Технология ведения баз данных

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРАВОСУДИЯ»

 В. Т. Королёв, Е. А. Контарёв, А. М. Черных

ТЕХНОЛОГИЯ ВЕДЕНИЯ 
БАЗ ДАННЫХ

Учебное пособие

Москва
2015

УДК 681.518
ББК 32
          К68
Авторы:
Королёв В. Т., канд. техн. наук, профессор кафедры информационного 
права, информатики и математики Российского государственного 
университета правосудия
Контарёв Е. А., преподаватель кафедры информационного права, 
информатики и математики Российского государственного 
университета правосудия
Черных А. М., канд. техн. наук, доцент кафедры информационного 
права, информатики и математики Российского государственного 
университета правосудия

Рецензенты:
Дементьев В. А., д-р технических наук, профессор (Институт точной 
механики и вычислительной техники имени С. А. Лебедева Российской 
академии наук)
Мишин А. В., зав. кафедрой правовой информатики, информационного 
права и естественно-научных дисциплин ЦФ ФГБОУВО «РГУП», 
канд. техн. наук, доцент

Королёв В. Т., Контарёв Е. А., Черных А. М. Технология ведения баз данных: Учебное пособие. — М.: РГУП, 2015. — 108 с.

ISBN 978-5-93916-470-2

В учебном пособии рассмотрены теоретические вопросы построения баз данных 
и определены практические основы разработки баз данных в системе управления базами данных (СУБД) MS ACCESS 2003 и с помощью редактора таблиц MS EXCEL 
2003. Разработаны практические задания для закрепления навыков работы с СУБД 
MS ACCESS 2003, программа электронных тестов для контроля знаний студентов 
и тестовые задания по теме «Базы данных».
Цель пособия — дать общее представление о практике создания и ведения баз данных, средств, ресурсов и технологий разработки баз данных, используемых в профессиональной деятельности юристов и менеджеров.
Пособие предназначено для студентов, обучающихся по юридическим и экономическим направлениям подготовки. Может быть полезным для специалистов в области 
информатики.

© Королёв В. Т., 2015
© Контарёв Е. А., 2015
© Черных А. М., 2015
© Российский государственный 
университет правосудия, 2015
ISBN 978-5-93916-470-2

К68

СОДЕРЖАНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ .................................................................................................. 5
1. ACCESS 2003. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ...................................... 7
1.1. Базы данных. Основные понятия ......................................................... 7
1.2. Разработка базы данных ........................................................................ 9
2. ЗАДАНИЕ НА РАЗРАБОТКУ БД «РОГА И КОПЫТА» ............. 13
3. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И СТРУКТУРЫ БАЗЫ
ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MS ACCESS .................................................. 15
3.1. Разработка структуры таблицы в режиме 
Конструктора таблиц ...................................................................................... 16
3.2. Структура БД ............................................................................................. 25
4. ФОРМЫ ............................................................................................................. 30
4.1. Разработка формы в режиме Конструктора форм ...................... 30
4.2. Заполнение таблицы с помощью ее формы ................................. 34
4.3. Изменение внешнего вида таблицы .................................................. 35
4.4. Подчиненные таблицы .......................................................................... 36
5. ЗАПРОСЫ .......................................................................................................... 38
5.1. Простой запрос на выборку .................................................................... 38
5.2. Запрос с вычислениями ....................................................................... 39
5.3. Запрос с параметром .............................................................................. 43
5.4. Изменения в бланке запроса .............................................................. 45
6. ОТЧЕТЫ ............................................................................................................ 46
6.1. Простейший отчет .................................................................................. 46
6.2. Разработка нагрудной карточки сотрудника ................................. 47
7. ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА .................................................... 50
7.1. Заголовок ГКФ ........................................................................................ 50
7.2. Командные кнопки .................................................................................. 51
7.3. Примечание формы ............................................................................... 53
8. ЗАЧЁТНОЕ ЗАДАНИЕ .............................................................................. 55
9. БАЗА ДАННЫХ В MS EXCEL ................................................................. 65

9.1. Разработка исходной таблицы БД .................................................... 65
9.2. Разработка структуры исходной таблицы .................................... 66
9.3. Заполнение таблицы с помощью формы ....................................... 67
9.4. Сортировка записей в таблице БД .................................................. 71
9.5. Сортировка записей по нескольким полям ................................... 72
9.6. Форма .......................................................................................................... 73
9.7. Автофильтр ................................................................................................ 74
9.8. Расширенный фильтр ............................................................................ 76
9.9. Добавление записей в таблицу ........................................................... 80
10. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА «БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL» .... 89
11. ЗАЧЕТНОЕ ЗАДАНИЕ ПО MS EXCEL ............................................. 90
12. ВОПРОСЫ ДЛЯ  ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ ...................................... 94
13. ТЕСТЫ ДЛЯ РУБЕЖНОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ ................. 96
14. ТЕСТЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ ............................................ 100
15. РАБОТА ПРОГРАММЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ТЕСТОВ
ДЛЯ ПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ ПО ТЕМЕ «БАЗА ДАННЫХ» ........ 103
ЛИТЕРАТУРА .................................................................................................... 107

ПРЕДИСЛОВИЕ

Это учебное пособие предназначено для обучения основным навыкам работы с базой данных в среде СУБД Microsoft Access 2003 
и с помощью табличного редактора Microsoft Excel 2003.
Microsoft Access является одной из наиболее популярных настольных систем управления базами данных (СУБД). Microsoft Access  позволяет оптимально сохранять и эффективно обрабатывать значительные объемы данных. Новейшая версия этой программы — Microsoft 
Office Access 2003 входит в состав Microsoft Office 2003 Professional 
Plus; как и в предыдущих версия программы, в ней реализована связь 
и обмен информацией с другими офисными приложениями (такими, 
как Excel, Word). Microsoft Access прост в освоении благодаря наличию 
множества команд — Мастеров, которые упрощают создание сложных 
объектов базы данных.
В соответствии с тематикой курса пособие разбито на 8 глав, 
в которых рассматривается работа с основными объектами баз данных 
Microsoft Access: таблицами, запросами, формами и отчетами. Кроме 
теоретического материала, в каждой главе есть вопросы для самопроверки, а в приложениях размещена справочная информация.
Microsoft Excel — самая популярная в мире программа электронных 
таблиц, входящая в стандартный офисный пакет Microsoft Office. Она 
выдержала уже несколько переизданий, возможности каждой новой 
версии расширяются, появляются новые формулы, макросы для вычислений, которые используются в бухгалтерском учете, научных 
и инженерных приложениях. MS Excel — универсальная программа 
для составления электронных таблиц любой сложности и дизайна, 
графиков и диаграмм, поэтому современные офисные работники готовят в ней отчеты, экспортируют в Excel данные из других офисных 
программ.
Приложение Excel, будучи составной частью популярного пакета 
(имеется в виду Microsoft Office), по массовости своего использования уступает, пожалуй, только другому приложению этого же пакета 
(имеется в виду редактор Word). Хотя это утверждение основано 
и не на статистических данных, однако, думается, выглядит вполне 
правдоподобно. В любом случае малознакомым широкому кругу 

пользователей приложение Excel никак не назовешь. Однако при ложение это несмотря на свою популярность имеет в некотором отношении незаслуженную репутацию. За ним крепко укоренилась слава 
среды для составления финансовых отчетов, выполнения эконо мических прогнозов и подобного этому рода деятельности. Это — правда, 
но далеко не вся. У Microsoft Excel есть существенный и, как пред ставляется, не до конца раскрытый потенциал, и финансово-экономический 
анализ — это всего лишь одна из возможных областей применения 
Excel, важная, но далеко не единственная. Именно в том, чтобы показать возможности MS Excel при решении прикладных задач, и состоит 
цель данного учебного пособия.

1. ACCESS 2003. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

1.1. Базы данных. Основные понятия
База Данных (БД) — такая организация массива данных, которая 
обеспечивает рациональное и надежное хранение информации, позволяет легко и быстро обновлять ее, извлекать необходимые сведения 
из всего объема хранимой информации. Достигается это с помощью 
специальных программных комплексов, которые называются Системами Управления Базами Данных (СУБД).
Большинство современных БД для персональных компьютеров 
являются реляционными. Реляционная БД состоит из взаимосвязанных таблиц.
Сегодня разработано и используется большое количество СУБД. 
Мы изучаем СУБД Access. Она построена на тех же принципах, имеет 
тот же интерфейс, что и уже изученные нами текстовый процессор 
Word и табличный процессор Excel, полностью совместима с ними.
Рассмотрим основные компоненты СУБД Access.

Таблица. В Access’е каждая таблица  имеет имя (название), отражающее характер содержащейся в ней информации (на рис. Тбл — это 
Поставщики).

Строка таблицы называется записью. Запись является основной 
структурной единицей для работы с данными. Она содержит сведения 
об одном экземпляре базы данных. Эти сведения распределены по полям 
записи. У каждого поля — свое имя. Одноименные поля образуют 
столбцы таблицы. В каждом столбце содержатся данные одного типа, 
скажем, или только текст, или только числа, или только даты и т. д.
Каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном 
экземпляре. Для этого таблицы БД подвергаются нормализации. 
Нормализация — это удаление из исходных таблиц повторяющихся 
элементов путем переноса их в новые таблицы, записи в которых уже 
не повторяются.
Каждая таблица БД должна иметь ключевое поле — столбец, содержимое всякого поля этого столбца однозначно определяет ту запись, 
в которую это поле входит. Другими словами, каждая запись имеет свое 
собственное значение ключа и этим отличается от всех других записей 
таблицы. Значение ключа не может повторяться в других записях, 
ключ уникален. Уникальный ключ делает уникальной саму запись. 
По зна чению ключа в таблице легко найти единственную запись. Самый 
простой способ задать ключ — пронумеровать строки (записи) таблицы. 
Столбец с номерами записей и будет ключевым полем этой таблицы.
Две таблицы называются связанными, если данные из одной таблицы передаются в другую. Связь между двумя таблицами БД определяет отношение подчиненности, когда одна таблица — главная (это таблица — источник данных), а вторая — подчиненная (это таблица — 
приемник данных). Фактически в подчиненную таблицу передаются 
не сами данные, а значения ключевого поля главной таблицы. 
При этом в подчиненной таблице повторяется имя ключевого поля 
главной таблицы. Значит, данные хранятся в главной таблице, а в подчиненной повторяются только значения ее ключевого поля.
Если при разработке таблицы не задать ее ключ, то Access при первом сохранении таблицы сам предлагает его создать. У первой из таблиц такое поле получает имя Код, у второй — имя Код1, у третьей — 
снова Код. Если теперь нужно связать первую и третью таблицы, 
то в одной из них окажутся два поля с одинаковыми именами. Одно 
поле Код — свое ключевое и второе поле Код — переданное из главной 
таблицы. В Access’е это недопустимо. Значит, разработчик БД должен 
с а м  задать имя ключевому полю данной таблицы, отличное и от предложенного Access’ом, и от имен ключевых полей в других таблицах БД. 
Это легче сделать, если имя ключевого поля таблицы как-то отражает 

ее назначение или содержимое (скажем, в таблице с перечнем Исполнителей ключевое поле будет носить имя НИ — номер исполнителя).
Из других объектов СУБД Access перечислим основные. Это — 
форма, запрос и отчет.
Форма — специальная конструкция, предназначенная, главным 
образом, для заполнения таблицы, для коррекции содержимого тех 
или иных записей в ней. В форме отображены все поля таблицы.
Запрос — инструмент для выбора и анализа данных из таблиц 
базы. Кроме запросов на выборку существуют запросы на изменение, 
на добавление, на удаление данных в таблицах. Таким образом, запросы могут оперировать с данными из нескольких таблиц базы одновременно.
Отчет — объект БД, назначением которого является извлечение 
из нее данных для представления в виде печатного документа.
Access имеет различные средства для разработки таблиц, форм, 
запросов и отчетов. Изучим основные из них.

1.2. Разработка базы данных
Разработка БД — процесс взаимодействия заказчика (специалиста 
в предметной области) и разработчика (специалиста в области СУБД). 
Этот процесс распадается на два этапа: проектирование БД и разработка БД средствами СУБД. У нас в роли разработчика БД выступает 
студент.
На этапе проектирования заказчик задает пер вич ное описание назна че ния 
БД и комплект документов 
с данными. Разработчик анализирует эти сведения, преобразует их к структуре 
будущей БД. При этом уточняет у заказчика те или иные 
сведения, получает от сутствующие данные. Ре з уль татом работы на пер вом этапе 
является проект структуры 
БД: набор таблиц, структура записей в каждой таблице, связи между 
таблицами.

Штаты
№ 
п.п.
Должность
Разряд
Кол-во

1
Ген. директор
17
1
2
Бухгалтер
15
1
3
Вед. специалист
13
3
4
Менеджер
12
3
5
Секретарь
10
1
6
Зав. складом
11
1
7
Кладовщик
8
2
8
Рабочий
6
5

Таким образом, к началу второго этапа — операций в СУБД Access 
разработчик имеет следующие документы.

Сотрудники 
Фамилия
Имя
Отчество
Дата рожд. Пол Должность Ставка
Дата 
приема
Дом. 
тел.

Бендер
Остап
Ибрагимович
28/02/1973 муж
Ген. директор
1
04/02/03 777–88–
99

Бендер
Остап
Ибрагимович
28/02/1973 муж
Вед. специалист
0,5
04/02/03 777–88–
99

Берлага
Натан
Иосифович
22/10/1967 муж
Бухгалтер
1
18/02/03 111–33–
77

Балаганов
Александр
Михайлович
06/06/1979 муж Менеджер
1
04/02/03

Балаганов
Александр
Михайлович
06/06/1979 муж
Кладовщик
0,5
04/02/03

Паниковский
Михаил
Самуэльевич
11/11/1943 муж Менеджер
1
04/02/03

Паниковский
Михаил
Самуэльевич
11/11/1943 муж
Рабочий
0,5
04/02/03

Синицына
Зося
Станиславовна
07/07/1986 жен
Секретарь
1
13/02/03 543–87–
66

Синицына
Зося
Станиславовна
07/07/1986 жен
Вед. специалист
0,5
13/02/03 543–87–
66

Лоханкин
Васисуалий
Андреевич
13/11/1970 муж
Вед. специалист
18/02/03

А. Описание структуры БД. Она определяет назначение БД, набор 
сведений, которые она должна содержать, эти сведения разбиты на от

дельные категории. Каждая категория сведений будет сведена в свою 
таблицу. Так определяется примерный перечень таблиц и связи между 
ними. Эти связи и задают структуру БД.
Б. Описание структуры каждой таблицы. Для этого анализируют 
те сведения, которые должна содержать каждая запись данной таблицы, составляют примерный список полей в записях. В дальнейшем 
можно будет изменять структуру записей таблицы (добавлять или удалять поля).
Теперь разработчик средствами СУБД Access создает БД, испытывает ее и сдает заказчику.
Второй этап разработки БД рассмотрим на учебном примере.

Задача. Разработчик баз данных получил от заказчика задачу: создать базу данных для ООО «Рога и копыта». Из документов ему представлено две таблицы: Штаты — сведения о штатной структуре ООО 
(перечень должностей или клеток) и Сотрудники — сведения о работниках ООО (на этих клетках). При этом отмечено, что на совмещение 
должностей берутся лишь штатные сотрудники (со стороны совместителей брать нельзя).
Анализируя эти таблицы, разработчик отметил следующее.
Некоторые записи в таблице Сотрудники практически полностью 
повторяются, то есть она обладает избыточностью. Избыточность 
можно устранить, если выполнить нормализацию избыточной таблицы, а именно, разбить ее на две таблицы, каждая из которых уже 
не имеет избыточности (записи в них не повторяются). Повторы обусловлены тем, что некоторые из сотрудников совмещают одну целую 
клетку и долю дополнительной должности. Из одной таблицы Сотрудники сформируем две. В одну сведем сотрудников на целой клетке, 
во вторую — совместителей. Первую таблицу назовем Сотрудники 
штатные, вторую — Сотрудники совместители.
Итак, для разработки БД ООО «Рога и копыта» имеем три таблицы. 
Опишем структуру каждой таблицы.
Таблица Штаты имеет четыре поля: №п.п., Должность, Разряд (для 
данной должности по единой тарифной сетке) и Кол-во (клеток 
на данной должности).

Штаты

№ п.п.
Должность
Разряд
Кол-во

В таблице Сотрудники штатные восемь полей: № п.п., Фамилия, 
Имя, Отчество, Дата рожд., Пол, Должность, Дата приема и Дата 
увольн.

Сотрудники штатные

№ 
п.п.

Фамилия, 
Имя
Отчество

Дата 
рожд.
Пол
Должность
Дата 
приема

Дата 
увольнен.

Дом. 
тел.

В таблице Сотрудники совместители пять полей: № п.п., Фамилия, 
Должность, Ставка, Дата приема и Дата увольнен.

Сотрудники совместители

№ 
п.п.
Фамилия
Должность
Ставка
Дата 
приема
Дата 
увольнен.

Таблицы связаны. Значение поля Должность в таблицу Сотрудники штатные и в таблицу Сотрудники совместители берем из таблицы 
Штаты, значение поля Фамилия в таблицу Сотрудники совместители 
берем из таблицы Сотрудники штатные.
Таким образом, между таблицами устанавливаются иерархические 
связи.
На самом верхнем уровне иерархии располагается таблица Штаты. 
В эту таблицу никаких данных из других таблиц не передается.
Ниже размещена таблица Сотрудники штатные. Сюда из таблицы 
Штаты передаются данные для заполнения поля Должность (таблица 
Сотрудники штатные — подчиненная, таблица Штаты — главная).
Еще ниже находится таблица Сотрудники совместители. В нее 
из таб лицы Штаты передаются данные для заполнения поля Должность, а из таблицы Сотрудники штатные — данные для заполнения 
поля Фамилия (для подчиненной таблицы Сотрудники совместители 
главными таблицами будут Штаты и Сотрудники совместители).
Полагаем, что структура проектируемой БД в первом приближе нии 
разработана, и оформим ее как ЗАДАНИЕ на разработку БД «Рога и копыта» (см. ниже). Конечно, в процессе разработки БД возможны некоторые отклонения от ЗАДАНИЯ.