Документирование управленческой деятельности

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ 
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено УМО по образованию 
в области производственного менеджмента 
в качестве учебного пособия для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся 
по направлению 38.03.01 «Менеджмент»

Москва
ИНФРА-М
2019

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Н.П. КРЮКОВА

УДК 651.4/.9
ББК 65.050.2
 
К 78

Р е ц е н з е н т ы:
Савкина Р.В. Зав. кафедрой экономики и управления в сфере услуг 
Российского государственного торгово-экономического университета, 
доктор экономических наук, профессор;
Ильин С.Н. Профессор кафедры маркетинга и менеджмента Московского 
государственного технического университета (МАМИ), доктор технических 
наук, заслуженный деятель науки Российской Федерации

Крюкова Н.П.
Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / Н.П. Крюкова. — М. : ИНФРА-М, 2019. — 268 с. — (Высшее 
образование: Бакалавриат). – www.dx.doi.org/10.12737/652.

ISBN 978-5-16-003134-7 (print)
ISBN 978-5-16-100463-0 (online)

В учебном пособии изложены правила документирования управленческой деятельности и принципы создания на предприятии системы управления документами. Приведены образцы важнейших видов 
управленческих документов. Пособие содержит сведения о нормативноправовой и методической базе в области документационного обеспечения управления.
Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям подготовки«Экономика», «Менеджмент», «Управление 
персоналом», «Государственное и муниципальное управление»; может 
быть полезно практическим работникам и руководителям предприятий.

УДК 651.4/.9
ББК 65.050.2

К78

© Крюкова Н.П., 2008
ISBN 978-5-16-003134-7 (print)
ISBN 978-5-16-100463-0 (online)

ФЗ 
№ 436-ФЗ
Издание не подлежит маркировке 
в соответствии с п. 1 ч. 4 ст. 11



ПРЕДИСЛОВИЕ

Документы являются ценным информационным 
ресурсом предприятия. В них формулируются управленческие 
воздействия по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой предприятия, его структурных 
подразделений и отдельных работников. Посредством документов решения руководства доводят до сведения исполнителей,  
а также контролируют исполнение этих решений. Документы 
содержат свидетельства деловой активности предприятия и его 
должностных лиц, доказательства выполнения ими юридических обязательств и должностных обязанностей.
Для того чтобы документы эффективно и в полном объеме 
выполняли свое назначение, на любом предприятии должны 
быть регламентированы правила:
• 
документирования (создания документов);
• 
организации документооборота (движения документов);
• 
использования и хранения документов.
Разработка этих правил традиционно входит в обязанности 
службы делопроизводства или документационного обеспечения 
управления (ДОУ) предприятия, которая также выполняет и 
технологические операции с документами предприятия (получение, отправка, обработка, регистрация, контроль за их исполнением и т.д.).
В практике развитых стран, прежде всего США, Канады, 
Австралии, которая закреплена в международном стандарте 
ИСО 15489­2001 «Информация и документация — Управление 
документами», для обозначения деятельности в этой области 
используют термин «управление документами». Управление документами — одна из функций управления организацией, отвечающая за создание, использование и хранение документного 
массива как важного делового актива предприятия, который 
позволяет вести бизнес упорядоченно и эффективно, обеспечивая согласованность и последовательность в управлении.
К управлению документами как функциональной области 
предприятия руководитель должен подходить точно так же, как 
и к организации других направлений деятельности предприятия, т.е. планировать, организовывать, осуществлять мотивацию и контролировать. Для этого он должен знать основные 



положения нормативно­правовой среды в сфере ДОУ, общие 
правила документирования управленческой деятельности, принципы работы с документами (в том числе и с электронными) и 
создания системы управления документами предпрятия. Именно 
этим вопросам посвящено учебное пособие.
В главе 1 рассмотрены способы создания документов, их 
функции, типология, требования к качеству управленческих 
документов.
В главе 2 изложены вопросы правового и нормативно­методического регулирования документационного обеспечения управления в Российской Федерации, а также подходы, которые позволяют систематизировать работу с документной информацией: 
классификация, унификация и стандартизация. Отдельный раздел посвящен международным стандартам в области делопроизводства, в частности ИСО 15489­2001.
В главе 3 подробно описаны правила оформления реквизитов 
организационно­распорядительных документов в соответствии с 
ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации. 
Унифицированная система организационно­распорядительной 
документации. Требования к оформлению документов».
Особенности подготовки и оформления основных видов организационных документов (устава, положения о структурном 
подразделении, должностной инструкции, инструкций организационно­методического назначения, договоров и т.д.), распорядительных (приказа, протокола) и информационно­справочных документов (деловые письма, докладные записки, акты  
и т.д.) изложены в главе 5.
В главе 6 дана характеристика рациональной организации 
документооборота и движения отдельных документопотоков 
(входящего, исходящего и внутреннего), рассмотрены правила 
регистрации документов и контроля исполнения содержащихся 
в них поручений. В главе 7 изложены вопросы оперативного 
хранения, проведения экспертизы ценностей и передачи документов в архив организации, а также уничтожения документов 
с истекшими сроками хранения. Отдельный раздел посвящен 
работе с информацией, содержащей коммерческую тайну.
В пособии большое внимание уделено электронным документам. Рассмотрены особенности их создания и придания им 
юридической силы с помощью электронной цифровой подписи 
(гл. 4), а также отдельные виды электронных документов, для 

использования которых применяют сетевые информационные 
технологии (гл. 5), требования к хранению и уничтожению 
электронных документов (гл. 7). Дана характеристика системе 
автоматизации делопроизводства и документооборота (гл. 8).
В главе 9 сформулированы общие подходы к созданию системы управления документами, предоставляющей в распоряжение 
руководителю эффективный механизм управления деятельностью предприятия.
В приложениях приведены образцы оформления документов.



СПИСОк 
ПРИнятых СОкРащЕнИй

вниидад
Всероссийский научно-исследовательский институт  
документоведения и архивного дела

дОУ
Документационное обеспечение управления

ГСдОУ
Государственная система документационного  
обеспечения управления

ЕСКК ТЭСи
Единая система классификации и кодирования  
технико-экономической и социальной информации 

иПС
Информационно-поисковая система

иСО
Международная организация по стандартизации

ОГРн
Основной государственный регистрационный номер 
юридического лица

ОКПО
Общероссийский классификатор предприятий  
и организаций

ОКУд
Общероссийский классификатор управленческой  
документации

ОРд
Организационно-распорядительные документы 

Садд
Система автоматизации делопроизводства  
и документооборота 

СМК
Система менеджмента качества

УСд
Унифицированная система документации

УСОРд
Унифицированная система организационно- 
распорядительной документации

УФд
Унифицированная форма документа

ЭК
Экспертная комиссия

ЭПК
Экспертно-проверочная комиссия

ЭЦП
Электронная цифровая подпись



ВВЕДЕнИЕ

Современный менеджмент определяет, что основные функции аппарата управления предприятием — планирование, организация, мотивация и контроль, а основное содержание 
управленческой деятельности — принятие решений.
В задачи руководителя входят стратегическое планирование 
деятельности предприятия в целом и развитие отдельных направлений бизнеса и на основании этого — проектирование организационной структуры предприятия. Руководитель обязан принимать решения по оперативному управлению работой предприятия, 
его структурных подразделений и отдельных работников, а также 
контролировать исполнение этих решений.
Управленческие решения принимают на основе анализа информации, отражающей как процессы, происходящие внутри 
самого предприятия, так и состояние внешней среды, в которой 
функционирует предприятие. Своевременность поступления 
информации и ее качество (актуальность, достоверность, полнота) непосредственно влияют на эффективность управленческого 
воздействия. Принятые руководителем решения также включаются в управленческие информационные потоки и таким образом передаются в структурные подразделения и отдельным должностным лицам.
Поэтому одна из важных задач, которая должна быть решена в системе управления предприятием, — создание высокоэффективного механизма сбора, обработки, передачи, использования и хранения информации.
Термин «информация» происходит от латинского informatio 
(разъяснение, изложение). Под ним первоначально понимали 
сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических 
средств и т.д.). С середины ХХ в. «информация» — это общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, 
человеком и автоматом, автоматом и автоматом, животным и 
животным (генетическая информация) [36].
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149­ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» 



определяет информацию как «сведения (сообщения, данные),  
независимо от формы их представления».
Несколько иное определение понятия информации содержит ГОСТ Р ИСО 9000­2001 «Системы менеджмента качества. 
Основные положения и словарь», а именно: «Информация» — 
значимые данные».
Управленческая информация — совокупность сведений (сообщений, данных) о процессах, протекающих внутри предприятия 
и в его окружении.
В целом информационное поле предприятия можно разделить на собственное и внешнее.
Собственное информационное поле объединяет информацию, 
возникающую внутри предприятия. К такой информации, например, относят:
• 
первичные документы оперативного учета по основной деятельности, бухгалтерского учета и т.д.;
• 
данные бухгалтерской и другой обязательной отчетности, 
результаты собственного анализа деятельности предприятия 
и т.д.;
• 
организационно­распорядительные документы (устав предприятия, положения о структурных подразделениях, внутренние инструкции, приказы, распоряжения, деловая переписка, акты, протоколы заседаний коллегиальных органов 
управления и комиссий и т.д.).
Основные виды внешней информации, которую следует учитывать при планировании и организации работы предприятия:
• 
законы, указы, приказы и другие нормативные документы 
федерального уровня, а также нормативно­правовые акты 
отраслевого, регионального и местного уровней;
• 
данные о состоянии отрасли и тенденциях в российской и 
мировой экономике;
• 
сведения о конкурентах, сообщения от партнеров и клиентов (обратная связь), реклама и т.д.
Таким образом, информация, которую используют в управленческой деятельности, в основном представлена в виде документов (нормативно­законодательные документы, приказы, 
письма, отчеты, бухгалтерские документы и т.д.).

  Основные термины и их определения, используемые в пособии, приведены 
в Словаре терминов (приложение 1).



Документ возникает в результате записи информации или, 
иначе — документирования информации.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Классическая процедура принятия управленческого решения 
состоит из определенных этапов, каждый из которых, как правило, сопровождает создание, получение или исполнение документов, содержащих управленческую информацию или же фиксирующих деловую активность предприятия.
Необходимость внесения корректив в деятельность предприятия может быть инициирована, например, директивными 
документами вышестоящих или контролирующих органов, содержанием деловой переписки с партнерами и клиентами или 
же внутренними докладными записками. Руководство предприятия рассматривает эти документы и определяет дальнейшие 
действия должностных лиц. В частности, может быть принято 
решение об издании распорядительного документа (приказа, 
распоряжения и т.д.).
Для подготовки документа сначала собирают информацию 
во внешней среде, анализируют собственный опыт предприятия, его возможности, существующие внутренние локальные 
правовые акты предприятия (устав, положения, регламенты, 
приказы и т.д.). При необходимости коллегиально обсуждают 
на заседаниях комиссий или рабочих групп. Оформляют отчеты, информационные записки, акты, протоколы заседаний коллегиальных органов, обмениваются деловыми письмами и т.д.
На этапе принятия управленческого решения, создают документ, который формулирует содержание управленческого 
воздействия, причем на этапах подготовки документа возможны конкретизация, уточнение сроков выполнения управленческого решения и т.д.
В последующем содержание этого документа должно быть 
доведено до сведения исполнителей. На этапах исполнения 
возможен обмен письменной информацией о ходе выполнения, 
возникших вопросах и т.д.

 Термины и определения пособия, в основном, приводятся в соответствии с 
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта России от 27 февраля 
1998 г. № 28. При использовании иных источников на них даны ссылки.

§

В документе обязательно указывают должностное лицо, которое контролирует исполнение управленческого решения. 
Контроль за сроками исполнения осуществляет служба делопроизводства предприятия, которая ведет учет исполненных и 
неисполненных документов (т.е. выполненных или невыполненных управленческих решений) и информирует об этом руководителя.
Таким образом, управленческая деятельность неразрывно 
связана с документами, в ней документ выступает и как предмет 
труда, и как средство труда.
Конечно, иногда управленческие решения принимают на 
основе устной информации, а передают в виде устного указания. Но не зафиксированная в виде документа информация может быть забыта руководителем или работниками предприятия. 
Недобросовестный работник может отказаться от ранее сказанного или исказить его. Поэтому недокументируемое управление 
следует использовать в исключительных случаях. Должностные 
лица, готовящие, согласующие или подписывающие документ, 
несут ответственность за содержание информации документа.
Правильно созданный документ позволяет сохранить достоверную информацию о деловой активности, обладает юридической 
силой и может быть использован для защиты законных интересов предприятия и его работников (при проверке деятельности 
контролирующими органами, рассмотрении спорных вопросов 
в судебном порядке и т.д.).
Поэтому управленческую деятельность необходимо обязательно документировать.
Документирование управленческой деятельности предприятия 
(организации, учреждения) заключается в фиксации необходимой при подготовке, принятии и исполнении управленческих 
решений информации в соответствии с установленными на 
предприятии порядком и правилами.
Документы, создаваемые и используемые при принятии и 
реализации управленческих решений, а также для регламентации работы предприятия и его подразделений, относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Они играют 
особую роль в управленческой деятельности, и именно их в 
первую очередь имеют в виду, когда говорят об управленческих 
документах. Эти документы выполняют одинаковую функцию, 
их оформляют сходным образом на предприятиях и в организа11

циях различным форм собственности и видов деятельности. 
Именно поэтому в курсе «Документирование управленческой 
деятельности» рассмотрены правила подготовки и оформления 
основных видов этой группы документов.
Созданные и поступившие на предприятие документы движутся, образуя документопотоки, которые можно классифицировать по месту создания и использования документов (входящие, 
исходящие, внутренние), по направлениям движения (вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие) и т.д.
Управление информационными потоками или документопотоками предприятия основано на понятии документооборота.

Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Движение документа непосредственно связано с прохождением документом этапов его жизненного цикла в организации, 
а именно:
• 
создание (получение) документа;
• 
первичная обработка и регистрация документа;
• 
рассмотрение руководителем и передача документа на исполнение;
• 
исполнение документа;
• 
оперативное хранение документа в структурном подразделении (в деле);
• 
сдача дела в архив или уничтожение дела.
Эффективность управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатывают и передают 
документы, как контролируют их исполнение, как обеспечивают 
сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие 
свои функции.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Современный руководитель должен знать общие принципы 
организации работы с документной информацией, а также рас§

§