Особенности письменной деловой речи гражданских и муниципальных служащих

С.Ю. Кабашов 

ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМЕННОЙ 
ДЕЛОВОЙ РЕЧИ ГРАЖДАНСКИХ И 
МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ 

Учебное пособие 

Москва 

Издательство «ФЛИНТА» 

2017 

УДК 808(075.8) 
ББК  81.2 Рус-5я73 
         К12 

Кабашов С.Ю. 
К12 
 
 
Особенности 
письменной 
деловой 
речи 
гражданских 
и 
муниципальных служащих [Электронный ресурс] :  учеб. пособие / 
С.Ю. Кабашов. —  М. : ФЛИНТА, 2017. — 121 с. 

ISBN 978-5-9765-3001-0 

Настоящее учебное пособие посвящено теоретическим и практическим 
вопросам культуры речи, составлению и редактированию текстов служебных 
документов. Рекомендации сопровождаются примерами, демонстрирующими способы 
правки тех или иных видов ошибок. Учебное пособие предназначено для гражданских 
и муниципальных служащих. Пособие будет также полезно студентам юридических и 
управленческих 
направлений 
высшего 
образования, 
изучающих 
дисциплины 
«Юридическая техника», «Деловой русский язык», «Редактирование служебных 
текстов», «Деловые коммуникации» и др. 
УДК 808(075.8) 
ББК  81.2 Рус-5я73 

ISBN 978-5-9765-3001-0                           © Кабашов, С.Ю., 2017 
                                                                    © Издательство «ФЛИНТА», 2017 

СОДЕРЖАНИЕ 

Предисловие ....................................................................................................... 4 
Раздел I Письменный деловой текст: основные характеристики .......... 5 
1.1 Происхождение стиля канцелярской письменности в России ................. 5 
1.2 Официально-деловой стиль письменности: экстралингвистические 
характеристики .................................................................................................... 8 
1.3 Особенности употребления языковых средств в официальноделовом стиле ...................................................................................................... 12 
1.4 Стандартизация как основа письменных  деловых текстов ..................... 15 

Раздел II Культура составления текста документа: способы 
обнаружения и устранения типичных ошибок ................................................. 18 
2.1 Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова ........................ 18 
2.2 Уместное использование лексических единиц в тексте документа ........ 23 
2.3 Нарушения лексической сочетаемости в текстах документов ................. 27 
2.4 Речевая избыточность в текстах документов ............................................. 29 

Раздел III Устранение ошибок в использовании морфологических 
средств языка ..................................................................................................... 31 
3.1 Трудности в употреблении форм имени существительного .................... 31 
3.2 Особенности употребления форм имени прилагательного ...................... 37 
3.3 Употребление форм имени числительного ................................................ 39 
3.4 Особенности употребления некоторых местоимений ............................... 40 

Раздел IV Нормы употребления синтаксических средств языка ............ 44 
4.1 Специфика употребления стандартных синтаксических 
конструкций ......................................................................................................... 44 
4.2 Трудные случаи именного и глагольного управления .............................. 47 
4.3 Смысловые и грамматические связи слов в простом предложении ........ 54 
4.4 Правила употребления однородных членов предложения ....................... 63 
4.5 Способы устранения однотипных падежных форм................................... 69 
4.6 Особенности употребления причастных и деепричастных оборотов ..... 72 
4.7 Употребление безличных и страдательных конструкций ........................ 82 
4.8 Трудности в построении сложных предложений ...................................... 83 

Раздел V Технология работы с отдельными элементами текста 
документа ............................................................................................................ 92 
5.1 Способы достижения коммуникативной эффективности документа ...... 92 
5.2 Средства обеспечения целостности и связности служебного текста ...... 97 

Раздел VI Особенности организации деловой (служебной) 
переписки в традиционной и электронной форме ..................................... 101 
Рекомендуемая литература ............................................................................. 114

ПРЕДИСЛОВИЕ

Деятельность государственной и муниципальной службы в определя
ющей степени сопровождается созданием документов – основных носителей 
управленческого решения. Документ – это текст, управляющий действиями 
людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей иного толкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. Это налагает огромную ответственность на разработчиков и исполнителей документов, ведение многих 
из которых предписано законодательством. Составление документов и работа с ними требуют профессиональных знаний и навыков, которыми должны 
обладать все государственные и муниципальные служащие.

Цель настоящего учебного пособия – изложить основные принципы со
ставления деловых текстов и представить рекомендации по их лингвистической обработке и редактированию. 

Задачи учебного пособия включают формирование знаний о специфике 

и способах отбора и использования языковых средств в деловой речи, обучение навыкам стилистического анализа на языковых уровнях и умению определять и исправлять ошибки различного вида в служебном тексте.

Учебное пособие состоит из двух разделов. В первом разделе, преиму
щественно теоретического характера, изложены основные признаки официально-делового стиля: экстралингвистические и лингвистические особенности. Второй раздел направлен на практическое освоение принципов составления и редактирования текстов служебных документов. Он включает несколько блоков, посвященных способам обнаружения и устранения типичных ошибок на различных языковых уровнях: лексическом, морфологическом, синтаксическом (словосочетание – предложение – текст). Литература 
включает справочные издания, использованные в процессе создания данного 
учебного пособия, а также рекомендуемые источники для самостоятельного 
изучения, словари и ресурсы Интернета.

Настоящее учебное пособие предназначено прежде всего для студентов 

и слушателей БАГСУ, изучающих дисциплины «Деловой русский язык», 
«Редактирование служебных текстов», «Деловые коммуникации». Пособие 
будет также полезно любому работнику управленческого аппарата, деятельность которого связана с документами.

РАЗДЕЛ I

ПИСЬМЕННЫЙ ДЕЛОВОЙ ТЕКСТ:
ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1.1 Происхождение стиля канцелярской письменности в России

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массо
вой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях: 
лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой 
подтип литературного языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально–правовых 

отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управлении и 
дипломатической деятельности. Высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого 
элемента текста, внимание к деталям – вот основные черты языка документов.

Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных сти
лей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: 
внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в X в. письмен
ности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, 
являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. 
появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого 
князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был 
свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью. С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII – XVIII вв. – обязательным реквизитом делового письма.

В XV – XVII вв. для управления государственными делами существова
ли специальные присутственные места – приказы. Характерными особенностями официального стиля тогда были самоуничижение адресанта, восхваление адресата, растянутость предложений и их структурных частей, которые 
начинались обычно союзом «и», а заканчивались глаголом-сказуемым.

Возьмем для примера фрагмент челобитной Ивана Пересветова 

(XVI в.): «Государю благоверному великому царю и великому князю Ивану 
Васильевичу всея Руси бьет челом холоп твой государев Ивашко Семенов 
сын Пересветова, чтобы еси, государь, пожаловал холопа своего, велел службишка посмотрити… и ты, государь, образцы службы моей смотрел, и Михаилу Юрьевичу меня, холопа своего, приказал и образец службы моей Михаилу же дал…».

Государственно-приказный язык XV – XVII вв. при всей лексической 

пестроте – это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, 
отдать под суд, учинить расправу и т.п.). 

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство до
петровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и 
обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся 
еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

В петровскую эпоху реформ с 1710 г. вводится новая азбука. Старая аз
бука стала употребляться только в церковно-служебных книгах. Размежевание церковной и светской письменности сыграло прогрессивную роль и, 
прежде всего, создало условия для развития всех письменных стилей, в том 
числе и канцелярско-делового. А в «Генеральном регламенте» петровских 
коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы 
оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования.

Официально-деловая письменность начинает постепенно освобождаться 

от традиционных церковнославянских элементов, в лексику делового языка 
проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов. В этот период формируются устойчивые, 
шаблонные, речевые средства – т.н. «канцеляризмы». Огромные по размерам 
предложения (до 100 и более слов) насыщаются своеобразными оборотами и 
словами, документы приобретают характерные начала и концовки. 

Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее рас
пространение и в количественном отношении значительно превзошли другие 
типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. 

Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в 

качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. 
Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–
логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), 

стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, 
что стало осмысляться как задача государственной важности. 

В период второй половины XIX – начала XX вв. в делопроизводстве 

происходило сближение официально-делового стиля письменности с другими стилями литературного языка. Этому способствовали художественная литература, публицистика и юриспруденция. 

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были 

разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 1920-е годы началась работа по 
созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты. 

Уже в первых документах, касающихся делопроизводства, например, в 

проекте декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских 
учреждениях» (1918 г.) записано: «Составлять бумаги кратко, не придерживаясь канцелярского стиля и формы, с широким использованием ставших 
общеупотребительными сокращений, названий должностей и учреждений 
(нарком, Наркомпрод и т.д.)». Запрещались шаблонные заключительные фразы и фразы учтивости. 

Но избавиться сразу даже от явных недостатков канцелярского стиля 

19 в. оказалось делом далеко не легким. По-прежнему употреблялось большое количество отглагольных существительных (пользование, установление, 
упрощение, исполнение, составление). Распространены были обороты с существительными в родительном падеже (в целях установления единообразного порядка ведения канцелярской переписки и делопроизводства, а также 
для их упрощения и упразднения ненужных формальностей). Встречались 
предложения растянутые и сложные по конструкции: «Не допускать без уважительных причин задержки в исполнении бумаг: спешные бумаги должны 
исполняться безотлагательно, срочные – к указанному в них сроку, а обыкновенные – без промедления и, во всяком случае, не позднее двух недель со дня 
их поступления, за исключением тех, по которым необходимы особые, требующие более длительного составления, справки или цифровые вычисления, 
а также ожидающих ответа».

Потребовались десятилетия, чтобы в течение ХХ в. выработать нормы 

нового делового стиля. Можно предположить, что официально-деловой 
стиль русского языка – один из наиболее динамично развивающихся стилей. 
Динамика рассматриваемого стиля связана в значительной мере с изменениями в социально-экономической и политической сферах. Российские 
условия последних 10 – 15 лет давали большой простор для количественных 
и качественных изменений в документалистике и деловой речи. Многие документы подчиняются нормирующим положениям лишь отчасти. Ситуация 
усугубляется относительно высоким уровнем деловой и документационной 
безграмотности в обществе.

1.2 Официально-деловой стиль письменности:

экстралингвистические характеристики

Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, дол
женствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности 
от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, 
предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция 
фиксации правовых отношений (договор, контракт).

Однако основная функция официально-делового стиля – информатив
ная. Информативная нагрузка обуславливает специфические экстралингвистические черты, отличающие его от других стилей современного русского 
языка.

Рассмотрим основные экстралингвистические качества речи, свой
ственные официально-деловой письменности.

1. Прежде всего, это – точность и ясность, исключающие любую воз
можность каких бы то ни было инотолкований. Точность понимается как 
коммуникативное свойство речи, возникающее на основе соответствия смысла речи реалиям действительности. 

! Точность изложения предполагает однозначность понимания 
содержания, изложенного в документе. 

Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом 

чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и 
деепричастных конструкций и др. В отличие от стиля художественной литературы в деловой письменности не допускается образное выражение 
мыслей с помощью сравнений, метафор (переносное употребление слов по 
аналогии), аллегорий (изображение отвлеченного в конкретном), гипербол 
(преувеличение) и т.д.

Ясность текста определяется, в свою очередь, правильностью композици
онной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и 
четкостью формулировок. В стиле деловой письменности не может быть инверсий (перестановка слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в 
предложении). Отступления от этих правил запутывают деловой текст, т.е. 
нарушают его ясность.

Кроме того, недостаточно тщательный подбор слов в документе может 

привести к увеличению объема текста и искажению содержания; поэтому перед

тем, как писать, составитель должен тщательно изучить предмет документа, 
выделить главное, продумать аргументацию. 

2. Следующий критерий стиля деловой письменности – лаконичность 

изложения.

Лаконичность содержания документа достигается экономным исполь
зованием языковых средств, исключением речевой избыточности, что подразумевает отсутствие повторов и лишних слов. 

Деловые бумаги – вовсе не материал для «чтения», а информация, ко
торая должна побуждать к определенным поступкам. Ясное и точное служебное письмо обязательно будет кратким. 

! Документ станет понятнее, если составитель пользуется 
по возможности простыми предложениями. 

Чем проще по своей структуре предложения, тем они легче восприни
маются, и, наоборот, сложные предложения понимаются значительно труднее, 
а иногда и не так, как предполагал автор.

3. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию. 

Для официального документа характерно соблюдение 
ситуативно-тематической ограниченности в изложении. 

При этом каждый аспект вопроса, изложенного в документе, должен 

занимать определенное место в его логической структуре и не совпадать с 
другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям, сложным мотивировкам и повторению сказанного.

4. Для официально-делового стиля предпочтителен коллективный ха
рактер изложения. 

Поскольку служебные документы оформляются от имени юридического 

лица – государственного органа, учреждения или его структурного подразделения, личный момент в оценке фактов, событий, производственных или служебных ситуаций должен быть сведен до минимума. Официальные документы выражают не индивидуальные, а групповые интересы.

! Ответственные документы, издающиеся от имени органа 
государственной 
власти, 
вышестоящего 
ведомства 
или 

организации, 
являются 
всегда 
предметом 
коллегиального 

и коллективного рассмотрения. 

Поэтому большинство служебных документов составляется не от перво
го, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными 

(Администрация района просит..., Министерство не возражает..., Городскому 
управлению народного образования требуется... и т.п.).

5. Одной из важных особенностей официально-делового стиля является ад
ресность, то есть воздействие текста служебного документа на конкретного персонального или коллективного адресата с целью достижения практических целей. 

6. Не менее важными критериями стиля служебной документации яв
ляются объективность и достоверность содержания, поскольку документы 
связаны с правовой нормой. 

Очень важно, чтобы все факты и события в документе были достовер
ны и объективны. Документы должны опираться на научный анализ политических, экономических, культурно-духовных отношений, отражать объективные социальные процессы. 

! Проникновение в официально-деловую письменную речь 
ложной информации – это уже не стилистические погрешности, а 
нарушения, характеризующие морально-нравственный облик составителя документа. 

Практика показывает, что в документы по тем или иным причинам мо
гут попадать сведения, искажающие содержание и, следовательно, их последующее восприятие. Если в официальной бумаге будут допущены неточности и ошибки фактического характера, то и весь изложенный материал вызовет недоверие у читающих его людей, поэтому содержание ответственных 
документов подлежит проверке на достоверность по одному или нескольким 
направлениям. 

7. Официально-деловой стиль письменности отличают также своевре
менность и актуальность излагаемой в документе информации. 

Выбирая слово и форму документа, составитель не только передает 

информацию, но и сигнализирует адресату о ее актуальности и необходимости своевременного принятия нужного управленческого решения. Очень 
важно найти и высказать основные аргументы, опереться на такие факты, которые имеют решающее значение. Актуальность фактов — это степень их 
важности в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса.

8. Быстрота реагирования адресата на содержание документа во мно
гом определяется убедительностью текста документа. 

Характерным признаком языка документов является строгая логич
ность конструкции официального текста и обязательная доказательность 
приводимой информации.

9. Одним из отличительных свойств официально-делового стиля от 

других языковых стилей (научного, художественного и т.п.) является полнота 

изложения. Ввиду правовой зависимости официальных документов, их стиль 
должен удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

! Полнота документа заключается, прежде всего, в изложении 
всех обстоятельств дела, связанных с решением вопроса. 

Недостаточно исчерпывающая информация по существу вопроса, изла
гаемого в документе, может привести к неправильному толкованию адресатом содержащихся предписаний, дополнительных обращений и переписке, 
затягиванию принятия управленческого решения. 

10. Нейтральность изложения – характерный признак официально
делового стиля, в котором не должно быть эмоциональности, субъективной 
оценочности и разговорности.

Государственным служащим при подборе слов и форм слов необходи
мо учитывать, что в языке имеются три группы слов: книжные, нейтральные 
и разговорные.

Как правило, изъявление чрезмерной любезности, равно как и 

небрежéния, граничащей с грубостью, не допускается. Доминирующая форма 
оценки ситуации – обезличенная констатация управленческих действий, предпринятых или предпринимаемых.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, 
субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоциональноэкспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Разумеется, это не означает, что 
стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно 
нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или 
благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д. 

! При составлении служебного документа должны использоваться 
средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки 
ситуаций и фактов.

К экстралингвистическим проблемам делового документа, как показы
вает практика, с большим основанием можно отнести следующие:

юридические (права документов на новых носителях, право копии 
документа, хранение документа и степень его секретности и др.);

экономические (ценность документа как товара или эквивалента денег, экономическая правомочность и пр.);

технические (хранение и обработка, представление в информационно-поисковых системах, связь с глобальными и региональными информационными сетями).