Оформляем документы на персональном компьютере: грамотно и красиво

ОФОРМЛЯЕМ 
ДОКУМЕНТЫ 

НА ПЕРСОНАЛЬНОМ 

КОМПЬЮТЕРЕ 

грамотно и красиво

Москва
ИНФРА-М

201И.В. ЖУРАВЛЕВА
М.В. ЖУРАВЛЕВА

ГОСТ Р 6.30–2003

Возможности Microsoft Word

ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ПРОСТО, КРАТКО, БЫСТРО

Журавлева И.В.

Оформляем документы на персональном компьютере: гра
мотно и красиво. ГОСТ Р 6.30–2003. Возможности Microsoft 
Word : практич. пособие / И.В. Журавлева, М.В. Журавлева. — 
М. : ИНФРА-М, 2019. — 187 с. — (Просто, кратко, быстро).

ISBN 978-5-16-003154-5 (print)
ISBN 978-5-16-104892-4 (online)

Пособие носит выраженную практическую направленность и со
держит рекомендации по оформлению документов на основе Государственного стандарта Р 6.30–2003 и других нормативных и методических документов, а также описание приемов работы в программе MS 
Word 2003, облегчающих и ускоряющих процесс создания и оформления документов.

Пособие предназначено для всех работников, деятельность кото
рых связана с подготовкой организационно-распорядительных документов с использованием компьютера.

УДК 651.9
ББК 65.050.2
 
Ж91

Ж91

УДК 651.9

ББК 65.050.2

© Журавлева И.В., 
    Журавлева М.В., 2008

ISBN 978-5-16-003154-5 (print)
ISBN 978-5-16-104892-4 (online)



ВВедение

Не напрасно для термина «делопроизводство» существует офи
циальный синоним: «документационное обеспечения управления». 
Благодаря четко организованному делопроизводству руководители 
могут в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников и все дальнейшее ее развитие будет носить хаотичный характер. При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство организации не сможет принимать юридически и 
организационно верные решения, в результате чего организация 
рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Документирование управленческих действий, партнерских кон
тактов, действий, предписанных законодательством — важнейшая 
функция каждой организации и каждого индивидуального предпринимателя. Практически все офисные сотрудники ежедневно 
оформляют немалое количество документов. От того, насколько 
правильно эти документы будут составлены и оформлены, зависит 
их эффективность:

правильно и красиво расположенные информационные элементы документа (реквизиты) и логичный грамотный текст 
документа хорошо — правильно и точно — воспринимаются 
читателями;
наличие на документе обязательных с правовой точки зрения 
реквизитов обеспечивает придание им юридической (доказательственной) силы.
Отсюда очевидно, что секретари / референты / помощники ру
ководителей, офис-менеджеры, а также все административные 
работники любой компании должны знать существующие правила 
оформления документации. Кроме того, в связи с тем, что в последние годы документы преимущественно оформляются с использованием персональных компьютеров, необходимо хорошо знать 
и активно использовать в работе по подготовке и оформлению документов возможности текстового редактора Microsoft Word. Уверенная работа в этой программе позволяет без лишних усилий и 
затрат времени подготовить самый сложный документ.

Правила оформления организационно-распорядительных до
кументов содержатся в целом ряде нормативных и методических 

•

•

документов. Основным нормативным документом в этой области 
является Государственный стандарт Российской Федерации 
ГОСТ Р 6.0-200 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в 
действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 
2003 года № 65-ст.).

Раздел 1

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ 

ДОКУМЕНТОВ



1.1. Применение стандарта — это обязанность

или осознанная необходимость?

В I разделе государственного стандарта указывается область при
менения стандарта. Подчеркивается, что «…стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, 
приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. …, включенные 
в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой 
документации» (ОКУД) (класс 0200000)». 

Распространение действия стандарта на документы, включен
ные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, 
изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих 
компаний. Организационно-распорядительная документация 
(ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам жизнедеятельности компании и создается 
во всех организациях независимо от их организационно-правовой 
формы, права собственности и вида деятельности.

В приложении № 1 приведены извлечения из классификато
ра — документы, входящие в класс 0200000 «Унифицированная 
система организационно-распорядительной документации». 

К организационно-правовым документам, оформление которых 

должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, 
штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования фигурируют в ОКУД:

Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0211191
0
Свидетельство о регистрации

0211231
2
Устав

0211241
8
Учредительный договор 

0211111
7
Положение о структурном подразделении



Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0252051
9
Должностная инструкция

0252131
2
Правила внутреннего трудового распорядка 

0252251
8
Штатное расписание 

0252211
6
Структура и штатная численность 

Система распорядительной документации представлена в ОКУД 

такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Например:

Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0211171
3
Распоряжение Главы администрации 
территории о предоставлении земельного 
участка

0251121
3
Постановление коллегиального органа по 
вопросам основной деятельности 

0212151
2
Приказ о реорганизации 

0212181
9
Решение совета директоров (правления) о 
реорганизации 

0251151
1
Приказ по вопросам основной деятельности 

0251152
6
Приказ о распределении обязанностей 
между руководством 

0251221
8
Указание по вопросам основной деятельности 

0281151
8
Приказ о приеме на работу 

0282151
1
Приказ о переводе на другую работу 

0283151
5
Приказ об увольнении 

0284151
9
Приказ о предоставлении отпуска 

0285151
2
Приказ о поощрении 

0286151
6
Приказ о наложении дисциплинарного 
взыскания 

В Общероссийском классификаторе хорошо представлена и 

система информационно-справочной документации: протокол, акт, 
служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление. Например:

Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0253011
0
Акт по вопросам основной деятельности 

0286041
6
Докладная записка о нарушении трудовой 
дисциплины 

0282071
8
Заявление о переводе на другую работу 

0283071
1
Заявление об увольнении 

0284071
5
Заявление о предоставлении отпуска 



Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0286091
3
Объяснительная записка о нарушении 
трудовой дисциплины 

0282141
6
Представление о переводе на другую 
работу 

0285141
7
Представление о поощрении 

0214161
5
Протокол общего собрания (конференции) 
трудового коллектива предприятия 

0251161
5
Протокол коллегиального органа по 
вопросам деятельности 

0253101
2
Письмо по вопросам основной деятельности 

Система плановой документации представлена в ОКУД одним 

документом — графиком отпусков:

Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0284021
8
График отпусков 

Однако упоминание этого документа в ОКУД дает нам основа
ние для того, чтобы и другие плановые документы оформлялись с 
учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003.

В раздел 0200000 ОКУД включен и такой документ, как дого
вор:

Код
КЧ
наименование формы
индекс
Периодичность

0211031
3
Договор об аренде

0252031
8
Договор на производство работ (оказание 
услуг) 

Не нашли отражения в разделе 0200000 ОКУД такие документы, 

как инструкции по видам деятельности (например, инструкция по 
делопроизводству), служебная записка, целый ряд других. Но поскольку эти документы постоянно составляются в деятельности 
каждой компании, на них логично распространить общие правила 
оформления документов.

Термин «служебная записка» как аналог докладной записки 

давно получил широкое распространение в практике делопроизводства, однако моментом его официального признания можно, 
по-видимому, считать выход Перечня типовых управленческих 
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). Служебная записка упоминается в двух статьях Перечня: 

номер
статьи
Вид документа

срок

хранения

документов

Примечание

10. административно-хозяйственные вопросы

10.1. соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

408
Документы (акты, докладные и служебные 
записки, переписка) о нарушении правил 
внутреннего распорядка

1 г.

10.4. охрана

469
Документы (акты, справки, докладные и 
служебные записки, заключения, переписка) о 
пропускном режиме организации

5 л.

Естественно, служебные записки должны оформляться точно 

так же, как и докладные, поскольку с их помощью решаются те же 
задачи.

Первый раздел стандарта «Область применения» заканчивается 

фразой «Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми» — это, пожалуй, самое существенное отличие ГОСТ Р 6.302003 от его предшественника — ГОСТ Р 6.30-97.

Такое утверждение мы встречаем в государственном стандарте 

впервые в истории стандартизации нашей страны. Надо заметить, 
что приведенный абзац находится в явном противоречии и с названием государственного стандарта: «Требования к оформлению 
документов».

Скорее всего, фраза о рекомендательном характере стандарта 

появилась в связи с тем, что в ст. 2 Федерального закона от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании», которым установлены цели и принципы стандартизации в Российской 
Федерации, стандарт определяется как «… документ, в котором в 
целях добровольного многократного использования устанавливаются 
характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, 
реализации и утилизации, выполнения работ или оказания 
услуг». 

В соответствии с той же статьей, стандартизация — это «дея
тельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ 
или услуг».