Информационные системы управления производственной компанией. MS Project 2016


А.Г. Тимофеев О.Г. Лебединская



Информационные системы управления производственной компанией

Методические материалы по программному продукту Project Expert

А.Г. Тимофеев, О.Г. Лебединская



Информационные системы управления производственной компанией

MS Project 2016
Лабораторный практикум


Под общей редакцией кандидата экономических наук, доцента А.Г. Тимофеева
Второе издание, переработанное и дополненное

Рекомендовано Научно-исследовательским институтом образования и науки в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений
Рекомендовано Международным учебно-методическим центром «Профессиональный учебник» в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений
                                         Электронные версии книг издательства «ЮНИТИ-ДАНА» на сайте Международной электронной библиотеки «Образование. Наука. Научные кадры» www.niion.org






ю н и т и UNITY

Москва • 2020

УДК [004.42:658](075.8)
ББК 65.291.21 с515я73-1
     Т41

Авторы:
А.Г. Тимофеев (гл. 1—3, 5), О.Г. Лебединская (гл. 4)

Рецензенты:
доктор экономических наук, профессор О.А. Строева (Среднерусский институт управления — филиал РАНХиГС, Орел)
доктор экономических наук, профессор Е.Г. Попкова
(Волгоградский государственный технический университет)




Главный редактор издательства Н.Д. Эриашвили, кандидат юридических наук, доктор экономических наук, профессор, лауреат премии Правительства РФ в области науки и техники



       Тимофеев, Александр Гурьевич.
Т41       Информационные системы управления производственной компани-
       ей. MS Project 2016: учеб. пособие для студентов вузов / А.Г. Тимофеев, О.Г. Лебединская; под ред. А.Г. Тимофеева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2020. — 67 с.
       I. Лебединская, Ольга Гурьевна.


       ISBN 978-5-238-03393-8
       Агентство CIP РГБ

           В лабораторном практикуме по дисциплине «Информационные системы управления производственной компанией» рассмотрены вопросы создания проектов с использованием программного продукта MS Project 2016.
           Для студентов, обучающихся по всем профилям подготовки бакалавров направлений 01.03.02 «Прикладная математика и информатика», 02.02.03 «Математическое обеспечение и администрирование информационных систем» и 10.03.01 «Информационная безопасность».



ББК 65.291.21с515я73-1


ISBN 978-5-238-03393-8


© А.Г. Тимофеев, О.Г. Лебединская, 2018, 2020
© ИЗДАТЕЛЬСТВО ЮНИТИ-ДАНА, 2018, 2020
Принадлежит исключительное право на использование и распространение издания (Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Воспроизведение всей книги или любой ее части любыми средствами или в какой-либо форме, в том числе в интернет-сети, запрещается без письменного разрешения издательства.

            Введение




   Microsoft Project — самое популярное решение для управления проектами. Оно включает в себя средства управления проектами, доступ к информации и поддержку коллективной работы, а также является мощной платформой, способствующей повышению производительности труда и более эффективному ведению бизнеса. Microsoft Project обеспечивает возможность управлять расписаниями и ресурсами, упрощает руководство совместной работой и анализ информации по проекту.
   С 2007 г. новая версия проекта MS Project публикуется каждые три года. Таким образом, последней на данный момент является версия приложения 2016 с подпиской на «Office 365», совместимая с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается наиболее распространенным и «легким», относящимся к начальному уровню управления проектами и программному обеспечению с классическим стандартным офисным интерфейсом.
   Рекомендуется начать работу в MS Project с введения в проектный подход как таковой — знакомство с его принципами и методами проектирования. Это необходимо для правильного использования инструментов: для разделения крупных проектов на части, для настройки временных оценок, учета и определения Рисунок ков, отслеживания совместной работы и использования мотивационных методов.
   Если проектный подход реализован, программа проекта помогает решить следующие задачи:
   •  шаг за шагом разрабатывать проект, используя интеллектуальные подсказки на разных уровнях. Например, рядом с номерами задач появляются заметные значки индикаторов, которые информируют о дополнительных параметрах задачи. Ход выполнения задачи можно наблюдать непосредственно на временной шкале;
   •  создать задачи, распределить ресурсы, определить сроки и получить модели, максимально приближенные к реальности;
   •  создать сетевую диаграмму проекта;
   •  назначить иерархические структурные коды для ресурсов и задач;
   •  использовать консолидированный анализ групп проектов и общий пул ресурсов, что позволит оптимизировать план проекта на уровне организации в целом;


3

   •  при необходимости можно изменить заданный период выполнения задач;
   •  анализировать текущее состояние дел и тенденции развития проекта с помощью автоматизированных средств подготовки отчетов (более того, программа позволяет запомнить промежуточное текущее состояние проекта, чтобы вернуться к его анализу позже);
   •  создать шаблоны проектов;
   •  моделировать варианты для любых решений (например, изменение схемы финансирования, замена механизмов и поставок и т.д.), а также провести анализ последствий гипотетического принятия конкретной модели.
   Для работы в программе используются понятия «задача», «ресурс» и «назначение». Для достижения цели проекта работа делится на задачи. Термин «ресурс» чаще применяется к работнику, но он также может относиться к недвижимости, оборудованию, материалам.
   В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда ресурсы выделяются на выполнение задачи. Назначения определяют время, необходимое для решения задач, и, как следствие, общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.), ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм.
   Чтобы отобразить необходимую информацию на одном экране вместо одного (обычного) режима просмотра, установив «флаг» в меню, отобразится комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что позволяет одновременно просматривать два представления.
   Более подробно настройки Microsoft Project 2016 мы рассмотрим в главе 2 «Введение в работу Microsoft Project 2016».

4

Основы информационных систем управления компанией



        1.1. Введение в проектное управление

   Проект — временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг (PMBOK, 2008). Каждый проект имеет ограничения, представленные на рис. 1.



Удовлет-

воренность

заказчика

Рис. 1. Ограничения проекта

    Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам:
    • временность — любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам); в случае если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго;
    • уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством;
    • последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала.
    Несмотря на то что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством характеристик:
    • выполняется людьми;

5

    • ограничен доступностью ресурсов;
    • планируется, исполняется и управляется.
    Под определение проекта не попадает операционная деятельность. Но дело в том, что даже операционную деятельность можно рассматривать как проект, в том числе в Microsoft Project, например квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, так как результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ. Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется стандартный подход к проектному управлению (рис. 2).



Рис. 2. Жизненный цикл проекта

    Моделирование проектов в Microsoft Project 2010 позволяет:
    • применять на практике системные подходы и методы управления проектами;
    • определять перечень задач, которые необходимо выполнить в ходе проекта, и разрабатывать структурную декомпозицию работ в Microsoft Project 2016;
    • определять последовательность работ и создавать сетевую диаграмму проекта в Microsoft Project 2016;
    • разрабатывать ресурсный план проекта в Microsoft Project 2016;

6

   •  разрабатывать смету и бюджет проекта в Microsoft Project 2016;
   •  разрабатывать календарный план в Microsoft Project 2016;
   •  создавать и оптимизировать план управления проектом с использованием Microsoft Project 2016;
   •  управлять рисками проекта;
   •  готовить отчетность с применением метода освоенного объема;
   •  работать с удаленными командами;
   •  управлять ресурсами в мультипроектной среде.

        1.2. Информационные системы управления компанией

   В настоящее время управление проектами немыслимо без информационной системы.
   Основные задачи, которые решаются посредством информационных систем:
   •  разработка СДР — определение полного перечня работ проекта;
   •  введение перечня ресурсов — сотрудников, производственных мощностей, материалов и т.д.;
   •  введение календарей ресурсов — времени, когда ресурс может быть назначен для выполнения работ;
   •  определение последовательности работ — установка связей между операциями. Построение сетевой модели проекта;
   •  назначения ресурсов на работы;
   •  назначения длительностей работ и временных ограничений работ;
   •  разработка расписания проекта — определение дат старта и финиша для каждой работы проекта;
   •  оптимизация расписания, выравнивание загрузки ресурсов;
   •  разработка сметы проекта — определение стоимости каждой работы с учетом назначенных ресурсов и их расценок;
   •  расчет бюджета проекта — распределение стоимости проекта по времени и статьям затрат. Определение объемов финансирования проекта;
   •  фиксирование базового плана проекта;
   •  управление рисками проекта;
   •  ввод информации о фактическом исполнении работ;

7

    • контроль исполнения. Анализ отклонения текущего плана от базового. Отчетность по исполнению проекта;
    • обеспечение необходимых коммуникаций между участниками проекта. Хранение проектной документации.
    В данный момент из большого количества информационных систем управления проектами (в дальнейшем ИСУП) в России наиболее часто используются:
    • Microsoft Project;
    • Spyder Project;
    • Primavera;
    • Project Libre;
    • Clarizen;
    • другие системы.
    Каждая из этих систем выполняет перечисленные выше задачи. В рамках данного пособия мы будем рассматривать Microsoft Project 2016

8

Введение в работу Microsoft Project 2016



        2.1. Структура данных в Microsoft Project

   Для того чтобы эффективно использовать Microsoft Project 2016, необходимо понимать структуру данных. Вся информация хранится в таблицах. В Microsoft Project 2016 есть три основные таблицы (на самом деле таблиц больше, но для понимания работы достаточно знать эти три): Задачи, Ресурсы и Назначения


Рис. 3. Основные таблицы в Microsoft Project

    Все свойства задач и ресурсов можно разделить на три группы:
    • поля, назначение которых фиксировано в системе и которые задаются пользователем, например название задач и ресурсов, длительность задачи;
    • поля, назначения которых фиксировано в системе и которые рассчитываются Microsoft Project 2016 на основании первой группы полей, притом правило расчета изменить нельзя;
    • поля, назначение которых не прописано в Microsoft Project 2016, равно как и правила расчета, — все определяется пользователем.
    Через настройку данной группы полей поддерживаются специфические задачи по управлению проектами в конкретной компании.


9