

Îãëàâëåíèå

ÃËÀÂÀ 5

ÏÓÑÒÜ È ÄÐÓÃÈÅ ÐÀÁÎÒÀÞÒ!

Не беритесь за ту работу, выполнение которой поручили
другим! ............................................................................................109

НПСП, ПСР – чью работу я сейчас выполняю?.........................110

ÃËÀÂÀ 6

ÐÀÁÎÒÀÉÒÅ ÏÐÎÙÅ –
ËÈÁÎ ÍÅ ÐÀÁÎÒÀÉÒÅ ÂÎÎÁÙÅ! ......................................... 115

Начните с постоянных повседневных дел ...................................116

Определяйте момент достижения цели ........................................118

Разделите одну проблему на несколько ......................................118

Или обойдите проблему... .............................................................118

Привлекайте других к поиску путей упрощения
каждодневных рабочих заданий ..................................................120

Требования к рационализатору ...................................................122

ÃËÀÂÀ 7

ÎÒÍÎÑÈÒÅÑÜ Ê ÑÎÂÅÒÀÌ ÄÐÓÃÈÕ
ÊÐÈÒÈ×ÅÑÊÈ! .......................................................................... 123

Не плачьте над разлитым молоком! ............................................124

Назначайте регулярные встречи ..................................................126

Выполняйте повседневную работу! .............................................126

Подтверждение о выполнении поручения ..................................127

Храните в двух корзинах ..............................................................129

Принимайте быстрые решения.....................................................131

Не будьте препятствием! ...............................................................133

Îãëàâëåíèå

ÃËÀÂÀ 7

ÎÒÍÎÑÈÒÅÑÜ Ê ÑÎÂÅÒÀÌ ÄÐÓÃÈÕ
ÊÐÈÒÈ×ÅÑÊÈ!

Требуйте продуманных предложений ........................................ 134

Заряжайтесь энергией в период ожидания ................................. 135

Перестаньте мечтать, определите окончательные сроки ......... 135

Предоставьте шанс секретарю .................................................... 136

Договоритесь о «святом времени» .............................................. 136

Научитесь говорить «нет» ........................................................... 137

Делайте паузы! Не обманывайте себя и других ........................ 138

Ведите записи во время работыв процессе размышлений ....... 138

Дайте самооценку! ........................................................................ 139

Работайте на работе! .................................................................... 140

Говорите о том, когда вы вернетесь! .......................................... 141

Выделите время для чтения.......................................................... 141

Начните с канительных дел ......................................................... 141

Пообещайте себе вознаграждение .............................................. 142

Займитесь перестановкой мебели................................................ 142

Прекратите принимать незапланированных визитеров! ......... 143

Планируйте звонки ....................................................................... 145

Принимайте посетителей только по одному! ............................ 144

Не забывайте о записной книжке! .............................................. 147

Один раз в месяц делайте уборку! ............................................... 147

Не полагайтесь на факты! ............................................................ 147

Решитесь попросить о достойной заработной плате................ 148

Проявляйте себя ............................................................................ 149

Îãëàâëåíèå

ÃËÀÂÀ 7

ÎÒÍÎÑÈÒÅÑÜ Ê ÑÎÂÅÒÀÌ ÄÐÓÃÈÕ
ÊÐÈÒÈ×ÅÑÊÈ!

Делайте то, что нужно...................................................................152

 Будьте готовы покинуть стол переговоров.
Обычно к ним можно вернуться снова ........................................153

Не забывайте, что жизнь начинается сегодня ............................153

Общайтесь с положительно настроенными людьми .................154

Смейтесь над своими ошибками ..................................................155

ÌÎß ÏÐÎÃÐÀÌÌÀ ÄÅÉÑÒÂÈÉ ............................................. 157

Îãëàâëåíèå

Îò àâòîðà

Пользующаяся большой популярностью в Швеции и США, эта
книга по праву может считаться пособием как для тех, кто только вступает в жизнь, так и для опытных работников. Настоящее
5-е (для шведского читателя) издание переработано и дополнено
специально для россиян. В книге читатель найдет все, что необходимо знать, чтобы добиться успеха в работе. Ее разделы посвящены вопросам организации работы, планирования времени,
определения целей, делегирования полномочий и поручений и
осуществления совместной деятельности. Наряду с этим в книге
содержится ряд полезных советов и рекомендаций.
Автор неоднократно использовал материалы книги при подготовке лекций на курсах, организованных для сотрудников таких
известных и крупных шведских фирм, как «Скания», «Эрикссон»,
«Вольво» и «Стура-энсо», а также сотрудников Администрации
Премьер-министра и Министерства обороны Швеции. Среди слушателей курсов было очень много представителей малого и среднего бизнеса.
Автор уверен, что книга будет с интересом принята широкими кругами российских читателей, а знакомство с представленной в ней информацией станет первым шагом к достижению вершин в любом виде деятельности.

Хокан Сундин

Âû ìîãëè áû ìíîãîå ñäåëàòü,
åñëè áû íå ðàáîòà!

Идеи книги направлены на то, чтобы ее читатели
достигли результата, а их работа стала более эффективной.
Может быть, вы вовсе не будете работать, «когда
станете большим человеком»! Ведь еще древние греки и римляне считали, что работа – это удел рабов и
женщин. Теперь уже нет рабов в прямом смысле этого слова, и восприятие роли женщин претерпело изменения. Но у нас есть то, чего не было у римлян и
греков: роботы и компьютеры!
Я храню слабые воспоминания поры своей молодости, 50-х годов, когда мы мечтали о том, что в будущем Швеция станет раем свободного времени.
Механизмы и роботы будут выполнять всю работу, а
мы посвятим себя высокому, самореализации, как
впоследствии это стало называться.
Сегодня есть роботы. Есть компьютеры. Но где
же рай свободного времени? Дается дополнительная
неделя отпуска, во время которой нас просят поработать! Да и безработица существует...
В какой-то момент развития общества резко переменилось представление о работе и о свободном
времени. Оно стало негативным вместо позитивного.
Зачем нужно стоять в очереди за вероятной работой, когда вместо этого можно было бы зарабатывать
деньги. Почему бы не предложить тем, у кого сегодня
нет работы, возможность постоянной самореализации?
Будучи материально обеспеченными, они смогут рисовать картины, заниматься пчеловодством, сочинять
стихи, заниматься охотой, рыболовством, резьбой по
дереву, разводить рыб в аквариуме, читать книги, ув

Âû ìíîãîå ìîãëè áû ñäåëàòü, åñëè áû íå ðàáîòà

лекаться театральным творчеством, руководить молодежной футбольной командой, играть на балалайке,
писать дискуссионные статьи, думать! Я уверен, что
это подстегнуло бы создание новых малых и больших
предприятий.
Даже если вы уже решили стать человеком будущего, вам все же следует прочесть эту книгу!
Вы можете также воспользоваться идеями и рекомендациями, как распорядиться свободным временем.
Обучение игре на баяне, пчеловодство или занятия живописью требуют столь же больших усилий и
планирования, как и проведение технического анализа на работе.
Распределение домашних обязанностей в принципе не отличается от того, как это происходит на рабочем месте. Можно, например, либо распорядиться: «Купи два литра молока!», либо делегировать полномочия: «Ты отвечаешь за то, чтобы дома всегда
было молоко».
Многие рекомендации уместны как дома, так и на
работе. Как у вас обстоят дела с важными документами, страховками, займами, декларациями?
Если вы собираетесь стать человеком будущего,
то хорошо бы стать действительно эффективным,
даже если по этому поводу будут иронизировать.

Ãëàâà 1

Íåáîëüøàÿ íàïóòñòâåííàÿ ìîëèòâà:

«Господи, дай мне силу, чтобы изменить то,
что можно изменить.
Дай мне терпение жить с тем,
что нельзя изменить, и
дай мне мудрость увидеть разницу между тем и другим!»

Фома Аквинский
Итальянский философ и теолог (1225–1274 гг.).
Он был причислен к лику святых в 1323 г.!

Çàéìèòåñü ñàìîäèñöèïëèíîé

Ïðåäèñëîâèå
Íå ñîçäàâàéòå òðóäíîñòåé –
íå íàäî!

«Ничто не ново под луной». Данная книга также не
является новой по своему содержанию. Перед вами
новое сочетание известных истин. Этой теме уже было
посвящено много литературы. Отчасти это мои собственные сочинения (последнее из них «Эффективность в работе»), отчасти – журнальные статьи. Для
многих Петер Друкер стал великим пророком, оказавшим влияние на своих последователей – писателей, педагогов и экспертов, таких, как Эд Блисс,
Джимми Калано, Джефф Сальцман, Ричард Карлсон
и Грегер Йельм.
Поскольку я сам занимался изучением различных аспектов этой темы, я, естественно, нахожусь
под влиянием предшественников и коллег. Я попытался представить «свою комбинацию» в виде резюме, чтобы у вас осталось время для того, чтобы
приступить к новой, более эффективной повседневной работе.
Эта книга – мое обращение к тем, у кого не было
возможности следить за литературой по данной тематике, а не к моим коллегам, которые уже знакомы с
состоянием в этой области знания.
Планирование не должно стать самоцелью! Велик риск того, что оно закончится отвлечением от
собственно работы. Многие считают, что средства,
подобные ошеломляющим настольным или компьютерным еженедельникам, магнитным доскам, сотворят чудеса. Управление некоторыми из этих
вспомогательных средств, однако, требует очень

Ïðåäèñëîâèå

высокого уровня самодисциплины. Отдельные
люди не выдерживают дополнительной бюрократизации  помимо  той,  которая  требуется  для
работы.
Для того чтобы осуществить план действий, представленный в последней главе книги, вовсе не требуется такого высокого уровня самодисциплины. Однако это именно тот план, который действительно
сделает вас эффективным, придаст вашей работе новое содержание.
Во многих случаях у вас, кроме того, появится
дополнительное время для разработки будущих
планов.

Хокан Сундин