Документирование управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ  
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «МИСиС» 

 

 
 
 

 

 

 

 
 

 

№ 2079 

Кафедра прикладной экономики

Л.А. Костыгова 
 
 

Документирование 
управленческой деятельности 

 

Курс лекций 

Рекомендовано редакционно-издательским 
советом университета 

Москва  2012 

УДК 65.01 
 
К72 

Р е ц е н з е н т  
канд. экон. наук, доц. О.О. Скрябин 

Костыгова, Л.А. 
К72  
Документирование управленческой деятельности : курс лекций / Л.А. Костыгова. – М. : Изд. Дом МИСиС, 2012. – 85 с. 
ISBN 978-5-87623-575-6 

В курсе лекций рассмотрены вопросы документирования управленческой 
деятельности,  основные нормативные акты по этим вопросам, правила составления и хранения документов, а также документационное оформление 
процесса подготовки и заключения коммерческих сделок. 
Соответствует программе курса «Документирование управленческой деятельности». 
Предназначено для студентов специальности 080502, может быть использовано студентами других специальностей и научными работниками в практической деятельности при работе с деловыми документами. 

УДК 65.01 

ISBN 978-5-87623-575-6 
© Л.А. Костыгова, 2012 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

1. Служебная документация ....................................................................4 
1.1. Служебный документ – необходимый элемент деловой 
жизни .....................................................................................................4 
1.2. Требования к оформлению документов. Реквизиты 
документов ..........................................................................................10 
1.3. Состав и расположение реквизитов. Варианты размещения 
реквизитов на бланках, требования к текстам документов ............15 
1.4. Составление и оформление организационнораспорядительных документов .........................................................37 
1.5. Составление и оформление справочно-информационных 
документов ..........................................................................................42 
1.6. Организация документооборота. Систематизация 
и хранение документов ......................................................................43 
2. Деловая переписка (корреспонденция) ............................................48 
2.1. Деловые письма ...........................................................................48 
2.2. Особенности переписки с зарубежными партнерами..............49 
2.3.Телеграммы, телексы, факсы. Особенности ведения и сферы 
применения телеграфной, телексной и факсной переписки...........53 
2.4. Работа с документами, содержащими конфиденциальные 
сведения...............................................................................................54 
2.5. Корреспонденция, связанная с проведением 
периодических мероприятий.............................................................56 
2.6. Документы личного происхождения. Персональное резюме.....57 
3. Документационное оформление процесса подготовки и 
заключения коммерческих сделок ........................................................60 
3.1. Досье фирмы, порядок его составления, структура .................60 
3.2. Информационная карта фирмы..................................................61 
3.3. Оформление контактов с потенциальными контрагентами. 
Оферта .................................................................................................64 
3.4. Запрос, заказ как формы вступления в переговоры 
со стороны покупателя.......................................................................66 
3.5. Оформление взаимоотношений партнеров. Договор как 
источник обязательств. Структура договора 
купли-продажи....................................................................................67 
Библиографический список...................................................................77 
Приложения ............................................................................................79 

1. СЛУЖЕБНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 

1.1. Служебный документ – необходимый 
элемент деловой жизни 

Основные определения 

Документ – «материальный объект с информацией, закрепленной 
созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» [1]. По этому определению документ понимается как соединение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом, причем способ закрепления информации может быть любым. Можно сказать, что документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, 
позволяющими ее идентифицировать [2–4]. Служебный документ 
является необходимым элементом деловой жизни.  
Типовыми сферами деятельности организаций, где образуются 
документы, являются [2]: 
– распорядительная деятельность; 
– организационные основы управления; 
– контроль; 
– правовое обеспечение деятельности; 
– планирование деятельности; 
– финансирование деятельности; 
– учет и отчетность; 
– экономические, научные и культурные связи; 
– информационное обслуживание; 
– трудовые отношения; 
– материально-техническое обеспечение деятельности. 
Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. 
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – «отрасль 
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию 
работы с официальными документами» [2]. 
Управленческая деятельность основана на следующих процессах: 
• получение информации и ее обработка; 
• анализ, подготовка и принятие решений; 
• выполнение решений; 
• учет и контроль принятых решений. 

Важную роль в реализации перечисленных процессов играет их 
документационное обеспечение. 
Организация работы с документами базируется на совокупности 
принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. 
Вопросы документационного обеспечения регулируются: 
– законами РФ; 
– государственными и отраслевыми стандартами; 
– общероссийскими классификаторами; 
– государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; 
– инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. 

Нормативные акты 

Рассмотрим основные нормативные акты, касающиеся этих вопросов. 
 
ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ 
1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, 
информатизации и защите информации» содержит базовые понятия 
информации, документа и устанавливает правовой режим создания, 
хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней [5]. 
2. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной 
цифровой подписи» устанавливает основы придания юридического 
значения электронным документам [6]. 
3. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» определяет полномочия государственных органов и должностных лиц 
по защите государственной тайны и работе с документами, содержащими ее [7]. 
4. Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 
№ 52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы 
гражданских правонарушений [8]. 
5. Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.1994 № 31-ФЗ) 
содержит нормы права и положения по документам в сфере гражданских трудовых взаимоотношений [9]. 
6. Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) 
(в редакции от 20.03.2002) устанавливает уголовную ответственность за 
неправомерные действия с документами и информацией [10]. 

7. Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской 
Федерации и архивах от 07.06.1993 определяет порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов [11]. 
 
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ 
1. Государственная система документационного обеспечения 
управлением (ГСДОУ) 1991 г. – совокупность принципов и правил, 
устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждения 
[2–4]. Основные цели ГСДОУ: 
– упорядочение документооборота; 
– сокращение количества документов; 
– повышение качества документов; 
– нормативное закрепление изменений, происшедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных 
форм собственности; 
– совершенствование работы аппарата управления.  
2. ГОСТ 151141–98. Делопроизводство и архивное хранение. Термины и определения [12] введен 27.02.98. Стандарт устанавливает 
современное толкование терминов и определений по делопроизводству и по архивному делу. Термины, установленные данным документом, обязательны для применения во всех видах документации и 
литературы по делопроизводству и архивному хранению. 
3. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. 
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [1]. Этим стандартом введены: 
– новый реквизит (тридцатый реквизит – идентификатор электронной копии документа); 
– небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования ГОСТа по оформлению документа стали рекомендуемыми. 
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами 
РФ разрабатываются отраслевые стандарты в соответствии с учетом 
ведомственной специфики. 
 
ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР 
Общероссийский классификатор управленческой документации 
(ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, ис

пользуемых в деятельности органов власти и управления, которые 
должны проставляться на документах. 
 
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ [2–4] 
1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 [13] содержит общие 
требования к документированию управленческой деятельности и 
технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. 
2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся 
в деятельности организаций с указанием сроков их хранения, от 
06.10.2000 устанавливает сроки их хранения. 
На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по 
делопроизводству и инструкции предприятий. 
3. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит следующие разделы: 
– общие положения; 
– порядок составления и оформления служебных документов; 
– порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; 
– контроль исполнения документов; 
– порядок работы с исходящими документами; 
– порядок работы с внутренними документами; 
– составление номенклатуры дел; 
– правила формирования дел; 
– порядок обеспечения сохранности документов; 
– порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение. 

Классификация документов 

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания и формы составления в 
целях организации и повышения эффективности работы с ними. 
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать процесс делопроизводства. 
Деловые документы могут быть классифицированы следующим 
образом [2–4]: 

по способу документирования: 
• рукописные, 
• электронные, 
• графические, 
• кино-, фото-, фонодокументы; 

по сфере использования: 
• организационно-распорядительные, 
• финансово-бухгалтерские, 
• научно-технические, 
• по труду, 
• отчетно-статистические;  

по месту составления: 
• входящие (поступившие в организацию),  
• исходящие (отправляемые из организации), 
• внутренние (составленные и используемые в самой организации); 

по грифу ограничения доступа: 
• открытые (несекретные), 
• с грифом ограничения доступа, 
• официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке), 
• личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными); 

по юридической значимости:  
• подлинники (оригиналы) – первые или единичные экземпляры 
официальных документов, собственноручно подписанные автором, 
• копии – документы, полностью воспроизводящие информацию 
подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не 
имеющие юридической силы, 
• заверенные копии – копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу, 
• дубликаты – повторные экземпляры подлинника документа, 
имеющие юридическую силу;  

по форме изложения: 
• индивидуальные, содержание которых излагается в свободной 
форме, 

• трафаретные, в которых структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при 
составлении, 
• типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, на пример, используемые во всех организациях; 

по срокам хранения: 
• постоянного хранения, 
• долговременного хранения (свыше 10 лет), 
• временного хранения (до 10 лет). 

Системы документации 

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы 
деятельности, единых требований к их оформлению. Выделяют следующие типы документов [2–4]: 
– унифицированные; 
– функциональные; 
– отраслевые. 
Унифицированная система документации (УСД) – совокупность 
форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, 
функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, 
финансах и т.п.). УСД необходима для сокращения объемов документов и снижения затрат на составление и обработку документов. 
В РФ разработаны и используются следующие унифицированные 
системы: 
– организационно-распорядительной документации; 
– банковской документации; 
– финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации 
бюджетных организаций; 
– отчетно-статистической документации; 
– учетной и отчетной документации предприятий; 
– документации по труду; 
– документации Пенсионного фонда РФ. 
Документы, относящиеся к группе организационно-распорядительной документации, делятся на [1–4]: 
– организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.); 
– распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.); 
– справочно-информационные (письма, акты, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.). 

Организационные и распорядительные документы обязательны к 
исполнению, информационно-справочные – не обязательны (являются факультативными). 

1.2. Требования к оформлению документов. 
Реквизиты документов 

Требования к бланкам документов [1] 

Документы изготавливают на бланках. Установлены два стандартных 
формата бланков документов: А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). 
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без 
него, должен иметь поля не менее: 
– 20 мм– левое; 
– 10 мм– правое; 
– 20 мм– верхнее; 
– 20 мм– нижнее. 
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или 
бумаге светлых тонов. 
Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в 
нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный (рис. 1.1–1.4). Установлены следующие виды бланков документов [1]: 
– общий бланк (используется для составления всех видов документов, кроме писем); 
– бланк письма; 
– бланк конкретного вида документа. 
Общий бланк в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты: 
– Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта 
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак 
(знак обслуживания); 
– наименование организации; 
– место составления или издания документа, а также отметки для 
реквизитов: 
– дату документа; 
– регистрационный номер документа. 
Бланк письма в зависимости от вида документа включает следующие реквизиты: 

– Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта 
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак 
(знак обслуживания); 
– наименование организации; 
– код организации; 
– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) 
юридического лица; 
– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/КПП); 
– наименование организации; 
– справочные данные об организации. При необходимости можно 
включать следующие ограничительные отметки для реквизитов: 
– дата документа; 
– регистрационный номер документа; 
– ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
– адресат; 
– заголовок к тексту; 
– отметка о контроле; 
– текст документа. 
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости 
от вида документа включает следующие реквизиты: 
– Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта 
Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак 
(знак обслуживания); 
– наименование организации; 
– наименование вида документа; 
– место составления или издания документа. 
Ограничительными отметками для расположения реквизитов являются: 
– дата документа; 
– регистрационный номер документа; 
– заголовок к тексту; 
– отметка о контроле. 

Стандарты оформления 

Требования к оформлению документов установлены ГОСТ Р 6.30–2003 
[1].  
Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; 
требования к оформлению реквизитов документов; требования к 
бланкам документов. ГОСТ Р 6.30–2003 введен в действие с 1 июля