Русский язык в деловой документации

Москва

ИНФРА-М

202РУССКИЙ ЯЗЫК 

В ДЕЛОВОЙ 

ДОКУМЕНТАЦИИ

М.В. МАРЬЕВА

УЧЕБНИК

Рекомендовано 

Учебно-методическим советом СПО 

в качестве учебника для студентов учебных заведений, 

реализующих программу среднего профессионального образования 

по специальностям 40.02.01 «Право и организация социального обеспечения», 

40.02.02 «Правоохранительная деятельность», 

40.02.03 «Право и судебное администрирование»

УДК 651.9:811.161.1(075.32)
ББК 65.052:81.2Рус.я723
 
М25

Марьева М.В.

Русский язык в деловой документации : учебник / М.В. Марьева. — 

Москва : ИНФРА-М, 2021. — 323 с. — (Среднее профессиональное 
образование).

ISBN 978-5-16-014047-6 (print)
ISBN 978-5-16-106716-1 (online) 

Учебник имеет выраженную практическую и профессиональную на
правленность, при его составлении использовался лингвистический материал из юридической, управленческой и других деловых сфер. Данное 
учебное издание дает представление об особенностях письменного официального общения; в нем описана история формирования языка документов, 
объясняющая его современный облик; подробно рассматриваются правила составления и оформления деловой документации, несоблюдение которых может лишить документ его правомочности; даются рекомендации 
по работе над композицией документа; приведены стандартные фразы 
и образцы форм, облегчающие работу над созданием документов различных 
жанров.

Для студентов учреждений среднего профессионального образования, 

студентов высших учебных заведений юридического профиля, а также для 
тех, чья будущая профессиональная деятельность связана с оформлением 
документов. 

УДК 651.9:811.161.1(075.32)

ББК 65.052:81.2Рус.я723

ISBN 978-5-16-014047-6 (print)
ISBN 978-5-16-106716-1 (online) 
© Марьева М.В., 2016

А в т о р:

М.В. Марьева, кандидат филологических наук, доцент кафедры международ
ных отношений и коммуникации Мурманского государственного технического 
университета

Р е ц е н з е н т ы:

Н.А. Шевченко, кандидат филологических наук, доцент, заведующий кафед
рой русской филологии Мурманского арктического государственного университета;

А.И. Кибиткин, доктор экономических наук, профессор, председатель науч
но-методической комиссии Института экономики, управления и права;

Л.П. Селеня, кандидат социологических наук, доцент, и. о. директора филиала 

Российского государственного социального университета в г. Мурманске

М25

Предисловие

Работа с документами — неотъемлемая часть многих видов профессиональной деятельности. В правоохранительной сфере документ 
представляет собой незаменимый инструмент оперативного информационного обмена, сбора и хранения значимых сведений, ведения 
аналитической работы, выработки, принятия и исполнения управленческих решений, взаимодействия между сотрудниками, подразделениями, между организациями и гражданами и т. д. Умение составлять, оформлять документы входит в ряд важнейших компетенций специалиста правоохранительной деятельности.
Правила оформления документов изучаются «Делопроизводством» и «Документоведением», однако «Русский язык в деловой 
документации» является самостоятельной дисциплиной с собственными предметом, целью и задачами. В результате изучения данного 
курса студенты должны знать особенности юридической лексики; 
нормы официально-делового стиля; специфику письменного делового общения; уметь правильно употреблять юридическую лексику 
в деловой речи; создавать тексты различных видов деловых бумаг 
и служебных документов в соответствии с языковыми и стилистическими нормами, правильно оформлять их. Юридической правомочностью может обладать только документ, текст которого составлен 
грамотно и логично, что невозможно без изучения русского языка.
Учебник состоит из семи глав. Первая глава отвечает на вопросы: 
Что такое язык деловой письменности? Каковы его функции? Каковы общие характеристики официально-делового стиля? Чем обусловлено жанровое разнообразие официально-делового стиля?
Вторая глава посвящена истории формирования русского языка 
деловой документации, во многом объясняющей его современный 
облик.
Третья глава раскрывает нормативный аспект культуры деловой 
письменной речи. В первой части этой главы предлагается выполнить тест на знание орфографии и пунктуации, что позволяет выявить правила, повторение которых необходимо. Кроме того, в учебнике содержится теоретический материал (и упражнения к нему) 
по тем вопросам правописания, с которыми не справляется компьютерный редактор. Вторая и третья части данной главы посвящены 
грамматическим нормам, четвертая — лексическим. Данная тематика 
раскрывается на профессионально ориентированном лексическом 
материале.
В четвертой главе рассказывается о принципах унификации языка 
документов, в лингвистическом аспекте рассматривается руковод

ство по оформлению документов, представленное в ГОСТ Р 6.30–2003 
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования 
к оформлению документов».
В пятой главе рассматриваются стилистические критерии выбора 
языковых средств при составлении текста документа. Цель этой 
части учебного издания — развить у студентов умение отбирать уместные языковые варианты в зависимости от жанра и коммуникативной задачи документа; углубить знания об этике в деловом общении 
и правилах речевого этикета; сформировать навык стилистической 
трансформации текста.
Сведения о типах композиции, о структуре отдельных жанров 
документов излагаются в шестой главе, они учат выбирать оптимальную последовательность изложения при работе над официальным текстом.
Седьмая глава «Создание текста документа» — обобщающая, 
в ней обозначена очередность применения ранее приобретенных 
навыков по составлению и оформлению грамотного и эффективного 
делового текста.

Глава 1 
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ, 
ЕГО ПОДСТИЛЕЙ И ЖАНРОВ

Деловая документация с лингвистической точки зрения — это 
тексты, написанные в официально-деловом стиле. Использование 
иных разновидностей национального языка и их элементов возможно в деловых документах только как исключение: например, 
разговорная речь в качестве дословной цитаты в протоколе допроса, 
признаки научного стиля в заключении эксперта, патенте. Официально-деловой стиль имеет свои специфические особенности. Многое для их понимания дает этимология. Слово «официальный» заимствовано в XIX в. из французского языка, где officiel (происходящее 
от лат. Officialis) означает «служебный». Официальный — значит: 
1) правительственный, должностной; 2) соблюдающий все правила, 
формальности. Деловой — связанный со служебной деятельностью, 
работой. Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений между странами, органами государственной власти, между государственной властью и населением, 
между предприятиями и частными лицами и т. п. и обслуживает производственные, экономические, хозяйственные отношения, область 
права и государственной политики.
Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, законодательства, управленческих решений, служебной и деловой переписки. Главные 
функции языка документов — это функции сообщения и воздействия, которые направлены на человека как представителя социума, 
на группы людей и общество в целом и неразрывно связаны с властными государственными институтами. По сути, язык документов — 
инструмент управления: с его помощью регламентируются правила 
(законы, инструкции), осуществляется контроль (служебные записки, отчеты), оказываются воздействия как положительные (поздравительное письмо, письмо-благодарность), так и отрицательные 
(приказ об увольнении, выговор) и т. д. Следовательно от качества 
языка документов зависит, насколько эффективной будет взаимосвязь между субъектами, вступающими в официально-деловые отношения.
Основные черты официально-делового стиля обусловлены рядом 
экстралингвистических факторов. Первый из них — это сугубо официальный характер общения сторон. Даже если в судебных тяжбах 

участвуют супруги, родители и дети, признаки неформального общения, родственных, дружественных, неприязненных отношений 
в письменных деловых текстах абсолютно исключены. Второй фактор — это юридическая правомочность документов. Официальные 
бумаги могут быть представлены в суде в качестве доказательства 
и таким образом способны решать человеческие судьбы, а в международных отношениях и судьбы стран. Третий фактор, определяющий признаки деловой письменности, — это строго ограниченная 
сфера употребления, особый аспект рассмотрения событий, сужающий круг ситуаций и тем, представленных в текстах деловых бумаг.
Исходя из обозначенных выше экстралингвистических факторов, 
все документы, независимо от жанровой принадлежности, обладают 
рядом общих черт.
Первая и главная черта официально-деловых текстов — точность. 
Это не просто черта, а обязательное и абсолютное требование, которому подчиняется весь языковой строй: и выбор слов, и правила написания и пунктуации, и построение словосочетаний и предложений, и композиция. Одна неправильно написанная буква или 
ошибка в расстановке знаков препинания может лишить правоустанавливающий документ его юридической силы. В тексте документа 
не допускаются инотолкования, он должен быть понимаем абсолютно однозначно. Любая двусмысленность в тексте документа, как 
правило, дорого обходится одной из сторон и грозит как минимум 
тратой сил и времени на установление истины. Возьмем пример 
из юридической практики. В ответ на заявление о признании права 
наследства суд вынес определение: «признать право собственности 
на 1/4 долю дома (адрес:…) и право собственности на 1/4 долю земельного участка (адрес:…) всего размером 376 кв. м». Данная формулировка допускала двоякое толкование: согласно первому варианту 
1/4 доля составляет 376 кв. м, согласно второму — доля составляет 
1/4 от 376 кв. м, т. е. 94 кв. м. Несмотря на то что верным было первое 
толкование, регистрационная палата, а вслед за ней и нотариус 
определили в качестве причитающейся доли 94 кв. м. В мировой 
истории известен другой пример, когда дипломатический документ, 
искаженно передающий содержание первоисточника, послужил 
толчком к началу войны. Это так называемая Эмсская депеша, ее история такова. В 1870 г. Франция искала повод развязать войну 
с Пруссией, в то время как престарелый прусский король Вильгельм I старался всячески избежать конфликта. На очередное унизительное требование со стороны Франции король заявил, что не может дать аудиенцию французскому послу из-за намеченного отъезда 
из Эмса, а когда посол обратился к нему на вокзале, ответил, что 
в настоящее время ему нечего сообщить по обсуждаемому вопросу, 
но он обещает вернуться к нему в Берлине. Канцлер Пруссии Бис

марк, не поддерживающий монарха, получил депешу об этих событиях и опубликовал ее, вычеркнув обещание обсудить вопрос в Берлине. Получившийся двусмысленный и провокационный текст сделал неизбежным начало Франко-прусской войны.
Одна из сторон точности — достоверность и убедительность информации, поэтому в текстах деловых документов при сообщении 
сведений, нуждающихся в подтверждении, обязательно используются ссылки на источник, цитаты. В юридических бумагах это, 
прежде всего, опора на статьи законов, заключения специалистов, 
например: «согласно пункту … статьи …» или «по заключению эксперта …»; в распорядительной документации — ссылки на указы, 
приказы, постановления и т. п.: «в соответствии с приказом от … 
№ …»; в информационно-справочной документации обязательны 
регистрация справок, подтверждающих установленные факты, и указания на документ, послуживший основанием для составления данного: «Лист нетрудоспособности № … прилагаю», «в ответ на ваш 
запрос № … от …». Кроме того, в текстах документов факты должны 
быть представлены в исчерпывающем объеме: точные цифровые данные, даты, адреса, названия организаций и т. д. Сведения, содержащиеся в текстах официально-делового стиля, должны быть хорошо 
обоснованы и проверяемы.
Требованием точности и недопустимости инотолкований продиктованы такие качества языка документов, как строгий отбор языковых средств, логичность, цельность, детальность изложения, максимальная информационная нагрузка каждого элемента текста. 
Официальный документ должен быть кратким и написанным таким 
образом, чтобы в нем сразу можно было найти необходимую информацию. Требование краткости изложения в деловом тексте понимается несколько своеобразно: смысловая краткость, выражающаяся 
в отборе только существенной, относящейся к делу информации, 
сочетается с преимущественно пространными синтаксическими конструкциями. В подобном аспекте кратким может быть признано, 
например, такое предложение из договора на оказание адвокатских 
услуг: «При наступлении положительного результата для Заказчика, 
выразившегося в удовлетворении требований Заказчика по признанию 
незаконным отказа Администрации К*** района в совершении действий 
по реализации преимущественного права на приобретение арендуемого 
имущества, что будет подтверждено вступившим в законную силу решением суда соответствующего содержания, или в случае наступления 
правовых последствий, влекущих удовлетворение требований Заказчика 
по признанию незаконным отказа Администрации К*** района в совершении действий по реализации преимущественного права на приобретение арендуемого имущества (мирное урегулирование спора во внесу

дебном порядке, заключение мирового соглашения, утвержденного судом, признание иска Администрацией К*** района), Заказчик обязуется 
оплатить Исполнителю дополнительно вознаграждение в размере 
30 000 рублей (Тридцати тысяч руб.)». Другой пример — преамбула 
Всемирной декларации прав человека, которая представляет собой 
одно предложение, развернутое на целой странице, с частями, выделенными в отдельные абзацы. Такая сжатость, компактность изложения связана, по выражению академика Л.В. Щербы, с задачей 
«представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом».Соответствовать этому требованию может только подготовленная и отредактированная письменная речь. Известно высказывание Аристотеля: 
«Стиль речи письменной самый точный». Скорость понимания текста документа неважна, так как официально-деловая бумага предполагает неоднократное внимательное ее прочтение.
Рассмотрим два других взаимосвязанных свойства языка документов, которые, с одной стороны, облегчают восприятие текста, 
затрудненное из-за синтаксической громоздкости, с другой, служат 
однозначности его толкования. Эти свойства — стандартизация 
и унификация. Стандартизация — процесс установления и применения стандартов, т. е. образцов, эталонов, моделей, принимаемых 
за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. 
Унификация (от лат. unus — один, facio — делаю; объединение) — 
приведение к единообразию, к единой форме или системе. Стандартизация — более широкое понятие, унификация может рассматриваться как способ стандартизации. Унификация документов — это 
приведение документов к единообразию (на основе установления 
рационального количества их форм) и типизация их построения. 
Стандартизация документов — высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы — 
так называемых ГОСТ. ГОСТ как нормативно-технический документ 
устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации (документу) и утверждается компетентным органом.
Появление стандартов, образцов именно в официально-деловом 
стиле очень закономерно. Понятия, на которых основывается право 
и закон, имеют отношение к моральным постоянным: свобода, права 
человека, ценность человеческой жизни, неприкосновенность личности и частной собственности, справедливость и т. д. Законы и другие юридические документы стоят на защите морально-нравственных норм, которые, безусловно, подвержены изменениям в масштабах человеческой истории, но характеризуются устойчивостью 
в масштабах отдельных эпох. Кроме того, сфера, которую обслуживает официально-деловой стиль, является базисом общественной 

жизни, а базис не может подвергаться значительным и быстрым изменениям, он должен быть устойчивым. Таким образом, сущностные 
характеристики отражаются в языке, и среди других книжных стилей 
официально-деловой стиль выделяется своим относительным постоянством, в целом консервативным характером. Многие его черты — 
исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты — вызревали годами и веками, 
проходя отбор на способность максимально точно и эффективно 
передавать ценное правовое и деловое содержание.
Стандартизация как свойство официально-делового стиля проявляется в многочисленных языковых шаблонах. В других стилях 
устойчивые речевые обороты — клише — нередко выступают как 
недостаток, однако в официально-деловом стиле в большинстве 
случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность. Более того, в официальных документах использование 
языковых штампов в строго определенном для них месте является 
обязательным. Так, например, при описании семейного положения 
мужчины, не создавшего семью, принято писать «холост», а употребление абсолютно тождественного синонима «не женат» является 
стилистической ошибкой; в заключительной части договора обычно 
вводят формулировку «Договор вступает в силу со дня подписания», и выразить то же самое другими словами нельзя. В первом случае синонимическая замена нарушит традицию словоупотребления, 
во втором — новая формулировка изменит смысл высказывания, 
а даже незначительный семантический сдвиг способен привести 
к разночтениям. Кроме того, изменение привычной формы затрудняет восприятие. В официально-деловом стиле употребляются 
не только типовые формулировки, фразы, но и типовые тексты, 
т. е. образцы, на основе которых впоследствии создаются документы 
аналогичного содержания.
Унификация проявляется не только на уровне лексических единиц, но также и на уровне построения текста. Строгая последовательность изложения, композиционная четкость относимы ко всем 
видам юридических текстов. Так, заявление имеет следующее стандартное расположение материала: адресат (должность, инициалы 
и фамилия должностного лица); автор заявления (фамилия, имя, 
отчество и пр.); вид документа (заявление); формулировка самого 
заявления; ссылка на приложения (если они есть); дата, подпись. 
Большинство составляющих формы этого документа — реквизиты.
Реквизиты — обязательные элементы содержания и оформления 
документов, их использование является важным признаком стандартизации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная 
система организационно-распорядительной информации. Требова

ния к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
 
• Государственный герб РФ;
 
• герб субъекта РФ;
 
• эмблема организации или товарный знак;
 
• код организации;
 
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
 
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины 
постановки на учет ИНН/КПП;
 
• код формы документа;
 
• наименование организации;
 
• дата документа;
 
• регистрационный номер документа;
 
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
 
• место составления или издания документа;
 
• адресат;
 
• гриф утверждения документа;
 
• резолюция;
 
• заголовок к тексту;
 
• отметка о контроле;
 
• текст документа;
 
• отметка о наличии приложения;
 
• подпись;
 
• гриф согласования документа;
 
• визы согласования документа;
 
• оттиск печати;
 
• отметка о заверении копий документов;
 
• отметка об исполнителе;
 
• идентификатор электронной копии документа.
Совокупность реквизитов и их расположение, характерные для 
отдельного вида документа, составляют понятие «формуляр».
Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразными являются и форма, и типовое содержание: удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, 
финансовая отчетная документация и т. д. В другую группу входят 
документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное 
содержание: заявление, протокол, характеристика и т. п. В деловых 
бумагах третьей группы в значительно большей степени проявляется языковая свобода как в формальном, так и в содержательном 
отношении. К последней группе относятся различные виды деловых 
писем: письмо-приглашение, коммерческое предложение, письмопросьба и т. д. Требования к языку и стилю такого рода документов 

существенно отличаются от требований к составлению строго регламентированных официальных бумаг возможностью выбора композиционной формы, допустимостью отступлений от устойчивых языковых оборотов и стилистически маркированных языковых средств. 
Однако, как правило, деловая корреспонденция, не имея жестких 
ограничений и запретов, все же составляется по определенному образцу, с учетом традиционных способов построения и изложения.
Помимо точности, стандартизации и унификации есть еще одна 
группа взаимосвязанных качеств официально-деловой речи: нейтральный тон изложения, бесстрастность и неличный характер. Все 
они отвечают требованию представлять деловую информацию исключительно объективно. При рассмотрении юридических вопросов имеют значение только факты. Субъективные мнения, предположения, выраженные формой сослагательного наклонения, и т. п. 
не принимаются во внимание. Отсюда официальность, строгость, 
конкретность высказывания, присущие официально-деловым текстам. В отдельных жанрах официально-делового стиля, выполняющих 
валюнтативную функцию, т. е. выражающих повеления, официальность и строгость дополняются долженствующе-предписывающим 
характером высказывания. Деловая речь избегает конкретного и личностного; автором документа выступает человек в отрыве от своих 
индивидуальных качеств, чувств, эмоций. Любое лицо в официальноделовых отношениях предстает исключительно как исполнитель 
определенной социальной роли: истец, ответчик, руководитель, 
подчиненный, заявитель и т. д. Поэтому данному стилю присуща 
слабая индивидуализация, избегание субъективной экспрессивной 
и оценочной лексики.
Несоблюдение нейтрального тона изложения, наличие неуместной эмоциональной и образной лексики в текстах документов свидетельствуют о правовой некомпетентности их автора, об отсутствии 
у него деловых качеств или о неуместном проявлении чувства юмора. 
Последнее можно продемонстрировать следующим примером.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, Петров В.Д., 23 сентября 2011 г. опоздал на работу. Причины 
этого неблаговидного поступка весьма загадочны и коренятся скорее 
в области иррационального, посему я не в силах дать случившемуся 
сколь-нибудь приемлемое объяснение. Как человек тонкой душевной 
организации, не могу не чувствовать всю глубину моего падения, однако 
та же причина впредь едва ли позволит мне даже помыслить о рецидиве.
Предлагаю:
– рассматривать случившееся как недоразумение;