Персональная эффективность

МИНИСТЕРСТВО ОБРА ЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ 
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «МИСиС»

№ 2326

Кафедра социальных наук и технологий

М.В. Лейкова

Персональная эффективность

 

Учебное пособие

Рекомендовано редакционно-издательским
советом университета

Москва  2015

УДК 65.012
 
Л42

Р е ц е н з е н т
канд. пед. наук, доц. Е.Н. Щавелева

Лейкова М.В.
Л42  
Персональная эффективность : учеб. пособие / М.В. Лейкова. – М. : Изд. Дом МИСиС, 2015. – 54 с.
ISBN 978-5-87623-861-0

В учебном пособии системно изложены современные базовые принципы, 
методы и правила достижения персональной эффективности. Даны пошаговые практические задания по организации самостоятельной работы, мотивации, целеполаганию, расстановке приоритетов, отдыху, эффективной работе 
без стресса. Пособие предоставляет возможность изучить понятия, базовые 
принципы, методы и правила персональной эффективности и начать применять их на практике.
По основным темам курса приведены наглядные интеллект-карты (Mind 
map), созданные в программе Mind Manager, дающие комплексное системное 
представление изучаемого материала.
Пособие предназначено для всех студентов, изучающих курс «Персональная эффективность».

УДК 65.012

ISBN 978-5-87623-861-0
 М.В. Лейкова, 2015

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ...............................................................................................6
Цели и задачи курса
«Персональная эффективность» ............................................................ 6
Ступени подходов к «персональной эффективности»......................... 6
 «Фиксация дел» ................................................................................... 6
 «Календарное планирование» ........................................................... 6
 «Планирование по приоритетам» ..................................................... 7
«Персональная эффективность.
Современный тайм-менеджмент» ..................................................... 7
Отечественная школа научной организации труда .............................. 7
Эффективность и персональная эффективность .................................. 8
1. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ ..............................................................................9
1.1. Основные понятия. Цели и задачи деятельности .......................... 9
1.2. Ценности как основа целеполагания .............................................. 9
1.2.1. Декларация о личной миссии ................................................. 10
1.2.2. Цели и ключевые области жизни ........................................... 10
1.2.3. «Управление собой как компанией» .......................................11
1.2.4. SMART-цели и надцели .......................................................... 12
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ..............................................................................13
2.1. Планирование в условиях динамично изменяющейся среды ... 13
2.2. Контекстное планирование ............................................................ 13
2.3. Жестко-гибкое планирование дня ................................................. 15
2.4. Метод структурирования внимания и горизонты
планирования .......................................................................................... 16
3. ХРОНОМЕТРАЖ ................................................................................19
3.1. Время – невосполнимый ресурс .................................................... 19
3.2. Поглотители времени и борьба с ними ........................................ 19
3.3. Хронометраж как персональная система учета расходов
времени .................................................................................................... 20
3.4. Техника фиксации расходов времени  .......................................... 21
3.5. Хронометраж и оценка личной эффективности .......................... 22
4. ОБЗОР ЗАДАЧ .....................................................................................23
4.1. Обзор задач. Основные понятия и определения ......................... 23
4.2. Технологии обзора задач ................................................................ 23

4.2.1. Контрольные списки................................................................ 23
4.2.2. Двухмерные графики ............................................................... 24
4.2.3. Интеллект-карты  ..................................................................... 25
5. ПРИОРИТЕТЫ ....................................................................................27
5.1. Основные способы и методы расстановки приоритетов  .......... 27
5.2. Матрица Эйзенхауэра ..................................................................... 27
5.3. «Принцип 20/80» ( Закон Парето)  ................................................ 28
6. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОЧЕЙ НАГРУЗКИ
И САМОМОТИВАЦИЯ .........................................................................29
6.1. Правила эффективного отдыха ...................................................... 29
6.2. Методы и способы самонастройки на решение задач ................ 30
6.2.1. «Заточка карандашей» ............................................................. 30
6.2.2. «Количественное измерение времени на задачу»  ............... 30
6.2.3. «Метод будильника» ................................................................ 31
6.2.4. «Творческая лень» ................................................................... 31
6.2.5. Контроль исполнения с помощью таблицы
ежедневных дел .................................................................................. 32
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ...............................................................33
Рабочая тетрадь «Персональная эффективность» ............................. 33
1. Планирование рабочего дня ......................................................... 33
2. Методы и способы самонастройки.
Метод «швейцарского сыра» ............................................................ 34
3. Методы и способы самонастройки.
«Уничтожение мелких неприятных дел» ........................................ 35
4. Методы и способы самонастройки.
«Награждаем себя за эффективность» ............................................ 36
5. Методы и способы самонастройки для решения больших 
трудоемких задач ............................................................................... 36
6. Методы и способы самонастройки.
«Грамотный отдых» ........................................................................... 38
7. Целеполагание. Выявление жизненных ценностей. 
«Мемуарник» ...................................................................................... 39
8. Целеполагание. Цели и ключевые области жизни. 
Стратегические цели. «Стратегическая картонка» ........................ 40
9. Планирование. Метод структурированного внимания и 
горизонты планирования .................................................................. 41

10. Хронометраж . Обзор задач. Двухмерные графики.
«Таблица хронометража по всем предметам семестра» ............... 42
11. Диагностика вашей эффективности управления временем .... 43
12. Анализ использования методик для создания вашей системы 
персональной эффективности  ......................................................... 44
13. Итоговое эссе: «Мои шаги для создания личной системы 
персональной эффективности» ........................................................ 46
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ....................................................47
Приложение. Интеллект- карты ............................................................... 48

ВВЕДЕНИЕ

Цели и задачи курса
«Персональная эффективность»

Неотъемлемым качеством профессионала в любом деле должно 
быть умение рационально расходовать свое время, эффективно организовывать свою работу, умение уложиться с исполнением работы 
в определенные сроки. Не владеющий методами организации персональной эффективности студент вряд ли сможет стать полноценным 
специалистом и хорошо учиться. 
Курс «Персональная эффективность» имеет практическую направленность на умение правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными занятиями и стратегическими задачами, оптимизировать планирование исходя из конкретных целей и 
достигать хороших результатов. Изучение курса дает возможность 
делать то, что действительно нужно, отделять существенное от незначительного, грамотно использовать время, координировать свою 
работу и усилия с действиями других людей, развивать творческие 
способности, контролировать свои дела, улучшать качество жизни, 
устанавливать баланс между работой и личной жизнью. Курс создает предпосылки для создания комплексной системы управления 
персональной деятельностью с учетом индивидуальных особенностей личности. 

Ступени подходов к «персональной эффективности»

 «Фиксация дел»

Ступень 1. Составляется список предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными 
занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке. 

 «Календарное планирование»

Ступень 2. Делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем, поэтому такое широкое 
распространение получили перекидные календари и блокноты для за

писи деловых встреч. Дела распределяются на более длительный период, однако при этом не соблюдается принцип приоритетности. 

 «Планирование по приоритетам»

Ступень 3. Добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко-, 
средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования. 

«Персональная эффективность.
Современный тайм-менеджмент»

Ступень 4. Сегодня организация своей деятельности рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент 
для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и мироощущением человека. Значимым моментом (в отличие от прежних подходов) 
является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется новый элемент – «кайрос» – качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем – «хроносом». 
Большое внимание уделяется также психологическим особенностям 
организации времени каждой отдельной личностью (особенности характера, особенности восприятия мира ). Такой качественный скачок 
требует более глубокого познания себя, высокой самодисциплины и 
настойчивости. 

Отечественная школа научной организации труда

Часто «Персональная эффективность» (тайм-менеджмент) воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда имеет ряд собственных достижений, 
не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были 
позаимствованы западными специалистами. В истории становления 
отечественной школы организации труда и личного времени следует 
выделить три этапа:
Первый этап. Приходится на 20-е годы ХХ в. – период бурного 
развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время 
грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе 

было связано с деятельностью А.К. Гастева (Центральный институт 
труда) и П.М. Керженцева (Лига «Время»).
Второй этап. Начался с выхода книги Д.Гранина «Эта странная 
жизнь» в начале 70-х годов ХХ в. В ней рассказывается о биологе 
А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель – 
разработать периодическую систему биологических объектов. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения 
цели, оказалось гораздо больше средней продолжительности жизни 
человека. Тогда он решил изыскивать резервы времени, для чего стал 
вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты и планировать свою работу.
Третий этап. В 2001 г. на сайте (www.improvement.ru) зародилось 
онлайновое тайм-менеджерское сообщество (основатель и руководитель Г.А. Архангельский). На сегодняшний день Т-М сообщество и 
компания «Организация времени» – основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в нашей 
стране. 

Эффективность и персональная эффективность

Из экономики – эффективность это соотношение результата труда 
и затрат. 
 Персональная эффективность заключается в стремлении достигнуть личных целей.
 Если вы четко определили свои цели, то сможете оценить и эффективность их достижения для себя лично. При этом кто-то другой 
не сможет определить вашу эффективность. Она имеет смысл только 
для вас лично.
Чтобы измерить персональную эффективность, надо задать себе 
вопрос: «Насколько хорошо я знаю свои цели и что я делаю для их 
достижения прямо сейчас?» 
Смысл персональной эффективности в достижении целей и переходе от нынешнего состояния к желаемому. Чем выше персональная 
эффективность, тем быстрее происходит этот переход.

1. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

1.1. Основные понятия. Цели и задачи деятельности

Современный подход к персональной эффективности – не просто 
набор приемов из области «как успевать укладываться в сроки» или 
«как правильно проводить собрания». Это система управления собой 
и своей деятельностью. Основными элементами системы управления 
собой и своей деятельностью являются: эффективность, технология, стратегия, философия.
Эффективность. Этот элемент дает ответ на вопрос: «Как нужно 
идти, чтобы с наименьшими затратами усилий и в намеченный срок достичь поставленной цели?». Это классический тайм-менеджмент (определение расходов своего времени, планирование деятельности, например, как хорошо подготовиться к экзамену за минимальное время).
Технология позволяет находить наиболее успешные решения. 
Можно искать решение возникшей проблемы, воспользовавшись перебором огромного количества вариантов, тратя большие временные 
ресурсы, а можно использовать, например, технологии изобретательских задач (ТРИЗ).
Стратегия – это ответ на вопрос: «Куда двигаться?» Очевидно, 
что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном 
направлении. Это уровень целеполагания, определения целей.
Философия. В контексте персональной эффективности «философия» – это ответ на вопрос: «Зачем?» Зачем ставить именно такие 
цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности, смыслы? 
Таким образом, вопросы организации личной эффективности самым 
тесным образом связаны с определением наших жизненных целей. 
Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

1.2. Ценности как основа целеполагания

Одним из способов определения базовых ценностей, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели, является «мемуарник» (от слова «мемуары») 
Правила заполнения «мемуарника»:
1. Каждый день вечером выделите 3–5 минут спокойного времени. 
Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь Главное событие 

дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не 
обязательно главное достижение дня. Самым ярким событием может 
оказаться, например, пятиминутный разговор с прохожим. Событие 
может быть и позитивным, и негативным. 
2. В конце недели выпишите Главное событие недели (ГСН) – 
одно из семи. В конце месяца – Главное событие месяца. В конце 
года – Главное событие года.
3. Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе 
которой именно это событие вы сделали главным.
Пример.
Событие: «встретился с бывшим одноклассником», ценность – «душевная близость», или «хорошо выступила на семинаре», ценность – 
«самоуважение». Список ценностей у каждого свой. Люди разные, ценности разные – важно определить те, которые важны именно для вас.
«Мемуарник» дает возможность довольно быстро составить список ключевых ценностей, побуждает каждый день уделять несколько 
минут внимания главным составляющим жизни.

1.2.1. Декларация о личной миссии

Данный подход к определению ценностей был предложен Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Декларация о личной миссии – это документ, в котором вы пытаетесь 
сформулировать свои задачи в этом мире – что для вас важно, чего вы 
хотите добиться? Цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем. Миссия – то, что мы «отдаем», привносим в этот мир. 

1.2.2. Цели и ключевые области жизни

Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические 
цели следует во всех основных областях жизни, которые имеют для 
вас значение. Часто цели ставятся в отношении лишь карьеры или 
финансового благополучия, при этом полностью забывается необходимость постановки целей в других важных областях собственной 
жизни. В результате люди слишком много работают, но при этом личная жизнь не складывается. Или, наоборот, будучи счастливыми в семейной жизни, они совершенно не ощущают собственного развития и 
переживают по этому поводу. 
Следует определить ключевые области, на которые нашу жизнь 
можно условно разделить. Это позволит выявить четкую структуру 

дел и развиваться в жизни более сбалансированно, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений деятельности.
Ключевые области – это от 5 до 9 основных направлений деятельности, в которых развивается ваша жизнь.
Ключевые области помогают более точно поставить жизненные 
цели, ничего не забыть и не упустить. 
Задание: составьте список своих ключевых областей:
 
● возьмите 30–40 бумажных карточек и выписывайте на них ваши 
обычные ежедневные дела. (Например, «пишу реферат», «смотрю 
футбольный матч», «разговариваю с другом по телефону»);
 
● разложите эти карточки на 5–9 групп, в каждую группу – близкие по смыслу задачи;
 
● придумайте группам простые названия (например, учеба, семья, 
друзья, отношения с любимым человеком, работа, спорт, благосостояние).
Существует множество различных подходов к определению целей. 
Рассмотрим одну из них.

1.2.3. «Управление собой как компанией»

Попробуйте рассматривать себя не как «студента МИСиС», забудьте 
на некоторое время о том, что вы – часть большой системы, зависящая 
от преподавателей, администрации и множества правил. Посмотрите 
на себя как на Персональную корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть элементы управления; личное стратегическое планирование – 
постановка долгосрочных целей; «маркетинг» – изучение рынка труда; 
личная «бухгалтерия» – учет и планирование денег, и т.д.
Управляя «персональной корпорацией», следует помнить: как в 
управлении фирмой, так и в управлении собой не существует «правильных ответов» и «единственно верных решений». На рынке множество фирм, придерживающихся прямо противоположных методов – и 
при этом одинаково успешных. Так и в персональной эффективности – 
нужен подбор всех методов под индивидуальность личности. 
Важно уметь отделить «родные» цели от «навязанных». Это не 
всегда просто, но это необходимо. Иначе можно потратить годы жизни на погоню за «навязанными» целями, достигнув которые, испытать лишь усталость и разочарование.
«Навязанные» цели выражаются следующими фразами: «так принято», «так положено», «кто-то считает, что так будет хорошо». Их 
источниками могут быть реклама, общественное мнение и устои, 

традиции, родственники, школа. По большому счету «навязанные» 
цели – это штампы, стереотипы. 
«Родные» цели – цели, к которым стремятся, которых хотят достичь самостоятельно, вопреки всему и несмотря ни на что. Достижение таких целей приносит удовлетворение, радость. Сам путь продвижения к ним не требует особой, дополнительной мотивации, ведь 
вы делаете то, что действительно хотите сделать, что приближает к 
желаемому результату. 

1.2.4. SMART-цели и надцели

В классическом тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с 
помощью техники «SMART» (от слов specifi c, measurable, achievable, 
realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени). 
SMART-цели подходят для заданных ситуаций, так как можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это помогает 
программировать свое сознание на их достижение. Четко и детально 
воображая будущий результат, сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему.
Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее – тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку.  
Чем дальше от вас цель по времени, чем менее она очевидна – тем 
меньше необходимости и возможности в такой жесткой конкретизации. Более того, слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.
В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а 
лишь задать направление движения. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности. Для того чтобы 
выстроить систему персональных стратегических целей, необходимо:
 
● определить свои ценности (с помощью мемуарника);
 
● искать призвание;
 
● выявить 5–9 ключевых областей своей жизни;
 
● наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми;
 
● сделать обзорный график жизненных целей по ключевым областям и годам;
 
● управлять своей «персональной корпорацией» проактивно;
 
● отделить «родные» цели от «навязанных».

2. ПЛАНИРОВАНИЕ

2.1. Планирование в условиях динамично 
изменяющейся среды

Под влиянием стереотипов под планированием мы обычно понимаем жесткую постановку задач с четкой привязкой к определенному 
времени. Однако только мы распишем весь день по часам и минутам, 
как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый точный и детальный план.
Тем не менее нужно и укладываться в сроки, и уделять внимание 
долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных видов гибкого планирования, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из психологического 
типа личности, соответствующий специфике его деятельности.
План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под 
каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно 
изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и 
при этом не упустить ничего важного и основного. 

2.2. Контекстное планирование

Большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени: «если буду в магазине, оплачу мобильный», «буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции»… 
У древних греков было два разных слова для обозначения времени – 
хронос и кайрос.
«Хронос» – привычное нам линейное, измеримое, механическое 
время ежедневников и органайзеров, содержащее, как правило, жесткие задачи. 
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
«Кайрос» – удобный момент; удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими. 
Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному 
времени, зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты.