Русский язык в деловой документации

Москва
ИНФРА-М
2021

РУССКИЙ ЯЗЫК 
В ДЕЛОВОЙ 
ДОКУМЕНТАЦИИ

М.В. МАРЬЕВА

УЧЕБНИК

Рекомендовано Межрегиональным учебно-методическим советом 
профессионального образования в качестве учебника для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся по укрупненным группам специальностей 
40.05.00 «Юриспруденция», 38.05.00 «Экономика и управление»
(протокол № 8 от 22.06.2020)

УДК [651.9+811.161.1](075.8)
ББК 65.052:81.2Рус.я73
 
М30

Марьева М.В.
Русский язык в деловой документации : учебник / М.В. Марьева. — 
Москва : ИНФРА-М, 2021. — 323 с. — (Высшее образование: Специалитет). 

ISBN 978-5-16-016549-3 (print)
ISBN 978-5-16-108833-3 (online) 

Учебник имеет выраженную практическую и профессиональную направленность, при его составлении использовался лингвистический материал из юридической, управленческой и других деловых сфер. Данное 
учебное издание дает представление об особенностях письменного официального общения; в нем описана история формирования языка документов, 
объясняющая его современный облик; подробно рассматриваются правила составления и оформления деловой документации, несоблюдение которых может лишить документ его правомочности; даются рекомендации 
по работе над композицией документа; приведены стандартные фразы 
и образцы форм, облегчающие работу над созданием документов различных 
жанров.
Соответствует требованиям федеральных государственных образовательных стандартов высшего образования последнего поколения.
Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по укрупненным группам специальностей 40.00.00 «Юриспруденция», 38.00.00 «Экономика и управление», а также для тех, чья будущая профессиональная 
деятельность связана с оформлением документов. 

УДК [651.9+811.161.1](075.8)
ББК 65.052:81.2Рус.я73

ISBN 978-5-16-016549-3 (print)
ISBN 978-5-16-108833-3 (online)
© Марьева М.В., 2016, 2021

А в т о р:
М.В. Марьева, кандидат филологических наук, доцент кафедры международных отношений и коммуникации Мурманского государственного технического 
университета

Р е ц е н з е н т ы:
Н.А. Шевченко, кандидат филологических наук, доцент, заведующий кафедрой русской филологии Мурманского арктического государственного университета;
А.И. Кибиткин, доктор экономических наук, профессор, председатель научно-методической комиссии Института экономики, управления и права;
Л.П. Селеня, кандидат социологических наук, доцент, и.о. директора филиала 
Российского государственного социального университета в г. Мурманске

М30

Предисловие

Работа с документами — неотъемлемая часть многих видов профессиональной деятельности. В правоохранительной сфере документ 
представляет собой незаменимый инструмент оперативного информационного обмена, сбора и хранения значимых сведений, ведения 
аналитической работы, выработки, принятия и исполнения управленческих решений, взаимодействия между сотрудниками, подразделениями, между организациями и гражданами и т. д. Умение составлять, оформлять документы входит в ряд важнейших компетенций специалиста правоохранительной деятельности.
Правила оформления документов изучаются «Делопроизводством» и «Документоведением», однако «Русский язык в деловой 
документации» является самостоятельной дисциплиной с собственными предметом, целью и задачами. В результате изучения данного 
курса студенты должны знать особенности юридической лексики; 
нормы официально-делового стиля; специфику письменного делового общения; уметь правильно употреблять юридическую лексику 
в деловой речи; создавать тексты различных видов деловых бумаг 
и служебных документов в соответствии с языковыми и стилистическими нормами, правильно оформлять их. Юридической правомочностью может обладать только документ, текст которого составлен 
грамотно и логично, что невозможно без изучения русского языка.
Данный учебник соответствует Государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования, ключевыми требованиями которого выступают практическая и профессиональная направленность обучения.
Учебник состоит из семи глав. Первая глава отвечает на вопросы: 
Что такое язык деловой письменности? Каковы его функции? Каковы общие характеристики официально-делового стиля? Чем обусловлено жанровое разнообразие официально-делового стиля?
Вторая глава посвящена истории формирования русского языка 
деловой документации, во многом объясняющей его современный 
облик.
Третья глава раскрывает нормативный аспект культуры деловой 
письменной речи. В первой части этой главы предлагается выполнить тест на знание орфографии и пунктуации, что позволяет выявить правила, повторение которых необходимо. Кроме того, в учебнике содержится теоретический материал (и упражнения к нему) 
по тем вопросам правописания, с которыми не справляется компьютерный редактор. Вторая и третья части данной главы посвящены 
грамматическим нормам, четвертая — лексическим. Данная тематика 

раскрывается на профессионально ориентированном лексическом 
материале.
В четвертой главе рассказывается о принципах унификации языка 
документов, в лингвистическом аспекте рассматривается руководство по оформлению документов, представленное в ГОСТ Р 6.30–2003 
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования 
к оформлению документов».
В пятой главе рассматриваются стилистические критерии выбора 
языковых средств при составлении текста документа. Цель этой 
части учебного издания — развить у студентов умение отбирать уместные языковые варианты в зависимости от жанра и коммуникативной задачи документа; углубить знания об этике в деловом общении 
и правилах речевого этикета; сформировать навык стилистической 
трансформации текста.
Сведения о типах композиции, о структуре отдельных жанров 
документов излагаются в шестой главе, они учат выбирать оптимальную последовательность изложения при работе над официальным текстом.
Седьмая глава «Создание текста документа» — обобщающая, 
в ней обозначена очередность применения ранее приобретенных 
навыков по составлению и оформлению грамотного и эффективного 
делового текста.

Глава 1 
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА  
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ, 
ЕГО ПОДСТИЛЕЙ И ЖАНРОВ

Деловая документация с лингвистической точки зрения — это 
тексты, написанные в официально-деловом стиле. Использование 
иных разновидностей национального языка и их элементов возможно в деловых документах только как исключение: например, 
разговорная речь в качестве дословной цитаты в протоколе допроса, 
признаки научного стиля в заключении эксперта, патенте. Официально-деловой стиль имеет свои специфические особенности. Многое для их понимания дает этимология. Слово «официальный» заимствовано в XIX в. из французского языка, где officiel (происходящее 
от лат. Officialis) означает «служебный». Официальный — значит: 
1) правительственный, должностной; 2) соблюдающий все правила, 
формальности. Деловой — связанный со служебной деятельностью, 
работой. Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений между странами, органами государственной власти, между государственной властью и населением, 
между предприятиями и частными лицами и т. п. и обслуживает производственные, экономические, хозяйственные отношения, область 
права и государственной политики.
Официально-деловой стиль — это стиль документов: международных договоров, государственных актов, законодательства, управленческих решений, служебной и деловой переписки. Главные 
функции языка документов — это функции сообщения и воздействия, которые направлены на человека как представителя социума, 
на группы людей и общество в целом и неразрывно связаны с властными государственными институтами. По сути, язык документов — 
инструмент управления: с его помощью регламентируются правила 
(законы, инструкции), осуществляется контроль (служебные записки, отчеты), оказываются воздействия как положительные (поздравительное письмо, письмо-благодарность), так и отрицательные 
(приказ об увольнении, выговор) и т. д. Следовательно от качества 
языка документов зависит, насколько эффективной будет взаимосвязь между субъектами, вступающими в официально-деловые отношения.
Основные черты официально-делового стиля обусловлены рядом 
экстралингвистических факторов. Первый из них — это сугубо официальный характер общения сторон. Даже если в судебных тяжбах 

участвуют супруги, родители и дети, признаки неформального общения, родственных, дружественных, неприязненных отношений 
в письменных деловых текстах абсолютно исключены. Второй фактор — это юридическая правомочность документов. Официальные 
бумаги могут быть представлены в суде в качестве доказательства 
и таким образом способны решать человеческие судьбы, а в международных отношениях и судьбы стран. Третий фактор, определяющий признаки деловой письменности, — это строго ограниченная 
сфера употребления, особый аспект рассмотрения событий, сужающий круг ситуаций и тем, представленных в текстах деловых бумаг.
Исходя из обозначенных выше экстралингвистических факторов, 
все документы, независимо от жанровой принадлежности, обладают 
рядом общих черт.
Первая и главная черта официально-деловых текстов — точность. 
Это не просто черта, а обязательное и абсолютное требование, которому подчиняется весь языковой строй: и выбор слов, и правила написания и пунктуации, и построение словосочетаний и предложений, и композиция. Одна неправильно написанная буква или 
ошибка в расстановке знаков препинания может лишить правоустанавливающий документ его юридической силы. В тексте документа 
не допускаются инотолкования, он должен быть понимаем абсолютно однозначно. Любая двусмысленность в тексте документа, как 
правило, дорого обходится одной из сторон и грозит как минимум 
тратой сил и времени на установление истины. Возьмем пример 
из юридической практики. В ответ на заявление о признании права 
наследства суд вынес определение: «признать право собственности 
на 1/4 долю дома (адрес:…) и право собственности на 1/4 долю земельного участка (адрес:…) всего размером 376 кв. м». Данная формулировка допускала двоякое толкование: согласно первому варианту 
1/4 доля составляет 376 кв. м, согласно второму — доля составляет 
1/4 от 376 кв. м, т. е. 94 кв. м. Несмотря на то что верным было первое 
толкование, регистрационная палата, а вслед за ней и нотариус 
определили в качестве причитающейся доли 94 кв. м. В мировой 
истории известен другой пример, когда дипломатический документ, 
искаженно передающий содержание первоисточника, послужил 
толчком к началу войны. Это так называемая Эмсская депеша, ее история такова. В 1870 г. Франция искала повод развязать войну 
с Пруссией, в то время как престарелый прусский король Вильгельм I старался всячески избежать конфликта. На очередное унизительное требование со стороны Франции король заявил, что не может дать аудиенцию французскому послу из-за намеченного отъезда 
из Эмса, а когда посол обратился к нему на вокзале, ответил, что 
в настоящее время ему нечего сообщить по обсуждаемому вопросу, 
но он обещает вернуться к нему в Берлине. Канцлер Пруссии Бис

марк, не поддерживающий монарха, получил депешу об этих событиях и опубликовал ее, вычеркнув обещание обсудить вопрос в Берлине. Получившийся двусмысленный и провокационный текст сделал неизбежным начало Франко-прусской войны.
Одна из сторон точности — достоверность и убедительность информации, поэтому в текстах деловых документов при сообщении 
сведений, нуждающихся в подтверждении, обязательно используются ссылки на источник, цитаты. В юридических бумагах это, 
прежде всего, опора на статьи законов, заключения специалистов, 
например: «согласно пункту … статьи …» или «по заключению эксперта …»; в распорядительной документации — ссылки на указы, 
приказы, постановления и т. п.: «в соответствии с приказом от … 
№ …»; в информационно-справочной документации обязательны 
регистрация справок, подтверждающих установленные факты, и указания на документ, послуживший основанием для составления данного: «Лист нетрудоспособности № … прилагаю», «в ответ на ваш 
запрос № … от …». Кроме того, в текстах документов факты должны 
быть представлены в исчерпывающем объеме: точные цифровые данные, даты, адреса, названия организаций и т. д. Сведения, содержащиеся в текстах официально-делового стиля, должны быть хорошо 
обоснованы и проверяемы.
Требованием точности и недопустимости инотолкований продиктованы такие качества языка документов, как строгий отбор языковых средств, логичность, цельность, детальность изложения, максимальная информационная нагрузка каждого элемента текста. 
Официальный документ должен быть кратким и написанным таким 
образом, чтобы в нем сразу можно было найти необходимую информацию. Требование краткости изложения в деловом тексте понимается несколько своеобразно: смысловая краткость, выражающаяся 
в отборе только существенной, относящейся к делу информации, 
сочетается с преимущественно пространными синтаксическими конструкциями. В подобном аспекте кратким может быть признано, 
например, такое предложение из договора на оказание адвокатских 
услуг: «При наступлении положительного результата для Заказчика, 
выразившегося в удовлетворении требований Заказчика по признанию 
незаконным отказа Администрации К*** района в совершении действий 
по реализации преимущественного права на приобретение арендуемого 
имущества, что будет подтверждено вступившим в законную силу решением суда соответствующего содержания, или в случае наступления 
правовых последствий, влекущих удовлетворение требований Заказчика 
по признанию незаконным отказа Администрации К*** района в совершении действий по реализации преимущественного права на приобретение арендуемого имущества (мирное урегулирование спора во внесу

дебном порядке, заключение мирового соглашения, утвержденного судом, признание иска Администрацией К*** района), Заказчик обязуется 
оплатить Исполнителю дополнительно вознаграждение в размере 
30 000 рублей (Тридцати тысяч руб.)». Другой пример — преамбула 
Всемирной декларации прав человека, которая представляет собой 
одно предложение, развернутое на целой странице, с частями, выделенными в отдельные абзацы. Такая сжатость, компактность изложения связана, по выражению академика Л.В. Щербы, с задачей 
«представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом».Соответствовать этому требованию может только подготовленная и отредактированная письменная речь. Известно высказывание Аристотеля: 
«Стиль речи письменной самый точный». Скорость понимания текста документа неважна, так как официально-деловая бумага предполагает неоднократное внимательное ее прочтение.
Рассмотрим два других взаимосвязанных свойства языка документов, которые, с одной стороны, облегчают восприятие текста, 
затрудненное из-за синтаксической громоздкости, с другой, служат 
однозначности его толкования. Эти свойства — стандартизация 
и унификация. Стандартизация — процесс установления и применения стандартов, т. е. образцов, эталонов, моделей, принимаемых 
за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. 
Унификация (от лат. unus — один, facio — делаю; объединение) — 
приведение к единообразию, к единой форме или системе. Стандартизация — более широкое понятие, унификация может рассматриваться как способ стандартизации. Унификация документов — это 
приведение документов к единообразию (на основе установления 
рационального количества их форм) и типизация их построения. 
Стандартизация документов — высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы — 
так называемых ГОСТ. ГОСТ как нормативно-технический документ 
устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации (документу) и утверждается компетентным органом.
Появление стандартов, образцов именно в официально-деловом 
стиле очень закономерно. Понятия, на которых основывается право 
и закон, имеют отношение к моральным постоянным: свобода, права 
человека, ценность человеческой жизни, неприкосновенность личности и частной собственности, справедливость и т. д. Законы и другие юридические документы стоят на защите морально-нравственных норм, которые, безусловно, подвержены изменениям в масштабах человеческой истории, но характеризуются устойчивостью 
в масштабах отдельных эпох. Кроме того, сфера, которую обслуживает официально-деловой стиль, является базисом общественной 

жизни, а базис не может подвергаться значительным и быстрым изменениям, он должен быть устойчивым. Таким образом, сущностные 
характеристики отражаются в языке, и среди других книжных стилей 
официально-деловой стиль выделяется своим относительным постоянством, в целом консервативным характером. Многие его черты — 
исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты — вызревали годами и веками, 
проходя отбор на способность максимально точно и эффективно 
передавать ценное правовое и деловое содержание.
Стандартизация как свойство официально-делового стиля проявляется в многочисленных языковых шаблонах. В других стилях 
устойчивые речевые обороты — клише — нередко выступают как 
недостаток, однако в официально-деловом стиле в большинстве 
случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность. Более того, в официальных документах использование 
языковых штампов в строго определенном для них месте является 
обязательным. Так, например, при описании семейного положения 
мужчины, не создавшего семью, принято писать «холост», а употребление абсолютно тождественного синонима «не женат» является 
стилистической ошибкой; в заключительной части договора обычно 
вводят формулировку «Договор вступает в силу со дня подписания», и выразить то же самое другими словами нельзя. В первом случае синонимическая замена нарушит традицию словоупотребления, 
во втором — новая формулировка изменит смысл высказывания, 
а даже незначительный семантический сдвиг способен привести 
к разночтениям. Кроме того, изменение привычной формы затрудняет восприятие. В официально-деловом стиле употребляются 
не только типовые формулировки, фразы, но и типовые тексты, 
т. е. образцы, на основе которых впоследствии создаются документы 
аналогичного содержания.
Унификация проявляется не только на уровне лексических единиц, но также и на уровне построения текста. Строгая последовательность изложения, композиционная четкость относимы ко всем 
видам юридических текстов. Так, заявление имеет следующее стандартное расположение материала: адресат (должность, инициалы 
и фамилия должностного лица); автор заявления (фамилия, имя, 
отчество и пр.); вид документа (заявление); формулировка самого 
заявления; ссылка на приложения (если они есть); дата, подпись. 
Большинство составляющих формы этого документа — реквизиты.
Реквизиты — обязательные элементы содержания и оформления 
документов, их использование является важным признаком стандартизации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная 
система организационно-распорядительной информации. Требова

ния к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
 
• Государственный герб РФ;
 
• герб субъекта РФ;
 
• эмблема организации или товарный знак;
 
• код организации;
 
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
 
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины 
постановки на учет ИНН/КПП;
 
• код формы документа;
 
• наименование организации;
 
• дата документа;
 
• регистрационный номер документа;
 
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
 
• место составления или издания документа;
 
• адресат;
 
• гриф утверждения документа;
 
• резолюция;
 
• заголовок к тексту;
 
• отметка о контроле;
 
• текст документа;
 
• отметка о наличии приложения;
 
• подпись;
 
• гриф согласования документа;
 
• визы согласования документа;
 
• оттиск печати;
 
• отметка о заверении копий документов;
 
• отметка об исполнителе;
 
• идентификатор электронной копии документа.
Совокупность реквизитов и их расположение, характерные для 
отдельного вида документа, составляют понятие «формуляр».
Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразными являются и форма, и типовое содержание: удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, 
финансовая отчетная документация и т. д. В другую группу входят 
документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное 
содержание: заявление, протокол, характеристика и т. п. В деловых 
бумагах третьей группы в значительно большей степени проявляется языковая свобода как в формальном, так и в содержательном 
отношении. К последней группе относятся различные виды деловых 
писем: письмо-приглашение, коммерческое предложение, письмопросьба и т. д. Требования к языку и стилю такого рода документов