Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег
Покупка
Основная коллекция
Тематика:
Основы бизнеса
Издательство:
Альпина Паблишер
Год издания: 2017
Кол-во страниц: 322
Дополнительно
Доступ онлайн
В корзину
Бережливое производство — уникальная технология сокращения затрат, придуманная на Toyota. Из этой книги вы узнаете, как при помощи таких бережливых методов, как «точно вовремя», кайдзен, 5S, составление карты потока создания ценности, и других навести порядок в офисе, увеличить производительность труда, повысить скорость обработки заказов и удовлетворенность клиентов. Книга представляет собой пошаговое руководство по преобразованию любого офиса в бережливый.
Книга рассчитана на всех менеджеров и сотрудников офисной сферы.
Тематика:
ББК:
УДК:
ОКСО:
ГРНТИ:
Скопировать запись
Фрагмент текстового слоя документа размещен для индексирующих роботов.
Для полноценной работы с документом, пожалуйста, перейдите в
ридер.
Прочитав эту книгу, вы: научитесь выявлять потери и находить скрытые резервы повышения производительности офисной работы; освоите основные инструменты уменьшения потерь: карточки канбан, систему 5S, методы визуализации информации; сможете всегда знать, на какой стадии находится каждый процесс и сколько времени нужно для его завершения.
LEAN OFFICE DEMYSTIFIED Using the Power of the Toyota Production System in Your Administrative Areas Don Tapping, Anne Dunn
БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС Устранение потерь времени и денег Дон Тэппинг, Энн Данн Перевод с английского 4-е издание Москва 2017
УДК 65.011.8 ББК 65.291.218 Т96 Переводчики А. Залесова, Т. Гутман Редактор С. Турко Тэппинг Д. Т96 Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег / Дон Тэппинг, Энн Данн ; Пер. с англ. — 4-е изд. — М. : Альпина Паблишер, 2017. — 322 с. ISBN 978-5-9614-6215-9 Бережливое производство — уникальная технология сокращения затрат, придуманная на Toyota. Из этой книги вы узнаете, как при помощи таких бережливых методов, как «точно вовремя», кайдзен, 5S, составление карты потока создания ценности, и других навести порядок в офисе, увеличить производительность труда, повысить скорость обработки заказов и удовлетворенность клиентов. Книга представляет собой пошаговое руководство по преобразованию любого офиса в бережливый. Книга рассчитана на всех менеджеров и сотрудников офисной сферы. УДК 65.011.8 ББК 65.291.218 ISBN 978-5-9614-6215-9 (рус.) ISBN 0-9770720-3-7 (англ.) © MCS Media, Inc., 2006 © Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2017 Все права защищены. Никакая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, а также запись в память ЭВМ для частного или публичного использования, без письменного разрешения владельца авторских прав. По вопросу организации доступа к электронной библиотеке издательства обращайтесь по адресу mylib@alpina.ru
СОДЕРЖАНИЕ От автора ..................................................................................................9 Благодарности ........................................................................................10 Введение ..................................................................................................11 ЧАСТЬ I. ВОВЛЕКИТЕ ВСЕХ В ПРОЦЕСС ПРЕОБРАЗОВАНИЙ И НАЧНИТЕ ЕГО С ПРАВИЛЬНЫХ ШАГОВ ...............................17 Глава 1. Краткая история концепции бережливого производства ................................................................19 О чем эта глава ..............................................................................19 Что такое бережливое производство? .......................................19 Почему бережливое производство? ..........................................22 Зачем в офисе бережливое производство? ..............................23 Резюме ............................................................................................25 Дальнейшие рекомендации .........................................................25 Глава 2. Четыре условия для воплощения концепции бережливого производства в офисе ................................................27 О чем эта глава ..............................................................................27 Условие 1. Модель «Поведение — взгляды — культура»....29 Условие 2. Экономическое обоснование перехода к бережливым методам ................................................................35 Условие 3. Семь видов потерь ...................................................36 Условие 4. Участие руководства ................................................46 Резюме ............................................................................................47 Дальнейшие рекомендации .........................................................48 Глава 3. Увидеть цель .........................................................................49 О чем эта глава ..............................................................................49 1. Роль руководства ......................................................................53 2. Обеспечение предсказуемого результата .............................60 3. Результативные совещания ....................................................65 4. Содержание проекта и информирование ............................74 5. Стратегический план ................................................................80 Резюме ............................................................................................82 Дальнейшие рекомендации .........................................................83
БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС Глава 4. Начало пути...........................................................................85 1. Организация командной работы ...........................................86 2. Оценка текущего положения дел ..........................................93 3. Поток создания ценности и составление его карты .......105 4. Простая методика решения проблем .................................119 Резюме ..........................................................................................130 Дальнейшие рекомендации .......................................................131 Глава 5. Инструменты удовлетворения потребительского спроса ..................................................................133 О чем эта глава ............................................................................133 1. Принципы 5S ...........................................................................136 2. Время такта ..............................................................................144 3. Питч ...........................................................................................148 4. Буферные и страховые ресурсы ..........................................151 5. Контрольные показатели эффективности ........................153 6. Планерки...................................................................................157 7. Кайдзен-мероприятия ............................................................159 8. Удовлетворение потребительского спроса — карта будущего состояния потока создания ценности .......163 Резюме ..........................................................................................165 Дальнейшие рекомендации .......................................................167 Готовы ли вы к изучению второй части? ..............................167 ЧАСТЬ II. СОЗДАЙТЕ РАБОЧИЙ ПОТОК .................................171 Глава 6. Сделайте работу видимой ................................................173 О чем эта глава ............................................................................173 Стандарты организации рабочего места ................................173 Канбан для заказа канцелярских принадлежностей ............178 Резюме ..........................................................................................187 Дальнейшие рекомендации .......................................................187 Глава 7. Запустите поток ..................................................................189 О чем эта глава ............................................................................189 Что такое непрерывный поток ................................................189 Новая планировка офиса ..........................................................194 Методы сбора данных ................................................................198
Содержание 7 Резюме ..........................................................................................204 Дальнейшие рекомендации .......................................................204 Глава 8. Создание системы документооборота ..........................205 О чем эта глава ............................................................................205 Резюме ..........................................................................................232 Дальнейшие рекомендации .......................................................233 Глава 9. Заставьте систему работать при помощи хейдзунка .............................................................................................235 О чем эта глава ............................................................................235 Карта будущего состояния потока создания ценности .....245 Резюме ..........................................................................................246 Дальнейшие рекомендации .......................................................246 Готовы ли вы к изучению третьей части? .............................247 ЧАСТЬ III. ПРОДОЛЖАЙТЕ ДВИЖЕНИЕ К КАЧЕСТВУ МИРОВОГО УРОВНЯ.............................................249 Глава 10. Лидерство и мотивация в бережливом офисе ..........251 О чем эта глава ............................................................................251 Лидерство ......................................................................................251 Стили лидерства и ситуации ....................................................252 Тип I. Личность, нацеленная на решение задач и скорость .....................................................................................253 Тип II. Личность, стремящаяся к стабильности и гармонии ...................................................................................254 Тип III. Личность, ориентированная на окружающих .......255 Тип IV. Личность, склонная к перфекционизму и анализу .......................................................................................257 Мотивация ....................................................................................258 Мотивация в действии ...............................................................260 Резюме ..........................................................................................264 Дальнейшие рекомендации .......................................................264 Глава 11. Создание карты целей ....................................................265 О чем эта глава ............................................................................265 Что такое карта целей ................................................................265
БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС Что собой представляет карта целей? .....................................266 Как выглядит карта целей .........................................................266 Резюме ...........................................................................................272 Дальнейшие рекомендации .......................................................272 Глава 12. Визуальный офис и защита от ошибок .....................273 О чем эта глава ............................................................................273 Зачем нужны средства визуального контроля? ....................273 Защита от ошибок ......................................................................278 Резюме ..........................................................................................281 Дальнейшие рекомендации .......................................................281 Приложение А. Оценка бережливого офиса ................................283 Приложение Б. Выявление потерь ..................................................299 Приложение В. Шесть сигм ..............................................................309 Приложение Г. Глоссарий по бережливому офису .....................313
От автора С удовольствием представляю вам книгу «Бережливый офис». За последние двадцать лет бережливое производство стало играть ведущую роль в снижении затрат организаций — как правило производственных — за счет выявления и устранения потерь (работы, не добавляющей ценности, за которую потребитель платить не готов). Тем не менее те же самые инструменты пытаются внедрять и в непроизводственных секторах экономики, в том числе в вооруженных силах, образовании, здравоохранении, финансах и строительстве. В книге собрана информация об опыте людей, применяющих бережливое производство в самых разных отраслях. Эти пионеры бережливого производства — сэнсэи — за последние десять лет добились значительных успехов в самых разных отраслях, они провели огромную работу по совершенствованию бизнеса. Книга рассказывает об успешном опыте таких первопроходцев и об инструментах, которые они используют. Любой организационный процесс — будь то принятие заказа на изделия промышленного производства, обработка кредитной карты клиента, медицинское обслуживание в поликлинике — должен удовлетворить потребности потребителя (пациента, клиента). На страницах этой книги читатель найдет полное руководство по выявлению и устранению затрат с помощью вовлечения в процесс всех сотрудников. Данная книга призвана стать компасом, который укажет вам путь к более бережливому, производительному и эффективному офису. Здесь нет тайн. Мы занимаемся систематическим распространением информации о передовом опыте во всех отраслях и будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами. Доброго пути! Дон Тэппинг
Благодарности Э та книга — пример работы в команде, партнерских отношений и обучения на собственном опыте группы людей, каждый из которых внес свою лепту в ее создание. На создание книги ушло более пяти лет. Прежде чем она увидела свет, ее содержание неоднократно перерабатывалось и корректировалось. Огромное спасибо тем, кто внес свой вклад в эту работу. Ниже перечислены имена ее участников: Том Касасса, CQE/SSBB/PM, головной офис по управлению качеством, Naval Surface Warfare Center, Панама-Сити, штат Флорида; Кертис Уокер, президент GDC Consulting; Том Фабрицио, консультант и автор книг «Инструментарий бережливого производства» (Lean Tooling, SME, 2003), «5S для офиса» (5S for the Office, Productivity Press, 2006); Роджер Кремер, консультант; Сту Таббс, PhD., специалист в области лидерства, Восточный Университет Мичигана, автор книги «Дискуссии в малых группах» (Small Group Discussion, McGraw-Hill, Inc. 1993); Дебра Хадфилд, MSN; Шелег Холмс; Роб Птачек, консультант и автор. Мы выражаем признательность и вам, читателю и нашему клиенту, за время и силы, которые вы потратили на применение и развитие методов бережливого производства в сфере административной работы. Мы знаем, что это нелегкое дело, и надеемся, что поможем вам в ваших начинаниях. Мы будем рады, если вы поделитесь с нами своими успехами и проблемами. Наш электронный адрес: info@theleanstore.com.
Введение ДЛЯ ЧЕГО ЭТО НУЖНО? В первую очередь эта книга предназначена организациям, которые хотят усовершенствовать административные процессы. Прежде всего она будет полезна менеджерам, которые занимаются обучением сотрудников, руководителям, ответственным за внедрение бережливого производства, координаторам непрерывного совершенствования и всем тем, кто занимается оптимизацией потока работ для повышения продуктивности и улучшения итоговых показателей. Лидеры бизнеса, которые выводят организации на новые рынки, чтобы открыть для себя новые возможности, и стремятся рационализировать текущие бизнес-процессы, чтобы стать более конкурентоспособными, должны неустанно повышать ценность компании для акционеров. Книга «Бережливый офис» принесет им немалую пользу. Эта книга поможет понять, с какими трудностями сталкиваются изо дня в день работники в самых разных сферах. Авторы убедительно объясняют, почему непрерывное совершенствование должно стать образом жизни. В конце каждой главы авторы подводят итоги, дают вопросники и примеры из практики, которые помогут вам усовершенствовать административную сферу. Руководителям, работающим в здравоохранении, финансовой сфере, розничной торговле, строительстве и на производстве, эта книга поможет остаться в бизнесе в XXI веке и заложить фундамент для дальнейшего совершенствования компании.
БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС ЧТО ВНУТРИ? В книге «Бережливый офис» дается обширный комплекс подробных рекомендаций по созданию бережливого офиса. Следуя им, вы сможете заложить прочный фундамент для применения инструментов бережливого производства. Сотрудники офиса, которые изо дня в день обрабатывают различные запросы, должны знать, что делать, куда обращаться и кого слушать. Книга содержит три части. Настоятельно рекомендуется изучать содержание каждой части, применить полученные знания на практике и переходить к следующей части, лишь когда вы полностью освоили предыдущую. Первая часть помогает заложить фундамент для создания бережливого офиса. Здесь рассказывается об основных инструментах и концепциях бережливого производства, о предстоящих изменениях и о внедрении ряда весьма полезных и эффективных инструментов. Все это позволит вам добиться ощутимого прогресса в создании бережливого офиса. Часть вторая рассказывает о создании систем поддержки, необходимых для совершенствования процессов. Это предполагает детальный анализ текущих процессов, разработку стандартов, которым они должны подчиняться, и выравнивание нагрузки для обеспечения бесперебойного и безостановочного потока работы. Это ядро бережливого офиса, и реализация этой части проекта является самой трудоемкой. Часть третья посвящена визуальному контролю, средствам защиты от ошибок и системам показателей, которые обеспечат непрерывное совершенствование бережливого офиса. Следует выбрать модели для сравнения, четко определить распределение функций в новой организации, найти тех, кто возьмет на себя роль лидера, обеспечить работу без дефектов. Все это необходимые условия для формирования новой культуры. Вы можете использовать эту книгу как дополнение к любым другим материалам по непрерывному совершенствованию, которые уже есть в вашем распоряжении. Хотя эта книга отличается обширным охватом материала и содержит все, что вам нужно, следует отметить, что как авторы и специалисты по непрерывному совершенствованию, мы не отвергаем иной образ мышления. Ни одна книга не может помочь организации из
Введение 13 бавиться от всех проблем. Мы искренне верим, что наша книга и примеры, которые она содержит, помогут вам найти ответы на многие вопросы, которые встают перед вами при создании бережливого офиса. КАК ИЗВЛЕЧЬ ИЗ КНИГИ МАКСИМАЛЬНУЮ ПОЛЬЗУ Применяя концепции и инструменты, о которых рассказывается в этой книге, вы сможете создать систему, которая, будучи составной частью бережливой организации, обеспечит контроль процессов и усовершенствует их (позволит избавиться от деятельности, не добавляющей ценности). Основы книги Эта книга посвящена не только основным принципам бережливого производства и их применению в различных административных процессах, но и разработке реалистического плана достижения результатов и закрепления этих достижений. Книга опирается на многолетний опыт применения принципов бережливого производства в административной сфере самых разных отраслей. В числе прочих это: Строительство Участие в тендерах, планирование проектов и составление графика работ, — везде необходимо снижать время выполнения заказа, повышать эффективность использования рабочего времени и прибыль. Это позволяет компании быть конкурентоспособной и поддерживать инфраструктуру. Финансы При осуществлении таких процессов, как обработка заявок на получение ипотечных ссуд, работа с заявлениями о выплате страхового возмещения и инвестиционная оценка, необходимо сохранять клиентскую базу, поддерживать должную рентабельность и добавлять ценность на каждом этапе, чтобы потребитель не начал искать иного поставщика услуг. Здравоохранение Хирургические операции, амбулаторный прием пациентов, диспансеризация, заявки на выплаты по страховым полисам и т. д. —
БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС все это примеры процессов, где следует следить за показателями поступления/выписки пациентов, времени цикла, эффективности использования рабочего времени медсестер, качества медицинской помощи, удовлетворенности пациентов и персонала и эффективности функционирования стационаров. Данные показатели позволяют контролировать затраты и обеспечить неизменно высокое качество медицинской помощи. Производство При осуществлении таких процессов, как ввод заказа, разработка продукции и оценка работ, используются показатели точности ввода заказа, эффективности оценки работ по выполнению заказа и количества внутренних дефектов. Это помогает удержать потребителей от поиска более дешевых поставщиков и сохранить рабочие места. Оборонная промышленность, федеральные и местные правительственные учреждения Такие процессы, как материально-техническое обеспечение, снабжение, руководство программами, проектно-конструкторские работы, исследования и разработки предполагают наличие развитой офисной структуры, которая использует инструменты бережливого производства для совершенствования организационных процессов и потока, тем самым добиваясь экономии средств, которые используются для более эффективного обслуживания налогоплательщиков. Данная книга призвана помочь вашему офису создать административную систему непрерывного совершенствования, что позволит создать условия для формирования новой культуры. ОЗНАКОМЬТЕСЬ С КНИГОЙ В ЦЕЛОМ Есть ряд приемов, которые облегчат усвоение материала, изложенного в этой книге. Не пожалейте времени на то, чтобы познакомиться с этим материалом в полном объеме. Чтобы у вас сложилась общая картина, действуйте следующим образом: 1. Внимательно изучите оглавление, чтобы знать тематический охват каждой главы. 2. Прочтите раздел «Как извлечь из книги максимальную пользу» до конца, чтобы получить общее представление о ее структуре.
Доступ онлайн
В корзину